田 麗

(鄭州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南 鄭州 450052)

檔案編研工作，是近年來(lái)檔案管理隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境的逐步改善和普及而迅速凸顯出來(lái)的一項(xiàng)重要工作，它帶來(lái)的是檔案管理由傳統(tǒng)的封閉性保管查閱，到主動(dòng)提供開(kāi)放性社會(huì)化信息服務(wù)的一個(gè)歷史性轉(zhuǎn)變。這個(gè)轉(zhuǎn)變使檔案編研工作比以往任何時(shí)期都顯得更加重要。檔案編研是檔案部門根據(jù)館(室)藏檔案和社會(huì)需求，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著。傳統(tǒng)的檔案編研基本上是由人工從紙質(zhì)檔案案卷中查閱相關(guān)信息進(jìn)行編寫印制的。而現(xiàn)在的檔案編研卻可以充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化檔案館的龐大信息存貯及自動(dòng)檢索系統(tǒng)工具，進(jìn)行編寫、復(fù)制和鏈接。目前，各高等院校都相繼建立了檔案網(wǎng)站，并且將檔案網(wǎng)站建立的檔次作為評(píng)價(jià)院校綜合實(shí)力的重要標(biāo)志之一，而檔案編研成果則是檔案網(wǎng)站的重要組成內(nèi)容。

一、檔案編研工作的意義

1．高等教育事業(yè)的發(fā)展，迫切要求大力推進(jìn)檔案編研工作

隨著我國(guó)高等學(xué)?！皵?shù)字化校園”建設(shè)的深入推進(jìn)，高校檔案館(室)的數(shù)字化建設(shè)和檔案網(wǎng)站建設(shè)取得了可喜的成績(jī)。過(guò)去那種紙質(zhì)檔案“一統(tǒng)天下”的格局已被紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案、多媒體傳播、檔案網(wǎng)站等多種表達(dá)式并存的格局所取代。

2．高校的現(xiàn)代化管理，迫切需要檔案編研成果提供全方位、多層次的信息

高校檔案共分十多個(gè)類目設(shè)置，囊括了高校管理的各個(gè)方面各個(gè)歷史階段的信息資料。檔案編研就是通過(guò)對(duì)各類檔案進(jìn)行分析研究，按專題分門別類匯編成系統(tǒng)性資料提供給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、管理部門和廣大師生以及社會(huì)各界調(diào)閱使用。這些資料不但是文字的，而且可以是聲像的、電子的、多媒體的，是傳統(tǒng)的單純紙質(zhì)編研資料所無(wú)法比擬的。

3．高校檔案的現(xiàn)代化管理，迫切需要檔案編研工作提供對(duì)原始資料的保護(hù)和利用

現(xiàn)有的庫(kù)存檔案，大部分為紙質(zhì)資料，但也有部分照片、唱片、磁盤、光盤，絲織、麻布、金屬、塑料等實(shí)物檔案。檔案資料大部分為孤本，有的是十分珍貴的歷史原跡，有的在現(xiàn)有技術(shù)條件下難以永久保存，即使是不被人為使用，隨著時(shí)間的推移也會(huì)失去其原有的品質(zhì)及使用價(jià)值，何況在開(kāi)展利用服務(wù)時(shí)，更容易破損，影響檔案的壽命。但是以編寫檔案史料的方式提供利用，可以減少磨損，從而延長(zhǎng)檔案的壽命。

4．高校文化的傳承與宣傳，迫切需要檔案編研成果的宣傳展示

我院的檔案資料保存了50年代以來(lái)在各個(gè)歷史發(fā)展階段的珍貴文物，反映了新中國(guó)成立以來(lái)我院職業(yè)人才培養(yǎng)的成績(jī)。這期間涌現(xiàn)出了各個(gè)階段的先進(jìn)事跡和杰出人物，激勵(lì)著一代又一代師生奮發(fā)作為、攻艱克難。在60周年校慶活動(dòng)中通過(guò)檔案編研的宣傳資料對(duì)廣大的在校師生，特別是青年一代起到了良好的正面教育作用。

5．推動(dòng)和提高高校檔案的影響力，迫切需要檔案編研工作的新突破

通過(guò)編研工作，把檔案信息資源從封閉狀態(tài)開(kāi)發(fā)出來(lái)，使廣大利用者看到檔案的價(jià)值，加深對(duì)檔案和檔案工作的了解，起到了很好的宣傳作用。使檔案管理工作由庫(kù)管型為主轉(zhuǎn)變?yōu)閹?kù)管型與加工創(chuàng)造型相結(jié)合的現(xiàn)代化檔案管理。

二、從編研選題上挖掘檔案編研的寶藏

檔案編研選題的原則：一是實(shí)用性原則。首先應(yīng)該滿足本院教職員工和學(xué)員的教育、學(xué)習(xí)、科研、工作的需要;其次是滿足社會(huì)同業(yè)和大眾宣傳、交流的需要。編研選題要與學(xué)院的教學(xué)、科研和管理等工作緊密結(jié)合，對(duì)實(shí)際工作具有指導(dǎo)作用和參考價(jià)值。檔案編研還要結(jié)合高校改革和院校特色開(kāi)展對(duì)外宣傳，提高和擴(kuò)大院校的社會(huì)知名度和社會(huì)聲譽(yù)，為院校向社會(huì)招生和企事業(yè)單位來(lái)院招聘提供全方位的信息服務(wù)。檔案編研同時(shí)也要結(jié)合國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)動(dòng)向和科技發(fā)展新成果，開(kāi)展專業(yè)編研，積極參與、交流、推廣院校的學(xué)術(shù)或科技成果，編輯出符合高校發(fā)展需要的和有社會(huì)宣傳交流作用的檔案編研成果。二是技術(shù)性原則。高校檔案記載了院校管理方方面面的工作內(nèi)容，反映出院校在各個(gè)歷史階段的辦學(xué)方向、指導(dǎo)思想、教學(xué)管理、師資面貌、學(xué)員構(gòu)成、專業(yè)設(shè)置、學(xué)術(shù)和科研水平，其中科學(xué)技術(shù)性在高校全部檔案中具有特殊的重要作用。三是真實(shí)性原則。編研人員必須尊重歷史、尊重科學(xué)、實(shí)事求是地開(kāi)展檔案編研工作，確保檔案編研成果的歷史真貌。

目前，在檔案管理工作中普遍認(rèn)可的檔案編研成果選題主要分三個(gè)層次：

第一層次是根據(jù)檔案館藏中的原始文件(或原始文件的復(fù)印件)，按時(shí)間或不同類別匯編成冊(cè)。

第二層次是對(duì)原始文件進(jìn)行摘錄、縮編、剪輯，并按一定要求重新組織編寫而成的概要性、介紹性資料。

第三層次是在對(duì)館存檔案資源和其它相關(guān)社會(huì)信息資源進(jìn)行分析研究和歸納的基礎(chǔ)上，取其精要、辨其真?zhèn)?、剔其謬誤、相互佐證、明宗證義編寫形成的一種新的參考材料。這個(gè)層次的編寫過(guò)程是一個(gè)再創(chuàng)造過(guò)程，編寫難度比較大，對(duì)檔案編研人員的專業(yè)素質(zhì)要求特別高。

三、從編研成果的形式上拓展館藏檔案的信息價(jià)值

常見(jiàn)的檔案編研成果形式有以下八種：

1．專題匯編

專題匯編是將反映同一問(wèn)題的一組文件匯集成冊(cè)。可以是全文匯編，也可以是摘錄匯編;可以是文字匯編，也可以是圖形匯編。

2．大事記

大事記是按照時(shí)間順序，簡(jiǎn)要地反映學(xué)校一定歷史時(shí)期與一定范圍內(nèi)發(fā)生的大事要事的真實(shí)文字記錄。大事記述范圍要準(zhǔn)確，力求大事突出，要事不漏。

3．組織機(jī)構(gòu)改革

主要是根據(jù)檔案史料將院校組織機(jī)構(gòu)和院系結(jié)構(gòu)等方面的歷史變化、隸屬關(guān)系等情況編寫成冊(cè)，以供人們了解其變遷史。

4．簡(jiǎn)介

主要是對(duì)檔案的內(nèi)容、范圍作簡(jiǎn)單的介紹，為利用者選用檔案提供線索。簡(jiǎn)介突出“簡(jiǎn)”字，簡(jiǎn)明扼要，要點(diǎn)突出。

5．手冊(cè)

手冊(cè)大多是專業(yè)性的，具有簡(jiǎn)明、實(shí)用、方便的特點(diǎn)，是深受高校專業(yè)部門和師生喜愛(ài)的、資料齊全、知識(shí)全面的工具書。

6．志鑒

志鑒是記述院校綜合情況的歷史性資料工具書。編纂志鑒對(duì)檔案史料的征集和檔案編研人員的要求較高，需要院校領(lǐng)導(dǎo)及各業(yè)務(wù)部門高度重視，密切配合，一般是在志鑒主管部門指導(dǎo)下完成。

7．文摘

以簡(jiǎn)單的文字摘錄檔案的主要內(nèi)容，便于人們了解檔案的概況。摘錄要精煉，文字要簡(jiǎn)短。

8．調(diào)研報(bào)告

主要對(duì)某一個(gè)專題、某個(gè)專業(yè)、某項(xiàng)技術(shù)的檔案進(jìn)行綜合研究后編寫的專題報(bào)告、專著等。

高校檔案編研成果除上述文本形式外，在現(xiàn)代化信息環(huán)境下還出現(xiàn)了圖片、音頻、視頻、專題電視片、網(wǎng)站等不同的傳播形式。

四、創(chuàng)新編研手段，大力推進(jìn)編研工作的發(fā)展

檔案編研手段的創(chuàng)新主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是檔案編研的組織手段，二是檔案編研的技術(shù)手段。

1．確立開(kāi)放意識(shí)，創(chuàng)新檔案編研的組織手段

在多數(shù)高校，由于編研人員知識(shí)的局限性，對(duì)種類繁多、內(nèi)容豐富的專業(yè)教學(xué)檔案不可能全部熟悉，勝任編研工作的檔案管理人員也不可能足額配備，無(wú)法承擔(dān)大量的編研任務(wù)。怎樣解決這個(gè)矛盾?筆者認(rèn)為用開(kāi)放的思維來(lái)對(duì)待這些問(wèn)題。其實(shí)，高校檔案的管理從來(lái)就不是少數(shù)專職檔案管理人員獨(dú)自能夠完成的，為了完成每年數(shù)量龐大的案宗收集入庫(kù)和建立案卷檢索目錄，檔案管理部門在高校的各個(gè)職能部門都聘請(qǐng)了大量的兼職檔案員來(lái)共同完成資料歸檔的任務(wù)。為了解決檔案編研人才的短缺，檔案管理部門也可以充分發(fā)揮高校專業(yè)人才眾多的優(yōu)勢(shì)，聘請(qǐng)其它部門的專門人才納入到檔案編研的隊(duì)伍中來(lái)參與和協(xié)助檔案編研，共同合作完成編研課題。

2．充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案編研的技術(shù)手段

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，檔案編研工作如虎添翼。運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文字編輯處理，消除了傳統(tǒng)檔案編研手工抄寫的許多弊端，大大提高了編研效率，降低了編研人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。運(yùn)用多媒體技術(shù)，使聲像檔案在滿足社會(huì)需求方面發(fā)揮了直觀優(yōu)勢(shì)，較好地貼近了社會(huì)的需求。

隨著辦公網(wǎng)絡(luò)的普及應(yīng)用，為檔案編研工作帶來(lái)了前所未有的便利。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以及時(shí)了解有關(guān)學(xué)科和相關(guān)專業(yè)發(fā)展的最新情況，及時(shí)掌握有關(guān)學(xué)科的最新研究動(dòng)態(tài)，考慮不同的利用者需求，運(yùn)用多種科學(xué)的分類檢索和鏈接手段，從而最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的作用。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，還可以及時(shí)地與有關(guān)專家學(xué)者取得聯(lián)系，與圖書館、科研學(xué)術(shù)部門以及其他院校系部等相關(guān)單位取得聯(lián)系，在網(wǎng)上互通信息、互通編研課題，尋找合作伙伴，走聯(lián)合編研之路，以提高檔案編研的利用價(jià)值。將檔案的“潛在價(jià)值”通過(guò)檔案編研轉(zhuǎn)變?yōu)椤艾F(xiàn)實(shí)價(jià)值”。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)建立檔案網(wǎng)站，將編研成果上網(wǎng)發(fā)布，信息傳播不再受時(shí)空限制，不再受財(cái)力物力的制約，同樣可以滿足利用者對(duì)檔案信息準(zhǔn)確、快捷、時(shí)效的要求。通過(guò)網(wǎng)站對(duì)話，還可以及時(shí)了解受眾對(duì)檔案編研成果的意見(jiàn)和要求，為提高和創(chuàng)新檔案編研能力提供動(dòng)力。

五、強(qiáng)化和提高保密及專利意識(shí)，確保現(xiàn)代信息環(huán)境下檔案編研成果安全

現(xiàn)代信息環(huán)境下的網(wǎng)絡(luò)猶如一把“雙刃劍”，在帶來(lái)利用便利的同時(shí)，也給檔案編研成果帶來(lái)了前所未有的安全隱患。其保密性、可靠性等問(wèn)題也日益突出。首先，從思想上加強(qiáng)檔案信息安全重要性和緊迫性的認(rèn)識(shí)，對(duì)于涉及保密、涉及專利的檔案及編研成果，必須依照相關(guān)法規(guī)制定一套行之有效的安全管理體系和安全監(jiān)控機(jī)制，制定和采取檔案信息內(nèi)容服務(wù)的安全對(duì)策;其次，從采集和發(fā)布編研工作流程程序上設(shè)置不同層次的責(zé)任關(guān)口，加強(qiáng)保密和專利法及相關(guān)規(guī)定的學(xué)習(xí)，熟悉保密年限和級(jí)別，熟悉專利注冊(cè)和限制使用條件;再次，從硬件設(shè)備上提供保障，在資金投入上加大力度，購(gòu)置當(dāng)前比較成熟的安全技術(shù)設(shè)備;最后，從技術(shù)上提供安全保障，采用安全可靠的系統(tǒng)軟件、防火墻技術(shù)、入侵檢測(cè)技術(shù)、防病毒技術(shù)、信息加密與數(shù)字水印技術(shù)，以確保檔案編研成果在現(xiàn)代信息環(huán)境下的網(wǎng)絡(luò)安全性。

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