秦美峰

作為學校各項活動真實記錄的檔案，記載著學校發(fā)展的艱難歷程，檔案管理工作是高職院校工作的重要組成部分。隨著網(wǎng)絡信息技術的迅猛發(fā)展，高職院校檔案管理工作也發(fā)生了巨大變化，新技術、新領域向檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。那么怎樣適應這種變化呢？改革創(chuàng)新，探尋高職院校檔案管理工作的新思路新方法，已經(jīng)成為高職院校檔案管理部門面臨的新課題。

一、高職院校檔案管理工作存在的問題

隨著網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展，當前高職院校檔案管理還不能適應新形勢的要求，存在很多問題，新形勢迫切需要我們找出問題及時解決問題。

（一）過分重視保管和收集，忽視檔案資源的開發(fā)和利用

信息背景下的檔案管理工作必須樹立新理念才能適應信息時代的要求。一直以來，高職院校的檔案管理，不管是指導思想還是工作安排，都過分重視檔案的保管和收集，卻不重視檔案資源的利用和開發(fā)，忽視其重要性，造成了許多利用價值很高卻又十分珍貴的檔案資源白白浪費，其作用沒有得到充分發(fā)揮。當前，高職院校檔案管理應改變傳統(tǒng)觀念，樹立新理念，充分利用現(xiàn)代信息技術，使檔案信息服務更加個性化，最大限度的滿足廣大師生的需要。[1]

（二）多數(shù)檔案管理人員專業(yè)素質低，缺乏檔案管理應有的信息處理能力

目前，多數(shù)高職院校的檔案管理人員，檔案專業(yè)畢業(yè)的極少，大多經(jīng)過短短的培訓就上崗，專業(yè)素質低，檔案管理應用的基本技能缺乏，技術性較高的檔案編研工作難以勝任，檔案信息服務水平很難提高，信息化處理能力很差，無法適應信息背景下的檔案管理工作的要求。

（三）檔案管理人員理論研究水平低，業(yè)務研究能力有待提高

高職院校檔案管理人員要做好檔案管理工作，不僅要具有較高的調查研究能力，如對問題具有發(fā)現(xiàn)、分析和解決的能力；還要具有較高的業(yè)務研究能力，能熟練的管理、編研和統(tǒng)計檔案。能自如的處理檔案信息，如研究、整理、編輯、查詢、閱讀檔案信息，增值和再生檔案信息，深入挖掘檔案的利用價值，實現(xiàn)檔案信息化。高職院校檔案館應創(chuàng)造條件，鼓勵檔案管理人員進行學術研究，通過科研項目、課題、專利的研究開發(fā)，積極培養(yǎng)學術帶頭人，營造濃厚的學術氛圍，增強其理論水平，使檔案工作得到全面提高。[2]

二、網(wǎng)絡信息背景下高職院校檔案管理工作面對的新挑戰(zhàn)

網(wǎng)絡信息技術的廣泛應用和迅速發(fā)展，不僅極大影響著高校檔案管理工作，還給高校的檔案管理工作帶來了許許多多新的機遇和挑戰(zhàn)。

（一）利用信息化設備和技術管理數(shù)字化已成為檔案管理工作的必然趨勢

網(wǎng)絡信息背景下，數(shù)字化信息技術和便利的網(wǎng)絡系統(tǒng)已經(jīng)相當成熟，很多高職院校已經(jīng)在著手建設自己的數(shù)字檔案館，有些檔案館提供的一些全文檔案信息和目錄信息已經(jīng)可以通過因特網(wǎng)進行遠程查閱和閱覽。檔案信息的利用方式將會借助現(xiàn)代信息技術不斷得到廣泛拓展，更加新穎、實用、方便的信息利用方式很快就會呈現(xiàn)在我們面前。

（二）高職院校檔案管理工作人員的素質亟待提高

這不僅是信息時代的要求，也是高職院校檔案發(fā)展和建設的客觀要求。信息背景下，高職院校檔案管理人員扮演者雙重角色，檔案管理人員不僅要掌握豐富的檔案管理業(yè)務知識，還要扮演著檔案信息網(wǎng)絡化、社會化、廣泛傳播、利用和開發(fā)數(shù)字化資源的重要角色，認真學習掌握網(wǎng)絡信息技術知識，具備靈活運用信息技術知識的能力。只有具備著雙重角色的能力，才能完全勝任網(wǎng)絡信息時代的檔案管理工作。[3]

三、高職院校檔案管理工作的新途徑

網(wǎng)絡信息背景下，高職院校的檔案管理工作又提出了新的課題。要用發(fā)展的眼光，新穎的思路來改進高職院校的檔案管理工作。

（一）大力宣傳，不斷增強全體教職員工的檔案意識

高職院校全體教職員工不僅要高度重視檔案管理工作，還要積極參與到檔案工作中去。因此，學校要大力宣傳檔案知識，培養(yǎng)全體教職員工的檔案意識，讓他們全面了解上級的檔案政策，方針，學習掌握檔案知識、法律和法規(guī)，工作中遇到的有價值的檔案信息要及時按照各種檔案標準要求進行儲存，自覺的保存檔案信息資源的有效性，積極維護檔案的完整性和安全性。

（二）提高認識，構建完善的檔案管理體系

一是要提高認識，加強高職院校檔案建設。上到院領導，下到檔案館、各職能部門、各二級學院，都應為學校發(fā)展、改革、人才培養(yǎng)服務，充分認識改進和創(chuàng)新檔案管理工作的必要性和重要性。二是要構建完善的檔案管理體系，各職能部門、二級學院都要配備兼職檔案員，檔案館全面負責管理，制定專門的檔案類別，對兼職檔案員實施分類指導。[4]

（三）開拓創(chuàng)新，建立服務型的檔案管理模式

信息背景下，高職院校要加大檔案信息開發(fā)力度，不斷滿足利用者的需要。舊的傳統(tǒng)的檔案管理，重檔案的收藏、保管和收集，輕利用，檔案信息資源的價值難以充分實現(xiàn)。所以，為了使檔案的價值得以實現(xiàn)便產生了服務型的檔案管理模式。這種模式提供的信息服務不僅多角度、全方位，而且還高效優(yōu)質，檔案的開發(fā)利用效益和信息資源價值實現(xiàn)了最大化，從而使檔案的利用效率得到了有效提高。檔案管理人員應僅僅圍繞“全心全意為人民服務”的宗旨，努力增強服務意識，積極樹立主動服務的管理理念。檔案管理人員要對傳統(tǒng)服務方式進行不斷的優(yōu)化完善，不斷突破單調呆板的服務方式，開拓創(chuàng)新，真正實現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡化信息服務，如運用信息處理技術、網(wǎng)絡傳輸技術和計算機技術等現(xiàn)代手段，建立檔案網(wǎng)站、制作檔案網(wǎng)頁，提供數(shù)據(jù)庫查詢、主題匯編、電子信箱互動等方式方法，開展網(wǎng)上在線服務、查詢利用服務和數(shù)字咨詢服務。

（四）深入探索，構建獎懲分明的激勵機制

高職院校檔案管理工作的成效如何，必須有相應的度量標準，制定嚴格的制度和科學的考核辦法。高職院校的檔案館要構建獎懲分明的激勵制度，采取競爭方式，擇優(yōu)用人，實行按勞取酬，評聘分開，充分調動職工的積極性，發(fā)揮其聰明才智，創(chuàng)造人盡其才、奮發(fā)向上的和諧氛圍。

（五）靈活互動，構建橫向聯(lián)合的檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)

高職院校的檔案管理要努力實現(xiàn)與社會的互動。如果把社會看做是一個大系統(tǒng)的話，那么高職院校就是大系統(tǒng)中的一個小小子系統(tǒng)，時刻參與社會信息、經(jīng)濟的各種交流。所以，高職院校在檔案管理上應走出僵化、封閉割據(jù)，走向開放，實現(xiàn)與社會靈活互動，構建一個橫向聯(lián)合、交流、協(xié)作的網(wǎng)絡系統(tǒng)，共同筑起檔案管理的良性機制。

（六）不斷學習，努力提高檔案管理人員的綜合素質

高職院校檔案管理人員應樹立終身不斷學習的觀念，一名合格的檔案管理人員必須具備良好的職業(yè)道德素質、思想政治素質和業(yè)務能力素質，其中良好的思想政治素質是最基本最起碼的要求。要想成為一名出類拔萃的檔案管理人員，就必須能抵擋誘惑，甘受寂寞，名利淡泊，胸襟寬闊；有嚴謹細致的工作作風、樂于奉獻的品質和崇高的敬業(yè)精神。另外，不僅要有較強的專業(yè)知識能力、極強的信息處理能力，還要有創(chuàng)新能力和創(chuàng)新精神，真正成為即掌握現(xiàn)代技術手段又適應時代發(fā)展的檔案管理的專門人才。

[1]劉士英.信息時代下加強學院檔案管理之探討[J].山東商業(yè)職業(yè)技術學院學報，2008（3）.

[2]連紅.構建高校系級教學檔案體系的新思路[J].浙江檔案,2007（5）.

[3]鄧小兵.信息時代對高校檔案人員培訓的思考[J].黑龍江史志，2008（13）.

[4]周美蘭.“服務型”檔案管理模式之于構建和諧社會[J].蘭臺世界，2008（9）.