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匯報怎樣才能通過

2012-08-15 00:44檀培芳
中國石油石化 2012年22期
關(guān)鍵詞:傳遞信息接收者人際溝通

匯報怎樣才能通過

溝通不是簡單的我說你聽,是雙向的。好消息向上報,壞消息不過濾,上情下達,下情上達。

檀老師:

上級領(lǐng)導(dǎo)要來檢查。經(jīng)理要求大家把我們近期的成果匯報給領(lǐng)導(dǎo),尤其是要把我們的亮點、優(yōu)勢、成績展示出來。我們加班加點趕材料。但經(jīng)理不滿意,又做一遍,也沒滿意。再整改了一遍,經(jīng)理還是不滿意。最后經(jīng)理自己加班把材料總結(jié)出來了。拿出來的材料和我們的側(cè)重點不一樣。我想問一下,我們怎么做都不對,問題出在哪兒呢?

WXL

WXL:

這可真是工作中經(jīng)常碰到的情況,我也經(jīng)常被問到如此的問題。

美國著名學(xué)府普林斯頓大學(xué)對大量人事檔案進行了分析,結(jié)果發(fā)現(xiàn):“智慧”、“專業(yè)技術(shù)”和“經(jīng)驗”只占人成功因素的25%,其余75%取決于良好的人際溝通。哈佛大學(xué)就業(yè)指導(dǎo)小組也調(diào)查了500名被解職人員。結(jié)果顯示,因人際溝通不良而導(dǎo)致工作不稱職者占82%。

什么是溝通不良呢?

在人們溝通信息的過程中,常常會受到各種因素的影響和干擾,使溝通受到阻礙。如信息沒傳遞出去,或傳遞出去了別人沒理解,或理解了但不全面或不準(zhǔn)確甚至誤解等等,反正是“溝”而沒“通”。有可能這個障礙是發(fā)送者造成的,也可能是接收者的障礙,或者是信息傳播通道的障礙,甚至幾種因素摻雜,相互影響。

溝通障礙的原因很多。

信息發(fā)送者的情緒、傾向、個人感受、表達能力、判斷力等都會對信息的傳遞結(jié)果產(chǎn)生影響,如表達能力不佳、信息傳送不全、信息傳遞不及時或不適時、知識經(jīng)驗的局限、對信息的過濾等?!爸嘎篂轳R”、“詞不達意”、“對牛彈琴”等都是在說信息發(fā)送有問題。

從信息接收者的角度看,接收者對信息的解釋不準(zhǔn)確、對信息進行了篩選、對信息的態(tài)度不同及對信息的承受力不一等,也會影響信息溝通的效果。

另外,溝通形式還有語言和肢體語言兩種,有時語言所表達一個意思,你的肢體語言(表情、眼神、手勢、聲音、姿態(tài))卻表達了另一層含義,也會讓信息接收者產(chǎn)生困惑,仍然影響溝通效果。

但我們現(xiàn)在遇到的例子是溝通通道的問題,也就是說存在著溝通的誤區(qū)。

誤區(qū)之一:認(rèn)為別人所知道的跟自己一樣多,或者自己的看法與別人相同。

比如:醫(yī)生容易用專業(yè)術(shù)語去談?wù)摬∏?,病人及家屬?xí)慣用自己的知識來理解醫(yī)生所說,盡管醫(yī)患雙方都很認(rèn)真,但也難免會出現(xiàn)“風(fēng)馬牛不相及”的效果,醫(yī)患糾紛也常因此而致。

分析一下,你們是否也存在這種溝通的誤區(qū)呢?如果經(jīng)理把自己掌握的亮點、優(yōu)勢、成績和大家討論一下;或者各部門長在知道自己的匯報材料不滿意時去主動詢問一下經(jīng)理,需要在哪些方面再進行補充,那是否就明晰了方向、減少了很多不必要的加班?

當(dāng)然,如果是經(jīng)理想開動大家腦筋、頭腦風(fēng)暴、集思廣益,那就是另外一回事了。

誤區(qū)之二:溝通行為不全,沒有就什么情況算亮點進行探討。

溝通,不是簡單的我說你聽,或者你說我聽,還包括了反饋這個環(huán)節(jié),針對說出來的、聽到的,是否一致?如不一致怎么調(diào)整?這樣才能達成共識,如果缺了這個環(huán)節(jié),也會出現(xiàn)五花八門的結(jié)果。

所以,如果你是領(lǐng)導(dǎo),你交代給員工任務(wù),而沒有和員工就工作的具體要求進行探討和反饋的話,那就一定要有心理準(zhǔn)備:工作的效果不一定是你要求的那樣,原因就是兩人的理解會有差異。

誤區(qū)之三:單向傳遞信息。

溝通一定是雙向的。是否看到過電視綜藝節(jié)目里常有這樣的“傳話”游戲?一句話,經(jīng)過幾個被隔離開的人傳到最后一個時,大家聽到的是完全另一句話。為什么呢?每個人的理解、情感、表達等溝通技巧都存在差異,在傳遞信息的過程中,又或多或少進行了加工,到最后的結(jié)果就是眼前那一幕。

當(dāng)溝通渠道過長、組織機構(gòu)龐大、內(nèi)部層次多時,從最高層傳遞信息到最低層,從低層匯總情況到最高層,中間環(huán)節(jié)太多,容易使信息損失較大,出現(xiàn)信息刪減或添加及信息扭曲等結(jié)果。

企業(yè)中最容易出現(xiàn)的溝通障礙是單向傳遞。一個是從上到下的溝通容易出現(xiàn)信息膨脹效應(yīng),傳遞環(huán)節(jié)越多,越容易出現(xiàn)膨脹和歪曲。向上溝通容易出現(xiàn)信息壓縮效應(yīng)。一般是好消息向上報,壞消息被過濾,結(jié)果導(dǎo)致高層經(jīng)理不了解下情,做出錯誤決定。

國際EAP協(xié)會認(rèn)證咨詢專家 檀培芳

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