曾梅

一、電算化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制環(huán)境的變化

企業(yè)實行會計電算化后，會計核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，隨著遠程通訊技術(shù)的發(fā)展，使會計信息的網(wǎng)上實時處理成為可能。因此，要保證企業(yè)財產(chǎn)物資的安全完整，保證會計信息對企業(yè)經(jīng)濟活動的正確反映，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營管理的目標，企業(yè)電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制必然應(yīng)隨著會計環(huán)境的改變而改變。

1.控制的程序和形式不同。手工會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制主要是會計不相容崗位分離的控制，對會計人員進行科學(xué)合理的分工，使之相互監(jiān)督和制約，按照規(guī)定取得和填制原始憑證，設(shè)計良好的憑證格式，對憑證進行連續(xù)編號，規(guī)定合理的憑證傳遞程序等等，在電算化會計中這些都轉(zhuǎn)移到了計算機內(nèi)，計算機會自動進行借貸平衡、余額平衡檢查等。

因此電算化條件下，企業(yè)會計系統(tǒng)的控制由單一的制度控制轉(zhuǎn)變?yōu)槌绦蚩刂坪椭贫瓤刂撇⒋妫瑫嬒到y(tǒng)控制不但要控制原始數(shù)據(jù)的輸入，還要對相關(guān)的計算機軟、硬件維護及電算化程序的安全進行控制。

2.控制的內(nèi)容不同。手工條件下的會計系統(tǒng)控制主要是針對經(jīng)濟事項本身的交易處理，即每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的處理都要經(jīng)過有相應(yīng)權(quán)限的人簽章，多個業(yè)務(wù)崗位和多個責任人獨立操作而形成明確的責任分工在電算化條件下，原先應(yīng)由會計人員按一定程序及授權(quán)處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項，現(xiàn)在可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機上一次完成：原先應(yīng)由幾個部門按預(yù)定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項，現(xiàn)在可能集中在一個部門甚至一個人完成。業(yè)務(wù)人員可以利用特殊的授權(quán)進行多項業(yè)務(wù)的操作，甚至不經(jīng)授權(quán)也可進行某項操作，會計電算化的應(yīng)用。給會計工作增加了新內(nèi)容，不僅要保存好相關(guān)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件，還要保存、保管好已存儲在電子介質(zhì)中的各種會計數(shù)據(jù)和計算機程序，會計系統(tǒng)控制也應(yīng)增加新的內(nèi)容，如計算機系統(tǒng)的使用、授權(quán)、病毒的防治等進行控制及軟硬件、磁盤、軟盤的安全控制。

由此可見，電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制與手工會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制相比較，控制范同更大、控制程序更復(fù)雜。它將職能控制與程序控制、人工控制和計算機控制相結(jié)合，是一種綜合性多方位的控制。

二、電算化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題

1.相關(guān)人員的知識結(jié)構(gòu)不合理。一方面電算化會計不僅要求從業(yè)人員掌握一定有會計專業(yè)知識，還要掌握相關(guān)的計算機、財務(wù)軟件的操作方法以及相關(guān)設(shè)備的保養(yǎng)和維護知識。有些會計人員雖然在會計業(yè)務(wù)方面的經(jīng)驗豐富，但計算機專業(yè)知識卻很匱乏，難以勝任用計算機處理會計業(yè)務(wù)工作，在計算機面前表現(xiàn)得束手無策，不能將豐富的專業(yè)知識在計算機中進行轉(zhuǎn)化。另一方面計算機軟件開發(fā)及維護人員對會計知識掌握的不夠，因此軟件設(shè)計不能滿足會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的需求，或者是軟件功能與會計功能相脫離，導(dǎo)致計算機技術(shù)不斷升級，而會計功能徘徊不前的尷尬局面。

2.電算化軟件的成本與應(yīng)用效果不成比例，由于財務(wù)軟件的開發(fā)未能實行統(tǒng)一的標準，再加上各單位使用的財務(wù)軟件是向不同的軟件開發(fā)商購買的，軟件版本千差萬別，就是同一公司的不同單位使用的軟件也不盡相同，或是相同軟件版本不同。導(dǎo)致了報表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)傳輸?shù)牟环奖?，不能有效利用計算機的強大功能實現(xiàn)會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制，浪費了資源，增加了核算成本。一些單位的領(lǐng)導(dǎo)對會計電算化工作還存在一些片面的認識，不舍得在軟件后期的開發(fā)與維護、升級與培訓(xùn)方面進行必要的投入，造成電算化軟件強大的控制功能不能被有效地開發(fā)利用，形成電算化軟件的閑置與浪費。

3.電算化控制制度不完善2008年6月，財政部等五部委聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》基本規(guī)范對內(nèi)部控制及期目標、原則、要求等進行了明確，但是企業(yè)應(yīng)如何應(yīng)對，如何依據(jù)規(guī)范進行實務(wù)操作，切實防范和規(guī)避經(jīng)營風險，將是企業(yè)面臨的一個重要課題財政部1996年就發(fā)布了《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》，企業(yè)實現(xiàn)電算化后，會計部門人員的結(jié)構(gòu)、會計業(yè)務(wù)的處理方法、會計檔案的保存介質(zhì)和方法都發(fā)生了很大變化企業(yè)與之相應(yīng)的規(guī)章制度卻不完善，給計算機犯罪留下可乘之機。

4.企業(yè)經(jīng)營風險加大由于電算化軟件本身的缺陷及制度方面的不足給利用計算機犯罪的不法之徒提供了便利，超越權(quán)限或未經(jīng)制授權(quán)的人員可能通過計算機和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，篡改、復(fù)制、偽造、銷毀重要的財務(wù)數(shù)據(jù)，達到犯罪的目的。據(jù)統(tǒng)計，全世界利用計算機犯罪直接盜走的資金達200多億，我國金融領(lǐng)域發(fā)現(xiàn)的利用計算機作案的經(jīng)濟案件達l00多起，從1986年深圳發(fā)現(xiàn)的第一起案件至今，涉及計算機的犯罪從類型到發(fā)案率都在逐年上升犯罪方法和類型成倍增加可見利用計算機犯罪數(shù)額更大，手段更先進，方法更隱蔽，因此給企業(yè)帶來的經(jīng)營風險更大作為內(nèi)部控制的一個重要組成部分，會計系統(tǒng)控制要求企業(yè)嚴格執(zhí)行會計制度，加強會計基礎(chǔ)工作。明確會計憑證、會計賬簿和會計報告的處理程序，保證會計資料的真實完整。同時還要根據(jù)財政部發(fā)布的有相關(guān)制定出適合電算化特點的、能夠有效防范經(jīng)營風險的內(nèi)部控制制度。

三、如何加強電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制

1.在內(nèi)控制度上要有新內(nèi)容原有的內(nèi)部控制制度主要是針對會計核算過程進行的控制，在電算化條件下，由于計算機的使用改變了原有會計憑證、會計數(shù)據(jù)的傳遞方法，原有的授權(quán)、審批程序發(fā)生了改變，這些變化要求在會計系統(tǒng)的控制制度中增加新的內(nèi)容，以適應(yīng)電算化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的要求具體包括計算機的使用、數(shù)據(jù)管理、系統(tǒng)軟件的安裝、權(quán)限分配、密碼設(shè)置與更改等規(guī)章制度等，通過這些新的規(guī)章制度保證電算化會計核算的全程受控。

2.在風險控制上要有新舉措電算化會計使企業(yè)的會計核算更高效更準確及時，但也給企業(yè)帶來了更大的經(jīng)營風險，利用計算機犯罪，手段更加隱蔽，篡改原始數(shù)據(jù)不易留下痕跡，企業(yè)必須根據(jù)電算化會計的特點，制定嚴格的風險控制程序，包括計算機系統(tǒng)內(nèi)及磁盤內(nèi)會計信息的安全保護：網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全控制；計算機操作員、系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)維護員的崗位控制；數(shù)據(jù)備份控制、憑證修改與刪除權(quán)限控制，反記賬與反結(jié)賬權(quán)限控制，計算機接觸控制等，只有控制措施得當，才能降低經(jīng)營風險，減少企業(yè)的經(jīng)濟損失。

3.在人員培訓(xùn)上要有新形式在電算化條件下，會計機構(gòu)由財務(wù)人員和計算機人員共同組成，改變了原來單一的組成形式，因此在人員的培訓(xùn)上必須對這兩方面的人員進行雙向培訓(xùn)，即對會計人員在原有會計專業(yè)知識培訓(xùn)的基礎(chǔ)上增加計算機相關(guān)知識的培訓(xùn)，這樣才能更好地進行電算化的操作和控制：同時對電算化軟件的開發(fā)人員和計算機的維護人員進行必要會計知識培訓(xùn)，這樣會使軟件的開發(fā)和編制更貼近會計核算工作的實際，更好地發(fā)揮企業(yè)會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的功能。

4.在制度的貫徹落實上要有新措施會計系統(tǒng)的控制制度不但要與企業(yè)的發(fā)展同步，更重要的是要保證已經(jīng)制定的控制制度得到切實的貫徹落實，不要讓制度停留在紙上，而是落實在行動中以甘肅電力公司財務(wù)處處長顧慧娟貪污案為例，她能在短時間內(nèi)貪污1 707萬元巨款不僅和她本人法制觀念淡薄有關(guān)，也和一些會計人員違犯內(nèi)控程序進行會計處理有關(guān)，試想如果每名財務(wù)人員都嚴格按會計系統(tǒng)控制程序處理會計業(yè)務(wù)，那么從下屬電廠匯往甘肅電力公司的資金就不可能匯到外地的一個股票賬戶上，顧慧娟也達不到犯罪的目的所以要在會計人員當中進行經(jīng)常性的內(nèi)控制度的學(xué)習和貫徹，使內(nèi)部控制制度真正落到實處，使會計系統(tǒng)的控制真正發(fā)揮作用。

5.在內(nèi)部監(jiān)督上要有新方法企業(yè)內(nèi)部審計機構(gòu)是內(nèi)部控制監(jiān)督的執(zhí)行部門，企業(yè)內(nèi)部審計要根據(jù)不斷發(fā)展變化的內(nèi)部控制環(huán)境采取新的審計方法，在會計實現(xiàn)電算化后，審計部門不僅要對會計核算的方法、過程、會計賬簿、憑證進行審計，還要對原始數(shù)據(jù)的輸入、輸出進行審計，由于內(nèi)部審計人員熟悉本單位的業(yè)務(wù)和核算流程，通過內(nèi)部審計及時發(fā)現(xiàn)電算化過程中存在的漏洞和不合理現(xiàn)象，及時整改，可以更有效地保護企業(yè)資產(chǎn)安全、完整，保證企業(yè)經(jīng)濟工作的高效、有序，保證會計核算的及時準確。

綜上所述，由于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)境的不斷變化，內(nèi)部會計控制制度也是一個動態(tài)的發(fā)展過程，嚴格的內(nèi)控制度是會計電算化信息真實可靠的保證電算化條件下的內(nèi)部控制制度要求處理同一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的人員既要相互聯(lián)系又要相互制約。我們要順應(yīng)會計電算化發(fā)展的要求，建立和完善更為科學(xué)的內(nèi)部會計控制制度，并根據(jù)執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問題不斷完善和提高內(nèi)部控制制度就目前我國開展電算化的應(yīng)用現(xiàn)狀來看，內(nèi)部控制制度遠不適應(yīng)電算化發(fā)展的需要，因此強化內(nèi)控管理，提高電算化的科學(xué)管理水平是建立現(xiàn)代化企業(yè)制度的內(nèi)在要求，也是提高企業(yè)競爭能力的重要途徑。

（作者單位：中電投江西分公司南昌發(fā)電廠）