【摘 要】 會(huì)計(jì)信息收集具有重要的意義。文章分析了幾種傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息收集方法，由此提出了建立企業(yè)會(huì)計(jì)信息垂直搜索引擎的構(gòu)想，并探討其設(shè)計(jì)方法及其特點(diǎn)，以將信息檢索的最新技術(shù)應(yīng)用于會(huì)計(jì)信息的利用領(lǐng)域。
　　【關(guān)鍵詞】 會(huì)計(jì)信息； 信息收集； 搜索引擎
　　
　　21世紀(jì)以來(lái)，信息經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展沖擊著傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)理論與思想。會(huì)計(jì)無(wú)論是作為經(jīng)濟(jì)社會(huì)中必不可少的部分，還是其本身作為一個(gè)信息系統(tǒng)，在信息時(shí)代中如何管理和應(yīng)用信息是當(dāng)代會(huì)計(jì)理論與實(shí)務(wù)中必須解決的問(wèn)題。
　　信息的收集是整個(gè)信息管理工作的起點(diǎn)，只有通過(guò)信息的收集、提煉和匯集發(fā)布在信息源中的各種原始信息，才可以為信息配置、存儲(chǔ)、傳遞和應(yīng)用提供可靠的資料。信息收集在整個(gè)信息管理中居于重要地位，只有在廣泛收集和不斷積累信息的基礎(chǔ)上，才能有效地、準(zhǔn)確地應(yīng)用信息。
　　
　　一、目前會(huì)計(jì)信息管理中存在的問(wèn)題
　　
　?。ㄒ唬﹤鹘y(tǒng)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)會(huì)計(jì)信息缺乏有效的收集
　　隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)的普及，越來(lái)越多的企業(yè)把計(jì)算機(jī)應(yīng)用于會(huì)計(jì)工作，因而對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的研究較為深入，這些研究大多數(shù)集中于對(duì)會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)系統(tǒng)的研究，而對(duì)作為會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)起點(diǎn)的信息收集研究甚少。會(huì)計(jì)工作是以處理價(jià)值信息為基礎(chǔ)的，信息收集不全面，原始數(shù)據(jù)不可靠，將會(huì)對(duì)企業(yè)管理層的決策帶來(lái)很大的影響。
　?。ǘ┢髽I(yè)信息化建設(shè)的浪潮產(chǎn)生了海量的信息，加大了企業(yè)對(duì)信息的管理難度
　　據(jù)統(tǒng)計(jì)，企業(yè)每年產(chǎn)生的數(shù)據(jù)以200%的速度增長(zhǎng)，其中80%的數(shù)據(jù)以文件、電子郵件等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存放在企業(yè)內(nèi)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的各個(gè)角落，而這些數(shù)據(jù)中包含了大量的會(huì)計(jì)信息。企業(yè)如何從“信息海洋”中找到有用的信息，如何對(duì)以各式各樣形式存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)信息進(jìn)行有效的組織，是諸多企業(yè)尚待解決的難題。
　　（三）企業(yè)缺乏一個(gè)系統(tǒng)規(guī)范的綜合會(huì)計(jì)信息平臺(tái)
　　部門(mén)的細(xì)化和勞動(dòng)的分工帶來(lái)了工作效率的提高，同時(shí)也產(chǎn)生了企業(yè)工作人員之間信息的不對(duì)稱(chēng)。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)要想了解企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況，很大程度上都得依賴(lài)于各級(jí)財(cái)務(wù)人員。
　　而各個(gè)會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)部門(mén)對(duì)會(huì)計(jì)信息的獲取也存在相互依賴(lài)。例如管成本的想了解價(jià)格信息和稅務(wù)信息，管價(jià)格的想了解成本信息，不同崗位的工作人員相互了解信息的方式大都只能建立在相互詢(xún)問(wèn)或查閱資料等效率較低的手段上，缺乏一個(gè)在規(guī)定允許的權(quán)限范圍內(nèi)，可以輕松獲取信息的平臺(tái)。
　?。ㄋ模?huì)計(jì)信息的傳遞及可利用性較差
　　信息內(nèi)容與格式的緊密結(jié)合，使得信息在傳遞和利用過(guò)程中存在很大的問(wèn)題。企業(yè)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中存在大量不同格式的文件，它們通常以不同的后綴標(biāo)明格式的差異，如DBF是數(shù)據(jù)庫(kù)文件，DOC是Word文檔等，這些文件的內(nèi)容與格式是緊密結(jié)合、不能拆開(kāi)的，而格式的差異限制了信息在不同軟件之間的傳遞。同時(shí)，以某些格式存儲(chǔ)的文件只能提供只讀的信息，無(wú)法對(duì)信息直接進(jìn)行處理和加工，使得信息利用起來(lái)極為不便。
　　
　　二、傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息收集方法
　　
　　會(huì)計(jì)信息的收集按數(shù)據(jù)采集的來(lái)源不同可分為內(nèi)部信息收集和外部信息收集。除了傳統(tǒng)的手工收集方法之外，一些先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也得到了采用。例如企業(yè)建立的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，采用傳統(tǒng)的C/S（客戶(hù)端/服務(wù)器）兩層結(jié)構(gòu)，財(cái)務(wù)人員或其他部門(mén)的工作人員只需在客戶(hù)端輸入信息，而信息的收集和處理都由服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫(kù)集中處理，這種信息收集的方式收集范圍較廣，收集效率較高。對(duì)于企業(yè)外部的會(huì)計(jì)信息，一些企業(yè)采取由財(cái)務(wù)部門(mén)的信息收集員定期上網(wǎng)，到事先預(yù)定的Web站點(diǎn)瀏覽有關(guān)財(cái)稅、金融、資本市場(chǎng)、往來(lái)客戶(hù)信用度、會(huì)計(jì)改革研討會(huì)、財(cái)會(huì)培訓(xùn)等方面的外部信息，并有選擇地對(duì)主頁(yè)進(jìn)行下載。一些企業(yè)還通過(guò)電子郵件的方式，接收企業(yè)預(yù)定的電子雜志或銀行、往來(lái)客戶(hù)等提供的信息。雖然這些方法對(duì)于會(huì)計(jì)信息的收集起到一定的效果，但是在如今這個(gè)信息呈爆炸性增長(zhǎng)的時(shí)代，這些方法也顯得乏力。企業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)雖然能提供一定的檢索功能，但是企業(yè)大量的數(shù)據(jù)以文件、電子郵件等非結(jié)構(gòu)化的形式存在，檢索起來(lái)會(huì)非常麻煩。而采用信息收集員定期上網(wǎng)或是通過(guò)電子郵件收集信息的方式，所收集的信息能否直接進(jìn)行加工處理尚且不論，其全面性更是有待商榷。
　　
　　三、建立企業(yè)會(huì)計(jì)信息垂直搜索引擎
　　
　　信息時(shí)代的一大特點(diǎn)就是信息檢索技術(shù)得到了廣泛使用，各式各樣的互聯(lián)網(wǎng)搜索引擎層出不窮。這些搜索引擎在一定程度上滿(mǎn)足了人們對(duì)于海量信息的需求。面對(duì)企業(yè)更加準(zhǔn)確、更加全面的信息需求，信息檢索技術(shù)同樣可以應(yīng)用于企業(yè)會(huì)計(jì)信息的收集工作中。
　?。ㄒ唬┢髽I(yè)會(huì)計(jì)信息垂直搜索引擎
　　企業(yè)會(huì)計(jì)信息垂直搜索引擎不同于百度、谷歌等傳統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)搜索引擎，它是以企業(yè)為核心，提供檢索對(duì)象專(zhuān)一、檢索結(jié)果準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)信息檢索服gg8JNG8DqiFKp+e+l6y5QQ==務(wù)的搜索引擎。會(huì)計(jì)信息的使用者大多對(duì)會(huì)計(jì)的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)有一定的了解，所以采用垂直搜索引擎其搜索結(jié)果比傳統(tǒng)搜索引擎更加專(zhuān)業(yè)，尤其是在一些容易產(chǎn)生歧義的詞語(yǔ)搜索方面效果更加明顯。根據(jù)會(huì)計(jì)信息的來(lái)源不同，企業(yè)會(huì)計(jì)信息垂直搜索引擎的信息源包括企業(yè)文件服務(wù)器、ERP、電子郵件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)以及互聯(lián)網(wǎng)上指定的站點(diǎn)等。通過(guò)搜索引擎整合企業(yè)內(nèi)外部的會(huì)計(jì)信息，可以顯著提高企業(yè)信息管理水平和決策支持能力。
　　（二）企業(yè)會(huì)計(jì)信息垂直搜索引擎設(shè)計(jì)
　　企業(yè)會(huì)計(jì)信息垂直搜索引擎的流程圖如圖1所示。
　　通過(guò)設(shè)置相關(guān)的會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)對(duì)信息主題加以限制，企業(yè)文檔爬蟲(chóng)能夠有目標(biāo)地對(duì)企業(yè)的文件服務(wù)器、ERP、電子郵件系統(tǒng)等信息源中的文檔進(jìn)行抓取。對(duì)于不同的信息源，企業(yè)會(huì)計(jì)信息垂直搜索引擎的信息采集方式也有區(qū)別。當(dāng)文件服務(wù)器有新的文檔產(chǎn)生時(shí)，文件系統(tǒng)能夠直接向爬蟲(chóng)程序發(fā)送變化的通知，這樣它們可以立即對(duì)新的文件進(jìn)行備份；對(duì)電子郵件系統(tǒng)的信息采集也是如此，但其數(shù)據(jù)的存取權(quán)限必須保持是最新的；ERP系統(tǒng)的信息更新速度較快，可以對(duì)爬蟲(chóng)的工作周期進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑O(shè)置，使其既具備一定的時(shí)新性又減少系統(tǒng)的負(fù)載。企業(yè)外部信息的采集方式較為靈活，可以對(duì)網(wǎng)絡(luò)爬蟲(chóng)設(shè)置一些指定的網(wǎng)站，根據(jù)這些網(wǎng)站信息更新速度的快慢，采用不同的方式進(jìn)行采集。
　　盡管有時(shí)候系統(tǒng)可以?xún)H僅使用已有的文檔集合，但通常情況下需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)文檔數(shù)據(jù)庫(kù)，用于存儲(chǔ)經(jīng)過(guò)壓縮處理的文檔，其功能類(lèi)似于圖書(shū)館，被存儲(chǔ)的文檔則相當(dāng)于圖書(shū)館中的書(shū)籍。
　　文本轉(zhuǎn)換組件將抓取的文檔轉(zhuǎn)換為索引項(xiàng)，存儲(chǔ)在索引數(shù)據(jù)庫(kù)中。信息源中的會(huì)計(jì)信息大都以不同的格式存儲(chǔ)，這些格式包括原始文本、PDF、Word、HTML、XML等。搜索引擎需利用文本轉(zhuǎn)換組件將文檔中的內(nèi)容轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)文本格式，如XML（可擴(kuò)展標(biāo)記語(yǔ)言）。XML是一種簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)語(yǔ)言，易于在任何程序中讀寫(xiě)數(shù)據(jù)，并且目前大多數(shù)應(yīng)用軟件都支持XML，這就意味著經(jīng)搜索得到的會(huì)計(jì)信息可以不受計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、應(yīng)用軟件等諸多平臺(tái)的限制而直接得到使用。
　　用戶(hù)交互組件則提供了搜索用戶(hù)和搜索引擎的接口，接收用戶(hù)查詢(xún)并將它轉(zhuǎn)化為索引項(xiàng)，通過(guò)與索引數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)的索引進(jìn)行匹配，由排序組件生成一個(gè)按照分值排好序的文檔列表返回給用戶(hù)。搜索引擎的用戶(hù)一般對(duì)會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)有一定的了解，其輸入的查詢(xún)條件也較容易得到準(zhǔn)確的返回結(jié)果。評(píng)價(jià)組件用于評(píng)測(cè)和監(jiān)測(cè)系統(tǒng)的效果和效率，特別是利用日志數(shù)據(jù)來(lái)記錄用戶(hù)和分析用戶(hù)的行為，以便提供更加個(gè)性化的服務(wù)。
　　（三）企業(yè)會(huì)計(jì)信息垂直搜索引擎的特點(diǎn)
　　由于企業(yè)會(huì)計(jì)信息垂直搜索引擎僅僅針對(duì)于會(huì)計(jì)領(lǐng)域，其搜索的結(jié)果會(huì)比傳統(tǒng)的搜索引擎更加專(zhuān)業(yè)，其搜索信息的速度、范圍和效率與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息收集方法相比效果更加突出，從信息海洋中尋找到有用的信息將不再是一件復(fù)雜的事情。無(wú)論是來(lái)自互聯(lián)網(wǎng)的會(huì)計(jì)信息，還是來(lái)自企業(yè)內(nèi)部文件服務(wù)器、ERP、電子郵件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)等系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)信息，都可以通過(guò)企業(yè)會(huì)計(jì)信息垂直搜索引擎提供的平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一管理。結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化的信息由搜索引擎完成統(tǒng)一查詢(xún)和處理，信息的可利用性也得到了加強(qiáng)。在信息安全方面，可以通過(guò)采用員工權(quán)限和數(shù)據(jù)級(jí)別兩個(gè)維度的管理和控制機(jī)制，對(duì)檢索內(nèi)容進(jìn)行保護(hù)。
　?。ㄋ模┧阉饕嫔写鉀Q的問(wèn)題
　　企業(yè)會(huì)計(jì)信息垂直搜索引擎與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息收集方法相比有很大的進(jìn)步，特別是在信息收集的范圍、速度和效率上具有很高的優(yōu)越性。如何協(xié)調(diào)好企業(yè)會(huì)計(jì)垂直搜索引擎與企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)、ERP、數(shù)據(jù)庫(kù)等系統(tǒng)之間的關(guān)系，使它們之間達(dá)到無(wú)縫連接的功效，是尚待解決的問(wèn)題。同時(shí)，信息檢索的安全性也有待進(jìn)一步的提高。
　　
　　結(jié)束語(yǔ)
　　
　　信息在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中扮演著舉足輕重的角色，信息技術(shù)也將在企業(yè)中得到更加廣泛的應(yīng)用。如何利用現(xiàn)代信息技術(shù)系統(tǒng)收集會(huì)計(jì)信息，為企業(yè)的管理者提供決策支持，將隨著會(huì)計(jì)信息化的普及得到更深入的研究。
　　
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