□文/李 雱

（新鄉(xiāng)衛(wèi)生學(xué)校 河南·新鄉(xiāng)）

為促進(jìn)辦學(xué)資源的整合，許多地方的中專學(xué)校進(jìn)行了合并。但是，合并后不少學(xué)校的檔案工作卻出現(xiàn)了管理混亂、人浮于事、效率低下等諸多問(wèn)題。這些問(wèn)題如果不能得到盡快解決，檔案部門將無(wú)法做到為教學(xué)、科研服務(wù)，影響學(xué)校的健康有序發(fā)展。

一、合并中專學(xué)校檔案工作中的難點(diǎn)

1、有制度，缺管理，沒(méi)有做到依法治檔。一般來(lái)說(shuō)，所有的學(xué)校包括中專學(xué)校都會(huì)制定檔案管理工作規(guī)范（如檔案收集、整理、歸檔、鑒定、保管、編研、利用等）、檔案工作人員崗位職責(zé)等規(guī)章制度，每年也例行撰寫工作計(jì)劃和工作總結(jié)。但是，在不少中專學(xué)校中，這些規(guī)章制度往往是寫在紙上、掛在墻上，往往是為應(yīng)付上級(jí)的檢查，真正得到貫徹落實(shí)的并不多。工作計(jì)劃和工作總結(jié)也往往是說(shuō)一套，做一套。

2、檔案排序不統(tǒng)一，重新理順問(wèn)題明顯。合并中專學(xué)校大多由兩個(gè)或兩個(gè)以上規(guī)模相當(dāng)、類別相近的學(xué)校并建而成，原各學(xué)校的辦學(xué)宗旨及基本職能差異很大。相應(yīng)的，各學(xué)校的檔案類目設(shè)置、類別排列及檔案號(hào)的編制也各有不同，導(dǎo)致合并后檔案排列順序及管理的重新理順問(wèn)題。另外，合并前各學(xué)校檔案管理體制不統(tǒng)一，有的學(xué)校實(shí)行檔案集中管理，而有的學(xué)校實(shí)行職能部門管理，人事、科研、教學(xué)等部門各管自己的檔案；有的學(xué)校實(shí)行專人管理，而有的學(xué)校由兼職檔案員管理。這些問(wèn)題導(dǎo)致了工作效率低下，對(duì)合并中專學(xué)校的管理工作帶來(lái)了不小的負(fù)面影響。

3、專業(yè)檔案人員缺乏，隊(duì)伍不穩(wěn)定現(xiàn)象突出。在中專學(xué)校，檔案部門屬于教學(xué)輔助部門，檔案管理人員屬于教學(xué)輔助人員，這一機(jī)構(gòu)往往不受重視，再加上檔案工作本身枯燥、乏味，不易出成績(jī)，需要有較強(qiáng)的工作耐心。因此，這一崗位對(duì)年輕人缺乏吸引力。所以，很多學(xué)校的檔案管理人員大多由其他部門人員兼職，缺乏專業(yè)背景，而且許多人年齡偏大，學(xué)歷低，知識(shí)比較單一。再加上日常工作的忙碌，造成他們沒(méi)有更多的時(shí)間和精力鉆研業(yè)務(wù)，缺乏必備的專業(yè)技能。這種狀況直接導(dǎo)致了檔案管理人員結(jié)構(gòu)老化，甚至檔案隊(duì)伍不穩(wěn)定的局面。

4、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后，信息技術(shù)利用有限。由于經(jīng)費(fèi)投入不足，不少中專學(xué)校的檔案管理信息化程度嚴(yán)重不足。收集的檔案材料仍以紙質(zhì)為主，電子文件的收集整理步伐緩慢，查詢起來(lái)非常不便；此外，一些年齡偏大的檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用不夠主動(dòng)，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化管理的方法掌握程度較低，有的甚至不想了解，更不想接觸，要想掌握更是無(wú)從談起，這種得過(guò)且過(guò)，不求進(jìn)取的想法對(duì)提高檔案管理水平是非常不利的。

二、合并中專學(xué)校檔案管理應(yīng)當(dāng)把握的幾個(gè)方面

針對(duì)合并中專學(xué)校檔案管理中存在的上述主要問(wèn)題，應(yīng)主要采取以下措施：

1、建立并落實(shí)檔案管理制度，依法治檔。檔案工作是學(xué)校工作的基礎(chǔ)和依據(jù)，建立健全檔案管理工作制度，是合并中專學(xué)校搞好檔案工作的關(guān)鍵。要在《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》的指導(dǎo)下，制定并完善學(xué)校的《檔案室工作職責(zé)》、《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案庫(kù)房管理制度》、《教學(xué)檔案管理規(guī)范》、《科研檔案管理規(guī)范》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《損壞、丟失檔案材料處罰條例》等一系列配套管理制度，做到歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫(kù)房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)，使中專學(xué)校檔案工作按科學(xué)化、程序化、規(guī)范化的軌道運(yùn)行。

2、提高檔案意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。合并中專學(xué)校應(yīng)該增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工的檔案意識(shí)，使大家充分認(rèn)識(shí)到檔案工作是學(xué)校的寶貴財(cái)富，是學(xué)校發(fā)展不可替代的資源。要從學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的目標(biāo)出發(fā)，制定出統(tǒng)一的檔案管理方法，便于檔案的集中統(tǒng)一保管、利用，以形成檔案工作的良性循環(huán)。同時(shí)，還要建立一支穩(wěn)定的檔案管理人員隊(duì)伍，注重對(duì)他們的培訓(xùn)，依照學(xué)以致用的原則，結(jié)合他們的年齡、文化程度、業(yè)務(wù)熟悉程度來(lái)進(jìn)行培訓(xùn)，使他們掌握有關(guān)檔案的新知識(shí)、新技術(shù)、新技能，了解檔案界的研究動(dòng)態(tài)、檔案工作發(fā)展趨勢(shì)及現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案工作中的運(yùn)用等內(nèi)容。

3、增加基礎(chǔ)設(shè)施投入，加強(qiáng)信息技術(shù)的運(yùn)用。合并中專學(xué)校要加大對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入，建立起專門的檔案室，每年拿出一定數(shù)量的經(jīng)費(fèi)，投入到“硬件”建設(shè)中去，維護(hù)檔案的完整與安全。要不斷提高檔案管理的信息化程度，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的重要作用，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案，建立起現(xiàn)代模式的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，不斷更新管理軟件，以便開展工作。同時(shí)，要做好電子檔案的安全工作。要根據(jù)信息化檔案的特點(diǎn)，做好防潮、防輻射、防病毒等工作，并且做好電子檔案的備份以及定期維護(hù)工作。

4、強(qiáng)化服務(wù)理念，使檔案工作有的放矢。學(xué)校檔案記載了學(xué)校教育教學(xué)的主要活動(dòng)，是學(xué)校發(fā)展過(guò)程的真實(shí)記錄，體現(xiàn)了學(xué)校管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色等內(nèi)容。檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到本職工作對(duì)學(xué)校發(fā)展的重大意義，改變過(guò)去墨守成規(guī)的保守思想，強(qiáng)化服務(wù)理念，提高自己的責(zé)任意識(shí)，徹底摒棄不求進(jìn)取、混日子的錯(cuò)誤思想。同時(shí)，還要轉(zhuǎn)變重藏輕用的觀念，將檔案工作與學(xué)校的發(fā)展大局結(jié)合起來(lái)，根據(jù)學(xué)校在不同階段的工作重點(diǎn)，有的放矢，不斷提高服務(wù)的主動(dòng)性，積極配合學(xué)校各職能部門做好人事、教學(xué)、科研、學(xué)生管理工作，促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)健康發(fā)展?！?/p>