姚紅美

【摘 要】 在信息技術(shù)的發(fā)展中，OA系統(tǒng)的誕生主要是為了行政管理，更多的是應(yīng)用于企事業(yè)單位的內(nèi)部公文傳遞、人事協(xié)同等。OA系統(tǒng)運用于預(yù)算控制、財務(wù)審批、資產(chǎn)管理等管理過程是近幾年才出現(xiàn)的新生事物。文章通過介紹OA系統(tǒng)在蘇州大學(xué)應(yīng)用技術(shù)學(xué)院財務(wù)管理中的運用實踐，闡述OA系統(tǒng)在高校財務(wù)管理中的優(yōu)缺點，以期對數(shù)字化校園建設(shè)中高校財務(wù)管理信息化建設(shè)和發(fā)展有所裨益。

【關(guān)鍵詞】 OA系統(tǒng)； 高校； 財務(wù)管理

隨著IT技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的普遍應(yīng)用，數(shù)字化校園的建設(shè)和發(fā)展已經(jīng)成為高校提高自身管理水平、加強內(nèi)部控制、優(yōu)化資源配置、提升社會形象的重要舉措，越來越得到大多數(shù)高校的認(rèn)同和重視。OA系統(tǒng)是數(shù)字化校園的有機組成部分。

OA全稱Office Automation，翻譯為中文簡稱辦公自動化，是大家熟知的IT詞語。然而對于OA是什么卻是眾說紛紜，不同的人對此會有不同的解釋。目前最全面、最被認(rèn)可的OA的概念是：OA是指一切可滿足于企事業(yè)單位的、綜合型的、能夠提高單位內(nèi)部信息交流、共享、流轉(zhuǎn)處理的和實現(xiàn)辦公自動化及提高工作效率的各種信息化設(shè)備和應(yīng)用軟件。但是，它并不是孤立存在的，它與企事業(yè)單位其他各類管理系統(tǒng)（如電子政務(wù)系統(tǒng)、電子商務(wù)系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)）密切相關(guān)、有機整合。一個獨立存在的OA辦公自動化系統(tǒng)生命力及作用是薄弱的。

OA技術(shù)發(fā)展至今，將財務(wù)審批流程并入OA系統(tǒng)已成為可能，大大提高了審批效率和辦公速度，也是高校數(shù)字化校園建設(shè)的重要成果。

一、OA系統(tǒng)運用于高校財務(wù)審批的優(yōu)勢

蘇州大學(xué)應(yīng)用技術(shù)學(xué)院財務(wù)管理實行OA審批已過了一年，實踐證明OA運用于高校財務(wù)審批具有明顯優(yōu)勢。

1.無紙化形式，有利于縮短審批周期。OA系統(tǒng)不僅支持局域網(wǎng)運行還支持手機模式，方便財務(wù)事項經(jīng)辦人和審批人在任何地方登陸OA，辦理網(wǎng)上申請和審批。與手工形式相比，大大縮短了審批周期。

2.“物流化”審批過程，有利于加強內(nèi)部控制。OA系統(tǒng)是協(xié)同管理平臺，集成了組織運行的主要管理功能并流程化。如：采購申請與驗收、預(yù)算申請與報銷、借款與合同管理等。高校財務(wù)管理中涉及內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，都能在OA系統(tǒng)中予以流程化并相互鏈接，有利于經(jīng)濟事項按流程運作。通過鏈接提供各控制環(huán)節(jié)詳細(xì)內(nèi)容，避免了手工形式下內(nèi)部控制環(huán)節(jié)的遺漏。

3.多形式查詢及尋呼，有利于提高事前控制能力。OA系統(tǒng)提供了多種形式的查詢及尋呼功能，申請人只要開始登陸OA辦理申請，財務(wù)部門即可查詢相關(guān)信息，關(guān)注申請事項費用的合理性和有效性，發(fā)現(xiàn)異常，及時尋呼提醒，提高事前控制的能力。

4.有利于提高資金運籌管理能力。財務(wù)部門通過OA提供的審批業(yè)務(wù)流程，可以查閱資金需求的動態(tài)變化，及時掌握資金需求量，合理安排資金供給，提高資金運籌管理能力。

5.有利于查詢財務(wù)審批流程節(jié)點。OA系統(tǒng)協(xié)同管理各模塊均是流程化的方式，相關(guān)人員可以通過流程查詢功能隨時查詢經(jīng)辦業(yè)務(wù)的“流動”速度和節(jié)點，并可通過催辦方式提醒和催促各節(jié)點經(jīng)辦人和審批人。

6.有利于提高財務(wù)服務(wù)能力和效率。OA系統(tǒng)建立了平臺尋呼、短信尋呼、郵件尋呼、內(nèi)部博客、內(nèi)部論壇、審批意見等溝通方式。您的各類意見可以隨時反饋給您需要溝通的所有人員，相關(guān)業(yè)務(wù)各節(jié)點人員通過流程查詢和短信均能及時了解您的反饋信息，提高了財務(wù)服務(wù)能力和效率，避免了面對面的現(xiàn)場沖突。

二、OA系統(tǒng)運用于高校財務(wù)審批的流程及存在的問題

高校財務(wù)管理實施OA審批，初始化工作主要是審批流程的設(shè)計。根據(jù)財務(wù)管理的要求，結(jié)合OA的特點，分析內(nèi)部控制的環(huán)節(jié)，設(shè)計審批類型和審批流程。

1.審批類型。OA系統(tǒng)運用于財務(wù)審批，可分為財務(wù)申請和財務(wù)報銷兩類。根據(jù)預(yù)算控制和日常運行管理需要，組織活動結(jié)束無論是產(chǎn)生顯性費用還是隱性費用，都應(yīng)納入財務(wù)申請辦理審批。財務(wù)申請又可分為采購申請、出差申請、費用申請、接待申請、維修申請、培訓(xùn)申請、舉辦會議申請、學(xué)術(shù)講座申請等。財務(wù)報銷主要是結(jié)合費用類型和審批環(huán)節(jié)劃分，可分為人員費用、差旅費、借款、購置設(shè)備、其他費用等。科研經(jīng)費可以單列也可以分項目并入上述費用。

2.審批流程。OA系統(tǒng)中的財務(wù)審批流程，與手工形式下的審批流程相比，可以設(shè)置更多的控制環(huán)節(jié)。根據(jù)高校運行的實際，財務(wù)申請和財務(wù)報銷的審批流程可以相同也可以不同。財務(wù)申請審批流程一般為：申請人→部門負(fù)責(zé)人→分管校領(lǐng)導(dǎo)。為了簡化環(huán)節(jié)，也可以是申請人→部門負(fù)責(zé)人，具體依據(jù)高校日常運行管理控制要求。財務(wù)報銷審批流程主要是根據(jù)高校財務(wù)管理要求設(shè)置。財務(wù)管理要求的每一環(huán)節(jié)都應(yīng)設(shè)置在審批流程中。財務(wù)報銷審批流程一般為：申請人→證明人→部門負(fù)責(zé)人→分管校領(lǐng)導(dǎo)或分管財務(wù)校領(lǐng)導(dǎo)→財務(wù)審核→財務(wù)復(fù)核→出納。涉及需要有申請和驗收要求的，相關(guān)已審批申請和驗收單通過鏈接嵌入本流程。申請人查詢到流程已經(jīng)過分管財務(wù)校領(lǐng)導(dǎo)審批，便可將原始單據(jù)送交財務(wù)部門審核，也可以是財務(wù)審核通過尋呼方式通知申請人提交原始單據(jù)。不等候、無現(xiàn)金報銷方式下，申請人查詢流程已結(jié)束，該財務(wù)報銷業(yè)務(wù)即完成。在財務(wù)報銷審批流程的每一節(jié)點，節(jié)點經(jīng)辦人判斷報銷費用不符合要求都可以退回上一節(jié)點或直接退回到申請人，并可將退回意見通過對話框和尋呼方式通知需要告知的所有對象。

OA系統(tǒng)運用于除高校財務(wù)事項外的日常辦公已很普遍，運用于高校財務(wù)審批，在國內(nèi)尚屬鮮見。根據(jù)蘇州大學(xué)應(yīng)用技術(shù)學(xué)院運行一年多來的實際，尚有許多問題亟待解決。

第一，各節(jié)點簽批的有效性。財務(wù)管理實施OA審批，最后歸入會計檔案的是流程各節(jié)點電子簽名形成的打印件，原始單據(jù)不再有審批人的手簽名。根據(jù)電子簽名的控制要求，U盾形式的簽名為合法安全簽名。目前，除分管財務(wù)校領(lǐng)導(dǎo)外，各節(jié)點均未強制要求采用電子簽名。同時，各節(jié)點審批人不再是手簽，而僅是根據(jù)申請人對費用事項的描述判斷是否簽批，缺少了對原始單據(jù)直觀性的判斷，降低了簽批的有效性。

第二，原始單據(jù)入賬手續(xù)缺失。根據(jù)財務(wù)管理需要，手工審批形式下，原始單據(jù)上均有各環(huán)節(jié)責(zé)任人手簽名。手簽名形式的法律責(zé)任人人皆知。采用OA審批后，原始單據(jù)上只剩經(jīng)辦人手簽名，這與國家有關(guān)會計檔案管理要求相悖，也隱藏了因票據(jù)流失重復(fù)報賬的風(fēng)險。

第三，各節(jié)點新增工作量不經(jīng)濟。高校財務(wù)管理實施OA審批后，給申請人和財務(wù)部門帶來了成倍的工作量。申請人需要填列每一張原始單據(jù)的號碼、金額、開票單位、內(nèi)容、事由。財務(wù)審核和復(fù)核需要核對申請人填寫的信息是否與原始票據(jù)相符。如此而為，僅是幫助審批人判斷。事實上，即使審批人判斷正確，也難以確保申請費用完全符合財務(wù)入賬要求，仍有諸如未加蓋發(fā)票專用章造成票據(jù)無效、票據(jù)金額大小寫不符、獲取發(fā)票為虛假發(fā)票等問題存在。從成本效益視角看，申請人和財務(wù)部門新增的工作量不經(jīng)濟。

第四，缺少預(yù)算控制環(huán)節(jié)。OA系統(tǒng)目前還是一個協(xié)同管理的平臺，與財務(wù)系統(tǒng)無接口。財務(wù)報銷申請的各項費用是否符合預(yù)算或超出預(yù)算范圍，無法做到實時判斷和控制。相關(guān)項目負(fù)責(zé)人也無法通過OA系統(tǒng)準(zhǔn)確實時查詢經(jīng)費使用情況。財務(wù)信息化的水平?jīng)]有通過OA系統(tǒng)得到更高的提升。

第五，缺少財務(wù)預(yù)約功能。目前，網(wǎng)上預(yù)約報銷模式已經(jīng)在規(guī)模比較大的高校出現(xiàn)。預(yù)約報賬系統(tǒng)后端處理設(shè)成每時段限號，均衡財務(wù)工作量，這一功能未能在OA系統(tǒng)中體現(xiàn)。財務(wù)報賬業(yè)務(wù)量依然是隨著領(lǐng)導(dǎo)審批時段而集中釋放。

三、OA系統(tǒng)運用于高校財務(wù)管理的優(yōu)化建議

結(jié)合OA系統(tǒng)在高校財務(wù)審批中的運用實踐，OA系統(tǒng)運用于高校財務(wù)管理，還有待繼續(xù)改進和優(yōu)化。

1.優(yōu)化流程及操作，方便實用。高校在將OA系統(tǒng)運用于財務(wù)管理時，應(yīng)全面梳理現(xiàn)有財務(wù)管理的要求，合理設(shè)計流程類型和流程圖，各關(guān)鍵節(jié)點必須設(shè)置在流程中。高?？筛鶕?jù)財務(wù)費用類型和預(yù)算控制需要，細(xì)化流程類型，明細(xì)流程圖；增加和調(diào)整查詢窗口信息顯示量，既方便申請人選擇使用，又滿足財務(wù)管理信息化要求；借鑒高拍技術(shù)，將原始單據(jù)拍照上傳，提高審批判斷的準(zhǔn)確性和有效性；設(shè)計更嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟僮髁鞒毯头椒ǎㄟ^設(shè)置訪問控制、數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證等技術(shù)，防止數(shù)據(jù)在流程各環(huán)節(jié)被篡改，提高數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩浴?/p>

2.與財務(wù)系統(tǒng)對接，提高財務(wù)管理信息化水平。高校財務(wù)管理信息實時化是數(shù)字化校園建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。通過OA系統(tǒng)實現(xiàn)預(yù)算控制，實時查詢經(jīng)費使用情況；實現(xiàn)與財務(wù)系統(tǒng)對接，將OA系統(tǒng)已審批業(yè)務(wù)直接轉(zhuǎn)入財務(wù)系統(tǒng)自動生成憑證；同時，將高拍上傳的原始單據(jù)轉(zhuǎn)成為電子會計檔案，應(yīng)是軟件開發(fā)商和高校共同努力的目標(biāo)。

3.嚴(yán)格控制審批環(huán)節(jié)。網(wǎng)絡(luò)時代，電子化簽名已經(jīng)普遍。用戶名加密碼組合的電子簽名，雖簡便快捷，但安全性較低。OA系統(tǒng)運用于高校財務(wù)管理，各流程節(jié)點審批人應(yīng)通過U盾審批，以提高電子簽名的安全性和有效性，確保經(jīng)濟事項真實準(zhǔn)確。

近幾年，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的普及，會計信息化建設(shè)也要求高校的財務(wù)管理能促進高校整體管理能力的提升。高校將OA系統(tǒng)運用于財務(wù)管理，無疑是會計信息化的一次創(chuàng)新和探索，帶來了財務(wù)管理的新革命。高校如能通過OA系統(tǒng)實現(xiàn)審批功能與財務(wù)系統(tǒng)功能的全面對接，將是高校會計信息化和數(shù)字化校園建設(shè)的突破性成果。

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