李海英

摘要： 教學(xué)秘書是高校教學(xué)最基層管理者，是教務(wù)管理部門與院系之間的橋梁，是師生聯(lián)系的紐帶。教學(xué)秘書的工作質(zhì)量將直接影響高校的教學(xué)質(zhì)量。本文從教學(xué)秘書的作用、工作特點(diǎn)和應(yīng)具備的基本素質(zhì)等方面，淺析教學(xué)秘書應(yīng)如何做好高校教學(xué)管理工作。

關(guān)鍵詞： 教學(xué)秘書高校教學(xué)管理工作基本素質(zhì)

提高教學(xué)質(zhì)量離不開高水平的教學(xué)管理隊(duì)伍，教學(xué)秘書作為高校最基層的教學(xué)管理人員，是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的參謀，是高校二級學(xué)院（系）與教務(wù)管理部門之間的聯(lián)系紐帶，其工作的質(zhì)量直接或間接影響到學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)效果。教學(xué)秘書高效細(xì)致的工作，是保證教學(xué)工作正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，在教學(xué)管理中起著不可或缺的作用。重視教學(xué)秘書工作，對維護(hù)高校教學(xué)秩序，加強(qiáng)教學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。

1.教學(xué)秘書的作用

1.1參謀和助手作用

教學(xué)秘書是高校教學(xué)工作的基層管理者。作為基層的教學(xué)管理人員，一個(gè)重要的作用就是當(dāng)好所在院系領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。他們要根據(jù)學(xué)校的教學(xué)要求，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制訂出具體的教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)工作安排。在課程安排、教材選用、確定任課教師、考試安排、教研室活動(dòng)計(jì)劃和教學(xué)工作考核等方面，給領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供必要的準(zhǔn)確信息、依據(jù)和建議，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。

1.2溝通和協(xié)調(diào)作用

教學(xué)秘書因工作需要經(jīng)常與學(xué)校教務(wù)處及各院系、各部門進(jìn)行聯(lián)系，特別是與本院系的教師和學(xué)生聯(lián)系，在這些聯(lián)系中要學(xué)會(huì)有效地溝通。只有與人良好地溝通，才能得到他人的理解與支持，才能得到重要的信息。協(xié)調(diào)是在溝通的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。教學(xué)秘書一方面要完成教務(wù)處、院系領(lǐng)導(dǎo)所布置的各項(xiàng)工作，另外要學(xué)會(huì)借助有效的溝通手段協(xié)調(diào)與各部門、各學(xué)院之間的關(guān)系，更為重要的是經(jīng)常協(xié)調(diào)本院系教師與學(xué)生有關(guān)教學(xué)的事宜，并在協(xié)調(diào)中擺正自己的角色定位，處處以集體利益為重，自覺維護(hù)院系的形象和聲譽(yù)。

1.3監(jiān)控和提高作用

教學(xué)秘書作為基層管理人員，要對教學(xué)過程、教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控，最終的目的是提高教學(xué)質(zhì)量。教學(xué)秘書要積極協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行教學(xué)質(zhì)量檢查，經(jīng)常了解教學(xué)情況，加強(qiáng)教學(xué)信息反饋工作的管理。另外，教學(xué)秘書在教務(wù)處的指導(dǎo)下，協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)對教師教學(xué)質(zhì)量和學(xué)生學(xué)習(xí)質(zhì)量定期展開評價(jià)。開展教學(xué)工作評價(jià)，要明確目標(biāo)，抓好基礎(chǔ)，突出重點(diǎn)，堅(jiān)持“以評促建、重在建設(shè)”的原則，堅(jiān)持教學(xué)工作評價(jià)經(jīng)?；c制度化，實(shí)現(xiàn)教學(xué)工作與日常教學(xué)管理相結(jié)合。

2.教學(xué)秘書工作的特點(diǎn)

教學(xué)秘書在高校整體工作中具有非常重要的作用，直接影響院系工作的開展。因此，對教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)必須有深刻的認(rèn)識(shí)和正確的理解，這對進(jìn)一步做好教學(xué)秘書工作，具有非常重要的意義。

2.1服務(wù)性

教學(xué)秘書的宗旨是為教學(xué)服務(wù)、為教師服務(wù)、為學(xué)生服務(wù)，這是教學(xué)秘書一切工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。教學(xué)秘書需配合院系領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)處制定、修改大綱，安排各項(xiàng)課程的教學(xué)進(jìn)度，整理匯總學(xué)生各科成績，保管各類與教學(xué)工作有關(guān)的文件、檔案。其一，教學(xué)秘書要為院系領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，做其教學(xué)參謀，對日常信息進(jìn)行篩選和整合，為其提供參考性意見。其二，教學(xué)秘書也要為教師和學(xué)生服務(wù)，向上匯總傳遞教師和學(xué)生在具體教學(xué)過程中所遇到的問題，向下落實(shí)和完成院系領(lǐng)導(dǎo)制定的各項(xiàng)教學(xué)政策，并監(jiān)控和管理日常教學(xué)工作有序進(jìn)行。

2.2管理性

教學(xué)秘書從事的是對教學(xué)計(jì)劃實(shí)施過程中的常規(guī)管理，包括教學(xué)運(yùn)行管理、教學(xué)例行管理和教學(xué)檔案管理，它的主要目的是維持正常的教學(xué)秩序。教學(xué)秘書從每學(xué)期的開學(xué)初至期末，始終圍繞教學(xué)，負(fù)責(zé)處理具體的教學(xué)事務(wù)，從而保證教學(xué)活動(dòng)正常、有序地開展。

2.3靈活性

教學(xué)秘書主要是協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)管理全院的教學(xué)工作，院系領(lǐng)導(dǎo)是決策者，而教學(xué)秘書是執(zhí)行者。院系領(lǐng)導(dǎo)在管理上不可能面面俱到，那么，教學(xué)秘書在執(zhí)行決策，以及處理一些突發(fā)性、偶發(fā)性事件時(shí)，應(yīng)根據(jù)當(dāng)時(shí)的情況，在不違背原則的情況下做靈活處理。

2.4繁雜性

從工作的內(nèi)容來看，教學(xué)秘書工作幾乎涉及全院系教學(xué)管理的各個(gè)方面，范圍廣，工作量大，具有繁雜性的特點(diǎn)。從教學(xué)工作安排，教案、教學(xué)日志等情況的檢查，到學(xué)生重修與補(bǔ)考、教師調(diào)課與代課、考試與監(jiān)考安排及督促教師命題、管理試卷，等等，既有常規(guī)性的教學(xué)管理工作，又有突發(fā)性的教學(xué)異常情況，工作面面俱到，繁瑣而復(fù)雜。這就要求教學(xué)秘書面對多樣和復(fù)雜的工作，能溝通協(xié)調(diào)，合理安排，使得每一項(xiàng)工作都順暢、正常地進(jìn)行。

2.5責(zé)任性

教學(xué)秘書工作是一個(gè)對責(zé)任心要求非常高、容易出責(zé)任事故卻很難出成績的崗位。在這個(gè)崗位上，各項(xiàng)工作瑣碎、繁雜，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，稍有不慎就會(huì)影響教學(xué)秩序，甚至造成教學(xué)事故。因此，教學(xué)秘書必須具有很強(qiáng)的責(zé)任心。

3.教學(xué)秘書應(yīng)具有的基本素質(zhì)

教學(xué)管理不只是一般的行政管理，而是兼有學(xué)術(shù)管理和行政管理的雙重職能。因此，作為高校的教學(xué)秘書必須具有較高的素質(zhì)。建立一支高素質(zhì)、高水平、相對穩(wěn)定的教學(xué)秘書隊(duì)伍是確保高校教育教學(xué)改革得以順利進(jìn)行和實(shí)施的重要保障。

3.1應(yīng)具有過硬的政治素質(zhì)

思想是行為的先導(dǎo)，什么樣的思想決定什么樣的行動(dòng)。這就要求教學(xué)秘書要具有較高的政治覺悟，具有堅(jiān)定的信仰和信念，正確理解黨的路線、方針、政策，正確認(rèn)識(shí)自己所從事工作的意義。在思想上和行動(dòng)上與黨中央保持高度一致，熱愛教育事業(yè)，不怕辛苦，腳踏實(shí)地，立志獻(xiàn)身于教育事業(yè)。其次，教學(xué)秘書必須站在一定的高度去理解和思考問題，擺正自己的位置，認(rèn)清自己所從事工作的重要性，要有嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度和甘為人梯的事業(yè)心和敬業(yè)精神。

3.2應(yīng)樹立良好的教學(xué)服務(wù)意識(shí)

教學(xué)秘書應(yīng)該做到：首先，要尊重教師，保持良好的工作態(tài)度。高校的本質(zhì)是培養(yǎng)人才，培養(yǎng)人才的根本在于教師。給教師創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，尊師重道，不僅體現(xiàn)在學(xué)生要尊敬老師，更重要的是教學(xué)秘書應(yīng)樹立尊敬老師的觀念。無論是在教學(xué)工作的布置和執(zhí)行中，還是在為教師提供服務(wù)的過程中，都要始終尊重教師，保持良好的工作態(tài)度。其次，應(yīng)簡化工作流程，提供高效服務(wù)。教學(xué)管理的本質(zhì)是面向教師，開展好教學(xué)工作服務(wù)。因此，在教學(xué)管理中需要始終將服務(wù)放在管理的首位。一是盡量為教師分擔(dān)；盡量滿足教師的合理要求。對于教師因故不能按正常教學(xué)計(jì)劃授課而請假或調(diào)課的申請，應(yīng)嚴(yán)格按照教務(wù)處要求申請并報(bào)批，記載要及時(shí)確切。教學(xué)工作量列表要讓人一目了然，有理有據(jù)。服務(wù)學(xué)生，應(yīng)抱著一種平等友好的心態(tài)，耐心地為學(xué)生解答問題。

3.3應(yīng)具備良好的心理素質(zhì)

教學(xué)秘書作為聯(lián)系院系與學(xué)校教務(wù)管理部門之間的紐帶，其工作任務(wù)重，涉及面廣，管理和服務(wù)的對象主要是人，這就要求其必須具備良好的心理素質(zhì)。在工作中，遇事不慌、不煩、不怕，要善于調(diào)節(jié)、控制自己的情緒，使自己經(jīng)常保持穩(wěn)定、開朗、樂觀的心境。用積極向上的工作態(tài)度、任勞任怨的服務(wù)精神感染老師和學(xué)生，建立良好的互動(dòng)合作關(guān)系，形成寬松愉悅的工作氛圍。

3.4應(yīng)具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)

一個(gè)好的教學(xué)秘書，必須熟悉教學(xué)工具，具備良好的協(xié)調(diào)溝通能力、信息處理能力、檔案歸納整理能力、計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力等。工作要耐心細(xì)致，善于計(jì)劃統(tǒng)籌，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，摸索規(guī)律，不斷提高業(yè)務(wù)水平。一方面要善于協(xié)調(diào)溝通各方面的關(guān)系，溝通各類人員的聯(lián)系，從而形成合力，順利完成各項(xiàng)工作。另一方面要善于了解教師的教學(xué)情況、學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，并從中收集第一手資料，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及上級教學(xué)主管部門提供可靠的信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。此外，還要熟練掌握現(xiàn)代化的教學(xué)手段，即熟練掌握現(xiàn)代辦公自動(dòng)化信息處理技能，使信息更加系統(tǒng)化、科學(xué)化和規(guī)范化。此外，要勤于學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，熟悉本院系各專業(yè)的基本情況，促進(jìn)教學(xué)工作創(chuàng)新。

總之，教學(xué)秘書工作是高校教學(xué)管理工作中的重要環(huán)節(jié)，教學(xué)秘書的工作質(zhì)量直接影響學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量，在高校教學(xué)管理中具有舉足輕重的地位。隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，教學(xué)管理工作將更加繁重和復(fù)雜，教學(xué)秘書將面臨更大的挑戰(zhàn)，在實(shí)際工作中要不斷提高自身的綜合素質(zhì)和管理水平，為高等教育事業(yè)的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

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