摘 要：在當前知識經(jīng)濟時代，互聯(lián)網(wǎng)在中國逐步普及，人們對網(wǎng)絡(luò)的需求也日益增長，利用計算機實現(xiàn)事務(wù)的管理勢在必行。就使傳統(tǒng)的檔案管理工作模式受到巨大沖擊，文書與檔案工作自動化迫在眉睫。

關(guān)鍵詞：科技圖書檔案 管理 自動化化

中圖分類號：G258 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）02（b）-0254-01

延安市科技館于1987年建成圖書資料室，又細化成圖書檔案室。主要是為延安市、縣區(qū)及周邊的科研人員快速有效地提供有價值的科技信息的查閱，了解掌握科技最新動態(tài)提供服務(wù)。近年來，隨著辦公現(xiàn)代化設(shè)備的不斷發(fā)展、推廣，科技圖書將運用計算機來管理圖書檔案，進而逐步的實現(xiàn)科技圖書檔案工作的現(xiàn)代化，圖書檔案與其是兩種不同的概念，但兩者之間又存在著密不可分的關(guān)系。如何把握科技圖書檔案工作自動化，科學(xué)有效地進行組織管理，協(xié)調(diào)管理，使之成為科技人員之家，充分發(fā)揮科技圖書檔案工作的重要性，為科學(xué)技術(shù)的不斷進步和各項工作服務(wù)的作用。這是目前圖書檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)一個十分重要而又需要加以研究的問題。

1 圖書檔案工作現(xiàn)代整體管理是兩者相互聯(lián)系共同發(fā)展的必然要求

1.1 圖書檔案一體化是新的管理模式，圖書與檔案的諸多相似之處是一體化的基礎(chǔ)

隨著圖書管理走向規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化，檔案工作現(xiàn)代化也勢在必行。由此可見，圖書與檔案是同一事物不同階段的產(chǎn)物，兩者同出一源，各具有獨特的功能。

隨著科學(xué)的進步，計算機廣泛應(yīng)用于我們的生活工作和各個領(lǐng)域，這就要求我們工作人員能夠熟練的使用計算機，具有較高的知識水平和操作水平。辦公自動化的推進，為圖書檔案工作自動化管理創(chuàng)造了條件，我們可以通過電子計算機聯(lián)網(wǎng)，可以將同性質(zhì)相互聯(lián)系的工作連為一體，就能實現(xiàn)圖書工作與檔案工作的整體化管理。如果圖書工作自動化與檔案工作自動化各自為陣，互相脫節(jié)，科技圖書檔案工作上不去，那么，圖書情報信息與檔案信息這兩種本是同一事物的信息，就會被重復(fù)整理，重復(fù)向計算機輸入，這樣，計算機的優(yōu)勢就得不到充分發(fā)揮，將直接影響科技科研工作的正常有序進行。

1.2 圖書檔案工作自動化從實踐要求兩者一體化體管理

隨著辦公自動化與檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，使我們這些事業(yè)單位相繼開始了圖書工作自動化與檔案工作自動化的實際工作，制約圖書檔案工作自動化的因素很多，但起決定性作用的是領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化意識水平，重視程度及解決問題的決心。從實踐證明來看，迫切需要實現(xiàn)圖書檔案工作自動化的整體管理?？萍紙D書工作自動化與檔案工作自動化分別形成于地市、縣區(qū)各職能部門之中，由于地域條件限制和資金使用不集中，現(xiàn)代化設(shè)備不配套，加之本地技術(shù)力量所限，目前自動化工作尚處于分散的，小規(guī)模的開發(fā)實驗階段。但圖書工作自動化與檔案工作自動化同是辦公自動化的組成部分。因此，人們研制辦公自動化系統(tǒng)時，能夠較好的把握圖書處理與檔案管理之間的關(guān)系，從整體的連貫性，在充分考慮圖書、檔案工作不同階段上，使計算機管理信息系統(tǒng)開發(fā)規(guī)模、方法、功能等不同要求前提下，從信息共享、功能銜接、性能齊全、方便高效上使圖書檔案管理工作成為一體。

2 對實現(xiàn)圖書檔案工作辦公自動化整體管理的看法

2.1 加強領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一規(guī)劃，為圖書檔案工作自動化的協(xié)調(diào)發(fā)展提供保證

市縣區(qū)各級領(lǐng)導(dǎo)尤其是主管圖書檔案的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該開拓視野投入一定時間，了解關(guān)注此項工作。從圖書檔案工作自動化的整體上考慮問題，有計劃地組織相關(guān)人員對重點課題的研究、統(tǒng)籌安排各工作程序和工作環(huán)節(jié)之間的相互銜接，協(xié)調(diào)好圖書工作自動化與檔案工作自動化的關(guān)系，以避免各自因盲目性所造成的人力、物力、財力的浪費。

2.2 統(tǒng)籌兼顧，協(xié)調(diào)好圖書工作自動化與檔案工作自動化的關(guān)系

圖書檔案工作具體有形，專業(yè)學(xué)術(shù)方面資料的收集，是整個科技圖書檔案工作的基礎(chǔ)，也是圖書檔案工作的起點。起點至關(guān)重要，對于提高科技人員查閱有效率，促進科技事業(yè)長足發(fā)展有著不可替代的重要作用。因此，圖書檔案自動化應(yīng)該著眼于長遠，圍繞檔案管理這個中心，根據(jù)檔案管理的要求，應(yīng)當看到，圖書檔案管理實現(xiàn)自動化是社會發(fā)展的必然。實踐證明，圖書檔案工作是相輔相成的，它們是互補的，不可相互代替，科研人員在研究一個課題時，首先是去查閱圖書資料，然后就是查考相關(guān)檔案資料，圖書檔案的雙重服務(wù)給科技人員帶來的，不僅是圖書檔案利用上的便利，更是把圖書與檔案結(jié)合起來的一種理想的配套服務(wù)。是科技人員可以信賴的綜合信息服務(wù)工作。因此，圖書檔案工作實現(xiàn)自動化迫在眉睫。

2.3 抓好標準化管理，實現(xiàn)圖書工作自動化與檔案工作自動化的統(tǒng)一協(xié)調(diào)

圖書檔案自動化工作單靠組織管理，行政手段去安排是不夠的，必須通過制訂和推行各種標準，使分工合作有統(tǒng)一的科學(xué)準則和依據(jù)，做到制度有規(guī)定，組織有保證，職責(zé)有分工，工作有安排，收集有保證。使兩者在技術(shù)上保持前后銜接的協(xié)調(diào)一致。從而達到成果共享。為使圖書檔案工作自動化系統(tǒng)內(nèi)部各子系統(tǒng)達到兼容性、一致性、合作性的要求，圖書工作標準與檔案工作標準應(yīng)協(xié)調(diào)配套。從圖書檔案工作自動化整體上考慮，重視并加強圖書檔案工作標準化。

綜上所述，圖書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，而自動化又是建立在標準化基礎(chǔ)之上的，因此，收集科研文獻力求真實、完整，對于整個圖書檔案工作自動化系統(tǒng)質(zhì)量的優(yōu)劣至關(guān)重要。因此，應(yīng)大力加強圖書工作標準化，統(tǒng)一圖書檔案的標引語言，同時，要加強科學(xué)管理，廣泛增強科技人員的圖書檔案意識，建立一定的檢查監(jiān)督制度，采取有力的措施，確保科技圖書檔案工作自動化順利有序的開展，為圖書檔案工作自動化建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻

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