崔愛榮

（德州學(xué)院，山東 德州 253023）

高校作為人才培養(yǎng)基地，是科技研究和學(xué)術(shù)研究的重要場(chǎng)所，尤其是在當(dāng)今社會(huì)，各國(guó)都愈發(fā)的重視高校對(duì)科技進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)發(fā)展所做出的重要貢獻(xiàn).越來(lái)越多的學(xué)術(shù)科研會(huì)議選擇在高校召開，學(xué)校在教學(xué)、科研、管理各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的材料也就更加的豐富繁多.如何對(duì)其規(guī)范合理的管理成了一大問題.所以與現(xiàn)代社會(huì)信息高速傳播，工作質(zhì)優(yōu)、量高標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)應(yīng)，建立功能更為全面的數(shù)字化、信息化檔案館是高校乃至所有辦公場(chǎng)所的必然趨勢(shì).

1 數(shù)字化檔案館

1.1 檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享.

1.2 對(duì)于數(shù)字化檔案館，我們可以提出一個(gè)“一材料多資料”的理念.對(duì)于所謂的“一材料多資料”是指舉辦一次活動(dòng)的材料不止包括舉辦地本身所涵蓋的東西，我們還可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)全球范圍內(nèi)的追本溯源、同類鏈接，實(shí)現(xiàn)全方位的記錄，更好地學(xué)習(xí)、了解從而促進(jìn)根本性創(chuàng)新和進(jìn)步.傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，做到檔案源本與電子檔的同步記錄，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)檔案壽命的目的，可以實(shí)現(xiàn)更方便快捷的為人了解和服務(wù)，更好地體現(xiàn)出它的價(jià)值所在.

2 檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性

2.1 加速發(fā)揮檔案價(jià)值.數(shù)字化檔案館的建立將有力地促進(jìn)信息資源開發(fā)一體化.檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn).也應(yīng)該是促進(jìn)科技進(jìn)步、社會(huì)發(fā)展的前車之鑒.充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進(jìn)行最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享.從經(jīng)濟(jì)角度來(lái)說(shuō)，數(shù)字化檔案館的建立將會(huì)極大地促進(jìn)高校與社會(huì)企業(yè)的聯(lián)系，高校的科研項(xiàng)目可以通過互聯(lián)網(wǎng)這個(gè)媒介快速找到有興趣合作的企業(yè)，盡快發(fā)揮出經(jīng)濟(jì)價(jià)值；從社會(huì)角度來(lái)說(shuō)，一些便民成果也可以盡快的投入到社會(huì)服務(wù)中去，為改善民眾的生活質(zhì)量做出貢獻(xiàn).

2.2 降低管理成本.在檔案處理數(shù)量上升時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理處理方法是通過增加辦公人員和辦公費(fèi)用來(lái)解決的，加人加錢必然致使管理成本大幅上漲.通過檔案的數(shù)字化處理后，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且從根源上防止了檔案篡改的行為，保證了文件準(zhǔn)確性.查閱起來(lái)極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張、人員的浪費(fèi)和資料清晰度失真的可能，非常符合現(xiàn)在倡導(dǎo)的科學(xué)發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展的理念.

2.3 提高辦公效率.首先，檔案信息數(shù)字化可以使資料能及時(shí)歸檔，提高檔案信息的時(shí)效性.而信息的快速傳播與應(yīng)用也對(duì)檔案本身的措辭和準(zhǔn)確術(shù)語(yǔ)起到了很好的規(guī)范作用.在信息交流共享下，資料一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤可以在第一時(shí)間內(nèi)被查出并且得到修正，確保了文件的嚴(yán)謹(jǐn)性.尤其是在教學(xué)科研中，一個(gè)小數(shù)點(diǎn)的差錯(cuò)也將會(huì)造成巨大損失，而這樣的錯(cuò)誤是不能允許出現(xiàn)的，大眾的監(jiān)督作用在此可以得到有效地應(yīng)用.其次，檔案信息數(shù)字化縮短檔案信息檢索時(shí)間.手工檔案信息檢索本身耗時(shí)長(zhǎng)，一旦查找信息不明確，就會(huì)增大查閱難度，拖延檔案材料的查找時(shí)間.檔案信息數(shù)字化后，可以迅速的通過相關(guān)字段進(jìn)行查找，大大縮短檔案的查找時(shí)間，獲取的檔案也更為全面.檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌.數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無(wú)墻界檔案”，檔案庫(kù)也變成功能更為強(qiáng)大信息控制中心.

2.4 實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案原件的強(qiáng)化保護(hù).將實(shí)體檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全.由其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無(wú)疑是對(duì)其更好的保護(hù).活動(dòng)檔案的歷史意義和存在形式多樣性要求我們保存原件做到有據(jù)可依.但檔案的材質(zhì)本身具有時(shí)效性，傳統(tǒng)檔案的保存形式大多已經(jīng)不適合現(xiàn)在高效率、快節(jié)奏的辦公模式，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化電子檔的轉(zhuǎn)化可以很容易的放置于輕便的移動(dòng)設(shè)備中，省掉了原件取用過程中的繁瑣取調(diào)程序避免了磨損.

3 數(shù)字化檔案館的建設(shè)要求和現(xiàn)存問題

3.1 檔案數(shù)字化意識(shí)淡薄.隨著高校檔案信息管理的發(fā)展和管理工作的規(guī)范化,領(lǐng)導(dǎo)和教職員工的檔案意識(shí)得到加強(qiáng),但對(duì)檔案管理數(shù)字化缺乏足夠的認(rèn)識(shí).雖然很多高校具有專門的機(jī)構(gòu)，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但貫徹力度不夠.數(shù)字檔案館的建立需要不斷的進(jìn)行嘗試和實(shí)驗(yàn)，因此這項(xiàng)工作既需要領(lǐng)導(dǎo)階層的支持又要通過加大宣傳力度，明確檔案管理數(shù)字化工作的重要性.強(qiáng)化高校教職員工的檔案意識(shí),使其以高度的責(zé)任感和主人翁姿態(tài)，積極投身到學(xué)校檔案管理數(shù)字化、檔案資源開發(fā)與利用工作中去.

3.2 數(shù)字化檔案館建設(shè)的要求.基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息管理數(shù)字化的前提.數(shù)字檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化急需加強(qiáng).數(shù)字化檔案館建設(shè)初期對(duì)于傳統(tǒng)檔案的管理還是相當(dāng)重要的，要想實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)檔案管理到數(shù)字化檔案的過渡，必須做好檔案記錄格式的轉(zhuǎn)變和記錄信息篩選工作.根據(jù)其同時(shí)我們社會(huì)的需要，將所提供的信息資源逐步加工成為有序的系統(tǒng)化的信息.實(shí)現(xiàn)檔案源本與電子檔的同步記錄，并模擬圖書館儲(chǔ)書系統(tǒng)進(jìn)行有效分類和保管.方便歸類和輸出，從而能更好的為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù).

3.3 檔案管理人員的技術(shù)要求.合格的檔案管理人員不但需要有一定的專業(yè)知識(shí)，還需要具備豐富的專業(yè)經(jīng)驗(yàn).信息社會(huì)，檔案的載體形態(tài)和記錄方式已呈多元化發(fā)展，信息化背景下檔案信息化建設(shè)需要既懂檔案業(yè)務(wù)管理，又掌握自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才.數(shù)字檔案館復(fù)合型管理人才欠缺，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的知識(shí)化、年輕化是確保檔案管理人員隊(duì)伍穩(wěn)定健康發(fā)展的保證.要想適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展以及各級(jí)崗位和專業(yè)的需求，我們的檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)樹立起終身學(xué)習(xí)的思想并自覺地接受再教育.主動(dòng)學(xué)習(xí)一些還不為多數(shù)人熟知的必備的技能如數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和壓縮技術(shù)、檔案信息組織技術(shù)、檢索技術(shù)、安全性技術(shù)等并能熟練應(yīng)用.

3.4 數(shù)字檔案館建設(shè)的技術(shù)支持.首先是對(duì)于檔案資料的安全性保護(hù)，檔案資料具有其時(shí)效性和保密性，可根據(jù)文件的性質(zhì)不同，設(shè)置公開范圍，為檔案信息化管理的安全性做出保障.網(wǎng)絡(luò)是把雙刃劍，它的不受限性使更多人享受平等服務(wù)的同時(shí)也使得“病毒“”黑客”泛濫.這就要求我們從網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的安全性出發(fā)，采取有效地措施：如建立自己的訪客查詢系統(tǒng)并與公安系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，采取實(shí)名或密碼訪問制度，對(duì)于惡意侵入損毀行為，予以有效反擊，充分保證檔案信息資源的安全.再是對(duì)于檔案資料的保密與共享的處理.檔案的保密工作不能依賴檔案管理員本身的思想覺悟和職業(yè)素養(yǎng)，目前的軟件或者是系統(tǒng)尚無(wú)比較完備的自我檢測(cè)系統(tǒng)，而對(duì)于惡意侵入，是否有足夠的能力應(yīng)對(duì)也是個(gè)問題.隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，全面數(shù)字化并不遙遠(yuǎn).所有的信息不止是檔案都將會(huì)以抽象形態(tài)存在.到時(shí)數(shù)字檔案館就像是放置了巨大的數(shù)據(jù)信息的保險(xiǎn)箱，而打開保險(xiǎn)箱的過程就像是破譯密碼，并不是只有有鑰匙的人才能打開.開發(fā)合適使用的軟件與系統(tǒng)是當(dāng)前建立數(shù)字化檔案館亟待解決的問題.否則建立數(shù)字化檔案館將會(huì)處于比較尷尬的境地.

4 高校建立數(shù)字化檔案館的優(yōu)勢(shì)

4.1 高校是培養(yǎng)人才的基地，也配備了比較先進(jìn)的硬件設(shè)施和師資力量.在這里可以更容易挖掘軟件開發(fā)和數(shù)據(jù)管理方面的人才，便于開發(fā)和測(cè)試數(shù)字化檔案館所需的軟件和系統(tǒng).

4.2 大部分高校擁有計(jì)算機(jī)專業(yè)，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)問題的研究還是比較有實(shí)力解決的.就檔案本身的整理頻率和分檔質(zhì)量來(lái)看，高校的檔案基礎(chǔ)還是不錯(cuò)的，給檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)型打了個(gè)比較好的基底.高?？梢允侨鐣?huì)乃至全世界的信息技術(shù)風(fēng)向標(biāo)，成功的建立數(shù)字化檔案館將會(huì)促進(jìn)整個(gè)社會(huì)檔案信息管理技術(shù)的改革.

高校檔案數(shù)字化建設(shè)需要經(jīng)歷一個(gè)不斷探索、不斷發(fā)展的過程.只有遵循合理的原則，設(shè)立教學(xué)的目標(biāo)，采取正確的方法，把追求檔案事業(yè)的數(shù)字化作為發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，重視先進(jìn)技術(shù)，完善管理體制，改善服務(wù)水平，為建設(shè)數(shù)字化檔案館打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)才能逐步做好此項(xiàng)工作能充分發(fā)揮高校信息為學(xué)校教學(xué)、科研和管理服務(wù)的作用，引起人們的重視.相信不久后，我國(guó)的檔案數(shù)字化建設(shè)工作一定可以取得成功.

〔1〕蔡麗萍.高校檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐與思考[J].檔案管理，2011(2).

〔2〕徐欣.淺談檔案館檔案資源的建設(shè)[J].檔案學(xué)通訊，2006(1).

〔3〕梅婷.論高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)[J].蘭臺(tái)世界，2008(6).

〔4〕張春.關(guān)于高校檔案數(shù)字化建設(shè)的思考[J].北京檔案，2009(12).