［摘要］文章分析加強(qiáng)企業(yè)科研項(xiàng)目檔案管理的必要性，提出構(gòu)建適應(yīng)科研項(xiàng)目檔案工作不斷發(fā)展的配套環(huán)境，規(guī)范科研項(xiàng)目檔案工作流程，進(jìn)而提升科研項(xiàng)目檔案的管理水平和企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

［關(guān)鍵詞］檔案管理；科研項(xiàng)目檔案；項(xiàng)目管理

［作者簡(jiǎn)介］余然，中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第三十八研究所檔案館員，碩士研究生，安徽合肥，230088

［中圖分類(lèi)號(hào)］ G275.9 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ A ［文章編號(hào)］ 1007-7723（2012）04-0014-0003 科研項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目在立項(xiàng)申請(qǐng)、研制、試驗(yàn)、驗(yàn)收過(guò)程中形成的具有保存、備查價(jià)值的信息記錄?？蒲许?xiàng)目檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，是企業(yè)智力資本的核心構(gòu)件。隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的確立和信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用，科研項(xiàng)目檔案的管理與企業(yè)發(fā)展和運(yùn)營(yíng)的關(guān)系越來(lái)越密切，直接影響著企業(yè)的綜合實(shí)力和可持續(xù)發(fā)展的能力。

一、加強(qiáng)科研項(xiàng)目檔案管理的必要性

（一）加強(qiáng)科研項(xiàng)目檔案管理是企業(yè)開(kāi)展科研生產(chǎn)的硬性需求

科研項(xiàng)目檔案是對(duì)項(xiàng)目研制過(guò)程的忠實(shí)記錄，是進(jìn)行質(zhì)量控制和責(zé)任追溯的有效憑證。在科研生產(chǎn)過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量記錄信息，這些信息是對(duì)科研生產(chǎn)過(guò)程最直接的反映和第一手資料，可以有效地還原科研生產(chǎn)過(guò)程中的方方面面，起到追溯和監(jiān)督的作用。

大多數(shù)科學(xué)研究不是孤立進(jìn)行的，而是要借鑒和參考前人的研究成果和經(jīng)驗(yàn)。從某種意義上說(shuō)，任何科學(xué)研究都具有歷史繼承性和沿革性。科研項(xiàng)目檔案不但是對(duì)該科研項(xiàng)目本身研究過(guò)程的記錄，同時(shí)也為其他項(xiàng)目的研究提供了豐富的、可借鑒的珍貴資料。加強(qiáng)對(duì)科研項(xiàng)目檔案的管理，可以有效地組織檔案信息資源，挖掘潛在數(shù)據(jù)價(jià)值，為企業(yè)的科研生產(chǎn)提供其所需要的數(shù)據(jù)信息，保障項(xiàng)目的順利開(kāi)展。

（二）加強(qiáng)對(duì)科研項(xiàng)目檔案的管理是由其項(xiàng)目檔案的內(nèi)在特點(diǎn)決定的

科研項(xiàng)目檔案成套性的內(nèi)在特點(diǎn)要求必須以項(xiàng)目為單位對(duì)科研檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。成套性是科研項(xiàng)目檔案區(qū)別于其他類(lèi)型檔案的一個(gè)顯著特點(diǎn)。就科研項(xiàng)目檔案而言，成套性是指從項(xiàng)目的立項(xiàng)申請(qǐng)、論證、試驗(yàn)到最后的驗(yàn)收過(guò)程中所形成的各種類(lèi)型的信息記錄，是一套相互關(guān)聯(lián)、不可分割的整體，應(yīng)按項(xiàng)目集中統(tǒng)一管理。

根據(jù)科研檔案大多涉密的特點(diǎn)，以項(xiàng)目為單位進(jìn)行集中統(tǒng)一管理更有利于科研項(xiàng)目的保密工作。涉密的科研項(xiàng)目，無(wú)論其所涉及的是國(guó)家機(jī)密還是商業(yè)秘密，都需要根據(jù)保密法的規(guī)定和其他檔案法規(guī)，嚴(yán)格控制其知悉范圍。以項(xiàng)目為單位，管理科研項(xiàng)目研制過(guò)程中產(chǎn)生的文件資料，可以有效地控制項(xiàng)目檔案的流轉(zhuǎn)過(guò)程，從而確保項(xiàng)目檔案實(shí)體與內(nèi)容的安全，杜絕泄密隱患。

類(lèi)型的多樣性是科研項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)之一。科研項(xiàng)目檔案由于其研制過(guò)程的特殊性、復(fù)雜性，其形成的檔案的類(lèi)型也是多種多樣的。對(duì)于這些不同類(lèi)型、不同載體而又屬于同一項(xiàng)目的信息記錄，應(yīng)采取區(qū)別對(duì)待，統(tǒng)一管理的方針，在管理上集中，在整理與保管上根據(jù)具體情況和載體特點(diǎn)制定具有針對(duì)性的管理辦法，保證檔案實(shí)體與內(nèi)容的安全與完整。

二、夯實(shí)企業(yè)檔案工作基礎(chǔ)，構(gòu)建適應(yīng)項(xiàng)目檔案工作持續(xù)發(fā)展的配套環(huán)境

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，構(gòu)建檔案工作宏觀發(fā)展環(huán)境和土壤

企業(yè)的檔案工作不但需要業(yè)務(wù)上的關(guān)注和技術(shù)上的精進(jìn)，更需要在其發(fā)展戰(zhàn)略上的規(guī)劃和政策上的傾斜。企業(yè)應(yīng)設(shè)置分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),積極推動(dòng)檔案工作，制定檔案工作發(fā)展計(jì)劃并列入企業(yè)總體戰(zhàn)略規(guī)劃，保證資金的投入、人才的注入和政策的傾斜，從宏觀上為科研項(xiàng)目檔案的管理工作構(gòu)建良好的發(fā)展環(huán)境和土壤。

（二）加大軟、硬件的投入，增擴(kuò)檔案工作微觀發(fā)展空間和設(shè)施

軟、硬件的投入是推進(jìn)檔案工作又快又好發(fā)展最直接的推力。庫(kù)房、密集架、辦公場(chǎng)所等是搞好檔案工作，發(fā)揮檔案工作科研保障職能不可或缺的硬件設(shè)施。檔案庫(kù)房、辦公場(chǎng)所、閱覽場(chǎng)所應(yīng)物理分隔，檔案庫(kù)房和密集架的容集應(yīng)能滿(mǎn)足企業(yè)科研生產(chǎn)不斷發(fā)展的需求。

對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入是推進(jìn)項(xiàng)目檔案工作向縱深發(fā)展的有效手段，也是保障項(xiàng)目本身順利開(kāi)展的重要抓手。檔案信息化建設(shè)應(yīng)與企業(yè)其他信息化建設(shè)同步，并集成于企業(yè)整體信息化的大系統(tǒng)中,作為企業(yè)文件流轉(zhuǎn)的樞紐，保障企業(yè)檔案信息與其他信息的自由交換和有序流轉(zhuǎn)。

（三）注重人才的不斷引入和持續(xù)培訓(xùn)，營(yíng)造企業(yè)檔案工作的人文環(huán)境

企業(yè)的檔案工作，說(shuō)到底都需要通過(guò)人來(lái)實(shí)現(xiàn)和完成，人才是企業(yè)檔案工作中最核心的因素，按照企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略和企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，有步驟、有梯度、有側(cè)重地引入檔案、信息方向的專(zhuān)業(yè)人才，是推動(dòng)企業(yè)檔案工作向“職業(yè)化、專(zhuān)業(yè)化”道路發(fā)展的最終內(nèi)在動(dòng)力。企業(yè)檔案從業(yè)人員應(yīng)定期參加檔案工作的相關(guān)培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)自身專(zhuān)業(yè)技能，進(jìn)而營(yíng)造企業(yè)檔案工作的人文環(huán)境，適應(yīng)企業(yè)高速、持續(xù)發(fā)展對(duì)檔案信息專(zhuān)業(yè)化服務(wù)的需求。

（四）加強(qiáng)管控，整體優(yōu)化檔案工作運(yùn)轉(zhuǎn)系統(tǒng)

檔案工作的發(fā)展不但需要宏觀規(guī)劃和硬件支持，從某種程度上來(lái)說(shuō)，更需要運(yùn)轉(zhuǎn)系統(tǒng)的自我優(yōu)化，即檔案工作應(yīng)以“職業(yè)化、專(zhuān)業(yè)化”為發(fā)展路徑，加強(qiáng)對(duì)文件資料及其流轉(zhuǎn)過(guò)程的管控，不斷優(yōu)化內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)和運(yùn)轉(zhuǎn)系統(tǒng)，使之能夠滿(mǎn)足現(xiàn)代企業(yè)快速發(fā)展對(duì)檔案信息資源深度利用的需求。

三、規(guī)范企業(yè)檔案工作流程，提升項(xiàng)目檔案管理水平

（一）健全制度

制度是管理的依據(jù)，也是管理的手段。企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要和現(xiàn)有的檔案管理水平，逐步建立起符合現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展和項(xiàng)目管理的項(xiàng)目檔案管理制度體系。這里有兩點(diǎn)值得注意：一是項(xiàng)目檔案管理制度要健全，應(yīng)包括管理辦法、操作細(xì)則、獎(jiǎng)懲制度等一系列辦法和制度,能覆蓋全部企業(yè)檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)；二是這些管理制度要相互關(guān)聯(lián)、相互補(bǔ)充并成體系，可以有效地指導(dǎo)和解決科研項(xiàng)目檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題。

（二）規(guī)范流程

1.制定歸檔范圍表和簽署規(guī)定

在項(xiàng)目立項(xiàng)初期，科研主管部門(mén)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的研究領(lǐng)域和合同要求，擬訂該項(xiàng)目的歸檔范圍和簽署規(guī)定,并詳細(xì)說(shuō)明在該項(xiàng)目研制過(guò)程中形成的各種文件的編制要求。對(duì)于科技文件而言，簽署規(guī)定至關(guān)重要。一份文件的簽署一般包括“擬制”、“校對(duì)”、“審核”、“會(huì)簽”、“批準(zhǔn)”等，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)企業(yè)質(zhì)量程序文件的要求，明確簽署角色及其職責(zé)。簽署流程是否符合簽署規(guī)定，直接影響到該份文件的合法性和有效性。

2.先歸檔，后使用

科研項(xiàng)目檔案的歸檔一般有兩種形式：一是在科研部門(mén)設(shè)立專(zhuān)職資料員負(fù)責(zé)收集、整理該項(xiàng)目在研制過(guò)程中形成的各種資料，在項(xiàng)目結(jié)束后，整理、立卷移交檔案部門(mén)歸檔。另一種方式是在檔案部門(mén)設(shè)立專(zhuān)職檔案員，由檔案員負(fù)責(zé)該項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔和立卷工作，科研部門(mén)隨時(shí)形成文件，隨時(shí)歸檔。不經(jīng)歸檔的文件或是沒(méi)有檔案部門(mén)歸檔印章的文件屬于無(wú)效文件。第二種方法有以下優(yōu)點(diǎn)：（1）有效地維護(hù)了企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，避免科研成果被私自存留；（2）有效地確保該項(xiàng)目檔案歸檔的及時(shí)性、完整性，從資料審查的角度，為項(xiàng)目順利通過(guò)驗(yàn)收和結(jié)題打下了良好的基礎(chǔ)；（3）檔案員參與該項(xiàng)目的研制過(guò)程，了解項(xiàng)目的進(jìn)度，有利于檔案員為項(xiàng)目組提供更加專(zhuān)業(yè)、及時(shí)和全面的信息服務(wù)。

（三）強(qiáng)化監(jiān)督

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的確立，企業(yè)的管理理念和運(yùn)營(yíng)模式發(fā)生了根本的變化。企業(yè)檔案工作也應(yīng)隨著管理方式的變革轉(zhuǎn)變其管理思路和工作方式，從傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，從后端保管向全程管控轉(zhuǎn)變。

檔案工作應(yīng)介入到企業(yè)運(yùn)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)。從文件產(chǎn)生的前端，到文件流轉(zhuǎn)的中樞，到文件歸檔的后端，企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)主動(dòng)介入，對(duì)文件擬制的規(guī)范性、模版使用的標(biāo)準(zhǔn)性、文件簽署的有效性、文件流轉(zhuǎn)的合規(guī)性等，全程監(jiān)控，重點(diǎn)把關(guān)，從源頭上控制歸檔文件的質(zhì)量，進(jìn)而確保歸檔信息和數(shù)據(jù)的有效性。

四、挖掘科研項(xiàng)目檔案潛在價(jià)值，提升企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力

（一）以信息化為依托，充分發(fā)揮檔案工作的科研保障職能

信息化是檔案工作發(fā)展和不斷向前推進(jìn)的必由之路。全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃從“電子文件管理”、“檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)”、“檔案信息資源開(kāi)發(fā)”等方面對(duì)檔案信息化提出了宏觀上的要求。企業(yè)應(yīng)根據(jù)這些宏觀要求，結(jié)合科研生產(chǎn)實(shí)際，制定符合企業(yè)自身發(fā)展和檔案工作實(shí)際的具體措施，在確保信息安全的基礎(chǔ)上，提供全面、準(zhǔn)確、快捷的信息服務(wù)，充分發(fā)揮項(xiàng)目檔案工作的科研保障職能。

（二）加快知識(shí)資源建設(shè)，提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力

知識(shí)資源是企業(yè)之間競(jìng)爭(zhēng)的核心元素之一。檔案信息資源是企業(yè)知識(shí)資源的重要組成部分。特別是以科研為主的企業(yè)，科研項(xiàng)目檔案更是企業(yè)的智力資本。這些智力資本,作為信息流的主體，同企業(yè)的資金流、物流一起，構(gòu)成企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)和發(fā)展的三大推動(dòng)力。

企業(yè)檔案信息資源是企業(yè)最重要的無(wú)形資產(chǎn)之一，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。企業(yè)應(yīng)充分、深度挖掘檔案信息資源，從而節(jié)約科研成本，縮短研發(fā)周期，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

（三）推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)，增速企業(yè)發(fā)展引擎

檔案管理以及檔案信息化建設(shè)是企業(yè)文化的重要組成部分,是一種管理與服務(wù)并重，歷史與科技并存的多維企業(yè)文化。企業(yè)的科研項(xiàng)目檔案反映了企業(yè)發(fā)展的科技史、文化史以及管理思路的變遷史。深化科研項(xiàng)目檔案的管理，可以有效地總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)，豐富企業(yè)的文化資源,增強(qiáng)企業(yè)的科技力量，加強(qiáng)企業(yè)員工的歷史認(rèn)同感、文化歸屬感和責(zé)任使命感。企業(yè)應(yīng)從歷史、管理和技術(shù)的角度，深化科研項(xiàng)目檔案管理,深入推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)，從而進(jìn)一步提升企業(yè)的凝聚力和向心力，增速企業(yè)發(fā)展引擎。