趙金龍

（略陽縣水利水電勘測設(shè)計大隊 陜西 略陽 724300）

檔案工作雖不直接作用于水利工程的建設(shè)，卻能如實地反映了水利工程建設(shè)管理、維修養(yǎng)護的全過程，是水利工程全生命周期中各項計劃、決策的重要憑證和依據(jù)，其對于水利工程的安全運行和發(fā)揮效益至關(guān)重要。建立水利工程維修養(yǎng)護檔案的管理在水利工程維修養(yǎng)護管理中占有重要的地位，應(yīng)該作為一項系統(tǒng)化的長期工作進行規(guī)范和重視。

1 建立水利工程維修養(yǎng)護檔案管理的重要性

目前，隨著水庫除險加固，灌區(qū)管養(yǎng)分離，農(nóng)田水利末級渠系建設(shè)等工作的開展，水利工程維修養(yǎng)護已進入實施發(fā)展階段。水利工程維修養(yǎng)護檔案即產(chǎn)生于整個維修養(yǎng)護實施建設(shè)全過程，記錄從工程項目提出、決策、可行性研究、設(shè)計、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理到竣工驗收、試運行（使用）等全過程，包括了以上過程中產(chǎn)生的文字、圖紙、圖表、聲像、計算資料等不同形式與載體的各種材料，對工程建成投產(chǎn)后的管理、運行、養(yǎng)護、維修、改建、擴建等技術(shù)工作的決策、設(shè)計起著重要的憑證和依據(jù)作用，對其他類似工程也起著借鑒與參考的作用。例如，通過已形成的檔案，可以看出可研、初設(shè)等設(shè)計文件是否齊全；是否進行了招投標；工程實施過程中，施工、建立單位可有按照相關(guān)的合同、技術(shù)文件對工程進行質(zhì)量、進度、投資等控制等等，所以必須加強這項管理工作。同時,檔案資料還是工程后期正常運行的基本保障。建立的檔案資料對于管理單位及其相關(guān)人員熟悉工程狀況、搞好養(yǎng)護維修和改造，不斷提高管理水平具有重要的作用。工程建成投產(chǎn)后，最熟悉工程的設(shè)計、施工人員必然會撤離，接手工程的運行管理人員只能從所建的檔案中了解知曉工程的詳細情況和運行期維修養(yǎng)護的重點，檔案資料的完備清晰程度將會影響工程的安全運行和效益的正常發(fā)揮。因此，必須強化檔案意識，消除長期以來的“重建設(shè)，輕檔案”現(xiàn)象，明確檔案整編的責(zé)任、內(nèi)容和深度，確保工程維修養(yǎng)護檔案準確、完整、規(guī)范。

2 系統(tǒng)科學(xué)的建立工程維修養(yǎng)護檔案

為了保證工程維修養(yǎng)護檔案管理工作規(guī)劃、標準、科學(xué)，筆者認為以下幾方面的工作還需要加強。

（1）制定檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度。把檔案工作確實納入生產(chǎn)管理之中，把每一環(huán)節(jié)檔案的形成、積累、整理工作形成制度，責(zé)任到人，納入有關(guān)部門和工作人員的崗位職責(zé)，并與責(zé)任人的經(jīng)濟利益掛鉤。例如，工程設(shè)計或施工或竣工，項目負責(zé)人在資料形成的過程中對資料的收集和整理負責(zé)；之后，又必須對檔案進行鑒定、整理，并完整地移交檔案管理部門。另外，專職的檔案工作人員必須時時督促和指導(dǎo)檔案的收集、整理工作，保證工程進度與檔案進度一同步，一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時更正。

（2）重視檔案工作。把檔案管理強調(diào)為維修養(yǎng)護過程、生產(chǎn)管理的重要組成部分，所以參與人員必須重視，領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)加以強調(diào)和關(guān)注，在制度、裝備、人員配備上均給予一定的支持和保證，督促檔案工作的完成。

（3）檔案工作的可持續(xù)性。檔案管理是一項細致、繁雜的工作，從工程項目提出就應(yīng)做起，到工程建設(shè)、建成投入使用（或運行），再到使用（或運行）期間的維修養(yǎng)護，應(yīng)做好每個階段的記錄和管理工作，提供全面翔實的檔案資料，更好地服務(wù)于本工程，同時為相似或相同的工程提供良好的參考作用，體現(xiàn)其可持續(xù)性。

（4）建立統(tǒng)一的檔案標準。格式標準：檔案資料應(yīng)當(dāng)全部采用電子文檔保存，便于查閱，采用統(tǒng)一標準，所有彩色圖片為3寸JPEG格式；簡圖采用CAD軟件繪制，準確反映實物尺寸；文字采用WORD文檔，描述應(yīng)簡練，主標題2號字，正文4號字，全部仿宋字體。檔案內(nèi)容則要求具體反映工程的各項指標參數(shù)。以灌區(qū)維修養(yǎng)護工程為例，內(nèi)容包括渠道工程主要標段、工程名稱、長度、渠道寬度、渠道深度、比降、斷面形式、設(shè)計流量，襯砌厚度、襯砌高度，平臺、渠堤寬度、保護范圍（列表）；綠化樹木數(shù)量、品種、直徑，改造或維修時間記錄等。對于水庫除險加固，則包括建筑物工程主要是標段、工程名稱、長度、寬度、高度，樁號、面積、數(shù)量，修建時間、工程現(xiàn)狀，維修記錄等。對于金屬結(jié)構(gòu)安裝，主要內(nèi)容則包括設(shè)備名稱、工程名稱、型號、樁號、規(guī)格、數(shù)量、安裝時間，運行工況等。所有資料要繪制簡圖及必要的文字加以說明。另外，數(shù)目設(shè)置方面，渠道要求同一標段渠道尺寸相同的建立一個，斷面形式不同的單獨建立；對于建筑物，標段內(nèi)有幾個建筑物尺寸形同建立一個，在樁號、工程名稱上標注說明，尺寸不同的應(yīng)分別建立；對于設(shè)備，則同建筑物的標準一致，標注說明數(shù)量，型號等。

3 加強水利工程維修養(yǎng)護檔案管理的建議

（1）構(gòu)建科學(xué)適用的檔案管理體制。

項目法人單位需要在項目成立之初，就結(jié)合工程項目實際，制定檔案工作規(guī)章制度，將水利技術(shù)檔案資料的收集、立卷、歸檔任務(wù)層層分解，明確設(shè)計部門、施工部門、監(jiān)理部門、工程項目管理單位、檔案管理部門在檔案監(jiān)理域管理中所承擔(dān)的任務(wù)，納入相關(guān)的管理工作程序和職責(zé)范圍。檔案管理工作要切實做到有組織領(lǐng)導(dǎo)，有專職檔案員，有檔案管理制度，技術(shù)檔案整理歸檔應(yīng)當(dāng)規(guī)范統(tǒng)一。還應(yīng)結(jié)合單位實際情況，不斷完善水利技術(shù)檔案管理工作的各項規(guī)章制度，提高可操作性。

做好檔案工作需要把檔案工作納入水利工程總體格局之中，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),專人負責(zé)，部門分級配合、協(xié)調(diào)的原則。建設(shè)單位在維修養(yǎng)護初期根據(jù)檔案管理的有關(guān)法規(guī)、規(guī)定和技術(shù)要求，制定維修養(yǎng)護的檔案管理辦法、實施細則，對檔案機構(gòu)及其職責(zé)，材料歸檔要求、檔案的案卷質(zhì)量、檔案的利用與管理等做出具體規(guī)定，使整個檔案工作從維修養(yǎng)護工程一開始就納入正常管理軌道，真正做到檔案工作的各個環(huán)節(jié)有章可循，有法可依。在工程準備與建設(shè)階段，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員應(yīng)及時了解維修養(yǎng)護項目的計劃、規(guī)模、性質(zhì)、進度等，并且經(jīng)常與工程資料員保持聯(lián)系，使得檔案的跟蹤收集工作從工程立項開始就與工程同步進行。提高水利工程檔案報送的質(zhì)量，以及成套性和完整性。在維修養(yǎng)護工程實施后階段，加強對檔案的預(yù)驗收工作，以確保資料齊全、完整和準確。

（2）引進新技術(shù)，推進檔案管理的現(xiàn)代化。

隨著水利事業(yè)的發(fā)展，水利檔案管理工作的涉及面越來越廣，技術(shù)檔案內(nèi)容日益豐富，數(shù)量不斷增多，現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用于技術(shù)檔案管理已勢在必行。例如，隨著CAD技術(shù)在工程設(shè)計中的運用，檔案管理對象就直接面對由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)向多媒體管理的轉(zhuǎn)變；工程現(xiàn)場的照片、音，視頻資料的多樣化，也向傳統(tǒng)的檔案管理發(fā)起了挑戰(zhàn)。另外，檔案管理現(xiàn)代化不僅是實現(xiàn)檔案的加工、存貯、檢索計算機化，更應(yīng)該向著數(shù)字化、局域網(wǎng)的方向發(fā)展。此類種種，都給檔案管理工作提出了新的要求，必須加大信息資源的存儲、加工量，提高信息的檢索速度和深度，充分做到資源共享，從而不斷提高水利技術(shù)檔案的管理和利用水平。

（3）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

水利工程檔案的科學(xué)性、服務(wù)性和技術(shù)性都很強，其管理工作更是一項復(fù)雜、細致而瑣碎的工作，這就要求檔案管理工作者具備較高的職業(yè)道德和心理素質(zhì)。檔案人員不但要學(xué)習(xí)檔案理論知識和專業(yè)技能，精通檔案業(yè)務(wù)，同時，還要精通計算機應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)信息管理，還應(yīng)熟悉水利工程知識，更要提高思想素質(zhì)，增強服務(wù)意識，當(dāng)好使用者的參謀。因此，有組織、有計劃地對在職檔案管理人員進行培訓(xùn)和提高，無論是檔案專業(yè)業(yè)務(wù)還是新技術(shù)，或是水利工程行業(yè)質(zhì)量標準都要求檔案人員掌握并加以應(yīng)用，從而不斷優(yōu)化其知識結(jié)構(gòu)，提高自身綜合素質(zhì)，成為現(xiàn)代化合格的檔案管理人員，更好地為水利建設(shè)服務(wù)，推動水利工程維修養(yǎng)護檔案管理水平不斷提高。陜西水利