楊大慶

摘要：該文分析了現(xiàn)在軟件行業(yè)中開發(fā)軟件存在的問題和誤區(qū)，以及什么樣的軟件會受使用者歡迎或抵制，指出軟件開發(fā)者要深入實際，了解用戶需求，開發(fā)設(shè)計出結(jié)合工作實際的一些小程序。

關(guān)鍵詞：電子軟件；辦公軟件；開發(fā)

中圖分類號：TP311文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1009-3044(2012)02-0316-02

1辦公自動化存在的問題

辦公自動化不再是有一臺計算機(jī)就算是實現(xiàn)自動化了，它還需要有相應(yīng)的辦公自動化軟件支持。辦公自動化離不開計算機(jī)，而軟件是計算機(jī)的靈魂，也是當(dāng)前信息技術(shù)競爭和信息化建設(shè)的焦點。

辦公自動化系統(tǒng)一直受到各大軟件、硬件廠商的關(guān)注，如哈爾濱電業(yè)局南崗供電局正在使用的文檔之星辦公自動系統(tǒng)，可以在我們企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)上實現(xiàn)從文檔的撰寫、核稿、簽發(fā)、傳閱等一系列文檔流程；還可以實現(xiàn)函件的收發(fā)、會議通知、活動安排、公告信息、信息檢索等其它功能。由于該辦公自動化系統(tǒng)對用戶數(shù)量的限制，使用該系統(tǒng)只能與單位辦公室和主要的幾位領(lǐng)導(dǎo)相聯(lián)，而不能聯(lián)到單位的每一個工作人員計算機(jī)上。而且文檔之星辦公自動化系統(tǒng)注重的是文檔處理方面，缺少辦公室管理方面的功能[1,2]。

辦公自動化的歷史可以追溯到20世紀(jì)40年代，當(dāng)時美國人把一些企業(yè)開始用機(jī)器處理辦公室業(yè)務(wù)的工作方式稱之為辦公自動化。即使在中國，辦公自動化也已有20多年的發(fā)展歷史。但是，由于信息技術(shù)日新月異的發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公自動化除了名稱沒有改變以外，無論從內(nèi)涵到外延都已變得面目全非。而許多軟件、硬件廠商都非常關(guān)注辦公自動化系統(tǒng)，特別是大型的、網(wǎng)絡(luò)型的系統(tǒng)，很少有人關(guān)心辦公軟件。軟件廠商們往往把這看作是過時了的東西，有時還嗤之以鼻。

這說明好多人對辦公自動化認(rèn)識有誤區(qū)，沒有對辦公自動化進(jìn)行深入的了解，因此筆者認(rèn)為：1）網(wǎng)絡(luò)不一定是實現(xiàn)辦公自動化的前提；2）辦公自動化不完全等于無紙化；3）辦公自動化不完全是文檔辦公自動化；4）小型辦公室也需要全方面的辦公自動化；5）要有適于國情的辦公室辦公自動化軟件。

2辦公自動化需要的軟件

我們中小型辦公室不需要大型的、網(wǎng)絡(luò)的辦公軟件，但是各廠商出于不同的目的考慮，總是忽略對小產(chǎn)品的開發(fā)，或者把我們真正需要的東西零星地包含在大型的軟件中。無論從功能上，還是價格都不適于中小型辦公室使用。

辦公自動化需要的軟件是：1）容易上手，容易使用，少出錯誤；2）要求它有相對的獨立性，不依賴其它軟件而存在，而且獨立性并不是指孤立性，它可以通過導(dǎo)入、導(dǎo)出方法與外界進(jìn)行交換數(shù)據(jù)；3）最好是綠色軟件，可以方便安裝和刪除。

為此，我們考察和試用了許多軟件公司的辦公室管理軟件，發(fā)現(xiàn)這些軟件都不能滿足辦公自動化的需要。因為有一些軟件加了許多人為的限制，尤其是網(wǎng)絡(luò)型的軟件，加了許多對數(shù)據(jù)處理流程的限制，如人員的更新，必須由人事部門來做，如果不購買人事管理部分、人事部門不安裝相同的軟件和更新不及時，就無法正常使用。

當(dāng)然這些軟件有統(tǒng)一的效據(jù)更改源，便于數(shù)據(jù)的統(tǒng)一維護(hù)，但是沒有考慮在實際使用時出現(xiàn)的問題和困難。這些軟件往往是軟件公司的行政管理人員或是不接觸實際用戶的高級系統(tǒng)設(shè)計者提出的設(shè)計方案。他們聽不進(jìn)去或是根本不聽基層程序開發(fā)者反饋的用戶意見，認(rèn)為用戶不懂計算機(jī)程序設(shè)計，更不懂軟件工程，用戶的想法是幼稚的、不可取的。

因此，該軟件程序使用煩瑣，讓使用者有時感到無從下手，比如在錄入一條信息時，發(fā)現(xiàn)在一個自定義代碼沒有定義，則無法繼續(xù)進(jìn)行工作，則要放棄這條信息已經(jīng)錄入了的內(nèi)容，然后退出信息錄入功能，再進(jìn)入到代碼定義功能，定義一個新的代碼，再返回到錄入信息界面，重新錄入那條曾經(jīng)錄入了一大部分?jǐn)?shù)據(jù)的信息。

筆者認(rèn)為，漢字本身就可以理解為一種代碼，難道一定要用毫無意義的123，abc去代替它?為此查閱了許多資料，發(fā)現(xiàn)代碼中有一些是國標(biāo)碼，這是在編程時就應(yīng)該定義完畢的，一般不需要用戶重新定義和維護(hù)它。還有一些代碼在程序使用前是不確定的，需要用戶在使用時自行定義。以前由于程序設(shè)計語言本身的限制、磁盤和內(nèi)存儲空間的限制和漢字輸入技術(shù)的限制等原因，這些代碼都起到了一定的作用。但是現(xiàn)在環(huán)境變了，這些限制幾乎都不存在了，為什么還要用這些舊的方法去開發(fā)程序?，F(xiàn)在的程序開發(fā)手段是能實現(xiàn)下拉式選擇輸入的，用戶完全可以在其中選擇以前錄入過的相同內(nèi)容，這是很方便的。代碼多了，給程序數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出都帶來許多困難，甚至無法實現(xiàn)。

因此，軟件工程的設(shè)計者們，應(yīng)該放下書本和課堂中學(xué)到的東西，到實際中去體驗一下。開發(fā)出來的程序或是系統(tǒng)才能真正具有實用性。

許多人可能見到過這樣的事，一個不是大程序員的人，甚至都不是程序員科班出身的人。自學(xué)編程，根據(jù)自己的工作需要編寫一些有實用性的大小程序，給自己或是其它相關(guān)人員用。但是這種根據(jù)實際環(huán)境編寫出來的程序往往卻是最受歡迎的。

而大軟件公司開發(fā)的程序，不僅需要計算機(jī)的軟件、硬件要有較高的配置，而且運行速度慢，只要運行該程序就必須保持網(wǎng)絡(luò)的連接，否則就與“系統(tǒng)管理員聯(lián)系”。設(shè)備參數(shù)多而無用，某些沒有什么實際用處的參數(shù)就連設(shè)備的生產(chǎn)廠家都不掌握。

3實例：PowerBuilder開發(fā)Word

在訪問Word之前，PB必須首先創(chuàng)建OLE對象，并連接到Word應(yīng)用服務(wù)，例如下面代碼中的Word_OLE，通過它可以實現(xiàn)創(chuàng)建、打開、讀寫、設(shè)置版面、保存、關(guān)閉Word文檔等操作.Word.Application存在于注冊表中KEY_CLASSES_ROOT下，根據(jù)該P(yáng)rogID可定位Word應(yīng)用服務(wù)，它處在LocalServer32分支下。

OLEObject Word_OLE，Word_Active_DOC，Selection_of _Word, InLineShape_Photo

Word_OLE=CREATE OLEObiect

Word_OLE.ConneetToNewObject(”Word.Application”)

對于復(fù)雜的報表，可先直接打開Word，建一個新的Word文檔，在文檔中編輯好一張樣表后保存。對于完成的樣表，以后需要在該表中填寫數(shù)據(jù)時，可用函數(shù)FileCopy復(fù)制一個新的Word樣表副本到指定位置，并將文件名設(shè)為指定的文件名，然后由PB程序?qū)?shù)據(jù)源或數(shù)據(jù)窗口中的數(shù)據(jù)寫入表格中指定的位置.如果表格中字體字號、對齊方式設(shè)置較為復(fù)雜，可先在Word原始樣表中隨意輸入一些內(nèi)容并分別設(shè)置字體字號，對齊方式后保存，然后將所填入的內(nèi)容刪除后再次保存，這可使得將來在樣表副本中只需填寫數(shù)據(jù)而不必分別設(shè)置格式.現(xiàn)假定WorD_File_Name就是新復(fù)制出來的某學(xué)生的檔案空表文件，對Word報表進(jìn)行操作之前應(yīng)先將其打開。

Word_Active_DOC=Word_OLE.Documents.Open(Word_File_Name)

如果要在該Word文檔中的第一張表第二行第一列中填入內(nèi)容，可以通過下面的語句來完成。

Word_Active_DOC.Tables[1].Cell[2，1]. Select

Selection_of_Word=Word_OLE.Windows[1].Seleetion

Selection_of__Word. InsertAfter(”……”) //在單元格中填入內(nèi)容

如果要在第二行第九列中插入相片，可先改變Cell的兩個下標(biāo)，然后將上面第三行語句改成下面的語句即可，其中JPG_File_Name是相片文件名。代碼后兩行設(shè)置了相片的尺寸。

InLineShape_Photo=Selection_of_Word.InlineShapes.AddPicture(JPG_File_Name，F(xiàn)alse，True)

InLineShape_Photo.Height=92.15

InLineShape_Photo.Width=69. 75

對于規(guī)則的表格，上述代碼將任意來源的文字圖片填寫到表格已毫無問題，但在開發(fā)過程中，Word2000表格中某些合并的單元格無法通過行列來定位，雖然對于Excel2000不存在這一問題，為處理不能用Tables[t]，Celt[r，c]來正常定位的單元格，可以先定位到某個可以定位的單元格，然后調(diào)用上下左右移動光標(biāo)的方法來定位.假定Tables[1]中第5行7，8，9三個單元格被合并，可以先定位到Cell[5，6]，然后向右移動一格.

Word_Active_DOC.Tables[1].Cell[5，6].Select

Selection_of_Word=Word_OLE.Windows[1].Selection

Selection_of_Word.MoveRight(12，1) //wdCell=12，右移1格

Selection_of_Word.InsertAfter(”……”)

完成一個文檔的處理后需要將文檔保存，這可以通過下面的語句來完成.

Word_Active_DOC.SaveAs(Word_File Name)

Word_Active DOC.Close()

生成的Word報表可以脫離應(yīng)用系統(tǒng)在Word中打印，也可在PB開發(fā)的應(yīng)用程序內(nèi)用下面的語句打印。

Word_Active_DOC.PrintOut()

若不再處理其他Word文檔，應(yīng)退出Word應(yīng)用，釋放并注銷連接。

Word_OLE.Application.Quit()

Word_OLE.DisconneetObject()

DESTROY Word_OLE

4結(jié)束語

人們使用軟件的目的就是要從繁瑣、重復(fù)的手工勞動中解脫出來。受歡迎的軟件是真正從使用者的角度考慮，把工作變得簡單化，不一定是功能多而全的軟件。有些推廣的軟件，從使用者的角度考慮不足，這恰恰是軟件開發(fā)之初應(yīng)該首先考慮的內(nèi)容，而不是后期完善的問題。使用者使用計算機(jī)后就會用WORD來寫這些文件，但不需要每次都要重新寫，只需修改保存過的WORD文件就能很快得到一個他們所需要的東西。而有些軟件就要一個字一字的從頭寫，因此使用者會從心里抵制使用這個軟件。有些軟件甚至都沒有復(fù)制、粘貼功能。有些軟件在數(shù)據(jù)基少的時候尚可正常運行，隨著數(shù)據(jù)量的增大就會出現(xiàn)這樣那樣的問題。為什么軟件的開發(fā)商們不考慮這些問題，而只關(guān)心他們的程序中的那些新技術(shù)，而不是安下心來開發(fā)有實用價值的程序。我們希望軟件公司也能放下身價，開發(fā)出一個受歡迎的軟件。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉宇,潘彤.辦公軟件測評指標(biāo)體系研究[J].計算機(jī)工程與科學(xué),2007,29(12).

[2]王麗紅,王丹寧.辦公軟件在質(zhì)量檢查工作中應(yīng)用的意義[J].計算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用, 2010(4).