李小玲

［摘要］ 隨著全球信息化的快速發(fā)展，更多的企業(yè)認(rèn)識(shí)到將信息化融入企業(yè)發(fā)展血液的重要性，同時(shí)越來(lái)越多的企業(yè)將信息化手段加入到企業(yè)管理的方方面面，檔案管理信息化就是其中之一。信息化背景下的企業(yè)檔案管理工作對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，單一的手工檔案、實(shí)體管理模式已逐漸不能適應(yīng)高速發(fā)展的企業(yè)需要。檔案管理信息化由此應(yīng)運(yùn)而生，在對(duì)檔案管理的手段更新補(bǔ)充的同時(shí)，其快捷、準(zhǔn)確、時(shí)效、節(jié)約人力成本等諸多優(yōu)勢(shì)也在企業(yè)檔案管理甚至企業(yè)管理其他方面顯現(xiàn)出來(lái)。

［關(guān)鍵詞］ 檔案管理； 信息化； 優(yōu)勢(shì)

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 16. 056

［中圖分類號(hào)］G275［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673 - 0194（2012）16- 0092- 02

縱觀浩蕩的全球信息化浪潮，信息化正在超越傳統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)形態(tài)，推動(dòng)世界經(jīng)濟(jì)加速發(fā)展。黨的十六大報(bào)告明確提出了要把推進(jìn)信息化作為我國(guó)面向新世紀(jì)的戰(zhàn)略舉措，提出信息化是我國(guó)加快實(shí)現(xiàn)工業(yè)化和現(xiàn)代化的必然選擇。提出堅(jiān)持以信息化帶動(dòng)工業(yè)化，以工業(yè)化促進(jìn)信息化，走出一條新型工業(yè)化的路子。這些，為我國(guó)信息化的發(fā)展指明了方向，檔案管理信息化逐漸被更多的企業(yè)加入到了自身發(fā)展改革中來(lái)。

１企業(yè)檔案管理信息化的明顯特點(diǎn)

① 信息的非人工識(shí)讀性；② 系統(tǒng)依賴性；③ 信息與載體之間的可分離性；④ 信息的可變性；⑤ 信息存儲(chǔ)的高密度性；⑥ 多種信息媒體的集成性；⑦ 信息的可操作性。

２企業(yè)檔案管理信息化相對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的優(yōu)勢(shì)

２．１檔案的保存手段和方法更先進(jìn)

傳統(tǒng)檔案的保存手段一般有：紙質(zhì)、圖片、照片、錄音、錄像等，因檔案保存的方法不同、時(shí)間長(zhǎng)短不同，可能造成文檔紙張受潮、水浸、蟲蝕、火災(zāi)等各類損壞情況。每年企業(yè)需要投入相當(dāng)?shù)谋９芙?jīng)費(fèi)，且因無(wú)備份而又為每年不得不有的文檔損失擔(dān)憂。檔案需反復(fù)查閱，也可能存在原件受損或遺失等，這些都給企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)很多困擾。企業(yè)檔案信息化借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等工具，把有關(guān)資料制作成電子文檔保存，在保存空間、質(zhì)量、清晰度、準(zhǔn)確性等問(wèn)題上都得到了提升。

２．２檔案管理省時(shí)省力，提高人力資本的利用率

傳統(tǒng)的檔案管理工作多由人工完成，需要檔案管理人員進(jìn)行大量的手工資料的收集、整編、匯總、存放等，工作量大且效率低，浪費(fèi)時(shí)間，由此造成了人力成本的浪費(fèi)。檔案信息化后，網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化的優(yōu)點(diǎn)立刻凸顯：只需一次錄入數(shù)據(jù)，檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)多次利用并實(shí)現(xiàn)信息共享，信息可以進(jìn)行自動(dòng)打印和復(fù)制等操作，便于檔案的調(diào)閱。

２．３檔案檢索的快速性、準(zhǔn)確性、自助性提升

傳統(tǒng)檔案管理工作檢索需要檔案管理人員從目錄中找出所需的記錄信息，然后據(jù)此在庫(kù)房中查找，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。

檔案管理信息化的情況下，只需通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就可即時(shí)查詢，更為快捷。管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫(kù)中檢索出需要的檔案信息。在信息共享的前提下，企業(yè)內(nèi)部的其他部門員工，如有工作需要，可根據(jù)檔案管理權(quán)限從網(wǎng)上自行查詢檔案信息，實(shí)現(xiàn)信息檢索的自助方式，同時(shí)極大地減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。

２．４信息量可以大大增加，載體形式豐富化

隨著掃描技術(shù)、微縮、光盤技術(shù)等的發(fā)展，信息儲(chǔ)存的數(shù)量和密度可以比傳統(tǒng)方式的信息存儲(chǔ)量高出許多倍。傳統(tǒng)的紙件檔案一般只能記錄文字、圖形、圖表等形式的信息，但電子文檔可以同時(shí)記錄文字、圖形、圖表、聲音、動(dòng)畫、視頻影像等多媒體信息。

一張３．５英寸的軟盤，有１．４４Ｍ字節(jié)，理論上可以存儲(chǔ)７０萬(wàn)漢字。一張光盤容量達(dá)到６００～４ ０００ＭＢ的，可存儲(chǔ)３５萬(wàn)張打印紙上的文字或10萬(wàn)頁(yè)圖形信息。一個(gè)保存３０萬(wàn)券檔案的中等規(guī)模的省級(jí)檔案館，其紙質(zhì)檔案的排列長(zhǎng)度可達(dá)４～５千米，但是轉(zhuǎn)化錄入計(jì)算機(jī)，用ＣＤ－Ｒ刻錄僅僅４００片即可，用ＤＶＤ的密度刻錄保存僅需６０片，甚至一個(gè)皮包即可裝下全部資料。

隨著硬盤的出現(xiàn)，存儲(chǔ)量相較之前成了幾何級(jí)數(shù)的增長(zhǎng)。移動(dòng)硬盤的容量同樣是以ＭＢ（兆）和ＧＢ（千兆）為單位的，目前移動(dòng)硬盤大多提供２０ＧＢ、３０ＧＢ、８０ＧＢ、１６０ＧＢ、３２０ＧＢ、５００ＧＢ、１ＴＢ的容量、最高可達(dá)５ＴＢ的容量，可以說(shuō)是Ｕ盤、磁盤等閃存產(chǎn)品的升級(jí)版。隨著技術(shù)的發(fā)展，更大容量的移動(dòng)硬盤還將不斷推出。

２．５可實(shí)現(xiàn)更廣義的檔案信息共享、遠(yuǎn)程傳輸，檔案信息管理系統(tǒng)也可以與其他辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接

隨著辦公自動(dòng)化在各企業(yè)的推進(jìn)，檔案管理信息化可與其他辦公系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫連接，針對(duì)企業(yè)所需進(jìn)行各類信息資源整合和無(wú)縫利用，更高效地為企業(yè)管理者的決策提供服務(wù)支持，也減少普通員工的事務(wù)性工作，提高工作效率。

２．６提升檔案管理部門的業(yè)務(wù)能力和工作效率

檔案管理員可以從原來(lái)的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，不再只是從事打字、錄入、保管這類的簡(jiǎn)單性勞動(dòng)，而是提升到檔案收集、編研、分析調(diào)整、信息整合、與企業(yè)發(fā)展同步或超前的信息研究等更深一步的檔案管理階段。檔案信息化，對(duì)檔案管理人員的技能不斷提出新的挑戰(zhàn)，使其自身技能在發(fā)展中不斷提升，工作內(nèi)容從簡(jiǎn)單到復(fù)雜，從枯燥到有新意，從可替代到有技術(shù)性含量，檔案管理人員不僅對(duì)自身發(fā)展?jié)M意度提升，也使得工作效率不斷高效，進(jìn)一步提高了企業(yè)的人才素質(zhì)。

３結(jié)語(yǔ)

檔案信息化的建設(shè)工作是整個(gè)系統(tǒng)的建設(shè)工程，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)環(huán)節(jié)通過(guò)基礎(chǔ)性和技術(shù)性的建設(shè)，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接，從而發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的整體運(yùn)行能力。制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、連通各局域網(wǎng)絡(luò)，建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理數(shù)字化、資源共享化、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化。企業(yè)應(yīng)有計(jì)劃有組織地進(jìn)行培訓(xùn)，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)。檔案部門轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的要求，為建立和提高公司的核心競(jìng)爭(zhēng)力服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

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