張玉紅

［摘要］ 從電算化會計(jì)系統(tǒng)的主要控制點(diǎn)出發(fā)，分析電算化對會計(jì)系統(tǒng)控制的影響，為保證會計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性，就企業(yè)在電算化核算體系下的會計(jì)系統(tǒng)控制方面的影響和措施。

［關(guān)鍵詞］ 電算化；會計(jì)系統(tǒng)控制

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 16. 005

［中圖分類號］F232［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）16- 0007- 02

隨著計(jì)算機(jī)的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速迅猛發(fā)展，大部分企業(yè)的會計(jì)核算都實(shí)現(xiàn)了電算化。用電算化替代手工記賬，改變了以往的手工記賬會計(jì)核算方式，對手工記賬模式下的會計(jì)系統(tǒng)控制體系產(chǎn)生了一定的沖擊，使得企業(yè)內(nèi)部會計(jì)系統(tǒng)控制與會計(jì)核算電算化的矛盾日益加劇。為保證會計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，本文通過分析電算化對會計(jì)系統(tǒng)控制的影響，提出完善企業(yè)電算化會計(jì)系統(tǒng)控制的幾點(diǎn)措施。

1會計(jì)系統(tǒng)控制概述

會計(jì)系統(tǒng)是為確認(rèn)、匯總、分析、分類、記錄和報告單位發(fā)生的日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，并保持相關(guān)資產(chǎn)和負(fù)債的受托責(zé)任而建立的各種會計(jì)記錄手段、會計(jì)政策、會計(jì)核算程序、會計(jì)報告制度和會計(jì)檔案管理等的總稱。會計(jì)系統(tǒng)控制是單位實(shí)施內(nèi)部會計(jì)控制活動的重要手段，是保證會計(jì)資料真實(shí)完整的關(guān)鍵。會計(jì)系統(tǒng)控制要求各單位嚴(yán)格執(zhí)行國家統(tǒng)一的會計(jì)制度，加強(qiáng)會計(jì)基礎(chǔ)核算管理工作，充分發(fā)揮會計(jì)的監(jiān)督職能。關(guān)鍵要做好以下幾個方面的控制工作。

1.１ 會計(jì)人員崗位責(zé)任控制

企業(yè)財(cái)務(wù)部門必須建立會計(jì)人員崗位責(zé)任制，在會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部按照會計(jì)工作的內(nèi)容和會計(jì)人員的配備情況，將會計(jì)機(jī)構(gòu)的工作劃分為若干個崗位，并按崗位規(guī)定職責(zé)進(jìn)行考核。明確規(guī)定會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部每個會計(jì)人員的工作崗位職責(zé)和權(quán)限，把有關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定、要求等具體落實(shí)到每一個會計(jì)人員的工作崗位，以責(zé)定權(quán)，責(zé)權(quán)分明，嚴(yán)格考核，切實(shí)做到事事有人管，人人有專責(zé)，辦事有要求，工作有檢查。

1.２ 會計(jì)檔案控制

會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報告等會計(jì)核算專業(yè)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是各單位的重要檔案，也是對一個單位經(jīng)濟(jì)活動的記錄和反映。會計(jì)檔案是企業(yè)日常經(jīng)濟(jì)活動在會計(jì)核算中的綜合反映，會計(jì)系統(tǒng)控制要求財(cái)務(wù)部門對會計(jì)檔案的收集、整理、鑒定、編目、查閱、交接和有效利用等形成一整套的規(guī)章制度。

1.３ 會計(jì)信息控制

會計(jì)信息控制要求對企業(yè)發(fā)生的所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都要及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地予以反映并進(jìn)行監(jiān)督，從而才能保證會計(jì)信息的質(zhì)量。

（１）會計(jì)憑證控制，要求企業(yè)發(fā)生的所有經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)都必須獲得合法有效的原始憑證，經(jīng)專人負(fù)責(zé)審核符合真實(shí)性、完整性要求后才可以作為編制記賬憑證的依據(jù)，同時要在記賬憑證的填寫、記賬、過賬、傳遞、簽章等方面加以控制，保證會計(jì)憑證的真實(shí)性和完整性。

（２）會計(jì)賬簿控制，要求財(cái)務(wù)人員根據(jù)國家統(tǒng)一的會計(jì)制度規(guī)定設(shè)置會計(jì)賬簿，按照業(yè)務(wù)發(fā)生時間順序?qū)徍藷o誤的記賬憑證分類記入賬簿，并按要求在會計(jì)賬簿啟用、登記、更正、對賬和結(jié)賬等各個環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，使單位的日常經(jīng)濟(jì)活動得到全面、連續(xù)、系統(tǒng)的記錄。

（３）財(cái)務(wù)會計(jì)報告控制，要求財(cái)務(wù)人員嚴(yán)格按照審核無誤的會計(jì)賬簿編制財(cái)務(wù)會計(jì)報告，準(zhǔn)確、完整、及時反映單位一定時期內(nèi)財(cái)務(wù)狀況和事業(yè)發(fā)展成果。

2電算化對會計(jì)系統(tǒng)控制的影響

隨著計(jì)算機(jī)的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速迅猛發(fā)展，大部分企業(yè)的會計(jì)核算都實(shí)現(xiàn)了電算化。由電算化代替手工記賬、算賬，從根本上改變了傳統(tǒng)的手工會計(jì)核算方式，從而大幅度提高會計(jì)工作效率，但同時也給會計(jì)系統(tǒng)控制帶來了新的問題和挑戰(zhàn)，主要的問題表現(xiàn)在以下幾個方面：

（１）增加了會計(jì)系統(tǒng)控制的對象。手工會計(jì)系統(tǒng)是通過授權(quán)、審批以及不相容職務(wù)相分離等方法對財(cái)務(wù)人員實(shí)施控制。實(shí)現(xiàn)電算化記賬后，財(cái)務(wù)人員主要負(fù)責(zé)原始數(shù)據(jù)的收集、審核、錄入記賬憑證數(shù)據(jù)，賬簿記錄、編制會計(jì)報表等工作則由計(jì)算機(jī)進(jìn)行系統(tǒng)處理。這樣，導(dǎo)致會計(jì)系統(tǒng)控制由純粹對人的控制轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ撕陀?jì)算機(jī)同時進(jìn)行控制。

（2）擴(kuò)大了會計(jì)系統(tǒng)控制的范圍。實(shí)現(xiàn)電算化以后，會計(jì)系統(tǒng)控制不僅僅是對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理程序的控制，還包含針對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的開發(fā)、運(yùn)行、維護(hù)過程中的控制，如系統(tǒng)程序修改控制、網(wǎng)絡(luò)安全的控制等。

（3）增加了會計(jì)系統(tǒng)控制的難度。手工記賬中嚴(yán)格的會計(jì)憑證流程控制、會計(jì)賬簿控制和財(cái)務(wù)會計(jì)報告控制，均能夠完整保留各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理、更改的痕跡。實(shí)現(xiàn)電算化后，部分經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理過程、錯誤的更改信息幾乎不留痕跡，從而增加了會計(jì)系統(tǒng)控制的難度。

（4）財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化帶來的新問題新挑戰(zhàn)。近年來，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化會計(jì)信息系統(tǒng)亦日趨普及。網(wǎng)絡(luò)化會計(jì)信息系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用在很大程度上彌補(bǔ)了單機(jī)電算化系統(tǒng)的不足，同時電算化會計(jì)系統(tǒng)控制也帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。當(dāng)前，財(cái)務(wù)軟件的網(wǎng)絡(luò)功能主要包括：遠(yuǎn)程報賬、遠(yuǎn)程報表、遠(yuǎn)程審計(jì)、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上催賬、網(wǎng)上報稅、網(wǎng)上銀行等，這些功能的實(shí)現(xiàn)必須通過互聯(lián)網(wǎng)來完成，這就加大了會計(jì)系統(tǒng)安全控制的難度，要求會計(jì)系統(tǒng)的安全控制更加嚴(yán)密、更趨完善。

3完善企業(yè)電算化會計(jì)系統(tǒng)控制

企業(yè)財(cái)務(wù)實(shí)現(xiàn)電算化以后，大多只重視會計(jì)核算的工作效益，而常常忽視了電算化會計(jì)系統(tǒng)控制的建設(shè)，弱化了會計(jì)系統(tǒng)控制在內(nèi)部控制體系中的作用?，F(xiàn)就如何在電算化環(huán)境下完善會計(jì)系統(tǒng)控制建設(shè)，保證會計(jì)數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性和完整性提出以下改進(jìn)措施。

3.１ 加強(qiáng)會計(jì)系統(tǒng)開發(fā)、修改的控制

會計(jì)電算化的系統(tǒng)處理程序必須嚴(yán)格遵守《中華人民共和國會計(jì)法》、《事業(yè)單位會計(jì)準(zhǔn)則》等會計(jì)制度的規(guī)定，同時應(yīng)嚴(yán)格按照《會計(jì)電算化管理辦法》、《會計(jì)電算化工作規(guī)范》等有關(guān)會計(jì)電算化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范操作。如果遇到為適應(yīng)會計(jì)核算、管理、監(jiān)督工作的要求，確需對正在使用的會計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行修改、升級時，操作過程必須嚴(yán)格加以控制，相關(guān)人員不能直接參與系統(tǒng)的修改、升級工作。會計(jì)系統(tǒng)開發(fā)、修改的每一個環(huán)節(jié)都必須進(jìn)行詳細(xì)記錄并打印后存檔。

3.２ 健全會計(jì)系統(tǒng)操作管理制度

手工會計(jì)系統(tǒng)控制的重要手段是不相容職務(wù)相分離，實(shí)行會計(jì)電算化后除原始數(shù)據(jù)的收集、審核外其他均由會計(jì)系統(tǒng)處理，因此必須建立相應(yīng)的會計(jì)系統(tǒng)操作管理制度，規(guī)范每個操作人員的行為以及各自之間的權(quán)限限制，保證會計(jì)系統(tǒng)的安全運(yùn)行。操作管理制度一般包括以下內(nèi)容：

（１）編制記賬憑證、登記賬簿、編制會計(jì)報表等會計(jì)核算的全過程不能由一個人上機(jī)操作完成，應(yīng)當(dāng)按照不相容職務(wù)相分離的原則嚴(yán)格分工，規(guī)定計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)操作人員的工作職責(zé)和權(quán)限，在會計(jì)系統(tǒng)用戶管理設(shè)置和具體操作中嚴(yán)格執(zhí)行。

（２）原始憑證必須經(jīng)過相關(guān)審核、復(fù)核人員簽章后才能錄入計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)，數(shù)據(jù)錄入員應(yīng)對輸入數(shù)據(jù)及時核對，發(fā)現(xiàn)錯誤可返回更正，但不能擅自修改。

（３）填制完成的記賬憑證必須經(jīng)過審核人員審核簽章后才能由計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)登記會計(jì)賬簿，如果發(fā)現(xiàn)記賬憑證內(nèi)容有誤，需按會計(jì)核算有關(guān)規(guī)定進(jìn)行更正，并做好數(shù)據(jù)備份工作。

3.３ 加強(qiáng)計(jì)算機(jī)硬件和軟件管理

為了避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行錯誤的不安全隱患，保證會計(jì)系統(tǒng)的運(yùn)行安全，必須加強(qiáng)計(jì)算機(jī)硬件和軟件的管理。計(jì)算機(jī)硬件和軟件管理一般包括以下內(nèi)容：

（１）機(jī)房需要安裝安全供電系統(tǒng)、防火、防盜、防輻射和防電磁波干擾等設(shè)備，操作人員開機(jī)工作后不能擅自離開現(xiàn)場。

（２）機(jī)房工作人員不能擅自向外部提供賬務(wù)資料和數(shù)據(jù)，不得隨意把外來磁盤帶進(jìn)機(jī)房拷貝，禁止在計(jì)算機(jī)上玩游戲，計(jì)算機(jī)上必須安裝防病毒卡和反病毒軟件并進(jìn)行定期檢測和清除病毒，充分做好安全防范工作。

3.４ 完善會計(jì)檔案管理制度

實(shí)行會計(jì)電算化核算以后，隨著會計(jì)檔案資料存儲介質(zhì)的改變和管理范圍的擴(kuò)大，使得對會計(jì)檔案資料管理的要求也相應(yīng)提高。所有打印輸出的憑證、賬簿、報表及其電子文檔應(yīng)嚴(yán)格按照《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行保管，會計(jì)系統(tǒng)開發(fā)、修改所形成的文檔資料全部應(yīng)按照會計(jì)檔案管理的要求管理，存有會計(jì)數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)應(yīng)存放在防潮防磁的環(huán)境中妥善保管。

實(shí)行會計(jì)電算化核算以后，從很大程度上改變了原手工會計(jì)核算環(huán)境下內(nèi)部會計(jì)控制的方式和內(nèi)容。因此，我們要圍繞內(nèi)部會計(jì)控制目標(biāo)，結(jié)合電算化會計(jì)系統(tǒng)控制的特點(diǎn)，提出更高的控制要求，選擇更多的控制對象，采取更好的控制方式，來重新構(gòu)建一套相對完善的電算化會計(jì)控制體系。

主要參考文獻(xiàn)

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