閆麗新,劉顯達(dá),王學(xué)東

(承德廣播電視大學(xué),河北 承德 067000)

基于項(xiàng)目管理方法的管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)研究

閆麗新,劉顯達(dá),王學(xué)東

(承德廣播電視大學(xué),河北 承德 067000)

管理信息系統(tǒng)廣泛應(yīng)用于政府機(jī)關(guān)、企業(yè)、文化、教育、醫(yī)療、社會(huì)保障等各領(lǐng)域,開(kāi)發(fā)適用于各行各業(yè)的管理信息系統(tǒng)成為重中之重,只有在管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的整個(gè)生命周期引入項(xiàng)目管理的科學(xué)理念和方法,才能保障系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的成功。

管理信息系統(tǒng);項(xiàng)目管理;開(kāi)發(fā)

管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)是一項(xiàng)覆蓋面廣、技術(shù)復(fù)雜、風(fēng)險(xiǎn)大、開(kāi)發(fā)周期長(zhǎng)的綜合性系統(tǒng)工程,要投入大量的人力、物力、財(cái)力,只有按照系統(tǒng)的觀點(diǎn),使用項(xiàng)目管理的科學(xué)理念和方法控制管理,才能做到小投入大產(chǎn)出,降低開(kāi)發(fā)風(fēng)險(xiǎn),保證開(kāi)發(fā)進(jìn)度和質(zhì)量。

一、引入項(xiàng)目管理的重要意義

管理信息系統(tǒng)(Management Information System,簡(jiǎn)稱(chēng)MIS)是一個(gè)由人、計(jì)算機(jī)及其他外圍設(shè)備等組成,能進(jìn)行信息的收集、傳遞、存貯、加工、維護(hù)和使用的系統(tǒng)。[1]它以信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)和基本工具,同時(shí)將現(xiàn)代管理理論、現(xiàn)代管理方法和各級(jí)管理人員融為一體,最終為某個(gè)企業(yè)或組織提供數(shù)據(jù)處理、預(yù)測(cè)、控制和輔助決策功能。為了使系統(tǒng)開(kāi)發(fā)能夠按照預(yù)定的成本、進(jìn)度、質(zhì)量順利完成,需要對(duì)成本、人員、進(jìn)程、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行分析和管理,這就是項(xiàng)目管理,貫穿于系統(tǒng)開(kāi)發(fā)生命周期的全過(guò)程[1]。項(xiàng)目管理實(shí)質(zhì)是一種過(guò)程管理技術(shù),它能確保系統(tǒng)開(kāi)發(fā)順利高效的完成。項(xiàng)目管理方法在國(guó)民經(jīng)濟(jì)諸多領(lǐng)域已經(jīng)成功運(yùn)用,顯示出其巨大的優(yōu)越性,也完全可以用于信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的管理,我們有必要借鑒項(xiàng)目管理的理論來(lái)指導(dǎo)管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)。在管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)中實(shí)施項(xiàng)目管理,根據(jù)用戶(hù)需要和發(fā)展,分成若干項(xiàng)目,分步進(jìn)行開(kāi)發(fā),一個(gè)大項(xiàng)目可以分解成若干個(gè)小項(xiàng)目。此外,還有一些項(xiàng)目管理軟件專(zhuān)門(mén)用于項(xiàng)目管理,如美國(guó)微軟公司的Project2000、美國(guó) Primavera公司的 P3E、我國(guó)北京夢(mèng)龍公司的PERT3.0等。這些軟件的作用是搭建項(xiàng)目管理平臺(tái),編排項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃,合理配置資源并進(jìn)行成本管理,按計(jì)劃安排項(xiàng)目進(jìn)度,動(dòng)態(tài)跟蹤與控制進(jìn)度等。

二、管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目管理的組織機(jī)構(gòu)

立項(xiàng)后首先要科學(xué)組織開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)、合理分配團(tuán)隊(duì)任務(wù)。管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)一般包括項(xiàng)目經(jīng)理、開(kāi)發(fā)測(cè)試團(tuán)隊(duì)、系統(tǒng)集成與安裝調(diào)試團(tuán)隊(duì)、評(píng)審專(zhuān)家團(tuán)隊(duì)。對(duì)開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行規(guī)劃配置,合理分工,明確責(zé)任,保證項(xiàng)目各階段、各方面的工作能夠按計(jì)劃完成。主張盡量縮短團(tuán)隊(duì)組建與磨合時(shí)間,正規(guī)和表現(xiàn)階段的時(shí)間就會(huì)變長(zhǎng)。

項(xiàng)目經(jīng)理也稱(chēng)為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目總監(jiān),是整個(gè)項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)者,負(fù)責(zé)制定開(kāi)發(fā)計(jì)劃,組建開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì),分配團(tuán)隊(duì)任務(wù),配置資源,擁有資金支配權(quán),主持項(xiàng)目會(huì)議,負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)開(kāi)發(fā)人員之間、各級(jí)最終用戶(hù)之間、開(kāi)發(fā)人員和廣大用戶(hù)之間的關(guān)系。項(xiàng)目經(jīng)理?yè)?dān)任著軟件開(kāi)發(fā)的核心任務(wù),其具備高深技術(shù),擁有建構(gòu)軟件的技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)能力,擅長(zhǎng)溝通和傾聽(tīng),是開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)關(guān)鍵人物。

開(kāi)發(fā)測(cè)試團(tuán)隊(duì)包括系統(tǒng)分析員、編程人員和測(cè)試人員,開(kāi)發(fā)測(cè)試團(tuán)隊(duì)利用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的一些關(guān)鍵技術(shù)、開(kāi)發(fā)模型和編程軟件從事各子系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與集成,并對(duì)各子系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)試,這是整個(gè)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的關(guān)鍵。系統(tǒng)分析員進(jìn)行技術(shù)規(guī)劃和開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì),編程人員和測(cè)試人員負(fù)責(zé)選擇技術(shù)路線(xiàn)、代碼實(shí)現(xiàn)、寫(xiě)程序抓錯(cuò)蟲(chóng)等。我們應(yīng)該關(guān)心愛(ài)護(hù)核心程序員,他們責(zé)任重大,平時(shí)要和普通程序員一樣夜以繼日地工作,碰到重大的技術(shù)難關(guān)通宵達(dá)旦是家常便飯。

系統(tǒng)集成與安裝調(diào)試團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)對(duì)整個(gè)信息系統(tǒng)軟硬件進(jìn)行集成綜合,集成過(guò)程中要注意所開(kāi)發(fā)產(chǎn)品與軟硬件的結(jié)合,要保證系統(tǒng)的可靠性和發(fā)揮系統(tǒng)的最高效率。

評(píng)審專(zhuān)家團(tuán)隊(duì)包括技術(shù)評(píng)審員和項(xiàng)目監(jiān)控人員,為保證評(píng)審的規(guī)范性,應(yīng)設(shè)立開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)認(rèn)可的評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)。技術(shù)人員負(fù)責(zé)評(píng)審軟件的質(zhì)量,項(xiàng)目監(jiān)控人員負(fù)責(zé)評(píng)審開(kāi)發(fā)的進(jìn)度,成本及版權(quán)等。

三、管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目管理實(shí)施過(guò)程

管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的項(xiàng)目管理劃分為三個(gè)階段:立項(xiàng)階段、實(shí)施階段和結(jié)項(xiàng)階段。立項(xiàng)階段是對(duì)項(xiàng)目可行性研究、分析成本和制定項(xiàng)目計(jì)劃,實(shí)施階段是監(jiān)督和指導(dǎo)項(xiàng)目的實(shí)施、實(shí)現(xiàn)計(jì)劃并最終完成項(xiàng)目,而結(jié)項(xiàng)階段是對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收測(cè)試、評(píng)審和后期維護(hù)。下面分別對(duì)三個(gè)階段進(jìn)行詳細(xì)闡述。

1.立項(xiàng)階段

該階段需要完成的主要開(kāi)發(fā)工作有需求分析、項(xiàng)目可行性分析等。

需求分析是一個(gè)循環(huán)往復(fù)的過(guò)程,包括開(kāi)發(fā)前期的需求分析、開(kāi)發(fā)中的用戶(hù)需求分析、推廣應(yīng)用中的用戶(hù)需求分析,需求分析既要積極獲取用戶(hù)要求,又要加強(qiáng)需求的引導(dǎo)。開(kāi)發(fā)小組設(shè)置總體架構(gòu)設(shè)計(jì)師和系統(tǒng)分析員,系統(tǒng)分析員與客戶(hù)進(jìn)行溝通協(xié)商,我們從計(jì)算機(jī)媒體角度談客戶(hù)需求,尋找需求與媒體表現(xiàn)形式的最佳結(jié)合點(diǎn),按計(jì)算機(jī)媒體的特點(diǎn)開(kāi)發(fā)系統(tǒng)。

管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)前,先進(jìn)行初步調(diào)查,寫(xiě)出項(xiàng)目建議書(shū)。項(xiàng)目建議書(shū)被批準(zhǔn)后項(xiàng)目就正式立項(xiàng),立項(xiàng)后才進(jìn)行可行性研究?？尚行匝芯渴窃陧?xiàng)目開(kāi)發(fā)前期對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全面的、綜合的調(diào)查研究,判斷項(xiàng)目是否可行。技術(shù)可行性研究要從開(kāi)發(fā)計(jì)劃出發(fā),論證系統(tǒng)方案中各種技術(shù)手段的可實(shí)現(xiàn)性;經(jīng)濟(jì)可行性研究是對(duì)項(xiàng)目分析成本經(jīng)濟(jì)評(píng)價(jià),分析系統(tǒng)開(kāi)發(fā)投資的可能性,預(yù)測(cè)系統(tǒng)建成后給用戶(hù)帶來(lái)的效益;營(yíng)運(yùn)可行性研究是從人力、物力、組織工作等方面論證項(xiàng)目能否按計(jì)劃實(shí)施,分析項(xiàng)目開(kāi)發(fā)后在經(jīng)濟(jì)、技術(shù)和環(huán)境等方面能否正常運(yùn)行。

2.實(shí)施階段

該階段的主要工作有設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)和測(cè)試。此階段所要完成的任務(wù)主要是組織開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)、合理設(shè)置崗位職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化、合理為開(kāi)發(fā)成員分配任務(wù)、設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)原型、做好整體測(cè)試。

(1)科學(xué)組織開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì),合理分配團(tuán)隊(duì)任務(wù),實(shí)現(xiàn)崗位職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化,做好開(kāi)發(fā)人員分工、考核和培訓(xùn)

管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)單位對(duì)各個(gè)崗位制定詳細(xì)的崗位職責(zé)和詳細(xì)標(biāo)準(zhǔn),而不是籠統(tǒng)的描述。每個(gè)成員都要明確自己所應(yīng)該完成的任務(wù)、任務(wù)目標(biāo)、完成標(biāo)準(zhǔn),把任務(wù)明確到人,責(zé)任明確到人。利用崗位職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化便于對(duì)開(kāi)發(fā)人員進(jìn)行績(jī)效考核和升職降職評(píng)價(jià)。為保證項(xiàng)目順利進(jìn)行,應(yīng)對(duì)開(kāi)發(fā)人員進(jìn)行必要的培訓(xùn),培訓(xùn)內(nèi)容一定要針對(duì)開(kāi)發(fā)過(guò)程中遇到的困難,培訓(xùn)形式可以采用集中面授、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、小組討論、個(gè)別輔導(dǎo)等形式,應(yīng)該制定嚴(yán)格的培訓(xùn)組織紀(jì)律、規(guī)章制度。

(2)全面監(jiān)控項(xiàng)目實(shí)施,控制開(kāi)發(fā)成本、進(jìn)度、質(zhì)量和風(fēng)險(xiǎn)。管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中,項(xiàng)目預(yù)期和實(shí)際實(shí)施之間普遍存在偏差。產(chǎn)生偏差的原因很大程度是因?yàn)轫?xiàng)目實(shí)施過(guò)程中缺少全面、有效的監(jiān)控。主張從開(kāi)發(fā)成本、進(jìn)度、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)等方面加以監(jiān)控,在進(jìn)度和質(zhì)量之間找平衡點(diǎn),力爭(zhēng)把風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

開(kāi)發(fā)成本控制是指管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中所花費(fèi)的工作量及相應(yīng)代價(jià),主要指人力資源的投入。開(kāi)發(fā)成本的估算是從需求分析、設(shè)計(jì)、編碼、單元測(cè)試、整體測(cè)試、終期評(píng)審到交付使用的維護(hù),以整個(gè)開(kāi)發(fā)過(guò)程所花費(fèi)的人工代價(jià)計(jì)算。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)控制好成本,注意節(jié)約。

開(kāi)發(fā)進(jìn)度管理是指項(xiàng)目管理者編制項(xiàng)目計(jì)劃,并按計(jì)劃實(shí)施,經(jīng)常檢查計(jì)劃的實(shí)際執(zhí)行情況,分析進(jìn)度偏差原因,不斷調(diào)整,修改計(jì)劃直至項(xiàng)目交付使用。項(xiàng)目經(jīng)理要清楚整個(gè)項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)周期,定期舉行項(xiàng)目會(huì)議,由開(kāi)發(fā)方報(bào)告進(jìn)度和面臨的問(wèn)題,用戶(hù)方可參與意見(jiàn),項(xiàng)目組長(zhǎng)要多與開(kāi)發(fā)人員進(jìn)行溝通和交流,引導(dǎo)他們學(xué)會(huì)問(wèn)題的解決方法,提出問(wèn)題和難點(diǎn),讓大家共同解決,或由核心程序員解決,及時(shí)總結(jié)讓大家共享編程思路和方法。

質(zhì)量控制是指監(jiān)控最終開(kāi)發(fā)出的管理信息系統(tǒng)和執(zhí)行過(guò)程,既保證開(kāi)發(fā)出的產(chǎn)品符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),又確保不合格項(xiàng)能夠按照正確方法排除。一般開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)都有質(zhì)量管理部門(mén)(QA)。質(zhì)量管理包括質(zhì)量保證和質(zhì)量控制。質(zhì)量保證是在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中有計(jì)劃的活動(dòng),確保項(xiàng)目滿(mǎn)足相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn),例如評(píng)審和審計(jì)。評(píng)審是檢查項(xiàng)目中間產(chǎn)品,早期發(fā)現(xiàn)缺陷避免后期修改和返工;審計(jì)是對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程進(jìn)行檢查,保證每項(xiàng)工作遵循規(guī)程進(jìn)行。質(zhì)量控制指采取適當(dāng)?shù)姆椒ūO(jiān)控項(xiàng)目結(jié)果,確保結(jié)果符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),例如測(cè)試和跟蹤缺陷。測(cè)試是直接檢查軟件產(chǎn)品中的缺陷,確保產(chǎn)品符合要求,包括單元測(cè)試、功能測(cè)試、集成測(cè)試和壓力測(cè)試等。缺陷追蹤是指記錄和追蹤缺陷從發(fā)現(xiàn)到解決的整個(gè)過(guò)程。

風(fēng)險(xiǎn)控制一直是項(xiàng)目管理中的重點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題。項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)就是在項(xiàng)目管理活動(dòng)或事件中消極的、項(xiàng)目管理人員不希望的后果發(fā)生的潛在可能性。風(fēng)險(xiǎn)控制就是要系統(tǒng)化地識(shí)別、分析和應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn),最大化正面影響,最小化負(fù)面影響?？深A(yù)見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)是可以計(jì)劃、可以管理的。不可預(yù)見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)則是不可計(jì)劃、不可管理的,需要采取應(yīng)急措施。有些風(fēng)險(xiǎn)是可以接受的,處理得好還會(huì)產(chǎn)生正面的影響,例如快速跟進(jìn),快速跟進(jìn)會(huì)帶來(lái)返工的風(fēng)險(xiǎn),但是計(jì)劃好管理好,快速跟進(jìn)可以大大縮減項(xiàng)目工期。掌握風(fēng)險(xiǎn)分析的方法能大大提高駕馭風(fēng)險(xiǎn)的能力,例如概率分布、概率樹(shù)及外推方法,PERT、GERT,蒙特卡洛方法。風(fēng)險(xiǎn)分析的結(jié)果是一張“預(yù)測(cè)清單”。它能反映出項(xiàng)目管理過(guò)程中某一危險(xiǎn)發(fā)生的概率以及其后果的性質(zhì)和概率。我們可以利用某些技術(shù),如原型化、軟件自動(dòng)化、軟件心理學(xué)、可靠性工程學(xué)以及某些項(xiàng)目管理方法等設(shè)法避開(kāi)或轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)。

(3)強(qiáng)化測(cè)試環(huán)節(jié)。測(cè)試既是軟件開(kāi)發(fā)質(zhì)量保證的重要環(huán)節(jié),也是讓用戶(hù)直觀了解軟件質(zhì)量和熟悉軟件操作的有效途徑。測(cè)試就是用已知的輸入在已知環(huán)境中動(dòng)態(tài)地執(zhí)行系統(tǒng)。測(cè)試包括單元測(cè)試、模塊測(cè)試、集成測(cè)試和系統(tǒng)測(cè)試。主張重視單元測(cè)試,單元測(cè)試是所有測(cè)試中最底層的測(cè)試,是第一個(gè)環(huán)節(jié),也是最重要的一個(gè)環(huán)節(jié),是唯一的能保證代碼覆蓋率達(dá)到100%的測(cè)試,是整個(gè)軟件測(cè)試過(guò)程的基礎(chǔ)和前提。科學(xué)測(cè)試可在提交客戶(hù)之前發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)中的問(wèn)題,讓用戶(hù)自始至終參與測(cè)試工作。

3.結(jié)項(xiàng)階段

(1)執(zhí)行Beta測(cè)試。在開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部經(jīng)過(guò)幾輪測(cè)試后,需要在客戶(hù)方進(jìn)行Beta測(cè)試,Beta測(cè)試是一種驗(yàn)收測(cè)試。Beta測(cè)試指軟件開(kāi)發(fā)公司組織典型用戶(hù)實(shí)際使用開(kāi)發(fā)出的管理信息系統(tǒng),并要求用戶(hù)報(bào)告異常情況、提出批評(píng)意見(jiàn),然后軟件開(kāi)發(fā)公司再對(duì)其進(jìn)行改錯(cuò)和完善。[2]

(2)終期評(píng)審。管理信息系統(tǒng)的終期評(píng)審人員包括主審人、評(píng)審專(zhuān)家、技術(shù)人員和客戶(hù),評(píng)審方式有會(huì)簽評(píng)審和會(huì)議評(píng)審兩種。會(huì)簽評(píng)審是各個(gè)評(píng)委根據(jù)評(píng)審的內(nèi)容和要求進(jìn)行審核并發(fā)表自己的意見(jiàn),當(dāng)各位評(píng)委的意見(jiàn)基本一致,或問(wèn)題基本明確并已得到解決時(shí),則不召開(kāi)會(huì)議而直接填寫(xiě)《設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)評(píng)審報(bào)告》。會(huì)議評(píng)審就是公司組織內(nèi)外的專(zhuān)家召開(kāi)評(píng)審會(huì)議,根據(jù)評(píng)審的內(nèi)容和要求進(jìn)行討論、分析并就最終結(jié)果達(dá)成一致。[3]

綜上所述,隨著管理信息系統(tǒng)應(yīng)用越來(lái)越廣泛,開(kāi)發(fā)高質(zhì)量的適合各行各業(yè)的管理信息系統(tǒng)越來(lái)越重要,我們把項(xiàng)目管理的方法引入管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā),利用項(xiàng)目管理的科學(xué)理念和方法指導(dǎo)管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā),既能保證開(kāi)發(fā)的成功,又能保障開(kāi)發(fā)的質(zhì)量。

[1]侯炳輝.信息管理系統(tǒng)[M].北京:中央廣播電視大學(xué)出版社,2008.

[2]百度百科.Beta測(cè)試[DB/OL].http://baike.baidu.com/view/415272.htm.

[3]軟件項(xiàng)目設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)評(píng)審指南[DB/OL].http://pm.csai.cn/all/200801041424381103.htm.

On the Development of Management Information System Based on Project Management Method

YAN Lixin,LIU Xianda,WANG Xuedong

(Chengde Radio&TV University,Chengde,Hebei 067000,China)

Management information system is widely used in various areas like government agencies,businesses,culture,education,health care,social security.The development of management information system has become a priority for all walksof life.The introduction of scientific concepts and methodsof project management throughout the life cycle of the development of management information systems is the guarantee for its success.

management information system;project management;development

G433

A

1008-469X(2012)03-0038-03

2012-03-28

河北省教育科學(xué)“十一五”規(guī)劃立項(xiàng)課題《管理信息系統(tǒng)及信息共享的研究》(10030015)

閆麗新(1973-),女,河北承德人,副教授,主要從事網(wǎng)絡(luò)教育、遠(yuǎn)程教育及開(kāi)發(fā)研究。