趙曉芳

(常州大學(xué)圖書館，江蘇常州213164)

中文圖書采購(gòu)查重的方法與技巧

趙曉芳

(常州大學(xué)圖書館，江蘇常州213164)

作為館藏資源建設(shè)中不可或缺的核心環(huán)節(jié)，圖書采購(gòu)查重工作不僅可以防止和避免圖書的重復(fù)訂購(gòu)，保證圖書采購(gòu)經(jīng)費(fèi)的合理使用，還能夠提高文獻(xiàn)資源的采購(gòu)質(zhì)量，并在確定文獻(xiàn)的未訂、已訂或已訂未入館狀態(tài)的同時(shí)，還可以統(tǒng)計(jì)需要補(bǔ)充復(fù)本的文獻(xiàn)數(shù)量及種類。因此，圖書采購(gòu)查重工作的質(zhì)量直接決定著圖書館的館藏資源質(zhì)量。

中文圖書;采購(gòu);查重;方法;技巧

在圖書采購(gòu)過程中，稍有不慎就可能造成圖書的重復(fù)訂購(gòu)和遺漏訂購(gòu)，而通過圖書采購(gòu)查重工作可以有效地防止和避免圖書重復(fù)訂購(gòu)的情況發(fā)生。經(jīng)過反復(fù)的查重對(duì)比，采集人員可以確定哪些圖書尚未訂購(gòu)、哪些圖書已經(jīng)訂購(gòu)或已訂購(gòu)但并未入館。此外，當(dāng)需要對(duì)某些文獻(xiàn)及時(shí)補(bǔ)充復(fù)本時(shí)，圖書采購(gòu)查重工作還可以決定將要訂購(gòu)的文獻(xiàn)數(shù)量及種類。因而，圖書采購(gòu)查重工作直接決定著圖書館館藏資源的數(shù)量和質(zhì)量。［1］

一、圖書查重有助于圖書的采購(gòu)與編目

圖書的采購(gòu)和編目工作是整個(gè)圖書館資源建設(shè)的首要環(huán)節(jié)，而圖書查重工作又是采購(gòu)工作與編目工作的核心因素，因此對(duì)整個(gè)圖書館的資源建設(shè)而言，圖書采購(gòu)查重工作有著舉足輕重的作用。通過查重，可以減少圖書館不必要的經(jīng)費(fèi)開支，進(jìn)而為圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)賺取最大收益和價(jià)值。

當(dāng)前，圖書的種類每年都在不斷地?cái)U(kuò)增，這給圖書館的采購(gòu)工作帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，而對(duì)圖書采購(gòu)工作人員而言，這將意味著高程度的自我突破，要求他們必須嚴(yán)格把好圖書查重關(guān)。

在圖書的管理過程中，圖書查重工作又被稱為“查復(fù)本”，而基于當(dāng)前信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)，圖書館的圖書查重工作跟傳統(tǒng)查重方法相比，具有著很大的便捷優(yōu)勢(shì)和效率增值優(yōu)勢(shì)。當(dāng)前，圖書查重工作主要是通過電腦查重軟件系統(tǒng)，對(duì)需要購(gòu)入的圖書與館藏圖書之間的關(guān)系進(jìn)行檢索查詢，然后在檢索的結(jié)果中認(rèn)真校對(duì)，識(shí)別出哪些為新入館圖書，哪些是已儲(chǔ)文獻(xiàn)的復(fù)本或同類館藏文獻(xiàn)的不同版本等，做到每類、每層次文獻(xiàn)資源都井井有條、心中有數(shù)。［2］這樣可在很大程度上幫助和避免圖書館重復(fù)采購(gòu)而造成的經(jīng)費(fèi)浪費(fèi)，從而節(jié)省出更多的經(jīng)費(fèi)去購(gòu)置新資源、新文獻(xiàn)。

另一方面，通過圖書查重工作的進(jìn)行，還能夠提高館內(nèi)圖書的編目與排架的整體質(zhì)量效果。［3］例如，對(duì)于不同版本、不同作者的同本書籍而言，通過查重工作可以對(duì)其加以區(qū)分，將其排放集中，這樣可以將相同主題的文獻(xiàn)資源歸置于相同類目，方便了讀者的查詢和借閱。

二、基于計(jì)算機(jī)管理軟件的圖書查重方法

目前，國(guó)內(nèi)很多圖書館均采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)化管理系統(tǒng)，所以圖書的查重方法也各不相同。［4］這里，針對(duì)本館圖書采購(gòu)查重工作過程中可能出現(xiàn)的問題，筆者將根據(jù)自身的工作實(shí)踐做出粗淺分析。

(一)外采查重的基本方法及存在問題

目前，圖書采購(gòu)查重工作主要通過利用本館自動(dòng)化系統(tǒng)，對(duì)書商已傳輸?shù)膱D書數(shù)據(jù)進(jìn)行查重。具體操作流程為:首先，書商定期給圖書館發(fā)送新的MARC數(shù)據(jù);然后，圖書采編人員利用館內(nèi)現(xiàn)有的自動(dòng)化操作系統(tǒng)，逐條對(duì)照，以達(dá)到去重并生成訂單的目的。［5］其中，主要的檢索方式有很多，如:ISBN對(duì)照、題名對(duì)照、作者對(duì)照等。而在每期的數(shù)據(jù)確定生成訂單后，再將訂單發(fā)至?xí)?，最后由書商根?jù)訂單中所列的數(shù)據(jù)再逐一配送圖書給圖書館。這種查重方法相對(duì)比較準(zhǔn)確，一般不會(huì)出現(xiàn)重訂、漏訂等情況，而且由于訂單由電腦系統(tǒng)生成，所以數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)也可以避免計(jì)算錯(cuò)誤的發(fā)生。一般地，對(duì)于一些購(gòu)書量相對(duì)較少且訂購(gòu)時(shí)間要求比較充足的圖書館而言，可以選擇這種查重方式。但是此種查重方法中也存在一些或多或少的問題，例如，如果圖書館在同一時(shí)間、不同書商處訂購(gòu)圖書，那么就會(huì)造成書商與書商之間數(shù)據(jù)發(fā)送的重復(fù)。因此，在使用這種查重方式時(shí)，采購(gòu)人員必須對(duì)每期各書商之間的訂單數(shù)據(jù)仔細(xì)查詢，避免一書多訂的情況發(fā)生?？傊?，這種查重方式雖然精確了書籍的數(shù)目和質(zhì)量，但是卻浪費(fèi)了采購(gòu)人員的工作時(shí)間，降低了工作效率。盡管某些自動(dòng)化系統(tǒng)也具有“批查重”功能，但是在查重實(shí)踐過程中，筆者發(fā)現(xiàn)通過MARC重查軟件進(jìn)行查重，要想做到精確非常困難，去重效果并不明顯，操作過程也很繁瑣，無法達(dá)到理想的效果。

在查重過程中，還可以利用圖書的ISBN號(hào)進(jìn)行查重。具體流程為:將圖書的ISBN號(hào)首先導(dǎo)入數(shù)據(jù)采集器中，然后將數(shù)據(jù)采集器置入書庫(kù)中進(jìn)行掃描，將采集到的不重復(fù)ISBN號(hào)條碼文件直接發(fā)送給書商，最后書商根據(jù)所收到的ISBN號(hào)條碼文件進(jìn)行配書。相比較MARC重查軟件進(jìn)行查重的方式而言，這種查重方式比較操作簡(jiǎn)便，效率也比較高。如果通過書籍的ISBN號(hào)查詢，那么對(duì)于叢書和多卷書而言則難以適用，因?yàn)檫@種去重方法極易誤去重ISBN號(hào)相同的非同種的圖書。例如，一些去“－”后ISBN號(hào)相同但實(shí)質(zhì)內(nèi)容不相同的圖書。

此外，我們還可以通過詳細(xì)字段查重的方式進(jìn)行圖書查重。通常，在使用詳細(xì)字段進(jìn)行查重時(shí)，圖書采購(gòu)人員都會(huì)攜帶具有本館詳細(xì)書目數(shù)據(jù)的實(shí)體記錄，首先對(duì)ISBN號(hào)碼進(jìn)行掃描，然后與館藏?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比，如果沒有與之相同的ISBN號(hào)碼，即可被認(rèn)為非重復(fù);反正，如果顯示有相同的ISBN號(hào)碼，則會(huì)出現(xiàn)詳細(xì)的MARC數(shù)據(jù)，此時(shí)再在MARC數(shù)據(jù)中通過書籍的主題名、責(zé)任者、出版社、書籍價(jià)格等條目，對(duì)該書籍是否重復(fù)進(jìn)行確認(rèn)。這種查重方式雖然比較準(zhǔn)確，但是由于人工操作判定會(huì)影響工作速度，所以會(huì)影響工作效率。

(二)特殊問題的出現(xiàn)及處理

在圖書采購(gòu)的實(shí)際工作中，作為圖書采購(gòu)工作人員，他們隨時(shí)有可能會(huì)碰到一些查重工作中的難題，如時(shí)間差等。［6］而由于當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要，對(duì)于一些規(guī)模較大的圖書館來說，其采訪任務(wù)也越來越大，在來自這樣的各方面壓力情況下，一些問題也隨之不斷出現(xiàn)。例如，某一圖書館采購(gòu)工作人員通過不同書商或出版社，現(xiàn)采集了一大批圖書文獻(xiàn)。而由于采購(gòu)規(guī)模較大、書籍?dāng)?shù)量較多，書商并不能在很短的時(shí)間內(nèi)將新采書籍的MARC數(shù)據(jù)及時(shí)傳送過來，那么當(dāng)采編人員利用館內(nèi)現(xiàn)有計(jì)算機(jī)采編系統(tǒng)進(jìn)行圖書查重預(yù)訂時(shí)，就很可能會(huì)因現(xiàn)采圖書MARC數(shù)據(jù)的缺失而不能及時(shí)更新圖書數(shù)據(jù)，進(jìn)而可能導(dǎo)致同一本書被重復(fù)購(gòu)買。［7］這種情況在現(xiàn)實(shí)中時(shí)有發(fā)生，且后果十分嚴(yán)重，加大圖書驗(yàn)收人員工作量的同時(shí)還造成了圖書資源的浪費(fèi)。

三、圖書查重的運(yùn)用技巧

(一)運(yùn)用ISBN號(hào)進(jìn)行圖書查重

隨著圖書版本的更新、文種語言的多樣、裝幀形式的不同，ISBN號(hào)也不一樣。因此，圖書與ISBN號(hào)產(chǎn)生了一種特殊的關(guān)系，例如，圖書是一樣的，但是其具有不同的版本、不同的文種和不同裝幀，這就導(dǎo)致了ISBN號(hào)的不唯一，這樣圖書館管理人員在圖書查重工作時(shí)比較麻煩。但是在進(jìn)行圖書查重時(shí)使用ISBN號(hào)比較便捷，具有很強(qiáng)的可操作性，因此，使用ISBN號(hào)進(jìn)行圖書查重仍是工作人員的首選方案。針對(duì)一些沒有ISBN號(hào)的圖書，如果要將其與新版本的圖書排架匯集到一起，那么就要求工作人員在進(jìn)行圖書查重工作時(shí)靈活對(duì)待。如果工作人員在查重時(shí)僅僅使用ISBN號(hào)法，漏查現(xiàn)象的發(fā)生可能性很大，因此此時(shí)查重要使用正題名查重方法進(jìn)行。

(二)運(yùn)用正題名進(jìn)行圖書查重

對(duì)于圖書查重的工作人員來說，使用書籍的相關(guān)正題名進(jìn)行圖書查重工作，其精確率要比使用其他檢索點(diǎn)進(jìn)行查重高。［8］但任何事物其有有益的一面，也會(huì)有不利的一面，使用正題名進(jìn)行查重同樣如此。如，在進(jìn)行圖書查重時(shí)，要求先輸入圖書的正題名，而相對(duì)于其他檢索點(diǎn)而言，這樣的查重速率就明顯滯后;而對(duì)于一些不斷更新版本或者使用正題名頻率較高的圖書而言，在進(jìn)行查重工作時(shí)，系統(tǒng)檢索出來的數(shù)據(jù)顯示會(huì)比較繁多，若將該數(shù)據(jù)逐一查看則難度較大;譬如我館館藏僅《三國(guó)演義》一書其就有多達(dá)40余種不同版本;又如，使用“中文教學(xué)”這一正題名進(jìn)行圖書查重檢索時(shí)，所得數(shù)據(jù)顯示同名書籍多達(dá)500余種。在這樣的數(shù)據(jù)顯示下，難以做到對(duì)數(shù)據(jù)逐一對(duì)比。因此，在圖書查重的過程中，無論采用何種方法，圖書查重工作人員都應(yīng)該注意正確使用檢索方法，只有這樣才能保證同類圖書的分類標(biāo)識(shí)前后一致。

(三)運(yùn)用圖書責(zé)任者進(jìn)行圖書查重

當(dāng)然，目前也有采用圖書“責(zé)任者”進(jìn)行圖書查重的方式，但是此種查重方法在查重準(zhǔn)確性方面要稍遜于使用圖書“正題名”進(jìn)行查重。然而，基于每一本書籍只有一位責(zé)任者的前提，運(yùn)用這種查重方法也無可厚非，從查重結(jié)果看，此法相對(duì)快捷。然而，當(dāng)一些書籍同一本書具有多個(gè)責(zé)任者或者對(duì)于一些叢書、套書而言，這種查重方式就顯得不可靠，容易發(fā)生誤查的現(xiàn)象。如，對(duì)于叢書而言，有些既有叢書主編又有叢書分冊(cè)的編者，而且每個(gè)圖書館對(duì)于著錄格式的要求也不盡相同，這就有可能造成誤查現(xiàn)象的發(fā)生。此外，對(duì)于一些比較暢銷或者非常經(jīng)典的書籍，它們可能會(huì)不斷地更新出版，也可能同一作者有數(shù)篇論著，那么這種情況就需要圖書查重人員抱著一絲不茍的工作態(tài)度，花費(fèi)大量的時(shí)間，對(duì)其中的每一個(gè)細(xì)節(jié)進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)。

由于圖書館采購(gòu)查重工作的復(fù)雜性、繁瑣性和必要性，要求查重工作人員必須具有著扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力以及豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，不僅如此，還要求他們?cè)诠ぷ鬟^程中要有足夠的耐心、細(xì)心和責(zé)任心，要能夠根據(jù)具體的實(shí)際情況提出有效的處理方法，要以提高書籍?dāng)?shù)據(jù)和質(zhì)量為工作目標(biāo)，從而為圖書館開館打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

［1］惠涓澈．網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下書目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制研究［D］．西安:西北大學(xué)，2008．

［2］饒麗英．圖書編目查重方法的探討與實(shí)踐［J］．科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2010，20(2):82－83．

［3］丁海英．查重——保證計(jì)算機(jī)編目質(zhì)量的重要力量 ［J］．黑龍江史志，2009(17):84－85．

［4］胡 蓉.云計(jì)算機(jī)失業(yè)中的研究型圖書館 ［J］．常州大學(xué)學(xué)報(bào):社會(huì)科學(xué)版，2011(4):132—134.

［5］張立新．查重——探析網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下中文圖書編目的方法和技巧［J］．新世紀(jì)圖書館，2005(4):23－25．

［6］欒 榮．淺論中文圖書查重的意義、方法與使用技巧 ［J］．河北科技圖苑，2008(5):72－74．

［7］陳曉萍.論高校圖書館館員的素質(zhì)［J］．常州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2011(5):71—72.

［8］柯霞芳，貢偉才．再談圖書采購(gòu)查重［J］．圖書館建設(shè)，2006(3):43－44．

The Methods and Skills of Chinese Book Procurement and Repetition－Checking

ZHAO Xiao－fang
(Library，Changzhou University，Changzhou 213164，China)

As the indispensable key link in the collection resources construction，checking book procurem ent work can not only prevent and avoid book repeat order，and ensure the book purchasing funds reasonably，but also can improve the quality of purchasing literature resources．And when determining the order，not booked or have set not into the hall of state，statistics can also need to add copy number and types of literature．Therefore，the quality of checking book procurement work directly determines the quality of library collection resources．

Chinese books;procurement;checking;method;skills

G250.73

A

2095－042X(2012)03－0109－03

2012－02－08

趙曉芳 (1965—)，女，江蘇南通人，學(xué)士，館員，主要從事圖書采集、編目與查重研究。

(責(zé)任編輯:劉志新)