朱小雪 邢云翮

(山東省專(zhuān)利保護(hù)技術(shù)鑒定中心，山東 濟(jì)南250012)

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)(Accounting Information Systems)是指利用信息技術(shù)對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行收集、存儲(chǔ)、處理和傳遞，完成會(huì)計(jì)核算工作，并能提供會(huì)計(jì)所需管理、分析、決策輔助信息的人機(jī)系統(tǒng)。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)包括兩部分內(nèi)容:一是對(duì)會(huì)計(jì)信息的處理，以完成核算任務(wù);二是提供輔助信息用于協(xié)助管理和決策。從演變歷程來(lái)看，可將會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)劃分為電子數(shù)據(jù)處理、會(huì)計(jì)電算化、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)成型和基于ERP 環(huán)境下的現(xiàn)代會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)四個(gè)階段。

一、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的發(fā)展歷程

(一)電子數(shù)據(jù)處理階段

20 世紀(jì)50年代會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)開(kāi)始出現(xiàn)，最初是電子數(shù)據(jù)處理階段。電子數(shù)據(jù)處理階段主要是利用計(jì)算機(jī)協(xié)助進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的計(jì)算，數(shù)據(jù)不能單獨(dú)使用，不能夠離開(kāi)相應(yīng)程序而被其他的程序所調(diào)用，在這一階段數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)還沒(méi)有出現(xiàn)，僅僅是代替人工進(jìn)行給定數(shù)據(jù)的計(jì)算而已。電子數(shù)據(jù)處理階段是會(huì)計(jì)電算化的初始形態(tài)，僅僅說(shuō)明計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)初步涉入會(huì)計(jì)信息處理領(lǐng)域。

(二)會(huì)計(jì)電算化階段

自1979年開(kāi)始，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)入了會(huì)計(jì)電算化階段，這一階段會(huì)計(jì)電算化被詮釋為會(huì)計(jì)工作的計(jì)算機(jī)化，主要指財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的電算化，而決策會(huì)計(jì)的電算化和管理會(huì)計(jì)的電算化還沒(méi)有涉及。我國(guó)會(huì)計(jì)的電算化，主要解決的是以計(jì)算機(jī)代替手工記賬、算賬、報(bào)賬和用賬等問(wèn)題。經(jīng)過(guò)30 多年的發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化推動(dòng)了我國(guó)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)事業(yè)的發(fā)展。而隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展以及現(xiàn)代金融、證券、保險(xiǎn)和期貨等金融衍生工具的出現(xiàn)，企業(yè)已經(jīng)不是單純的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位，投資、融資和資本運(yùn)作以及集團(tuán)的內(nèi)部財(cái)務(wù)資金管理也越來(lái)越重要，企業(yè)為設(shè)計(jì)應(yīng)用解決方案，“會(huì)計(jì)信息化”一詞應(yīng)運(yùn)而生。

(三)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的成型階段

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)還包含財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)和整個(gè)管理信息系統(tǒng)的對(duì)接和融合過(guò)程，以及對(duì)會(huì)計(jì)信息開(kāi)發(fā)和利用的延伸。

通過(guò)會(huì)計(jì)信息化與會(huì)計(jì)電算化的對(duì)比來(lái)理解成型階段的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。一方面，會(huì)計(jì)信息化與會(huì)計(jì)電算化在所處環(huán)境上的區(qū)別:由于網(wǎng)絡(luò)以及以電子商務(wù)為代表的網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的迅速蔓延，使會(huì)計(jì)所處的環(huán)境發(fā)生了翻天覆地的變化，這些變化可以總結(jié)為即時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、無(wú)紙化、管理一體化和信息集成化，客觀上提供了實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化的條件，沒(méi)有信息化的環(huán)境，會(huì)計(jì)也只能搞“電算化”。另一方面，會(huì)計(jì)信息化與會(huì)計(jì)電算化在其內(nèi)涵上的區(qū)別:在當(dāng)時(shí)的宏觀經(jīng)濟(jì)條件下，“會(huì)計(jì)電算化”主要是圍繞記賬憑證、賬本和會(huì)計(jì)報(bào)表進(jìn)行設(shè)計(jì)和研發(fā)，會(huì)計(jì)電算化處于一種單純模仿傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)賬表的狀態(tài)，而且自成系統(tǒng)，所提供的會(huì)計(jì)信息與整個(gè)企業(yè)的信息系統(tǒng)處于被割裂的狀態(tài)，出現(xiàn)了“孤島現(xiàn)象”。而此時(shí)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)也只局限在會(huì)計(jì)核算上。

(四)基于ERP 環(huán)境下的現(xiàn)代會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)

ERP 是英文Enterprise Resource Planning(企業(yè)資源計(jì)劃)的簡(jiǎn)寫(xiě)。是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。ERP 系統(tǒng)集信息技術(shù)與先進(jìn)的管理思想于一身，成為現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)行模式，它整合了企業(yè)管理理念、業(yè)務(wù)流程、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、人力物力財(cái)力、計(jì)算機(jī)軟硬件及通訊、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在內(nèi)的一體化的企業(yè)管理系統(tǒng)，而會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)則是其中最為重要的子系統(tǒng)。

二、ERP 環(huán)境下的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)

(一)與ERP 下的其他子系統(tǒng)完全融合

同ERP 中的其他模塊一樣，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)已經(jīng)完全融入到ERP 當(dāng)中，而不僅僅是其中的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)子模塊。以產(chǎn)品的銷(xiāo)售為例，產(chǎn)品銷(xiāo)售之后，營(yíng)銷(xiāo)人員便會(huì)將此記錄在電腦中，產(chǎn)品銷(xiāo)售之后庫(kù)存產(chǎn)品減少、應(yīng)收款增加等事件便錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中，這時(shí)當(dāng)會(huì)計(jì)部門(mén)需要這些數(shù)據(jù)時(shí)便會(huì)直接從數(shù)據(jù)庫(kù)中讀取，而不是營(yíng)銷(xiāo)人員為會(huì)計(jì)部門(mén)提供。這時(shí)的會(huì)計(jì)模塊未全部?jī)?chǔ)存在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)子模塊當(dāng)中，比如盈利分析可能會(huì)被放到銷(xiāo)售模塊當(dāng)中，使銷(xiāo)售人員能夠盡快得到銷(xiāo)售信息。

(二)自動(dòng)化程度高

會(huì)計(jì)中的許多業(yè)務(wù)處理都具有固定的模式或者機(jī)械地重復(fù)進(jìn)行，而這些工作正是計(jì)算機(jī)所擅長(zhǎng)的。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)一般的設(shè)計(jì)工作僅僅是模仿手工記賬，雖然是通過(guò)電腦處理，卻并沒(méi)有給會(huì)計(jì)人員帶來(lái)多少自動(dòng)化的便利，原始憑證一般為紙制，記賬憑證通常由會(huì)計(jì)人員錄入系統(tǒng)，之后的記賬、生成報(bào)表才體現(xiàn)了計(jì)算機(jī)的自動(dòng)化特點(diǎn)。而ERP 是將企業(yè)中的各種資源都匯集到ERP當(dāng)中，原始憑證被相關(guān)部門(mén)人員錄入之后，會(huì)計(jì)部門(mén)不必再由自己生成記賬憑證，計(jì)算機(jī)會(huì)通過(guò)讀取數(shù)據(jù)庫(kù)原始憑證相關(guān)數(shù)據(jù)生成記賬憑證。企業(yè)之間的交流也可以通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口傳送得到原始憑證，在數(shù)據(jù)庫(kù)中記錄相應(yīng)的信息，然后根據(jù)這些信息生成各種報(bào)表，支持企業(yè)的分析決策。

(三)信息提供靈活多樣

會(huì)計(jì)的最終目標(biāo)是提供信息，為政府提供稅收信息，為投資者提供決定企業(yè)發(fā)展的信息，為管理者提供進(jìn)行決策的相關(guān)信息，為員工提供工資、福利待遇信息等。然而傳統(tǒng)會(huì)計(jì)卻僅僅提供資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表及其附注等信息，由于精力的限制，過(guò)程的復(fù)雜多變，很難再提供其他的信息，所以形成了會(huì)計(jì)人員努力的工作，而管理層在決策時(shí)卻常常需要自己主觀臆斷，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)不得不成為企業(yè)的“外部會(huì)計(jì)”、“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)”的局面。而在ERP 中，這種格局得到了明顯的改善，企業(yè)進(jìn)行決策時(shí)，管理人員不必再主觀臆斷，管理層在決策時(shí)，會(huì)計(jì)人員可以提供穿透報(bào)表，得出分析結(jié)論。

三、ERP 環(huán)境對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的影響

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是一個(gè)面向企業(yè)價(jià)值信息的信息系統(tǒng)，是以收集、處理和提供信息為目標(biāo)的系統(tǒng)，該系統(tǒng)具有收集、輸入、存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù);管理、控制信息以及向信息的使用者報(bào)告信息的結(jié)構(gòu)。ERP 作為企業(yè)的基本信息環(huán)境，對(duì)會(huì)計(jì)信息輸入、處理和輸出等環(huán)節(jié)產(chǎn)生了重大的影響。

(一)ERP 環(huán)境對(duì)會(huì)計(jì)信息錄入的影響

1. 搜集信息的目標(biāo)區(qū)域顯著增大。ERP 系統(tǒng)對(duì)于財(cái)務(wù)信息的記錄更為詳實(shí)，不僅要記錄科目、日期、賬戶(hù)余額，還要記錄發(fā)生地點(diǎn)、涉及到的資源、參與者等更多的數(shù)據(jù)資料，業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)首先進(jìn)行上述數(shù)據(jù)的采集，然后再通過(guò)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)篩選和數(shù)據(jù)共享，用于滿(mǎn)足財(cái)務(wù)管理的信息需求。ERP 系統(tǒng)最明顯的特征就是集成業(yè)務(wù)信息和財(cái)務(wù)信息，實(shí)行日常業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)工作的一體化管理，企業(yè)中的全部業(yè)務(wù)活動(dòng)的數(shù)據(jù)，包括財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)和非財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)都是ERP 系統(tǒng)采集的目標(biāo)。

2. 錄入信息的質(zhì)量進(jìn)一步優(yōu)化。ERP 系統(tǒng)采用集成化的管理方式，企業(yè)基礎(chǔ)管理水平得到了提升，進(jìn)而使基礎(chǔ)信息質(zhì)量進(jìn)一步提高。信息的采集方式得到優(yōu)化:ERP 環(huán)境下的信息是由各部門(mén)一次采集完成，之后將其存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)服務(wù)器中，供企業(yè)各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)使用。因此，信息的完整性、一致性較好;同時(shí)，由于ERP 系統(tǒng)的集成性特點(diǎn)，信息的采集與傳遞自動(dòng)化程度高，人為干預(yù)較少，信息的準(zhǔn)確性得到了較大幅度的提高。信息采集的時(shí)效性更強(qiáng):ERP 環(huán)境下能實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)采集，實(shí)時(shí)處理、存儲(chǔ)和傳輸，會(huì)計(jì)部門(mén)也可以直接從ERP 系統(tǒng)中提取所需數(shù)據(jù)，按照會(huì)計(jì)事項(xiàng)的定義來(lái)確認(rèn)、計(jì)量、報(bào)告業(yè)務(wù)活動(dòng)的發(fā)生情況，大大提高會(huì)計(jì)信息的及時(shí)性。

(二)ERP 對(duì)會(huì)計(jì)信息處理的影響

1. 自動(dòng)化生產(chǎn)會(huì)計(jì)憑證。ERP 環(huán)境下會(huì)計(jì)人員不用編寫(xiě)全部會(huì)計(jì)憑證，各部門(mén)工作人員在承擔(dān)各自工作的同時(shí)，ERP 系統(tǒng)會(huì)根據(jù)預(yù)先的設(shè)置安排，先由有關(guān)業(yè)務(wù)人員完成相應(yīng)的業(yè)務(wù)憑證的填制工作，再傳輸?shù)綍?huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，由會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證。會(huì)計(jì)人員只是對(duì)自動(dòng)生成的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行審核，如果發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤，則通知原業(yè)務(wù)部門(mén)的有關(guān)人員對(duì)錯(cuò)誤憑證更正或者重做。至于款項(xiàng)的收、付等其他業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證則仍由會(huì)計(jì)人員進(jìn)行手工編制。

2. 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的過(guò)程控制環(huán)節(jié)被提上日程。ERP環(huán)境強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)核算和業(yè)務(wù)處理的整合，利用集成化的信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)迅速、雙向的信息溝通。一方面，各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)在業(yè)務(wù)處理的過(guò)程中實(shí)時(shí)進(jìn)行業(yè)務(wù)信息的采集，自動(dòng)生成相應(yīng)的會(huì)計(jì)核算信息;另一方面，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)通過(guò)執(zhí)行處理和控制規(guī)則，實(shí)時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)的經(jīng)濟(jì)性、合理性進(jìn)行監(jiān)測(cè)，從而使會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)具有過(guò)程控制的功能。

3. 財(cái)務(wù)決策支持功能得以?xún)?yōu)化。ERP 環(huán)境下，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)可以方便地搜集到企業(yè)內(nèi)部相關(guān)業(yè)務(wù)信息以及市場(chǎng)、關(guān)聯(lián)企業(yè)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手等方面的信息，因此事前計(jì)劃與預(yù)測(cè)能夠順利進(jìn)行。如果現(xiàn)有的財(cái)務(wù)決策模型和業(yè)務(wù)綜合信息能夠得到進(jìn)一步運(yùn)用，財(cái)務(wù)決策的支持系統(tǒng)就很容易建立起來(lái)，財(cái)務(wù)決策支持功能可以協(xié)助管理者解決半結(jié)構(gòu)化或非結(jié)構(gòu)化的問(wèn)題。

(三)ERP 對(duì)會(huì)計(jì)信息輸出的影響

1. 會(huì)計(jì)信息輸出的形式多樣化。ERP 系統(tǒng)是企業(yè)之間的信息系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)本企業(yè)，甚至是數(shù)個(gè)合作企業(yè)范圍內(nèi)的信息集成和共享，因此，為了迎合會(huì)計(jì)系統(tǒng)的信息用戶(hù)分散化、多樣化的特點(diǎn)，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的輸出形式也不能一成不變，多樣化的要求被提出。在ERP 環(huán)境中，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)多數(shù)以初始的、沒(méi)有經(jīng)過(guò)加工處理的方式存放，在需要數(shù)據(jù)輸出時(shí)就可以根據(jù)用戶(hù)的信息需求，任意組合數(shù)據(jù)，準(zhǔn)確地輸出會(huì)計(jì)信息。

2. 會(huì)計(jì)信息輸出內(nèi)容多樣化。ERP 環(huán)境下的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)和一般的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)具有很大的差異性，企業(yè)所有的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都隸屬于ERP 環(huán)境下的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，在ERP 環(huán)境下所有子系統(tǒng)之間彼此關(guān)聯(lián)，因此，ERP 環(huán)境下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)輸出的內(nèi)容決不僅僅是會(huì)計(jì)核算信息，輸出更多的信息是用來(lái)滿(mǎn)足不同客戶(hù)處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)以及輔助企業(yè)進(jìn)行決策制定。

四、ERP 環(huán)境下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)

分析比較會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的整個(gè)演變歷程，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)理念和運(yùn)作形式的變化都是由企業(yè)外部宏觀環(huán)境、內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境、外部競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境、信息環(huán)境的每一次重大改變導(dǎo)致的，ERP 環(huán)境的引入當(dāng)然也不例外，并且ERP 代表了新的經(jīng)營(yíng)理念和管理運(yùn)作模式，對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)發(fā)展趨勢(shì)的影響作用重大。

(一)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與ERP 系統(tǒng)的融會(huì)貫通

當(dāng)今社會(huì)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)大多是獨(dú)立的系統(tǒng)，隸屬于財(cái)會(huì)部門(mén)，與其他部門(mén)的信息系統(tǒng)互不相容，獨(dú)立運(yùn)作，雖然企業(yè)中設(shè)有聯(lián)機(jī)系統(tǒng)可以把各部門(mén)的信息綜合在一起，但由于各個(gè)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)邏輯并不一致，其他業(yè)務(wù)部門(mén)提供的經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)資料只能影響到企業(yè)資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益，而市場(chǎng)、合作伙伴、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手等方面的信息很少提供。這一局面的存在使企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的功能擴(kuò)展受到了很大的牽制，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)就無(wú)法肩負(fù)起有效的事前計(jì)劃和事中控制。ERP 系統(tǒng)通過(guò)BPR(Business Process Reengineering)即業(yè)務(wù)流程重組全面地改造企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，使企業(yè)的物流、信息流、業(yè)務(wù)流、資金流整合為一體，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)處理和業(yè)務(wù)處理在邏輯上的統(tǒng)一。因此，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與ERP 系統(tǒng)融合是歷史發(fā)展的必然，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)由最初的部門(mén)級(jí)的信息系統(tǒng)上升為企業(yè)級(jí)的信息系統(tǒng)。

(二)采用開(kāi)放式架構(gòu)，全面支持電子商務(wù)

企業(yè)之間的信息交流和應(yīng)用納入ERP 環(huán)境的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)考慮范圍之內(nèi)，全方位、立體化地洞察了系統(tǒng)的開(kāi)放性。包括對(duì)各種網(wǎng)絡(luò)協(xié)議、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、公共軟件接口、數(shù)據(jù)庫(kù)、語(yǔ)言等的適用性。只有具備了專(zhuān)業(yè)化、精細(xì)化和智能化的開(kāi)放體系，才能適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，不被社會(huì)發(fā)展潮流所淹沒(méi)，才能很好地支持電子商務(wù)的應(yīng)用。通過(guò)基于供應(yīng)鏈管理理念的ERP 系統(tǒng)，新的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)將企業(yè)的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)和電子商務(wù)聯(lián)接起來(lái)，使會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)成為整個(gè)交易鏈的中樞環(huán)節(jié)。

(三)滿(mǎn)足企業(yè)國(guó)際化發(fā)展潮流的需要

當(dāng)今社會(huì)，世界各國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展越來(lái)越緊密地聯(lián)系在一起，經(jīng)濟(jì)一體化的發(fā)展使得企業(yè)可以在世界上任何一個(gè)地方進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)或者投資活動(dòng)，而企業(yè)的債權(quán)人、股東、客戶(hù)、銀行、供應(yīng)商等也都可能來(lái)自世界上不同國(guó)家或者經(jīng)濟(jì)體。因此，這就要求ERP 管理模式下的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)能夠支持多國(guó)和國(guó)際會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，為分布在世界各地的投資者、分支機(jī)構(gòu)、客戶(hù)等提供一個(gè)統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算平臺(tái)，具有多種語(yǔ)言、多種幣種的會(huì)計(jì)處理能力，支持各種貨幣間的轉(zhuǎn)換以及多國(guó)會(huì)計(jì)實(shí)體財(cái)務(wù)報(bào)表的合并，提供具有國(guó)際可比性的財(cái)務(wù)信息，滿(mǎn)足企業(yè)國(guó)際化生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要。

基于ERP 環(huán)境的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)集先進(jìn)的信息技術(shù)與管理思想于一體，反映時(shí)代對(duì)企業(yè)合理調(diào)配資源及創(chuàng)造社會(huì)財(cái)富最大化的要求，將是未來(lái)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的必由之路。

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