摘 要： 檔案管理是高等學(xué)校教育管理的重要組成部分，檔案信息化就是要在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。對(duì)不同的檔案進(jìn)行信息化建設(shè)已成為各高校檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。本文根據(jù)高校檔案信息化建設(shè)的必要性和必然性，對(duì)加快高校檔案信息化建設(shè)提出了幾點(diǎn)建議，幫助廣大高校檔案管理者提高檔案管理信息化建設(shè)水平。
　　關(guān)鍵詞： 高校檔案管理 信息化建設(shè) 思考
　　
　　衡量一所高校管理水平的因素有多種，檔案管理工作就是其中不可缺少的因素之一。高校檔案是高等學(xué)校在教學(xué)、科研、學(xué)生管理、后勤管理、資產(chǎn)管理及其他各項(xiàng)工作中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同載體的歷史記錄，是學(xué)校發(fā)展歷史的縮影和真實(shí)寫(xiě)照。學(xué)校檔案對(duì)于學(xué)校推動(dòng)教育教學(xué)改革、深化教育科研、創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式、提高教育教學(xué)質(zhì)量、提高管理效能、維護(hù)學(xué)校權(quán)益等起著不可替代的作用。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和高等教育的快速發(fā)展，高校檔案工作面臨著新的挑戰(zhàn)，同時(shí)也迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。為使高校檔案工作與高等教育同步發(fā)展，檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。
　　1.高校檔案信息化建設(shè)的必要性
　　傳統(tǒng)型的檔案是建立在手工管理的基礎(chǔ)上，其檔案信息服務(wù)是以手工服務(wù)為主要手段，這種管理方式及檢索利用水平，使得絕大部分電子檔案無(wú)法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失，嚴(yán)重滯后于人們對(duì)檔案信息的現(xiàn)實(shí)需求，為此，高校檔案工作必須走信息化建設(shè)道路。開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)，規(guī)范管理，通過(guò)為各部門發(fā)布信息提供統(tǒng)一的平臺(tái)，統(tǒng)一各立卷部門的分類方法和檔案的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)文書(shū)處理與檔案管理工作流程的有效銜接，有利于落實(shí)部門立卷制度，提高組卷編目的效率和質(zhì)量，保證歸檔文件材料的齊全完整，提高工作質(zhì)量和服務(wù)水平，進(jìn)而為檔案文件及其他有關(guān)信息的查找、閱覽等提供便捷。
　　2.高校檔案信息化建設(shè)的必然性
　　高校檔案數(shù)字化建設(shè)是以數(shù)字技術(shù)和數(shù)字化信息資源為基礎(chǔ)的建設(shè)，隨著高校擴(kuò)招和社會(huì)的進(jìn)步，面對(duì)數(shù)量眾多的新型形態(tài)和載體的數(shù)字文件材料，開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)，規(guī)范管理，更好地為學(xué)校各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，成為高校檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。當(dāng)高校檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息后，必將有利于高校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。首先，數(shù)字化的檔案信息打破了檔案利用上的時(shí)間概念，可以利用網(wǎng)絡(luò)的傳輸便利，提供快速有效的利用服務(wù)，使異地檔案信息資源傳輸和利用成為可能，使檔案工作社會(huì)化服務(wù)的時(shí)效性、廣泛性更加突出，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。其次，數(shù)字化檔案信息便于利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行快速檢索，促進(jìn)各種高新技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，更有利于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。
　　3.做好高校檔案信息化建設(shè)的思考
　?。?）領(lǐng)導(dǎo)重視是高校檔案信息化建設(shè)的前提
　　檔案信息化建設(shè)能否得以順利開(kāi)展，關(guān)鍵看領(lǐng)導(dǎo)是否重視。各高校領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)加快高校檔案信息化建設(shè)的重要性，以“對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想”的政治高度，增強(qiáng)做好檔案信息化建設(shè)的使命感、責(zé)任感和緊迫感，把檔案信息化建設(shè)納入學(xué)?？傮w規(guī)劃，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，做好檔案信息化建設(shè)的人力、物力、財(cái)力方面的保障。
　?。?）加強(qiáng)硬件環(huán)境建設(shè)是高校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)
　　一是要優(yōu)化庫(kù)房環(huán)境?，F(xiàn)階段，要在強(qiáng)化庫(kù)房紙質(zhì)檔案保存環(huán)境功能的基礎(chǔ)上，突出電子檔案的保存環(huán)境和信息化設(shè)備的運(yùn)行環(huán)境建設(shè)，對(duì)新建庫(kù)房制定新的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)已建庫(kù)房提出改造要求。在標(biāo)準(zhǔn)制定上，要有硬性指標(biāo)，對(duì)新建庫(kù)房，環(huán)境的溫濕度和防塵要適應(yīng)信息化設(shè)備運(yùn)行要求，網(wǎng)絡(luò)中心機(jī)房要有防靜電設(shè)施，服務(wù)器要有防信息泄露手段，電子檔案庫(kù)房要有防磁措施。對(duì)已建庫(kù)房，要按照紙質(zhì)檔案和電子檔案分區(qū)保存的要求，進(jìn)行功能結(jié)構(gòu)性改造，視條件逐步增加相應(yīng)設(shè)施，以滿足電子檔案保存和信息化設(shè)備運(yùn)行的需要。二是要優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。當(dāng)前各高校檔案部門網(wǎng)絡(luò)布線零亂、設(shè)備共享度低、有安全隱患的現(xiàn)象比較普遍，為此需采取相應(yīng)的科學(xué)措施，比如優(yōu)化綜合布線系統(tǒng)、合理配置硬件設(shè)備、完善安全防護(hù)措施等，做到總體布局科學(xué)合理、簡(jiǎn)潔明快，選材經(jīng)久耐用、美觀大方，供電配電系統(tǒng)安全可靠、維護(hù)方便，網(wǎng)絡(luò)信息安全綜合防護(hù)、措施有效，網(wǎng)絡(luò)布線規(guī)范有序、調(diào)配靈活，設(shè)備選擇技術(shù)先進(jìn)、運(yùn)行穩(wěn)定。三是要優(yōu)化辦公環(huán)境。由于檔案工作的特殊性，辦公環(huán)境既不同于一般庫(kù)房管理人員以現(xiàn)場(chǎng)收發(fā)為主的工作環(huán)境，又不同于教師和行政人員以坐班為主的工作環(huán)境。信息化建設(shè)改變了以往的工作方式，以網(wǎng)絡(luò)化辦公、作業(yè)為主，因此必須針對(duì)此特點(diǎn)對(duì)辦公環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，激發(fā)工作熱情，提高工作效率。
　?。?）經(jīng)費(fèi)投入是高校檔案信息化建設(shè)的保證
　　實(shí)施高校檔案信息化建設(shè)，需要配備現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備和先進(jìn)的管理軟件，因此必須得到財(cái)力支持。首先，各高校要配備適應(yīng)工作需要的計(jì)算機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、錄像機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、打印機(jī)等硬件設(shè)備，有條件的學(xué)校要配備計(jì)算機(jī)終端設(shè)備；其次，引進(jìn)或自行開(kāi)發(fā)研制檔案管理軟件，建設(shè)和完善局域網(wǎng)，并與校園網(wǎng)連通，加快高校檔案目錄級(jí)及全文級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理網(wǎng)絡(luò)化。這些工作的開(kāi)展必須有強(qiáng)大的財(cái)力支持，各高校要從工作需要出發(fā)，根據(jù)實(shí)際情況，增加和改善現(xiàn)有的現(xiàn)代化管理設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，為加快推進(jìn)高校檔案工作的信息化建設(shè)提供足夠的經(jīng)濟(jì)保證。
　?。?）檔案人員隊(duì)伍建設(shè)是高校檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵
　　事業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)人才，高校檔案事業(yè)的推進(jìn)關(guān)鍵在于人，在于檔案人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)。目前，高校檔案人員整體水平還不能適應(yīng)信息時(shí)代檔案事業(yè)的發(fā)展需要，在知識(shí)結(jié)構(gòu)、人才結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)方面仍存在問(wèn)題。高校檔案的專業(yè)管理人才和計(jì)算機(jī)人才嚴(yán)重缺乏，是高校檔案隊(duì)伍的薄弱環(huán)節(jié)。這不僅影響了高校檔案工作，而且嚴(yán)重阻礙了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，成為高校檔案信息化發(fā)展的一個(gè)瓶頸。各高校要引起高度重視，優(yōu)化檔案隊(duì)伍，配備知識(shí)結(jié)構(gòu)合理的檔案管理人員，在對(duì)現(xiàn)有檔案人員進(jìn)行系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)和計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)、提高其專業(yè)和現(xiàn)代管理水平的同時(shí)，引進(jìn)高層次的計(jì)算機(jī)專業(yè)及檔案專業(yè)的人才，確保高校檔案信息化建設(shè)順利實(shí)施。
　　
　　項(xiàng)目來(lái)源：湘南學(xué)院科學(xué)研究課題（2011YY16）。