崔發(fā)亮，姬生峰，趙有

（日照鋼鐵有限公司，山東 日照 276806）

一、備品備件全流程管理的必要性

當(dāng)前無論什么行業(yè)，企業(yè)都需要有足夠的備品備件物資儲備來保證企業(yè)生產(chǎn)的正常運轉(zhuǎn)，所以備品備件物資的管理對每一個企業(yè)的發(fā)展都有十分重要的作用。同時備品備件等物資具有種類繁多、整體數(shù)量龐大、使用數(shù)量不可預(yù)測、使用難跟蹤以及不少物資需要專門定做等特點，從而加大了其采購、庫存管理的難度，給企業(yè)的精細(xì)化管理提出了嚴(yán)重挑戰(zhàn)。

當(dāng)前不少企業(yè)紛紛以企業(yè)信息化建設(shè)為契機，推動企業(yè)備品備件物資管理的信息化，以達(dá)到對備品備件進行規(guī)范管理、降低庫存資金占用、提高企業(yè)管理水平的目的。然而在企業(yè)信息化建設(shè)過程中，由于備品備件等物資具有業(yè)務(wù)流程長、審批工作流程長、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理工作量大、特殊業(yè)務(wù)多、庫存管理相對復(fù)雜等特點，所以信息化建設(shè)如果單純實現(xiàn)其業(yè)務(wù)鏈條上一個或幾個零碎的環(huán)節(jié)，很難達(dá)到規(guī)范管理、提升效益、降低備品備件庫存資金占用的目的，所以如何推進備品備件的規(guī)范管理給企業(yè)信息化建設(shè)提出了更高要求。

二、備品備件全流程管理的做法

鑒于備品備件物資的管理在企業(yè)發(fā)展中的重要性和復(fù)雜性，企業(yè)信息化建設(shè)只有充分考慮備品備件計劃、招投標(biāo)、采購、供應(yīng)商協(xié)同、庫存、付款、成本核算、設(shè)備管理等相關(guān)層面，及實現(xiàn)對備品備件整個生命流程的管理和跟蹤，才能實現(xiàn)備品備件管理的規(guī)范化、對備品備件的采購和庫存領(lǐng)用實施有效控制、降低備品備件庫存資金占用，提高企業(yè)精細(xì)化管理水平，從而達(dá)到實施備品備件信息化建設(shè)的初衷，備品備件全流程管理功能的實現(xiàn)主要需要從幾個方面開展，見圖1。

圖1 備品備件全流程管理圖

1.備品備件計劃的管理：實現(xiàn)備品備件采購計劃的提報、采購計劃審批工作流程的處理和公司采購計劃的管理。同時可以根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、管理狀況按照安全庫存、最大最小庫存等設(shè)置自動產(chǎn)生采購計劃，以保證公司生產(chǎn)的安全運行，還可以對采購計劃預(yù)算額度進行管控，對采購計劃進行庫存現(xiàn)有量平衡，以加強對計劃的管理，減少多余計劃的提報，從源頭上減少多余物資的采購。

2.備品備件招投標(biāo)的管理：主要用于在采購計劃的基礎(chǔ)上進行詢價、報價的處理工作，實現(xiàn)招投標(biāo)信息的公開公正，減少暗箱操作，減少企業(yè)損失。

3.備品備件采購的管理：主要用于采購合同的創(chuàng)建、管理、打印，而采購合同要做到可以依據(jù)采購計劃自動創(chuàng)建，同時庫存接收入庫時也要可以共享采購合同的數(shù)據(jù)，以減少采購人員、庫存管理人員工作量，提高工作效率。

4.備品備件的供應(yīng)商協(xié)同：由于公司備品備件的采購種類繁多且不少物資為專門定做，所以為了保障公司生產(chǎn)的正常運行，采購人員應(yīng)該加強和供應(yīng)商的協(xié)同，以便于及時跟蹤訂單的執(zhí)行情況，了解到物資的生產(chǎn)、發(fā)運、開票情況，同時通過協(xié)同供應(yīng)商也可以及時了解物資發(fā)出后的入庫和付款情況，便于發(fā)現(xiàn)問題時可以及時補貨、換貨、退貨等。

5.備品備件的庫存管理：主要用于備品備件物資的出入庫的管理，為了加強公司對庫存物資的管控，庫存數(shù)據(jù)必須實現(xiàn)在全公司范圍的充分共享，同時還必須提供強大的功能來滿足備品備件實現(xiàn)批次或件次管理，對備品備件實現(xiàn)多維度的庫存分析，對備品備件實現(xiàn)庫、區(qū)、架、層、列等的貨位管理，對庫存出入庫實行審批和單據(jù)打印，對庫存進行盤點，對庫存領(lǐng)用實行定額管控等需要。

6.備品備件的財務(wù)管理：實現(xiàn)備品備件采購、入庫時可自動產(chǎn)生應(yīng)計負(fù)債等科目信息，從而實現(xiàn)采購接收、入庫與財務(wù)銜接，并能滿足備品備品發(fā)票匹配、付款等，同時由于備品備件具有種類繁多、數(shù)據(jù)量大等特點，所以備品備件成本核算需能做到對每個物料出入庫信息和每個物料科目信息都能正確收集和準(zhǔn)確對應(yīng)，以提高備品備件成本核算的精確性。

7.設(shè)備管理、領(lǐng)用跟蹤管理：由于備品備件種類繁多，使用單位領(lǐng)用后公司很難跟蹤備品備件的具體使用情況，所以應(yīng)推進設(shè)備管理、領(lǐng)用跟蹤管理的建設(shè)，加強對備品備件的使用跟蹤，以保證物資得到有效合理使用，同時依據(jù)使用情況自動觸發(fā)生成采購計劃，實現(xiàn)與采購計劃管理的銜接，從源頭上減少使用單位亂報采購計劃等問題。

三、備品備件全流程管理的重點及難點

信息化備品備件全流程管理涉及到備品備件業(yè)務(wù)流程的各個層面，除此之外還需要如下幾個方面進行強有力的支撐。

1.要建立完整的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)體系，實現(xiàn)物料編碼、供應(yīng)商等基礎(chǔ)信息的規(guī)范化、系統(tǒng)化管理?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的好壞直接關(guān)系到項目的成敗，沒有規(guī)范、完整的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)體系支撐，備品備件全流程管理很難實現(xiàn)，所以備品備件信息化建設(shè)推進過程中要對備品備件的名稱、規(guī)格、型號、計量單位、采購員、訂單價格、物料類別以及供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商地址、供應(yīng)商帳戶等信息進行仔細(xì)整理和規(guī)范，如此才能保證采購計劃、采購訂單、庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，從而為備品備件全流程實現(xiàn)打下堅實的基礎(chǔ)。

2.建立物料、物料類別、財務(wù)科目賬戶等信息間準(zhǔn)確的關(guān)聯(lián)、對應(yīng)關(guān)系，以實現(xiàn)業(yè)務(wù)發(fā)生時自動觸發(fā)準(zhǔn)確的財務(wù)信息，保證財務(wù)成本、財務(wù)應(yīng)付等數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和數(shù)據(jù)產(chǎn)生的及時性，推進財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的實現(xiàn)。

3.建立完善的報表體系，從多角度、多層面對備品備件業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行分析、統(tǒng)計，滿足業(yè)務(wù)部門或公司領(lǐng)導(dǎo)層績效、考核等需求，提高工作效率。

4.實現(xiàn)庫存設(shè)置的靈活性。由于備品備件物資管理存在種類多、整體數(shù)量大、存在使用有效期等特點，因此不少企業(yè)的貨位管理細(xì)化到庫、區(qū)、架、層、列等5層，不少物料要按照批次或件次進行管理和跟蹤，同時由于備品備件統(tǒng)計口徑復(fù)雜（是備件還是材料，是否零庫存以及是內(nèi)建零庫存還是外建零庫存、是否大中修、是工藝件還是易損件等），更加大了庫存業(yè)務(wù)系統(tǒng)處理的難度，所以必須對庫存進行靈活的設(shè)置，盡量滿足不同的業(yè)務(wù)需求。

5.實現(xiàn)審批工作流程靈活配置。由于備品備件全流程過程中諸多地方都需要進行審批，如采購計劃、采購訂單、庫存領(lǐng)料出庫等，同時每一項業(yè)務(wù)的審批流程涉及到的審批層次、審批金額等各不相同，所以審批流程的設(shè)置一定靈活。

四、成效

信息化備品備件全流程的管理打通了備品備件從計劃到訂單，從訂單到庫存，從庫存到使用，從使用到計劃整個流程，并給企業(yè)帶來如下成效。

1.建立完善的物料基礎(chǔ)信息體系，提高公司對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理水平，為公司信息化管理水平的提升打下堅實的基礎(chǔ)。

2.實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的充分共享。備品備件全流程管理上環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)充分為下環(huán)節(jié)所用，從而實現(xiàn)了相關(guān)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的共享，縮短了采購部整理采購計劃、庫存部門根據(jù)訂單辦理入庫等環(huán)節(jié)的時間，提高了工作效率、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，同時庫存數(shù)據(jù)的共享，加強了公司對庫存物資的管理和跟蹤，提高了公司的管理水平。

3.推進了財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的實現(xiàn)。由于備品備件采購、庫存業(yè)務(wù)自動產(chǎn)生財務(wù)信息，財務(wù)賬戶與物料等數(shù)據(jù)緊密關(guān)聯(lián)，從而提高了財務(wù)應(yīng)付、成本數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性，并提高了公司備品備件成本核算的精細(xì)化和自動化水平。

4.降低采購、庫存資金。備品備件全流程管理的實現(xiàn)，使得每一個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)都是上一環(huán)節(jié)產(chǎn)生或觸發(fā)，從而避免了采購計劃多報、采購部盲目采購、庫存不斷積壓、物資領(lǐng)用后沒有跟蹤等問題的產(chǎn)生，從而大幅降低公司庫存資金占用和采購額度。

5.堵塞管理漏洞。備品備件全流程管理的實現(xiàn)，加強公司對物資領(lǐng)用后跟蹤和管理，實現(xiàn)了招投標(biāo)數(shù)據(jù)的公開公正，從而堵塞了公司管理漏洞，提升了公司的管理和管控水平。

五、結(jié)束語

通過信息化手段，推進備品備件全流程的管理，實現(xiàn)備品備件相關(guān)業(yè)務(wù)的系統(tǒng)化、規(guī)范化處理，達(dá)到了對備品備件進行全流程跟蹤的目的，不僅提高了公司的信息化水平，同時也可有效降低備品備件采購、庫存費用，給公司的管理水平帶來大幅度的提升，具有很大的現(xiàn)實意義。