醫(yī)藥檔案是指各級醫(yī)藥管理部門、醫(yī)藥企事業(yè)單位、團(tuán)體或個人從事藥品、醫(yī)療器械、制藥機(jī)械、醫(yī)藥包裝、衛(wèi)生材料的生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、教育、設(shè)計、情報、外事活動和醫(yī)藥黨、政、群管理工作以及其它各項活動直接形成的具有查考、利用和保存價值的各種文字、圖表、聲像以及實物等不同形式的歷史記錄。
　　醫(yī)藥檔案是國家檔案的重要組成部分，是發(fā)展醫(yī)藥事業(yè)的必要條件和依據(jù)，是重要的信息資源，是新醫(yī)改實施的根據(jù)，是國家的寶貴財富。
　　
　　一、各級醫(yī)藥管理部門和醫(yī)藥企事業(yè)單位對醫(yī)藥檔案不重視，缺乏廣泛配合
　　
　　各級醫(yī)藥管理部門和醫(yī)藥企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視檔案工作，把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)重要議事日程，由主管業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)同志分管，納入醫(yī)藥事業(yè)發(fā)展規(guī)劃計劃，對檔案機(jī)構(gòu)、人員、經(jīng)費(fèi)、庫房、設(shè)備等給予保證，切實解決好檔案工作中存在的實際問題。檔案工作應(yīng)當(dāng)與本部門、本單位的各項工作緊密結(jié)合，實行同步管理，在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時，同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。
　　
　　二、缺少專門的檔案管理機(jī)構(gòu)
　　
　　各級醫(yī)藥管理部門和醫(yī)藥企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立綜合性的檔案工作機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一管理本部門本單位形成的檔案。如需建立檔案館，則按《全國檔案館設(shè)置原則和布局方案》的有關(guān)規(guī)定辦理。檔案機(jī)構(gòu)配備工作人員數(shù)量，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案藏量和工作任務(wù)需要確定。綜合性檔案工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置，按有關(guān)規(guī)定報上一級行政管理部門審批，同時報所在地區(qū)檔案行政管理部門備案。
　　
　　三、醫(yī)藥檔案管理工作人員不專業(yè)，不熱愛醫(yī)藥檔案事業(yè)，醫(yī)藥檔案隊伍不穩(wěn)定
　　
　　醫(yī)藥檔案工作人員（包括以做檔案工作為主的兼職人員）必須堅持四項基本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的各項方針、政策，熱愛醫(yī)藥檔案事業(yè)，忠于職守，遵守紀(jì)律，并具備一定的檔案專業(yè)知識、專業(yè)技能和醫(yī)藥經(jīng)營管理、科學(xué)技術(shù)基礎(chǔ)知識。醫(yī)藥檔案工作人員應(yīng)均屬醫(yī)藥檔案專業(yè)技術(shù)人員，其業(yè)務(wù)能力的考核、技術(shù)職務(wù)的評定和晉升，應(yīng)當(dāng)按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并實行醫(yī)藥檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制（或任命制）。高級技術(shù)職務(wù)評定，按規(guī)定組織評定。使醫(yī)藥檔案工作隊伍保持相對穩(wěn)定。
　　四、醫(yī)藥檔案的積累和歸檔沒有形成統(tǒng)一制度
　　
　　各級醫(yī)藥管理部門和企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立健全文件材料的形成、積累和歸檔制度，并納入生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營、科研等各項管理程序和各類專業(yè)技術(shù)和管理人員的職責(zé)范圍，確保重要的醫(yī)藥生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、教育等各項管理、各種活動、各類會議都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔。各級醫(yī)藥管理部門和企事業(yè)單位在科研成果、新產(chǎn)品定型與試制、基建竣工等驗收活動及設(shè)備購置開箱時，應(yīng)有檔案部門人員參加。有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門要會同檔案部門，對應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行檢查，并簽署意見。各級醫(yī)藥管理部門和企事業(yè)單位實行由文件材料形成部門歸檔立卷的制度。由立卷人按檔案部門的要求系統(tǒng)整理組卷，編排頁碼或張?zhí)?，填寫卷?nèi)目錄，填寫備考表，擬寫案卷標(biāo)題并劃定保管期限，經(jīng)立卷單位負(fù)責(zé)人檢查，裝訂后向本部門檔案處（室、館）移交并做好移交手續(xù)。檔案著錄一律用鋼筆或毛筆書寫。歸檔文件材料都必須做到書寫材料優(yōu)良、字跡工整清楚、圖樣清晰，便于長久保存。醫(yī)藥管理部門和企事業(yè)單位的個人從事公務(wù)活動形成的各種載體形式的文件材料，必須按照規(guī)定向本部門檔案室歸檔，任何個人不得據(jù)為己有。檔案室的檔案應(yīng)按規(guī)定向檔案館移交。對于個人在非公務(wù)活動中形成的重要文件材料，檔案部門可通過征集、代管等多種形式進(jìn)行收集。個人向檔案部門捐贈檔案的，各醫(yī)藥管理部門應(yīng)當(dāng)予以獎勵。