吳 昊 李 穎
(河北省唐山工人醫(yī)院人力資源部 河北唐山 063000;①河北聯(lián)合大學(xué))
檔案管理信息電子化的探討
吳 昊 李 穎①
(河北省唐山工人醫(yī)院人力資源部 河北唐山 063000;①河北聯(lián)合大學(xué))
檔案管理 電子化 探討
隨著電子信息化的不斷發(fā)展,現(xiàn)有的檔案管理模式已不能適應(yīng)當(dāng)今社會的檔案管理工作。檔案管理電子化的優(yōu)勢日益凸顯,成為了社會發(fā)展的必然趨勢。
辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn),使檔案的生成方式發(fā)生很大變化,諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行,這樣檔案的前身必須以機(jī)讀為主要形態(tài),那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在。①檔案電子化,可以改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案電子化,才能沖破檔案利用的種種局限,使檔案管理部門從封閉走向開放,從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理,為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。②形勢發(fā)展的需求。21世紀(jì)是信息化的時代,一般檔案館都藏有數(shù)量龐大的檔案文件,是豐富的有實(shí)用價值的信息資源庫,這樣珍貴的檔案信息資源不能更好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用,充分實(shí)現(xiàn)信息共享,也就失去了檔案留存的意義。近年來,檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替,電子檔案的出現(xiàn),給檔案館提出了一個亟待解決的課題,那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用,而解決這個問題的途徑只有一個,即檔案信息的電子化建設(shè)。③社會強(qiáng)烈需求。當(dāng)今,人們的時間意識越來越強(qiáng),領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確;各職能部門工作查考要求快速及時,迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段,以現(xiàn)代化、多功能的利用措施,使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。
從長遠(yuǎn)看,檔案信息的電子化建設(shè)設(shè)計的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部,而是對整個管理工作起到牽一發(fā)而動全身的作用。具體說,檔案電子化的益處主要有以下方面:可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有危機(jī)的潛能,提高利用率,減少人力、物力、財力和時間的極大浪費(fèi),使現(xiàn)代化設(shè)備得到物盡其用;縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時間,提高檔案信息的時效性,實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化,編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案,完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文獻(xiàn);檔案信息電子化還可以實(shí)現(xiàn)一次投入,多次產(chǎn)出,信息成果可多份拷貝,這樣就擴(kuò)大了檔案信息的社會影響,拓寬了服務(wù)范圍。
檔案軟件沒有信息管理功能,缺乏通用性,已經(jīng)不能滿足新時期檔案管理工作的需求。檔案部門使用的計算機(jī)型號不一,規(guī)格各異,各自開發(fā)的軟件不能互用,并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機(jī)管理軟件系統(tǒng),由于不能互調(diào),從而不能利用電腦完成管理工作和快捷地出版信息編輯成果,這制約了檔案管理電子化的進(jìn)程?,F(xiàn)有的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)不利于資源的共享。
電子文件是計算及文字處理系統(tǒng)中最后一個文本,沒有草稿與印稿的區(qū)別,也沒有正本與副本的差異,甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限,它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵,也是賦予檔案本事屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。為此,檔案界應(yīng)采取如下對策。①做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作,實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。采取技術(shù)處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫的不可更改的文件,從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu),保證電子文件的可靠性,使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。②解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長期保存,因?yàn)樗淖x出是無接觸式的,不存在磨損。但是,由于電子文件形成的時間短,缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證,所以,電子文件中原始的長期保存的問題是有待檔案工作進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前,對于長久保存的電子文件,需要定期進(jìn)行復(fù)制,以防止損失。在我國至今還沒有建立一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換目的的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng),檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形勢各行其是,層次不一,規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差,不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。③標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因,檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差,案卷質(zhì)量不高,特別是各類歸檔的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng),系統(tǒng)軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),這也制約了檔案管理電子化。④檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化,首先要有現(xiàn)代化的人才,管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)的技術(shù)水平,不能僅僅滿足于掌握一般的計算機(jī)操作。目前,許多檔案部門缺乏現(xiàn)代化人才,其中檔案、信息處理復(fù)合型人才更加奇缺,大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低,甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備,但仍不能充分發(fā)揮作用,更談不上檔案管理電子化了。
[1] 孟世恩,王 穎,何 芳.對我國檔案信息化建設(shè)實(shí)施的理論思考[J].檔案學(xué)通訊,2004,(5):29
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C
2095-2694(2012)01-120-02
(2011-08-27 收稿)(王一伊 編輯)