檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。這也將是一個(gè)長期的發(fā)展過程。本文擬就檔案信息化建設(shè)發(fā)展趨勢(shì)及相關(guān)問題進(jìn)行探討。
　　
　　一、檔案信息化建設(shè)發(fā)展趨勢(shì)
　　
　　經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)化和社會(huì)信息化，要求檔案工作應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對(duì)檔案信息資源實(shí)行現(xiàn)代化科學(xué)管理，為社會(huì)提供快捷高效的開放利用服務(wù)，完成以檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、管理智能化為基本特征的檔案信息化建設(shè)，是檔案工作的新任務(wù)。國家“十一五”信息化建設(shè)從國家政策層面上明確了信息資源及其開發(fā)利用工作的戰(zhàn)略地位。檔案信息化發(fā)展的趨勢(shì)當(dāng)體現(xiàn)在如下幾個(gè)層次。
　　檔案信息化工作協(xié)同化。檔案信息化是多學(xué)科的交叉應(yīng)用，需要各領(lǐng)域?qū)I(yè)人員協(xié)同工作。尤其隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的廣泛應(yīng)用及檔案業(yè)務(wù)的多元化，其操作性的復(fù)雜程度和專業(yè)化程度也隨之提高。建立完善的協(xié)同化工作流程和監(jiān)管機(jī)制，合理、充分地利用網(wǎng)絡(luò)協(xié)同工作，必將成為檔案信息化建設(shè)與發(fā)展的主流工作模式。
　　檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化。目前，我國檔案館及檔案館內(nèi)部在檔案信息化的整合與共用方面受到體制、人力等因素的限制，難以發(fā)揮信息化系統(tǒng)的最佳功效。全國大部分地區(qū)檔案信息化建設(shè)，基本處于簡(jiǎn)單的檔案目錄信息發(fā)布系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)和檔案信息的計(jì)算機(jī)化管理的初級(jí)應(yīng)用階段。孤立封閉的系統(tǒng)架構(gòu)，致使檔案信息系統(tǒng)不能集成，檔案信息資源不能共享，檔案信息格式無法統(tǒng)一；檔案信息在不同的系統(tǒng)中重復(fù)存在。因此在檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)上應(yīng)該采取標(biāo)準(zhǔn)化措施，建立網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化、集成化的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的互動(dòng)與共享，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理業(yè)務(wù)的持續(xù)健康發(fā)展。
　　檔案信息化應(yīng)用平臺(tái)化。檔案信息化不僅是國家信息化戰(zhàn)略化工作實(shí)施的基礎(chǔ)，也是社會(huì)化的資源儲(chǔ)備工作。檔案信息化工作正在逐步向從咨詢、研發(fā)、培訓(xùn)、運(yùn)行維護(hù)、數(shù)據(jù)備份等系統(tǒng)化工作邁進(jìn)，這需要檔案信息化步入平臺(tái)化建設(shè)。改變圍繞單個(gè)實(shí)體檔案館建設(shè)的思維模式，開展標(biāo)準(zhǔn)化、無縫隙接入的平臺(tái)化的共建與共享運(yùn)行服務(wù)模式。這樣才能有效探索和推動(dòng)數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展。
　　
　　二、問題及對(duì)策
　　
　　人才戰(zhàn)略。檔案信息化建設(shè)需要計(jì)算機(jī)知識(shí)和檔案知識(shí)的復(fù)合型人才，而檔案工作的自身特點(diǎn)及其他原因，造成人員流動(dòng)頻繁。因此加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)人員的技能培訓(xùn)，加強(qiáng)新理念、新方法的學(xué)習(xí)十分重要。應(yīng)定期對(duì)其有計(jì)劃、有目標(biāo)的進(jìn)行培訓(xùn)。同時(shí)加強(qiáng)人才引進(jìn)，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境留住人才，逐步打造知識(shí)豐富、技術(shù)過硬的人才梯隊(duì)。
　　信息安全。檔案信息化建設(shè)會(huì)逐漸步入信息檢索的開放性和傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化，這對(duì)信息化建設(shè)的安全性提出了新的挑戰(zhàn)。因此對(duì)檔案信息的開放性采取逐步開放，按權(quán)限訪問的措施，加強(qiáng)密級(jí)管理。對(duì)檔案信息資源做好備份、加密、身份驗(yàn)證，內(nèi)外網(wǎng)分離等措施，制定嚴(yán)格的操作規(guī)程和管理制度，對(duì)工作人員加強(qiáng)管理，做好監(jiān)督工作。
　　檔案信息化建設(shè)的協(xié)同化、標(biāo)準(zhǔn)化、平臺(tái)化是其發(fā)展趨勢(shì)，可以為公眾需求提供高效、準(zhǔn)確、完備的信息服務(wù)。加強(qiáng)人才貯備和信息安全工作是檔案信息化建設(shè)持續(xù)發(fā)展和安全性的重要保證。檔案信息化建設(shè)模式是新時(shí)期檔案管理工作的的迫切需求，也是實(shí)現(xiàn)國家信息資源戰(zhàn)略整合的重要組成部分，值得深入探討。