梁秀梅

(鄭州航空工業(yè)管理學院紀委，鄭州450015)

檔案信息數(shù)字化是指利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)(Optical Character Recognition光學字符識別)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，將傳統(tǒng)紙介質(zhì)的檔案信息和歸檔的電子文件等加工組織成有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。它是檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)，是實施檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，對提高檔案管理技術(shù)水平和檔案服務(wù)效率等有重要意義。

我國政府有關(guān)部門非常重視檔案信息數(shù)字化工作，早在2002年11月25日，國家檔案局就與中央檔案館一起發(fā)布了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》。在該“綱要”的開篇，明確提出要“積極推進檔案資源數(shù)字化”。在“檔案信息資源建設(shè)”部分，專列一項“積極推進檔案數(shù)字化進程”。其措施是先在中央檔案館，中國第一、二歷史檔案館和“北京、天津、遼寧、上海、江蘇、安徽、廣東、重慶、陜西、青島、杭州等省、市檔案館進行檔案數(shù)字化工作試點”，并要求“其他有條件的檔案館也要進行這方面的研究和探索”。該“綱要”發(fā)布近十年來，不僅要求進行試點的檔案館檔案信息數(shù)字化進程較快，而且其他省、市的檔案館也在這方面做了大量努力，取得了突出成績。其突出標志是一些檔案館實現(xiàn)了館藏檔案信息可在局域網(wǎng)上查閱。如南京市檔案館早在該“綱要”發(fā)布前的1995年就開始建設(shè)局域網(wǎng)，并實現(xiàn)了在局域網(wǎng)上查詢館藏檔案信息，后來又提供館藏檔案信息的網(wǎng)絡(luò)遠程查詢。合肥市檔案館在2006年開始建設(shè)局域網(wǎng)，4年后實現(xiàn)了館藏檔案信息的可在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)查詢。［1］甘肅蘭州、天水、平?jīng)?市檔案館，在2010年達到了館藏檔案信息的可在局域網(wǎng)上查詢。［2］高等學校不僅是傳授科技前沿知識的地方，也是生產(chǎn)先進知識的場所，其管理水平和管理技術(shù)手段等應(yīng)與其身份相符，然而事實并非完全如此。就檔案管理方面來說，除少數(shù)高校的檔案館藏檔案信息進行了比較完全的數(shù)字化，實現(xiàn)了檔案的信息化管理，使館藏檔案信息可在局域網(wǎng)上查閱，達到了與社會在該方面的先進水平基本同步外，大多數(shù)高校的檔案管理數(shù)字化進程較為緩慢。

以河南省高校檔案管理為例。全省除某些中專掛靠個別大學做其二級學院，實際建制仍屬中專外，獨立設(shè)置的公、民辦高校約90所，至今無一所檔案信息完全實現(xiàn)數(shù)字化，有的甚至就根本沒做這方面的工作。具體表現(xiàn)可分為三種情況:其一是對檔案庫內(nèi)部分紙質(zhì)檔案信息進行了掃描等電子處理，對本單位新產(chǎn)生的文件的電子稿及時收錄歸檔;其二是曾出資委托社會專業(yè)人員對本單位庫存的部分紙質(zhì)檔案進行了電子掃描等處理，對本單位新產(chǎn)生的文件的電子稿未予以收錄歸檔或未全部收錄歸檔;其三是對本單位的紙質(zhì)檔案信息未做一點數(shù)字化處理。

為什么追蹤和把握科技前沿的高校在檔案信息數(shù)字化方面卻表現(xiàn)得如此遲緩?據(jù)筆者所知，原因主要為三點:

一是對檔案信息數(shù)字化的重要性認識不夠。在相當多的高校內(nèi)部，長期彌漫著忽視檔案工作的氛圍。除非某項工作需要查證檔案，平時從學校領(lǐng)導到一般教工，很少有人去關(guān)注學校檔案。“它不能束縛高校各項工作，因此長期被人忽視?！保?］對檔案工作的這種認識現(xiàn)狀，決定了對檔案信息數(shù)字化工作的態(tài)度，進而影響了檔案信息數(shù)字化工程在學校的推進。

二是高校檔案利用人次少的狀況，使不少人誤認為檔案信息數(shù)字化的需求不迫切。高校的多數(shù)職工忽視檔案工作，也不能簡單地責怪他們認識偏頗，因為現(xiàn)在高校檔案利用人次少的狀況很容易使他們產(chǎn)生那樣的心理。

有人曾對陜西師范大學檔案館2000－2009年共10年的檔案利用情況進行統(tǒng)計，以利用人次計，最少的2002年有887人次，最多的2006年有2143人次。但2006年利用人次多是因為2007年教育部要對該校進行本科教學評估，學校有關(guān)部門需做材料準備，故對檔案利用率較高。2007年由于同樣原因，利用人次也較多，為1756人次。其他年份利用人次在887人次到1506人次。除去2006、2007兩年的特殊情況，其他年份共有9336利用人次，平均每年1167利用人次。除去每年共約3個月的寒暑假及開學9個月的共約72天的星期六、星期日，平均每個正常工作日約有6利用人次。［4］河南省某個有30年歷史的高校，現(xiàn)有約1000名在崗職工，約200名退休職工，已畢業(yè)學生約60000名。盡管有這么多的檔案潛在可能利用者，據(jù)筆者了解，該校綜合檔案室每年平均實際接待的查閱者才三四百人次，折合每個正常工作日平均接待2人次左右。如此小的接待量使學校大部分教工體驗不到檔案的作用和重要，也使查閱者感到傳統(tǒng)查閱方式在查閱質(zhì)量和效率方面基本可滿足自己的需要。加上查閱者已習慣傳統(tǒng)的查閱檔案方式，故對檔案信息數(shù)字化要求不迫切。

三是現(xiàn)有高校檔案工作人員整體技術(shù)層次偏低，進行檔案信息數(shù)字化管理的力量不足。高校是專業(yè)技術(shù)性質(zhì)比較強的單位，其主體工作人員——教師，往往選擇業(yè)務(wù)能力比較強、綜合素質(zhì)比較高的人員充任，其次是行政管理干部。檔案工作的專業(yè)性在高校不被看重，往往安排領(lǐng)導干部或骨干教師的相對綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)較低的家屬充任。這些家屬本身的進取能力較差，或者不具備進行檔案信息數(shù)字化管理的能力，或者經(jīng)過培訓可承擔這一工作但效率較低，自然影響了學校檔案信息數(shù)字化工作的進程。

上述三個原因相互影響，而最根本的是第三點。由于高校檔案利用人次少，致使人們輕視該工作，在人員配備方面相對隨意。但是需要指出的是，高校檔案的利用人次少，既有檔案本質(zhì)屬性的決定性因素，也有檔案管理者的人為因素。從其本質(zhì)屬性來說，檔案的基本功能是備查。既然是備查，就不可能是天天使用。這一點，不同于現(xiàn)行文件?，F(xiàn)行文件的功能是解決現(xiàn)實問題的依據(jù)，因此可能經(jīng)常查閱。檔案則不同，它記述的是過去的情況，只有當人們解決的某個現(xiàn)實問題牽涉到某個檔案記述的某個過去事項時，或者欲解決的某個現(xiàn)實問題與某個檔案記述的某個過去事項具有相似性，需要借鑒其處理辦法時，才可能需查閱相似檔案。這樣說來，檔案的利用人次不能簡單地同現(xiàn)行文件類比。但是一旦需要查閱檔案，其查閱的方便程度和查出效率也是很重要的。相對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查閱人到檔案室借出查閱，檔案信息經(jīng)數(shù)字化加工后上網(wǎng)，查閱檔案人可在與局域網(wǎng)聯(lián)通的自己辦公室計算機上檢索查閱所需的檔案信息，肯定是既方便又高效。所以，加快檔案信息數(shù)字化管理進程是非常必要的。

檔案信息的開發(fā)和宣傳既包括傳統(tǒng)的檔案編研工作所做的紙質(zhì)形式，也包括將檔案信息數(shù)字化加工后上網(wǎng)，在網(wǎng)上介紹宣傳的電子形式。由于計算機的普遍使用和網(wǎng)絡(luò)的可共享資源，使檔案信息傳播形式既方便有效，又相對成本較低。這從另一個方面說明加快檔案信息數(shù)字化進程的必要。

高校進行檔案信息數(shù)字化工作不僅在現(xiàn)實上是必要的，而且也是國家要求其履行的法定職責，是其必須承擔和完成的任務(wù)。2008年8月20日教育部和國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《高等學校檔案管理辦法》第五條明確規(guī)定“高校檔案工作由高等學校校長領(lǐng)導”，其主要職責有四點，第二點是“將檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，促進檔案信息化建設(shè)與學校其他工作同步發(fā)展”。第八條明確規(guī)定“高校檔案機構(gòu)的管理職責”之一是“組織實施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作”。從目前各高校的情況來看，學校的信息化建設(shè)已有良好的發(fā)展，學校的文件發(fā)布、科研管理、課程安排、工資發(fā)放、圖書管理等基本依托網(wǎng)絡(luò)運行。也就是說，從整體上看，各高校還是比較重視信息化建設(shè)的，大多高校檔案信息化建設(shè)進程緩慢的責任可能不在學校領(lǐng)導層一方。因為按常理學校領(lǐng)導關(guān)于某項工作的職責主要是規(guī)劃、投入和督查三方面，其中的規(guī)劃和督查是主觀努力問題，很容易做到，而投入則受客觀物質(zhì)條件限制。各高校目前既然已實現(xiàn)了部分電子政務(wù)，配備了一定的服務(wù)器和辦公用計算機，局域網(wǎng)已建成和使用，就意味著學校實現(xiàn)檔案信息化的客觀物質(zhì)條件已基本具備，不再需要另行大的投入，需要做的是檔案信息的數(shù)字化加工及上網(wǎng)維護管理等工作。在這種情況下，大多學校領(lǐng)導的責任是督催不夠，更主要的責任是大多學校的檔案管理者主觀不夠努力。當然，進行檔案信息數(shù)字化加工，實現(xiàn)檔案信息化管理，需要檔案管理者付出很多，比如前面提到的那些任務(wù)等。也許對以往紙質(zhì)檔案信息的數(shù)字加工，網(wǎng)頁的設(shè)計等可由學校付款委托社會有關(guān)專業(yè)技術(shù)人員來做，但檔案信息數(shù)字化加工的組織和信息上網(wǎng)管理等必須由檔案管理機構(gòu)來做。特別是檔案信息化管理以后，由于現(xiàn)有技術(shù)水平局限，紙質(zhì)文件檔案還要繼續(xù)存在，意味著檔案管理機構(gòu)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案接收、整理加工、管理等工作還要繼續(xù)做，新興的檔案信息上傳網(wǎng)絡(luò)及檔案信息的網(wǎng)絡(luò)管理等任務(wù)也要承擔。這樣，就既增加了工作量，又增加了工作難度。按照一般的思維判斷，這對檔案工作人員利少弊多，難怪一些高校的檔案工作人員對之表現(xiàn)不積極。但是道理已如前所述，進行檔案信息數(shù)字化加工，實現(xiàn)檔案信息化管理，既是高校檔案部門提高服務(wù)效率，提升服務(wù)層次的需要，是檔案服務(wù)適應(yīng)高校整體信息化管理的需要，也是國家要求其必須履行的法定職責。所以，作為高校檔案工作的主管領(lǐng)導——高校校長，必須加強對檔案機構(gòu)進行檔案信息數(shù)字化工作的指導和督促;作為高校檔案工作的具體承擔者——高校檔案機構(gòu)及其工作人員，必須認清形勢，明確自己的使命和具體任務(wù)，積極規(guī)劃，認真組織，努力投入到檔案信息數(shù)字化工作中，爭取早日實現(xiàn)所在學校的檔案信息化管理，使所從事的檔案工作更好地為所在學校的教學、科研和行政管理等方面服務(wù)。

還要特別強調(diào)說明的是，各高校的檔案都在日益增多中，紙質(zhì)檔案信息的數(shù)字化和電子文稿的收錄加工，如果不及早進行，將來的加工任務(wù)將越來越重。而高校檔案信息數(shù)字化，實行檔案信息化管理，又是“高校信息化建設(shè)的必然趨勢”［5］和高校檔案管理的必由之路，所以只有盡早開展這項工作，才是明智之舉。否則，只能給自己和后任者留下麻煩。

［1］葉繁．合肥市檔案館與南京市檔案館信息化建設(shè)對比［J］．檔案管理，2011(1)．

［2］殷紅仙．甘肅省“十五”與“十一五”檔案信息化比較［J］．檔案管理，2011(1)．

［3］侯海玉．高校檔案管理的理性化審視［J］．東北農(nóng)業(yè)大學學報:社會科學版，2006(1)．

［4］孫大東．陜西師范大學檔案館十年(2000—2009)利用調(diào)查［J］．檔案管理，2011(1)．

［5］饒永．簡論高校檔案數(shù)字化建設(shè)［J］．電子科技大學學報:社科版，2004(2)．