摘 要：Word是功能強(qiáng)大的文字、表格、圖形處理軟件，但Word的高級功能郵件合并功能在制作信函、信封或者是準(zhǔn)考證、成績通知單、畢業(yè)證、工資條等方面有著豐富的應(yīng)用。主要從什么是郵件合并以及它的應(yīng)用領(lǐng)域、使用過程舉例、使用技巧等四個方面對郵件合并功能進(jìn)行探討。
　　關(guān)鍵詞：郵件合并；應(yīng)用；Word高級功能
　　積極利用Word的所有功能可以節(jié)省很多時間，其實，借助 Word提供的一項功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能——“郵件合并”，我們完全可以輕松、準(zhǔn)確、快速地完成相關(guān)工作。筆者根據(jù)多年應(yīng)用郵件合并功能的經(jīng)驗，現(xiàn)總結(jié)如下：
　　一、郵件合并的概述
　　在日常的辦公過程中，我們可能有很多數(shù)據(jù)表要做，同時又需要根據(jù)這些數(shù)據(jù)信息制作出大量信函、信封或者是工資條。面對如此繁雜的數(shù)據(jù)，當(dāng)然不能“批量發(fā)信”了事，必須要使用特定的稱呼或問候語，使得信件就像單獨寫出來一樣。其實，借助word提供的一項功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能——“郵件合并”，我們完全可以輕松、準(zhǔn)確、快速地完成這項任務(wù)?！班]件合并”這個名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時提出的。具體地說，就是在郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送與信息相關(guān)的一組通信資料（數(shù)據(jù)源：如excel表，access數(shù)據(jù)表等），從而批量生成需要的郵件文檔，大大提高工作效率。
　　二、“郵件合并”的應(yīng)用
　　1.批量打印信封：按統(tǒng)一的格式，將電子表格中的郵編、收件人地址和收件人打印出來。
　　2.批量打印信件：主要是從電子表格中調(diào)用收件人，換一下稱呼，信件內(nèi)容基本固定不變。
　　3.批量打印請柬：同上2。
　　4.批量打印工資條：從電子表格調(diào)用數(shù)據(jù)。
　　5.批量打印個人簡歷：從電子表格中調(diào)用不同字段數(shù)據(jù)，每人一頁，對應(yīng)不同信息。
　　6.批量打印學(xué)生成績單：從電子表格成績中取出個人信息，并設(shè)置評語字段，編寫不同評語。
　　7.批量打印各類獲獎證書：在電子表格中設(shè)置姓名、獲獎名稱和等級，在Word中設(shè)置打印格式，可以打印眾多證書。
　　8.批量打印準(zhǔn)考證、畢業(yè)證、明信片等個人報表。
　　總之，只要有數(shù)據(jù)源（電子表格、數(shù)據(jù)庫）等，只要是一個標(biāo)準(zhǔn)的二維數(shù)表，就可以很方便地按一個記錄一頁的方式從Word中用郵件合并功能打印出來。
　　三、以制作學(xué)生成績單為例，談郵件合并的使用過程
　　1.準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)源文件如學(xué)生成績Excel文件，第一行為字段名如：學(xué)號、姓名、語文、數(shù)學(xué)、英語、物理、化學(xué)、總分、名次等字段。從第二行起為各學(xué)生的相關(guān)數(shù)據(jù)。注意要保存好學(xué)生成績文件后備用。
　　2.創(chuàng)建一個Word模板文件（主文檔），根據(jù)需要進(jìn)行排版。在本例中可以創(chuàng)建一個兩行9列的表格，在第一行中輸入數(shù)據(jù)源文件學(xué)生成績表中的9個字段名，第二行為空白留著備用。
　　3.顯示W(wǎng)ord中的“郵件合并”工具欄：單擊Word菜單“視圖－工具欄－郵件合并”。
　　4.建立Word與Excel之間的關(guān)聯(lián)：單擊工具欄上的“打開數(shù)據(jù)源”，選擇需要合并的學(xué)生成績Excel文件，并選擇學(xué)生成績數(shù)據(jù)表。
　　5.插入字段：本例中將光標(biāo)定位在Word模板文檔中表格的第二行需要插入字段的位置，分別單擊“插入域”按鈕插入相應(yīng)的域字段。
　　6.單擊工具欄上的“查看合并數(shù)據(jù)”就可以查看效果，最后單擊“合并到新文檔”，所有學(xué)生的獨立成績單都在Word文檔中顯示出來了，這時可以保存該文檔或打印該文檔。
　　四、Word郵件合并的幾個技巧
　　1.用一頁紙打印多個郵件。利用Word“郵件合并”可以批量處理和打印郵件，很多情況下我們的郵件很短，只占幾行的空間，但是，打印時也要用整頁紙，導(dǎo)致打印速度慢，并且浪費紙張。造成這種結(jié)果的原因是每個郵件之間都有一個“分節(jié)符”，使下一個郵件被指定到另一頁。怎樣才能用一頁紙上打印多個短小郵件呢？其實很簡單，先將數(shù)據(jù)和文檔合并到新建文檔，再把新建文檔中的分節(jié)符（^b）全部替換成人工換行符（^l）（注意此處是小寫英語字母l，不是數(shù)字1）。具體做法是利用Word的查找和替換命令，在查找和替換對話框的“查找內(nèi)容”框內(nèi)輸入“^b”，在“替換為”框內(nèi)輸入“^l”，單擊“全部替換”，此后打印就可在一頁紙上印出多個郵件來。
　　2.一次合并出內(nèi)容不同的郵件。有時我們需要給不同的收件人發(fā)去內(nèi)容大體一致，但是有些地方有區(qū)別的郵件。如寄給家長的“學(xué)生成績報告單”，它根據(jù)學(xué)生總分不同，在不同的報告單中寫上不同的內(nèi)容，總分超過400分的學(xué)生，在報告單的最后寫上“被評為學(xué)習(xí)標(biāo)兵”而對其他的學(xué)生，報告單中則沒有這一句。怎樣用同一個主文檔和數(shù)據(jù)源合并出不同的郵件？這時就要用到“插入Word域”。在郵件中需出現(xiàn)不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if...then...else（I）...”。以“學(xué)生成績報告單”為例，具體做法是將插入點定位到主文檔正文末尾，單擊郵件合并工具欄中“插入Word域”，選擇下級菜單中的“if...then...else（I）...”，在出現(xiàn)的對話框中按要求填入，單擊“確定”按鈕。
　　3.如何利用郵件合并功能成批插入JPG格式圖片（如批量制作含照片的學(xué)生證）呢？具體操作如下：（1）打開放置照片的文件夾，選中地址欄中的內(nèi)容，執(zhí)行復(fù)制。（2）打開數(shù)據(jù)源Excel文件，添加數(shù)據(jù)，將復(fù)制的地址粘貼到“照片”字段列下（包括所有記錄）。（3）將粘貼過來的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改（文件名、路徑補(bǔ)充完整，一定要寫上文件的擴(kuò)展名），將所有“\\”改成“\\\\（雙斜杠）”，然后再保存文件。（4）在主文檔中執(zhí)行郵件合并，將光標(biāo)定位于放置照片處，按Ctrl+F9插入域：{IncludePicture“{MergeField”照片“}”}（大括號都是用Ctrl+F9輸入），“照片”兩個字必須與數(shù)據(jù)源字段名完全相同。（5）完成合并，如果照片不顯示，則按Ctrl+A，再按F9進(jìn)行刷新。
　　總之，郵件合并是一個非常有用的工具，如若正確地加以運用，可以提高工作質(zhì)量和效率。
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