樂勛 楊益晟

【摘要】國內(nèi)大中型企業(yè)普遍面臨著管理制度眾多，但可操作性差和執(zhí)行力度也很不夠等問題。為了解決這一管理問題，有學(xué)者提出了表單化管理思想，期望通過按照表單執(zhí)行操作，管理層通過表單管理下屬。為了更好的理解和全面了解國內(nèi)外表單化管理方法，本文針對表單化管理的相關(guān)內(nèi)容進行了文獻綜述。闡述了國內(nèi)外表單化管理研究現(xiàn)狀，表單化管理實現(xiàn)方法。最后指出表單化管理適用范圍及重點難點問題，為嘗試運用表單化管理的企業(yè)和相關(guān)研究人員提供參考。

【關(guān)鍵詞】表單化管理；項目管理

1.引言

隨著信息社會的告訴發(fā)展，電力建設(shè)領(lǐng)域的電子化信息化腳步也在逐步加快，各地區(qū)電網(wǎng)都在推行信息化、智能化。由于傳統(tǒng)的電力企業(yè)管理存在管理隨意化等問題，國家電網(wǎng)和南方電網(wǎng)的網(wǎng)架建設(shè)過程中，不斷完善管理規(guī)范，編制了大量的規(guī)范化表格，管理規(guī)范化逐漸成為管理核心思路，電力建設(shè)領(lǐng)域的項目管理也逐步走向規(guī)范化。

然而，一個隱藏在大量規(guī)范制度表面下的問題浮現(xiàn)出來，人們在呼吁、探索制度化管理的同時，制度逐年修編累積，文本制度內(nèi)容見增不見減，數(shù)量見多不見少。企業(yè)不時以行政方式發(fā)布的各種規(guī)定、通知、決定等規(guī)范性文件接踵而至，一些文件經(jīng)逐級轉(zhuǎn)發(fā)，越來越缺乏個性，表現(xiàn)在標(biāo)題不同、文體相像、語氣接近、反復(fù)強調(diào)、內(nèi)容雷同[1]。制度的可操作性大打折扣，更多的制度流為形式，執(zhí)行者依靠制度的欲望卻不見增強，只有在領(lǐng)導(dǎo)需要檢查的時候才會整理資料，平時依然依靠經(jīng)驗進行粗放式的管理。歸根到底令執(zhí)行者要么望而生畏，不堪重負敬而遠之的根本原因，是沒有將制度流程化，導(dǎo)致執(zhí)行力度不夠；某些企業(yè)意識到這個問題之后開始進行流程梳理，然后卻沒有很好的流程化運作的手段，導(dǎo)致管理效果不佳。

因此本文提出制度流程化、流程信息化，實現(xiàn)電力建設(shè)領(lǐng)域的精細化管理。進行深入研究之前，筆者大量搜索國內(nèi)外表單化管理的研究現(xiàn)狀，進行綜合對比分析，為表單化管理在電力建設(shè)領(lǐng)域運用提供理論參考，并為未來精細化管理做好鋪墊。

2.表單化管理的內(nèi)涵

表單化管理是以工作表單為載體將文本制度中的各項要求，轉(zhuǎn)化為表單的執(zhí)行內(nèi)容和順序[2]。通過這種轉(zhuǎn)換能夠?qū)崿F(xiàn)制度流程清晰化，所以表單不過是制度規(guī)范的一種表現(xiàn)形式。照表單中項目和步驟執(zhí)行，就是遵章實施的過程。表單化管理突破了傳統(tǒng)國有大型企業(yè)行政化、表面化的管理方式，使得管理者和執(zhí)行者更加明晰管理內(nèi)容和管理方針，能夠降低執(zhí)行成本，實現(xiàn)決策者滿意、執(zhí)行者愿意的管理局面[1]。

表單化管理模式的提出并非否定了制度管理的作用，而是對制度管理模式的提升，制度是表單化的基石，表單是制度管理的升華。完善的制度是表單化實現(xiàn)的基礎(chǔ)，沒有完善的管理制度和流程化脈絡(luò)，表單化管理無從談起。

3.表單化管理國內(nèi)外對比研究

3.1 國外學(xué)者研究現(xiàn)狀

國外學(xué)者在表單化管理方面研究還不多，但是對工作流程的研究量十分大，從靜態(tài)的工作流程研究到動態(tài)工作流程研究都做出了諸多貢獻。

Kim H，Youn CH等人通過網(wǎng)格計算方法建立了工作流管理系統(tǒng)，并運用于醫(yī)療系統(tǒng)[3]。Ying等人定義了一個靈活的工作流系統(tǒng)模型[4]，通過工作流元模型開發(fā)了森林信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)軟件已經(jīng)在社會中產(chǎn)生一定積極影響。

在靜態(tài)表單和靜態(tài)流程的管理基礎(chǔ)上，更多的學(xué)者關(guān)心的是動態(tài)表單管理方式。對管理信息系統(tǒng)柔性的研究已經(jīng)超過了10年。柔性定義為管理信息系統(tǒng)在新業(yè)務(wù)出現(xiàn)或業(yè)務(wù)發(fā)生變化時的適應(yīng)能力[5]，或者說一種對感知到的刺激的反應(yīng)能力。柔性是管理信息系統(tǒng)適應(yīng)一般性業(yè)務(wù)改變和根本性業(yè)務(wù)改變的能力，可將柔性劃分為：結(jié)構(gòu)的柔性和數(shù)據(jù)的柔性。結(jié)構(gòu)的柔性是系統(tǒng)自身的特點，比如系統(tǒng)功能的模塊化程度，系統(tǒng)所能接受變化的能力，系統(tǒng)的穩(wěn)定性等等。數(shù)據(jù)的柔性指系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)適應(yīng)業(yè)務(wù)變化的能力。

Fakas等人介紹了一個工作流程管理的職能業(yè)務(wù)系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)動態(tài)表單化管理，進一步改進工作流程系統(tǒng)，并通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)遠程管理[6]。Miller等人基于CORBA模型建立動態(tài)的工作流管理系統(tǒng)[7]。

Dongen[8]，Smith[9]，Leymann[10]，David[11]，Hayes[12]都從工作流管理系統(tǒng)軟件的角度闡述了企業(yè)管理過程中工作流程化的重要性。Blanning[13]則在流程化的基礎(chǔ)上提出了模式化管理思路。ungbee Cho[14]運用SSFNet技術(shù)實現(xiàn)了工作流管理系統(tǒng)的開發(fā)。

3.2 國內(nèi)學(xué)者研究現(xiàn)狀

國內(nèi)關(guān)于表單化管理的研究也不是很多，但是已經(jīng)在某些行業(yè)開始提出這種思想。

表單化管理的思路已經(jīng)被廣泛運用在醫(yī)院、工程、工廠等諸多部門[14]，在績效管理[15]、質(zhì)量管理[16]等方面得到了良好的運用。較多的學(xué)者提出了表單化管理的思路，如方進濤[16]，張佳強[17]，寇靖華[18]，張鵬[1]，茍園捷[22]等學(xué)者進一步將表單化思路通過信息化手段實現(xiàn)，并運用于不同領(lǐng)域。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展為企業(yè)的運營和管理帶來了重大改變，魏萌研究了基于SaaS（軟件即服務(wù)）認為通過將軟件使用權(quán)和開發(fā)權(quán)買斷的模式轉(zhuǎn)化為軟件租用的模式能夠在實現(xiàn)表單化管理的同時，保證企業(yè)對信息系統(tǒng)的管理擁有更大的主動性和控制權(quán)。文章論證了智能表單管理平臺的必要性，給出了平臺的設(shè)計方案，并在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)了一個可在線使用的面向中小企業(yè)的層次清晰、功能強大的表單業(yè)務(wù)平臺，平臺提供權(quán)限認證和多角色用戶管理功能，支持對于表單樣式信息的非結(jié)構(gòu)化存儲，并且對具體生成的表單具有強大的檢索功能，充分滿足統(tǒng)計分析的需要。

中國南方電網(wǎng)超高壓輸電公司廣州局的寇靖華根據(jù)中國南方電網(wǎng)超高壓輸電公司廣州局表單化管理實際，重點對如何編制科學(xué)的表單體系，如何確保表單應(yīng)用過程中的剛性，如何發(fā)揮員工在表單化管理實施過程中的積極主動性提出見解，最后舉例說明表單化管理在廣州局的成功運用[20]。

可口可樂公司的魏慶在實踐表單管理過程中發(fā)現(xiàn)表單管理的方法在實際過程中存在不適合使用，業(yè)務(wù)人員花費大量實踐填寫虛假表格。這說明表單管理存在他的漏洞與不足，在工程領(lǐng)域運用是否也會出現(xiàn)此類問題，如何避免此類問題的發(fā)生也是一個重要的研究課題[21]。

方進濤針對產(chǎn)質(zhì)量管理系統(tǒng)的柔性化工作流程進行研究，實現(xiàn)了質(zhì)量數(shù)據(jù)采集主流程以及各類質(zhì)量單據(jù)的快速辦理，通過可自定義的表單管理，滿足了各類質(zhì)量單據(jù)格式定義需求，并為質(zhì)量業(yè)務(wù)表單格式擴展提供了有效支持。也論證了表單柔性化的可行性[16]。徐亮，劉文才等人通過可定制流程技術(shù)開發(fā)了表單的柔性管理信息系統(tǒng)[22]。王靜平[23]等人梳理了企業(yè)表單核決的業(yè)務(wù)流程。茍園捷則針對企業(yè)管理系統(tǒng)開發(fā)了動態(tài)表單系統(tǒng)[19]，宋希錄針對駕校收費系統(tǒng)開發(fā)了信息管理系統(tǒng)，并設(shè)計了相關(guān)流程化的表單[24-25]。

從動態(tài)表單管理技術(shù)實現(xiàn)上來看，陶望龍[26]，張嚴(yán)林[27]，嚴(yán)俊蘭[28]，薛明[29]等運用web技術(shù)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺的工作流管理信息系統(tǒng)。肖文峰[30]對通用表單工作流管理系統(tǒng)進行了設(shè)計，程建霞[31]，鄭勝林[32]，肖宇則[33]從數(shù)據(jù)庫技術(shù)實現(xiàn)工作流的信息化管理。

3.3 國內(nèi)外對比分析

從研究結(jié)果可以看到，國外對各個領(lǐng)域的流程化非常重視，許多學(xué)者一致認為流程化是提高企業(yè)生產(chǎn)效率的必備環(huán)節(jié)，標(biāo)準(zhǔn)的作業(yè)流程能夠保證產(chǎn)品質(zhì)量。在這一點上，我國學(xué)者也給予了肯定，但是對于某些行業(yè)來說，流程化作業(yè)難以實現(xiàn)，例如建設(shè)領(lǐng)域，即使制定了相關(guān)制度和流程，由于缺少流程推動的長效機制，很多制度和流程只是一紙空文，在這種情況下，表單化才在我國創(chuàng)新性的提出來。希望通過表單化的管理，將制度和流程轉(zhuǎn)換為易于執(zhí)行的表單，逐步加強全體施工人員流程控制的理念。

表單化管理思路在國外都有研究者進行了探索，但是在工程建設(shè)領(lǐng)域的表單化管理思路還沒有明確提出，也沒有單位實現(xiàn)了信息化表單管理，項目管理方式還處于手工、紙質(zhì)階段。對流程管理是表單化管理的一個基礎(chǔ)，國內(nèi)外都有較多學(xué)者進行研究，對流程管理的進一步研究就是實現(xiàn)柔性流程管理，許多企業(yè)更加適合可以小范圍變動的流程管理模式。在管理系統(tǒng)實現(xiàn)問題上，不同的研究學(xué)者有不同的實現(xiàn)方法。

4.結(jié)論與展望

國內(nèi)大中型企業(yè)，由于企業(yè)龐大，管理具有人員龐大，制度眾多等特點，但在管理過程中常常出現(xiàn)執(zhí)行力不夠、執(zhí)行過程不規(guī)范等問題。如電網(wǎng)建設(shè)過程中，建設(shè)環(huán)節(jié)復(fù)雜，建設(shè)過程控制點多，任何質(zhì)量、安全、環(huán)境、進度、費用控制點失控都會造成整個項目的不良影響。為了解決這類管理問題國內(nèi)外學(xué)者都開始關(guān)注表單化管理、流程管理等問題，認為流程化和表單化是規(guī)范化管理的重要手段。我國南方電網(wǎng)廣州局近年也開始了表單化管理的初步工作。由此看來表單化管理思路是一個值得研究的管理方式。

從國內(nèi)外研究現(xiàn)狀來看，表單化管理的重點問題是如何將較為完善的企業(yè)管理制度轉(zhuǎn)換為流程；如何將流程進一步合理的轉(zhuǎn)換為表單；如何將表單實現(xiàn)信息化。而表單化管理的難點問題是實現(xiàn)柔性化表單管理，在表單化管理實施過程中每一個步驟看似簡單，但轉(zhuǎn)換過程中必須多方考慮，不僅要便于管理者控制，也要便于執(zhí)行者按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行和填寫。如果表單太過死板，或者考慮不周，既不利于管理也不利于執(zhí)行者認真執(zhí)行，表單化管理將變成空話，依然沒有管理效用。

因此，在不同企業(yè)實施表單化管理方法的時候需要注意的問題是表單化管理的適用情況和表單化管理的柔性問題。表單化管理方法適用于可明確工作不周、能預(yù)知工作內(nèi)容、工作流程有邏輯性和唯一性、工作結(jié)果可控性的企業(yè)或者工作內(nèi)容[18]。對柔性表單化管理的思想也是一個需要注意和值得研究的問題。

參考文獻：

[1]張鵬.表單化管理:有效執(zhí)行的制度形式[J].中國電力企業(yè)管理,2008(17).

[2]張鵬,蔡曄,王朝碩.表單化管理[J].企業(yè)管理,2009(1):60-62.

[3]Kim H,Youn CH,Kim DH,Song H,Shim EB.Adaptive Workflow-Policy based Management Scheme for Advanced Heart Disease Identifcation[J].10TH INTERNATIONAL SYMPOSIUM ON PERVASIVE SYSTEMS,ALGORITHMS,AND NETWORKS,2009:545-549.

[4]Wang Y,Zhang G,Yang ZG,Tan SQ.Research of Forest Administration Management Information System Based on Workflow Technique.12TH ANNUAL MEETING OF CHINA ASSOCIATION FOR SCIENCE AND TECHNOLOGY ON INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY AND SMART GRID.2010:259-263.

[5]K.Knoll and S.Jarvenpaa,Information Technology Alignmentor“Fit”in Highly Turbulent Environments:the Concept ofFlexibility[Z].Proceedings of the 1994 Computer PersonnelResearch Conference on Reinventing IS,1994,1-14.

[6]G.Fakas,a and B.Karakostas.workflow management system based on intelligent collaborative objects[J].Information and Software Technology.1999.41(13):907-915.

[7]J.A.Miller,A,P.Sheth,K.J.Kochut,X.Wang.“CORBA-Based Run-Time Architecture for Workflow Management Systems”.Large Scale Distributed Information Systems Lab,Department of Computer Science,The University of Goergia,http://www.cs.uga.edu/LSDIS.

[8]B.F.van Dongen.Discovering Workflow Performance Models from Timed Logs.Computersin Industry,v.53 n.3,p.283-296,April 2004.

[9]T.Smith.The Future of Workflow Software.INFORM,pp:50-51,April 1993.

[10]Leymann F.Workflow-based applications[J].IBM Systems Journal.1997.36(1):102-123.

[11]David Hollingsworth.The Workflow Reference Model[M].WfMC-TC-1003,Issue1.1,Workflow Management Coalition,Brussels,Belgium,Oct.1997.

[12]K.Hayes,K.Lavery.Workflow Management Software:the business opportunity[J].TechnicalReport,Ovum Ltd,London,1991.

[13]Blanning R W.Model management systems.Decision Support System.1993.9

[14]ungbee Cho,iGihyun Jung .Design and implementation of firewall simulation based on SSFNet[C].The 6 th International Conference on Advanced Communication Technology 2004:312-316.

[15]宋曉庸.談?wù)勂髽I(yè)員工績效考核的表單化管理[J].黑龍江科技信息,2009(24).

[16]方進濤.基于柔性化表單流程的項目型產(chǎn)品生產(chǎn)質(zhì)量數(shù)據(jù)管理[J].國防制造技術(shù),2010(2).

[17]張佳強,王士同.信息管理系統(tǒng)動態(tài)表單技術(shù)的研究與實現(xiàn)[J].計算機應(yīng)用與軟件,2010(8).

[18]寇靖華.加強過程控制的管理實踐——表單化管理介紹[J].中國集體經(jīng)濟,2011(3).

[19]茍園捷,莫蓉,常智勇,郭永輝.面向企業(yè)管理系統(tǒng)的動態(tài)表單技術(shù)研究[J].航空計算技術(shù),2006(6).

[20]南網(wǎng)超高壓公司廣州局:安全生產(chǎn)表單化管理[J].中國電力企業(yè)管理,2009(1).

[21]魏慶.表單管理的執(zhí)行困惑[J].銷售與市場,2004(1).

[22]徐亮,劉文才.一種可定制流程與表單的柔性管理信息系統(tǒng)方案[J].重慶教育學(xué)院學(xué)報,2006(6).

[23]王靜平,鄭阿漫.基于表單核決中心的企業(yè)業(yè)務(wù)流程管理[J].科技咨詢導(dǎo)報,2007(26).

[24]宋希錄,劉蕓.駕駛培訓(xùn)學(xué)校信息管理系統(tǒng)概述及表單設(shè)計[J].中國科技信息,2007(8).

[25]宋希錄,李和濱,韓汝軍.駕校收費信息管理系統(tǒng)程序及表單設(shè)計[J].現(xiàn)代計算機(專業(yè)版),2007(10).

[26]陶望龍,邵新宇,張國軍,任德耀.Web環(huán)境下基于表單的工作流管理系統(tǒng)研究[J].計算機應(yīng)用研究,2003(12).

[27]張嚴(yán)林,胡戰(zhàn)虎,張江洋.Java Web框架動態(tài)表單域編程在物業(yè)管理中的應(yīng)用[J].廣東自動化與信息工程,2005(3).

[28]嚴(yán)俊蘭,魏登萍.基于XML表單的Web工作流管理系統(tǒng)設(shè)計[J].長沙大學(xué)學(xué)報,2005(5).

[29]薛明,李紅燕.一種基于模板的管理Web頁面用戶交互表單的方法[J].北京大學(xué)學(xué)報(自然科學(xué)版),2004(3).

[30]肖文峰.通用表單工作流管理系統(tǒng)的設(shè)計[J].計算機時代,2005(6).

[31]程建霞,楊波,孫麗達,王小唯,潘啟樹.基于稿件管理數(shù)據(jù)庫信息共享的表單批量輸出方法[J].編輯學(xué)報,2004(3).

[32]鄭勝林,潘保昌,胡彥.基于表單圖文輸入的扣車場信息管理系統(tǒng)[J].計算機工程與設(shè)計,2004(9).

[33]肖宇,許煒.基于表單和關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的工作流管理系統(tǒng)[J].華中科技大學(xué)學(xué)報(自然科學(xué)版),2004(11).

[34]Vazquez-Poletti JL,Huedo E,Montero RS.A Dynamic WorkflowManagement Model Based on Web Services.1st Iberian Infrastructure Conference(IBERGRID).2007:199-207.

[35]Merriam Webster Online Dictionary[S].[http://www.m- w.com] last visited on February 26,2005.

[36]K.M.Nelson and H.J.Nelson,Technology Flexibility:Concep-tualization,Validation,and Measuremen[Z].In Proceedingsof the 30th Hawaii International Conference on System Sci-ences(HICSS)Volume 3:Information System Track-Orga-nizational Systems and Technology,Maui,Hawaii,January03-06,1997.

作者簡介：樂勛（1979—），男，電力工程技術(shù)工程師，現(xiàn)供職于江門開平供電局計劃建設(shè)部，主要從事工程現(xiàn)場管理、技術(shù)經(jīng)濟等工作。