王雅梅，任昊利

摘要：目前，辦公自動化（OA：Office Automation）系統(tǒng)已經(jīng)越來越多地被廣泛用于企事業(yè)單位中，它采用Internet技術(shù)，基于工作流的概念，使單位內(nèi)部人員方便快捷地共享信息、協(xié)同工作。辦公自動化系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)快速的信息傳遞和處理，為單位的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)，提高綜合業(yè)務(wù)處理的效率。本文從系統(tǒng)實(shí)用、可靠、先進(jìn)等方面考慮，對單位綜合業(yè)務(wù)處理辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行了設(shè)計(jì)和研究。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；信息系統(tǒng)；管理信息系統(tǒng)；系統(tǒng)設(shè)計(jì)

中圖分類號：G642.0 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2012）09-0189-02

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)和多媒體技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，辦公自動化、無紙化辦公等方式正在成為未來企業(yè)發(fā)展的趨勢[1]。一個(gè)單位通過辦公自動化系統(tǒng)，能夠迅速獲取單位內(nèi)部的、外部的信息，并為單位的各種運(yùn)作進(jìn)行輔助。另外，辦公自動化系統(tǒng)可以提高效率，從而使單位內(nèi)部的管理更加科學(xué)、可靠、可控。

一、系統(tǒng)建設(shè)需求分析

目前，單位或企業(yè)內(nèi)部存在各類以業(yè)務(wù)處理為主的管理信息系統(tǒng)，由于這些系統(tǒng)在開發(fā)工具、數(shù)據(jù)格式、服務(wù)接口和應(yīng)用對象上有較大差異，再加上信息系統(tǒng)建設(shè)的漸進(jìn)性導(dǎo)致大量信息無法實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，形成“信息孤島”。為了充分利用現(xiàn)有各類系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)綜合業(yè)務(wù)處理、信息查詢等服務(wù)，需要對現(xiàn)有業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)進(jìn)行整合并集成?；鞠敕ㄊ窃O(shè)計(jì)一個(gè)綜合業(yè)務(wù)處理辦公自動化系統(tǒng)，將各個(gè)分離的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)集成到一起，使各個(gè)部門的信息資源達(dá)到充分共享，實(shí)現(xiàn)集中、高效、便利的管理。系統(tǒng)集成采用網(wǎng)絡(luò)集成、功能集成、軟件界面集成等多種集成技術(shù)。

單位現(xiàn)有的信息系統(tǒng)包括：文件收發(fā)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)、訂貨信息系統(tǒng)、人事管理信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)和合同管理信息系統(tǒng)。這些信息系統(tǒng)目前還是相對獨(dú)立的系統(tǒng)，通過綜合業(yè)務(wù)處理辦公自動化系統(tǒng)把這些系統(tǒng)集成起來，可以實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門或系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，大大提高管理的效率和科學(xué)性。

二、系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思想

綜合業(yè)務(wù)處理辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的目的是在現(xiàn)有的信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上集成現(xiàn)有信息資源，實(shí)現(xiàn)綜合業(yè)務(wù)處理辦公自動化。綜合業(yè)務(wù)處理辦公自動化系統(tǒng)是基于工作流的一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化辦公系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)各部門的協(xié)同辦公、辦公信息資源共享、日常行政事務(wù)管理、文電審批和流轉(zhuǎn)管理，以及各種信息的流通與傳遞，使各部門人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作。

常見的辦公自動化系統(tǒng)分為Clint/Server（C/S）和Brower/Server（B/S）兩種模式，兩者各有各的優(yōu)缺點(diǎn)，從目前的研究和系統(tǒng)的開放性、信息交流等方面看，C/S模式存在一定的局限性，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）C/S模式很難為用戶提供一致的用戶界面；（2）在C/S模式下，開發(fā)的應(yīng)用程序需要在所有的客戶機(jī)上安裝、配置，才能運(yùn)行，系統(tǒng)要想升級也要在所有的客戶機(jī)上進(jìn)行修改程序，造成系統(tǒng)的開發(fā)、維護(hù)成本較高；而使用B/S技術(shù)開發(fā)的系統(tǒng)只需安裝、配置在服務(wù)器上，用戶系統(tǒng)只要安裝有瀏覽器即可使用；（3）在C/S模式下，用戶不能對信息及應(yīng)用系統(tǒng)自由訪問；（4）C/S模式培訓(xùn)成本高，與B/S模式相比，瀏覽器的技術(shù)簡單易用，用戶很容易就會掌握瀏覽器的用法[2]。

綜上所述，目前大部分用戶的辦公自動化系統(tǒng)采用B/S模式。

三、主要功能及模塊設(shè)計(jì)

通常，辦公自動化系統(tǒng)按照功能模塊劃分進(jìn)行設(shè)計(jì)，根據(jù)綜合業(yè)務(wù)處理需求設(shè)計(jì)辦公自動化系統(tǒng)，分為6個(gè)模塊：系統(tǒng)登錄、文件上傳、系統(tǒng)管理、電子公文、管理個(gè)人信息[3]。

1.系統(tǒng)登錄。進(jìn)入登錄界面，輸入注冊的用戶名和密碼信息，登錄到系統(tǒng)后，系統(tǒng)自動分配給用戶一個(gè)權(quán)限，系統(tǒng)提供管理員用戶和普通用戶兩種權(quán)限，用戶根據(jù)使用權(quán)限使用系統(tǒng)功能。

2.文件上傳。系統(tǒng)提供給用戶上傳文件的功能模塊，用戶可以根據(jù)需要上傳自己的文件，文件的格式可以是文檔、圖片、視頻等。通過文件上傳模塊，用戶可以達(dá)到上交、共享信息資源的目的。

3.系統(tǒng)管理。系統(tǒng)管理員和普通用戶都可以使用系統(tǒng)管理功能模塊，主要包括：用戶信息、公告信息、文件管理、系統(tǒng)日志等子功能。在用戶信息模塊中，普通用戶可以添加和修改自己的信息，如用戶名、職務(wù)、所屬部門等，管理員可以對任何用戶進(jìn)行刪除和修改。在公告信息模塊中，管理員和發(fā)布信息的用戶可以發(fā)布、更改、刪除公告信息，其他用戶可以查看公告的主題、內(nèi)容、日期和詳細(xì)信息。在文件管理模塊中，用戶可以把文件上傳到服務(wù)器，普通用戶可以根據(jù)權(quán)限下載文件，以便數(shù)據(jù)的共享和交流。沒有權(quán)限的用戶則無法下載文件，只有文件的擁有者或管理員才可以對文件進(jìn)行修改和刪除操作。在系統(tǒng)日志模塊中，系統(tǒng)對所有用戶在系統(tǒng)內(nèi)所作的操作進(jìn)行記錄，管理員可以查看操作者的名稱、改動的時(shí)間和所做的事件。管理員還可以調(diào)出所有的修改，對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)。

4.電子公文。系統(tǒng)提供電子公文模塊，包括：文件發(fā)送、文電處理、電子公文管理、文檔編輯和處理，本模塊是綜合業(yè)務(wù)處理辦公自動化系統(tǒng)的關(guān)鍵內(nèi)容之一。本模塊使用辦公自動化技術(shù)、工作流技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對電子公文集中、高效的管理。系統(tǒng)能夠提供給用戶多種類型的公文模板，并且?guī)椭脩舭凑詹煌姆N類進(jìn)行分類，使用戶可以選定模板很快制作規(guī)范的電子公文。系統(tǒng)按照本單位的組織機(jī)構(gòu)和辦事流程設(shè)計(jì)好了公文流轉(zhuǎn)模式，用戶可以根據(jù)系統(tǒng)提示進(jìn)行公文流轉(zhuǎn)。系統(tǒng)可以對公文的批、辦、閱實(shí)現(xiàn)全程監(jiān)控并且有催辦功能。

5.個(gè)人信息管理。個(gè)人信息管理模塊是為確保用戶的信息安全，提供給用戶的特殊功能模塊，用戶可以在此模塊中修改、刪除個(gè)人信息，從而實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部人員對個(gè)人信息的管理和維護(hù)。

四、數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)是信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)的重要內(nèi)容，它的好壞將影響系統(tǒng)運(yùn)行的效率以及系統(tǒng)使用的效果。綜合業(yè)務(wù)處理辦公自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫涉及到多個(gè)信息系統(tǒng)集成問題，因此具有一定的特殊性，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作中占有非常重要的地位。根據(jù)本單位的需求，通過對綜合業(yè)務(wù)處理流程和辦公自動化特點(diǎn)分析，設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)項(xiàng)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)有：公告信息、審批回復(fù)信息、用戶信息、郵件信息、系統(tǒng)日志信息、公文流轉(zhuǎn)信息等；實(shí)體有：公告信息實(shí)體、審批回復(fù)實(shí)體、用戶實(shí)體、郵件實(shí)體、文件實(shí)體、系統(tǒng)日志實(shí)體、公文流轉(zhuǎn)信息實(shí)體[4]。系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫采用微軟的SQLserver2005數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)。

五、結(jié)束語

目前，很多單位的辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)整合了越來越多的應(yīng)用，日趨變得復(fù)雜，也遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了傳統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)的范疇，集成了人、財(cái)、物、信息、知識等諸多的資源，逐步成為一個(gè)員工辦公、中層管理、領(lǐng)導(dǎo)決策的知識協(xié)同平臺。

本文通過分析綜合業(yè)務(wù)處理辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用需求，提出采用基于B/S技術(shù)架構(gòu)搭建辦公自動化系統(tǒng)，設(shè)計(jì)了系統(tǒng)功能模塊，設(shè)計(jì)了系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。搭建的原型系統(tǒng)經(jīng)過測試運(yùn)行穩(wěn)定、使用方便，為下一步系統(tǒng)大規(guī)模建設(shè)提供了可靠的保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]秦長坤，朱光華.企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代化，2003，（9）：47-49.

[2]張秋余，袁占亭，馮濤.辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與安全策略研究[J].蘭州理工大學(xué)學(xué)報(bào)，2004，（1）：81-85.

[3]高復(fù)先，吳曙.信息工程與總體數(shù)據(jù)規(guī)劃[Z].

[4]沈美梨，陳孟建.辦公自動化教程[Z].