黃娟

(湖南民族職業(yè)學(xué)院 外語系，湖南 岳陽 414000)

論商務(wù)禮儀在商務(wù)談判中的合理使用

黃娟

(湖南民族職業(yè)學(xué)院 外語系，湖南 岳陽 414000)

隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，商務(wù)談判活動(dòng)也日益增多。在商務(wù)英語談判中，商務(wù)禮儀有著非常重要的作用。合理地使用商務(wù)禮儀可以幫助談判的順利進(jìn)行。但由于中西方文化存在差異，從而影響商務(wù)談判的進(jìn)行，所以商務(wù)談判者在談判過程中應(yīng)該注意商務(wù)禮儀的正確使用。

商務(wù)禮儀;商務(wù)談判;文化差異

一 商務(wù)禮儀的含義

商務(wù)禮儀，就是指商務(wù)人員在進(jìn)行商務(wù)活動(dòng)中需要遵守的一種行為規(guī)范。商務(wù)禮儀可以約束商務(wù)活動(dòng)中的各種行為，主要是為了體現(xiàn)人與人之間的互相尊重。它主要包括商貿(mào)活動(dòng)中如何熱忱地接待客戶、如何融洽地進(jìn)行商務(wù)談判、如何成功地宣傳自己的商品、如何隆重地舉行各種商務(wù)儀式、如何妥善地解決商務(wù)糾紛，等等。

二 商務(wù)禮儀的重要性

(一)商務(wù)禮儀是企業(yè)進(jìn)行商務(wù)談判的需要

商務(wù)談判人員一定要意識(shí)到商務(wù)禮儀的重要性。要成為一名合格的商務(wù)談判人員，首先要提高自身的素質(zhì)修養(yǎng)，要有思想，有知識(shí)，還要懂禮節(jié)。其次，商務(wù)談判人員既然作為企業(yè)的形象代表，一定要注意自己的言行舉止，隨時(shí)隨地以規(guī)范的禮儀要求來約束自己的行為。特別是在國(guó)際商務(wù)談判中，會(huì)接觸到世界各地各行各業(yè)的人員。因此，我們的商務(wù)談判人員應(yīng)該熟悉和了解不同國(guó)家的風(fēng)俗人情，這樣才能有助于在談判過程中把握談判對(duì)象的心理活動(dòng)，分析對(duì)方言語背后的深刻含義。由此可見，商務(wù)禮儀在商務(wù)談判中能夠體現(xiàn)談判雙方的互相尊重。

(二)商務(wù)禮儀有助于塑造良好的社會(huì)形象

人們都知道，在人際交往中，要給交往對(duì)象留下深刻的印象，個(gè)人形象非常重要。那么，作為一個(gè)企業(yè)工作人員，更應(yīng)是如此。企業(yè)工作人員在商務(wù)活動(dòng)中，代表的是企業(yè)形象，如果能講究商務(wù)禮儀，就能幫助自己的企業(yè)在社會(huì)上樹立良好的企業(yè)形象，從而得到公眾的肯定與贊揚(yáng)，很容易獲得社會(huì)各方面的信任和支持，創(chuàng)下良好的信譽(yù)度，有助于在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中具有堅(jiān)實(shí)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。由此可見，企業(yè)談判人員時(shí)刻注意禮儀，既是個(gè)人素質(zhì)的體現(xiàn)，也是樹立企業(yè)良好形象的需要。在商務(wù)談判過程中，其儀容儀表、言談舉止、禮貌禮節(jié)等禮儀都是決定著塑造企業(yè)形象的關(guān)鍵。

(三)商務(wù)禮儀是妥善處理好各方面關(guān)系的需要

在商務(wù)談判中，處理好與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、合作伙伴以及客戶之間的關(guān)系是不可忽視的。談判人員在談判過程中的綜合表現(xiàn)直接影響著人際關(guān)系的建立。談判人員的行為方式的好與壞決定了商務(wù)人際關(guān)系的深入程度。因此，有著良好禮儀規(guī)范的商務(wù)行為有助于加快談判雙方商務(wù)關(guān)系的建立;良好的商務(wù)關(guān)系又有助于商務(wù)談判的順利進(jìn)行。

三 商務(wù)英語談判前的禮儀

第一，合理選擇商務(wù)談判時(shí)間。商務(wù)談判時(shí)間不能由談判一方單獨(dú)做決定，需要雙方商議決定，否則視為失禮。要選擇對(duì)對(duì)方最有利的時(shí)間進(jìn)行談判，避免雙方在連續(xù)工作之后身心狀態(tài)處于低潮的情況下進(jìn)行談判。

第二，合理選擇談判地點(diǎn)。談判地點(diǎn)最好選擇在自己熟悉的地點(diǎn)，因?yàn)?，自己熟悉的環(huán)境有助于爭(zhēng)取談判的主動(dòng)權(quán)。倘若不能爭(zhēng)取到，也可以選擇談判雙方都熟悉的場(chǎng)所。如果談判次數(shù)較多，可以考慮變換談判場(chǎng)所，以便緩解緊張的談判氣氛，達(dá)到最佳談判效果。

第三，合理選擇談判人員。商務(wù)談判隊(duì)伍一般來說由主談判人、談判助理、談判專家和其他談判人員組成。談判人員的素質(zhì)修養(yǎng)與儀表形象始終可以傳達(dá)一種信息，這種信息與談判的實(shí)質(zhì)內(nèi)容一起傳遞給談判對(duì)象，相互影響與感染。

第四，合理收集談判資料信息。談判人員要關(guān)注與談判相關(guān)的任何情況，并提前進(jìn)行調(diào)查研究，收集大量的資料信息。準(zhǔn)備談判資料信息，主要是為了根據(jù)主題行情，評(píng)估對(duì)方的實(shí)力;調(diào)查和掌握對(duì)方的文化背景和社會(huì)風(fēng)俗，了解多方的法律制度，以便在談判中掌握主動(dòng)權(quán)。

四 商務(wù)英語談判中的禮儀

第一，商務(wù)談判中的座次禮儀。商務(wù)談判時(shí)，按照參加談判的團(tuán)體個(gè)數(shù)可分為雙邊談判和多邊談判。雙邊談判一般采用長(zhǎng)方形的桌子進(jìn)行談判。通常賓主各占一邊，面對(duì)面相對(duì)而坐。長(zhǎng)方形談判桌一般橫向?qū)χT口，賓客對(duì)門而坐，東道主背門而坐。中間坐雙方負(fù)責(zé)人，其余人員按照職務(wù)高低依次分坐左右，原則上是以右為尊;多邊淡判多采用主席臺(tái)，即在談判室里面向正門設(shè)置一個(gè)主席臺(tái)，其他各方人士則一律背對(duì)正門，面對(duì)主席臺(tái)分別就座。各方代表上臺(tái)輪流發(fā)言。此外，待座位安排好后，最好給座位擺放座牌和安排禮儀小姐進(jìn)行座位引導(dǎo)，避免坐錯(cuò)位置。

第二，商務(wù)談判中的見面禮儀。首先，要注意的是見面之初的介紹。較正式的談判場(chǎng)合，介紹的先后順序是，按照地位高低，逐個(gè)介紹;若地位平等，則應(yīng)先介紹年長(zhǎng)的。被介紹到的人應(yīng)起立并微笑示意，注意使用禮貌用語。若備有名片，可適時(shí)遞上。再則，見面時(shí)還應(yīng)注意姿態(tài)的禮儀。如談判時(shí)要注視對(duì)方，使對(duì)方感到你的態(tài)度認(rèn)真誠(chéng)懇，被你關(guān)注。同時(shí)手勢(shì)應(yīng)自然，切忌雙臂交叉在胸前，以免給人以輕浮傲慢的感覺。

第三，商務(wù)談判中的語言禮儀。首先，談判者要善于表達(dá)。談判人員要常用一些委婉的言詞，緊密圍繞談判主題進(jìn)行談判。談判中遇到阻礙時(shí)，要能夠靈活采取各種適當(dāng)?shù)膽?yīng)急手段，擺脫困境。如果談判對(duì)象針對(duì)某個(gè)問題要求立即做出答復(fù)時(shí)，你可以先看看時(shí)間，說:“不好意思，這個(gè)時(shí)間點(diǎn)我需要回個(gè)重要的電話，請(qǐng)您稍等一會(huì)兒?！比绻@樣的話，你就可以爭(zhēng)取到1～3分鐘的考慮時(shí)間。其次，適當(dāng)?shù)厥褂弥w語言。如果贊同對(duì)方的提議，可以微笑著點(diǎn)點(diǎn)頭;如果沒有一次性弄明白對(duì)方的意思，可以做出迷惑的表情。最后，要把握多聽少說原則。善于傾聽是人際交往的法寶。傾聽可以表示對(duì)對(duì)方的尊重，還能因此獲得對(duì)方大量的寶貴信息，爭(zhēng)取時(shí)間了解對(duì)方的意圖，最終找到解決辦法。

第四，商務(wù)談判中的場(chǎng)下禮儀。商務(wù)談判不只局限在圓桌會(huì)議，越是有難度的談判，越需要重視私下里的交流，這不但可以彌補(bǔ)會(huì)議桌上的不足，甚至可以對(duì)談判的成敗產(chǎn)生影響。如當(dāng)談判很艱難的時(shí)候，按照相應(yīng)的禮儀規(guī)范，安排一些娛樂活動(dòng)，如酒會(huì)、舞會(huì)和拜會(huì)等，而這些接觸正是你充分展示公司形象的機(jī)會(huì)。如果能贏得對(duì)方好感，有助于談判的成功。

五 商務(wù)英語談判后的禮儀

首先是商務(wù)談判中的簽字儀式。在簽字儀式前，簽約雙方應(yīng)共同做好各種文本的準(zhǔn)備工作，包括定稿、翻譯、校對(duì)、裝訂等工作，并商定洽談儀式程序和其他有關(guān)細(xì)節(jié)。按規(guī)定參加談判的全體工作人員都應(yīng)該出席授簽儀式，簽約雙方的談判人員應(yīng)該一起入場(chǎng)，相互握手并入座。在助簽人員的協(xié)助下，簽字完畢后，雙方代表應(yīng)同時(shí)起立，交換文本，并相互握手，祝賀合作成功。其他隨行人員則應(yīng)該以熱烈的掌聲表示喜悅和祝賀。簽字完成，雙方人員一般會(huì)在交換文本之后當(dāng)場(chǎng)飲上一杯香檳酒，并與其他方面的人士一一干杯，這是國(guó)際上所通行的慶祝簽字儀式完成的常規(guī)性做法。最后，還要在簽約廳合影留念。合影結(jié)束后，應(yīng)讓雙方最高領(lǐng)導(dǎo)及賓客先退場(chǎng)。

其次是商務(wù)談判最后的贈(zèng)送禮物的禮儀。饋贈(zèng)禮儀是商務(wù)談判宴請(qǐng)前最后一項(xiàng)禮儀。這項(xiàng)禮儀相當(dāng)重要且講究。贈(zèng)送禮物的主要目的除了對(duì)本次談判順利結(jié)束表示祝賀以外，也為了表達(dá)友好關(guān)系，達(dá)成進(jìn)一步交往的愿望。之所以稱其講究，是因?yàn)橹挥泻虾醵Y儀的贈(zèng)送行為才能達(dá)到上述的目的。比如在國(guó)際商務(wù)交往中，外國(guó)人在贈(zèng)送禮物方面注重的不是禮物是否貴重，而是送禮之人是否用心挑選。因此給國(guó)際友人贈(zèng)送禮物時(shí)，應(yīng)避免贈(zèng)送昂貴的物品，不妨挑選具有我國(guó)民族特色，而且符合對(duì)方國(guó)家吉祥意義的禮品。類似于中國(guó)人不愿意收到“鐘”這樣的禮物一樣，國(guó)外也有很多禮品忌諱。比如:由于歐洲人對(duì)數(shù)字“13”的忌諱，不要贈(zèng)送與數(shù)字13有關(guān)的禮物;日本人忌諱數(shù)字“9”，并且反感有“狐獾”圖案的禮物?？傊?，商務(wù)人員一定要提前了解談判對(duì)象國(guó)家的風(fēng)俗民情，避免造成不必要的誤會(huì)。

六 結(jié)語

在商務(wù)談判中，禮儀文化是一個(gè)完整體系。商務(wù)禮儀文化作為一門商務(wù)交往藝術(shù)，有助于商務(wù)談判的程序性和完整性。把握商務(wù)禮儀文化，運(yùn)用科學(xué)合理的思維，不局限簡(jiǎn)單傳統(tǒng)化的模式，不斷創(chuàng)新，使其更具藝術(shù)性，從而進(jìn)一步推進(jìn)商務(wù)談判的順利進(jìn)行。

［1］周忠興.商務(wù)談判原理與技巧［M］.南京:東南大學(xué)出版社，2008.

［2］張秋筠.商務(wù)禮儀教程［M］.北京:中國(guó)商務(wù)出版社，2010.

［3］何偉祥.公關(guān)禮儀［M］.大連:東北財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社，2007.

［4］趙 艷.淺議商務(wù)禮儀與商務(wù)談判［J］.科教文匯，2009(12).

［5］李 心.淺談國(guó)際商務(wù)談判中禮儀的合理使用［J］.黑龍江教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2008(11).

［6］王苗苗.張芝.淺談商務(wù)禮儀在商務(wù)交往中的應(yīng)用［J］.科技創(chuàng)業(yè)月刊，2009(12).

［7］宋 源.國(guó)際商務(wù)禮儀與商務(wù)活動(dòng)［J］.消費(fèi)導(dǎo)刊，2010(1).

［8］萬玉蘭.商務(wù)談判禮儀中的形象塑造與語言技巧探討［J］.企業(yè)經(jīng)濟(jì)，2006(10).

F740.41

A

1674－5884(2012)07－0175－02

2012－05－02

黃 娟(1984－)，女，湖南岳陽人，助教，主要從事英語口語、商務(wù)談判教學(xué)研究。

(責(zé)任編校 謝宜辰)