曹紅英

高校教務(wù)檔案電子文件管理

曹紅英

高校教務(wù)檔案的管理歷來是一項重要的基礎(chǔ)性工作。結(jié)合工作實際，探討教務(wù)管理電子文件歸檔和管理，認為教務(wù)檔案體現(xiàn)一所院校的辦學(xué)能力、管理水平和社會價值。

教務(wù)檔案；電子文件；歸檔；管理

隨著計算機的普及，高等院校的辦公自動化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化管理日趨完善，計算機在學(xué)校教學(xué)管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用。校園網(wǎng)的普及，為高校各項教學(xué)活動提供了更為便利的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，計算機也因此由輔助性的工具飛速發(fā)展成為一種在日常教學(xué)管理工作中必不可少的工作媒介。筆者結(jié)合工作實際，談?wù)劷虅?wù)檔案中的電子文件的管理與利用。

電子文件是通過對計算機的操作，按照工作要求生成并可在計算機或網(wǎng)絡(luò)上傳輸或處理的格式文件。在高校日常教學(xué)活動中，電子文件的形成逐漸成為一種必不可少的工作手段，它能夠真實地記錄這些工作的進程，并且利用率較高，其最大優(yōu)點在于不受時間和距離的限制，儲存形式靈活。由于產(chǎn)生量較大，其中一些具有參考和利用價值的電子文件被作為檔案保管起來，形成電子檔案。

高校檔案是學(xué)校教育活動、教學(xué)管理、科研建設(shè)及學(xué)生學(xué)習(xí)等活動凝聚而形成的具有保存或參考價值的記錄資料，包括行政檔案、教務(wù)檔案、人事檔案及基建檔案等等。教務(wù)檔案是高校檔案工作的重要組成部分，是一項重要的基礎(chǔ)性管理工作。教務(wù)檔案直接記錄學(xué)校的教育制度、科研教學(xué)、師資隊伍、實習(xí)實驗、教學(xué)管理和教學(xué)基本建設(shè)等等，體現(xiàn)學(xué)校教學(xué)管理水平，反映高校發(fā)展歷程。因此，做好高校教務(wù)中電子文件歸檔管理工作十分重要。

一、電子文件歸檔與利用

高校電子文件主要來源于院校各職能部門，如教務(wù)類電子文件主要來源于教務(wù)處及各系（部）辦公室、教研室及任課教師等教學(xué)、科研活動。在這些活動開展進行的同時，不可避免地產(chǎn)生了大量的紙質(zhì)文件和電子文件，對于其中的具有查考、利用價值的各類型文件進行收集保存。電子文件具有和紙質(zhì)文件相同的功能，因此，電子文件歸檔范圍參照紙質(zhì)檔案歸檔范圍確定。教務(wù)檔案中電子文件歸檔主要有以下幾個方面：

1.文本類文件。文本類文件主要經(jīng)由計算機文字處理技術(shù)而形成的文字文件和表格文件，這類文件以Word(.doc)、Excel(.xls)、PowerPoint為主，是學(xué)生學(xué)籍管理、教學(xué)計劃制定等教務(wù)活動中最普遍的文件類型。這些電子文件中，許多都具保存價值，例如在學(xué)生學(xué)籍管理中的《高考電子檔案》《學(xué)生成績單》《畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)寄單》，教學(xué)計劃中的《專業(yè)教學(xué)進程表》《專業(yè)教學(xué)計劃》，科研工作中的《教育教學(xué)科研項目立項、揭題報告》《高等學(xué)校優(yōu)秀科研成果獲獎情況》及《專利的申請取得情況》等電子文件。

2.圖像類文件，包括圖形文件和影像文件。這類文件是采用計算機軟件、多媒體等輔助工具而完成。各系（部）因教學(xué)需要，由任課教師根據(jù)專業(yè)課程教學(xué)的需要，制作完成的多媒體課件、Flash制作以及Auto CAD文件等等。這些圖像類電子文件輔助任課教師授課內(nèi)容形象生動、清晰透徹，同時也將學(xué)生難懂的專業(yè)知識變得直觀易懂。如建筑工程技術(shù)專業(yè)理論知識比較抽象難懂,要求學(xué)生具有抽象的空間想象力，教師在口述講解難度大。電子課件在課堂教學(xué)中起到事半功倍的作用，同時也彌補了傳統(tǒng)課堂教學(xué)的不足。

3.數(shù)據(jù)庫類文件。它是指計算機系統(tǒng)在進行信息處理等過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等，通常以DBF、XLS文件為通用格式。在學(xué)生學(xué)籍管理中，這種類型的電子文件作用尤為突出。高校招生時，被錄取學(xué)生的所有信息以數(shù)據(jù)庫的形式，被一并轉(zhuǎn)入錄取學(xué)校的學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)，它包括學(xué)生高考號、姓名、性別、身份證號、政治面貌、通訊方式、戶籍所在地、高考各課分?jǐn)?shù)、外語情況等諸多信息。各教學(xué)部門在實際教務(wù)工作中因某種需要，可將數(shù)據(jù)庫中的各類信息進行組合，加工制作成自己所需要的信息產(chǎn)品。數(shù)據(jù)庫的建立，使得各類數(shù)據(jù)“數(shù)出一門”“多人共用同一文件”，打破了紙質(zhì)文件使用傳統(tǒng)，開闊了利用空間，達到資源共享的目的。電子文件歸檔后，使檔案信息資源的需求得到了很大程度的釋放，拓寬了檔案信息領(lǐng)域，提高了檔案信息編研和深層開發(fā)的能力，繼而有效地促進了檔案資源的橫向聯(lián)合開發(fā)。

二、歸檔后的電子文件的管理

檔案的利用功能是檔案價值實現(xiàn)的前提，也是它存在的意義所在。而電子檔案具有的共享性、交互性、復(fù)用性、多樣性，是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所無法比擬的，同時對電子文件及檔案的管理尤顯重要。

（一）建立歸檔電子文件和電子檔案管理工作制度

學(xué)院檔案管理部門對包括教務(wù)檔案在內(nèi)所有類別的電子檔案實行全程的指導(dǎo)、監(jiān)督及管理。具有保存價值的教務(wù)管理電子文件由電子文件形成部門（如各教學(xué)系（部））篩選、整理后利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向上級主管部門——教務(wù)處轉(zhuǎn)輸，教務(wù)處將各系（部）上報的電子文件，經(jīng)過審核、匯總，按院檔案管理規(guī)范要求的統(tǒng)一格式加工、編目整理后，形成電子文件的邏輯歸檔，再通過信息管理網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)綄W(xué)院檔案管理部門，由檔案管理部門保存到存儲介質(zhì)上，形成電子檔案，實現(xiàn)其物理歸檔。

（二）建立計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持與運行維護環(huán)境

電子文件從生成、傳輸?shù)酱尜A都是通過計算機系統(tǒng)實現(xiàn)，它對計算機設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)、多媒體技術(shù)具有很強的依賴性。各類型的電子文件必須有與其相適應(yīng)的軟件格式系統(tǒng)相支持。例如文字類文件一般采用WORD、EXCEL、TXT格式， 圖像類文件采用 JPG、PNG、GIF格式，視頻類文件采用MPEG、RM、AVI格式，等等。這些格式的統(tǒng)一，使所形成的電子文件能夠在現(xiàn)有的計算機軟件及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境支持下，進行無障礙地運行。

煙臺職業(yè)學(xué)院專門成立了電教網(wǎng)絡(luò)多媒體中心。該中心負責(zé)校園網(wǎng)及電子檔案管理中的技術(shù)支持和運行維護工作，配備了綜合素質(zhì)高的信息技術(shù)人員及先進的電教設(shè)備，以保障校內(nèi)信息傳輸線路的暢通。教務(wù)處開通了由正方軟件支持的“教務(wù)管理系統(tǒng)”，該系統(tǒng)由教務(wù)處統(tǒng)一管理，各系（部）由教務(wù)檔案管理人員專人專機使用，電子文件的形成具有統(tǒng)一的格式、類型要求，該系統(tǒng)登錄窗口具有特定的密碼口令等，這些措施無疑為學(xué)院的教務(wù)、科研管理電子檔案提供了先進的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

（三）加強對電子檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)

檔案信息順利進入社會交流系統(tǒng)并發(fā)揮檔案的作用，關(guān)鍵在建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。日常教學(xué)工作中一份電子文件的起草、修改及生成取決于相應(yīng)的工作需要，但是，把電子文件最終劃歸為電子檔案，檔案管理人員則起舉足輕重的作用。

煙臺職業(yè)學(xué)院由教務(wù)處牽頭，檔案部門及各系（部）選用素質(zhì)高的檔案專業(yè)人員有針對性地進行輪訓(xùn)，培養(yǎng)他們對計算機、網(wǎng)絡(luò)及教務(wù)管理系統(tǒng)的操作能力和運用能力，使其通過學(xué)習(xí)能夠熟練地掌握對計算機及網(wǎng)絡(luò)的操作技術(shù)的駕馭能力，全面地提高他們的電子檔案管理技能和素養(yǎng)。

高校教務(wù)電子文件的歸檔實質(zhì)上是檔案管理系統(tǒng)工程的縮影。電子文件的收集、整理直至成為電子檔案是一項長期、細致的系統(tǒng)工作。對于高校來說，教務(wù)檔案能夠體現(xiàn)學(xué)校的辦學(xué)能力、管理水平和社會價值。學(xué)校的日常教學(xué)、科研管理工作成果及大學(xué)生在校期間的一切學(xué)習(xí)活動都在教務(wù)檔案中被詳細而長久地記錄，因此，做好教務(wù)電子文件的歸檔管理，對于整個高校檔案工作起到了至關(guān)重要的作用具有深遠意義。

[1]張新宏.高校電子文件的形成與歸檔管理[J].西安建大科技,2006(1).

G473

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1673-1999（2012）04-0193-02

曹紅英（1972-），女，山東煙臺人，煙臺職業(yè)學(xué)院（山東煙臺264670）建筑工程系助理館員。

2011-12-16