□孟 朝（中鐵七局集團有限公司）

編標質(zhì)量控制措施探討

□孟 朝（中鐵七局集團有限公司）

建筑施工企業(yè)在編制投標文件時，往往時間緊迫，內(nèi)容繁多，經(jīng)常容易出錯。為解決這一問題，創(chuàng)建一個內(nèi)容完整、系統(tǒng)、實用的投標文件資料庫，對投標工作有著至關(guān)重要的作用。本文分別介紹了商務(wù)資料庫、技術(shù)資料庫、報價資料庫的創(chuàng)建和管理以及如何提高投標文件的編制質(zhì)量和編制效率。

資料庫；創(chuàng)建；收集；管理

隨著建筑市場的日益規(guī)范，一個建筑施工企業(yè)要在市場經(jīng)濟的激烈競爭中生存和發(fā)展，就必須徹底改變過去那種在計劃經(jīng)濟體制下形成的舊的管理模式，主動出擊，廣攬信息，參與激烈的市場競爭。要想在競爭中取得勝利就必須從各方面提高企業(yè)的競爭實力，這些實力具體體現(xiàn)在信息追蹤、強大的投標能力、施工能力和工程管理能力等諸多方面。其中拿出有競爭力的投標文件是競爭獲勝的重要一環(huán)，完善投標資料庫是做好投標文件的保障。資料庫管理主要為了更好地利用企業(yè)的整體資源，滿足投標需要，提高編制投標文件的質(zhì)量和效率，給評審專家留下好的印象，以得到更高的分數(shù)，順利通過評審，最終取得工程的承包權(quán)。

投標資料庫主要包括商務(wù)資料庫、技術(shù)資料庫和報價資料庫。商務(wù)資料庫是指能證明企業(yè)在資質(zhì)、信譽、施工業(yè)績、財務(wù)能力、人員能力、施工機械設(shè)備和試驗檢測儀器設(shè)備裝備等方面能否滿足業(yè)主要求的資料；技術(shù)資料庫主要是指各專業(yè)工程項目的通用施工方案、方法、技術(shù)措施以及安全、質(zhì)量和各地區(qū)文明施工、環(huán)境保護方面的相關(guān)措施，鐵路工程標準化管理實施方案、“架子隊”管理組織實施方案、臨時工程設(shè)置實施方案等；報價資料庫主要是指工程成本價格資料、開標系列資料、各省報價評分辦法及投標報價分析總結(jié)。

一、商務(wù)資料庫的創(chuàng)建與管理

商務(wù)資料庫收集創(chuàng)建是一項系統(tǒng)性很強的工作，商務(wù)投標需要使用的基礎(chǔ)資料較多，這些基礎(chǔ)資料的收集匯總需要多部門多單位配合。商務(wù)資料庫的收集創(chuàng)建主要有以下幾個方面。

（一）企業(yè)基本資料

企業(yè)的基本資料主要包括能夠證明企業(yè)的法人資格、從業(yè)資格及資信能力等的相關(guān)資料，如企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、建筑企業(yè)資質(zhì)證書、建筑企業(yè)安全生產(chǎn)許可證、稅務(wù)登記證書，質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全“三合一”管理體系認證證書，企業(yè)獲獎證書，以及企業(yè)章程和企業(yè)簡介等整理好的文字、圖片及說明。這些經(jīng)常用到的資料不僅要保存為單張的圖片格式，而且應(yīng)該按照順序創(chuàng)建成一個固定的WORD文檔，以便在投標時使用。

（二）人員資料

人員資料包括施工企業(yè)擬參加工程施工任務(wù)的人員的一整套個人資料，包括：職稱證、畢業(yè)證、身份證、聘任證書、社保證明、注冊建造師證、注冊造價師證、注冊會計師證、注冊安全工程師證、個人照片等，還有各架子隊技術(shù)工種工人的上崗證、資格證等，比如施工員證、安全員證、材料員證、質(zhì)檢員證等。

因為人員的資料相對繁雜，可以按人員專業(yè)分類，如軌道、橋梁、隧道、公路、電力、電氣化、通信、信號工程師等，常用的安全、試驗、質(zhì)檢工程師要單獨列出整理。在鐵路市場投標中，對人員的要求更為細致，項目經(jīng)理、項目總工在投標時不能重復(fù)，常用的項目經(jīng)理、總工資料應(yīng)匯總在一起，創(chuàng)建一個文件夾，以備及時調(diào)用。注冊建造師證、注冊造價師證、注冊會計師證、注冊安全工程師證等在投標時要求加蓋注冊印章，因此必須建立一個注冊工程師人員資料庫，按照各種注冊工程師進行分類保存，注冊證書及注冊印章由一個專門的部門來統(tǒng)一管理，以備隨時調(diào)用。

總之，人員資料庫的建立要以方便、準確查找和使用為目的。建議將投標常用人員的畢業(yè)證、職稱證、身份證按職稱級別分別整理成為一個WORD文檔，專設(shè)一個“三合一”文件夾來儲存這些信息，方便投標時調(diào)用。這樣的信息歸類方法在投標時可以提高工作效率，縮短編標時間。這些資料在做標時需要的數(shù)量較多，在收集現(xiàn)有資料的基礎(chǔ)上，還需多組織各種學習、培訓，為相關(guān)人員辦理各種施工需要的上崗證和操作許可證等。要鼓勵有條件的人員考取各類與施工企業(yè)有關(guān)的注冊證，這些證件是企業(yè)投標、施工生產(chǎn)和申報資質(zhì)必須具備的。

人員資料主要通過人事部門、企業(yè)發(fā)展部門定期收集并對已有資料存檔。對缺項部分通過辦理、申報、培訓等多種手段逐漸完善。

（三）工程業(yè)績資料

企業(yè)的工程業(yè)績資料包括：中標通知書、合同協(xié)議書、工程竣工驗收報告、業(yè)績證明、工程獲獎證書、工程概況、工程照片等。這些資料需要收集齊全，業(yè)主一般要求同時具有中標通知書、合同協(xié)議書、工程竣工驗收報告等才算有效業(yè)績。另外，一些特殊的施工業(yè)績應(yīng)分類收集，比如：近幾年完成高速鐵路施工經(jīng)驗，不良地質(zhì)地段路基施工經(jīng)驗，軟弱破碎地層地段隧道、高瓦斯隧道、長大隧道等施工經(jīng)驗，黃土、凍土、高原地區(qū)施工經(jīng)驗，各種類型橋梁（比如大跨度連續(xù)剛構(gòu)橋、大型立交橋、大型預(yù)應(yīng)力梁橋、深水墩等）施工經(jīng)驗以及城市地鐵、輕軌、機場等，便于有針對性地滿足業(yè)主的特殊要求。對有條件申報優(yōu)質(zhì)工程的項目要積極申報，企業(yè)獲得的國家級、省部級、市級等優(yōu)質(zhì)工程是企業(yè)施工能力、管理能力很好的證明。

這部分資料由經(jīng)營開發(fā)部門、施工技術(shù)部門和項目總指揮部共同負責收集和整理，匯總備用。

（四）機械資料

機械方面的資料也是投標文件中不可缺少的一個重要方面，它的收集主要靠與物資設(shè)備中心進行溝通，根據(jù)企業(yè)的設(shè)備臺帳進行購買發(fā)票及合同的收集整理。機械資料整理一般按照機械設(shè)備和儀器儀表設(shè)備進行分類并設(shè)立文件夾，然后再按照用途進行分類，如設(shè)立“土石方機械”、“起重及垂直運輸機械”、“混凝土及灰漿機械”、“水平運輸機械”、“路面工程機械”、“打樁、鉆孔機械”、“泵類機械”、“金屬、木、石加工機械”、“動力機械”、“隧道機械”、“軌道及養(yǎng)路機械”、“鋼結(jié)構(gòu)設(shè)備”、“檢測儀器儀表設(shè)備”等文件夾，最后再按照設(shè)備的名稱建立單獨的子文件夾。

現(xiàn)在越來越多的業(yè)主在資格預(yù)審和投標文件中要求施工企業(yè)附上企業(yè)擬投入本工程的施工機械的產(chǎn)權(quán)證明資料。這是一個新特點，所以需要注意收集各種施工機械設(shè)備的產(chǎn)權(quán)證明資料，聯(lián)系物資部門對機械設(shè)備做好這方面的工作，以備不時之需。

（五）財務(wù)資料

財務(wù)資料包括企業(yè)年度審計財務(wù)報表、財務(wù)狀況表、銀行信貸證明、投標銀行保函、銀行授權(quán)查詢證書、履約銀行保函、銀行信用等級證書等文件資料。其中銀行信貸證明、投標銀行保函、銀行授權(quán)查詢證書、履約銀行保函是針對具體的投標項目辦理的，有些占用企業(yè)的授信額度且需要支付銀行一定的費用。所以針對具體項目辦理的財務(wù)資料，應(yīng)注意及時收回。財務(wù)資料的收集需財務(wù)部門配合提供。

商務(wù)資料收集的過程中最主要的一個方面就是要及時，要經(jīng)常聯(lián)系相關(guān)部門及人員，新資料及時收集整理入庫。及時更新庫內(nèi)資料，方便本系統(tǒng)人員查閱和使用。商務(wù)資料的管理首先要做好保密工作，商務(wù)資料涉及到企業(yè)的機密，因此應(yīng)特別注意保護原始資料，并做好登記、記錄；營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證等企業(yè)重要資料一定要嚴格管理。商務(wù)資料管理還要加強橫向溝通與聯(lián)系，新收集到的資料及時傳遞至本系統(tǒng)相關(guān)人員，避免資料的重復(fù)收集。形成開發(fā)系統(tǒng)的資料網(wǎng)絡(luò)，使資料的互相傳遞更順暢，集中整體的資源使投標工作更容易，更方便，更快捷。

二、技術(shù)資料庫管理

（一）主要工程項目的施工方案、方法

技術(shù)資料庫是由開發(fā)部門技術(shù)人員按目前行業(yè)招標文件范本編制的，在收集不同專業(yè)工程的施工方案、方法時，應(yīng)結(jié)合鐵路工程、公路工程及其他工程的不同要求，按照路基專業(yè)、橋梁專業(yè)、涵洞專業(yè)、隧道專業(yè)、軌道專業(yè)、房建專業(yè)、給排水專業(yè)、站場建筑設(shè)備專業(yè)、通信專業(yè)、信號專業(yè)、電力專業(yè)、電力牽引供電專業(yè)、信息工程專業(yè)等總結(jié)出各類專業(yè)工程的通用施工方案、方法、技術(shù)措施，以及重點（關(guān)鍵）和難點專業(yè)工程的施工方案。

（二）根據(jù)目前行業(yè)招標文件范本的要求進行針對性強的歸類、整理

主要有總體施工組織布置及規(guī)劃（不設(shè)指揮部），總體施工組織布置及規(guī)劃（設(shè)指揮部），施工進度安排，確保工程質(zhì)量和工期的措施，重點（關(guān)鍵）和難點工程的施工方案、方法及其措施，冬季和雨季的施工安排，質(zhì)量目標和保證措施及已完工程和設(shè)備的保護措施，安全目標和安全保證體系及措施，施工環(huán)保、水土保持措施，職業(yè)健康安全保障措施，勞動力組織計劃，主要施工機械設(shè)備、試驗、質(zhì)量檢測設(shè)備配備，臨時用地與施工用電計劃，主要材料供應(yīng)計劃，合同用款估算，文明施工，文物保護等。

由于技術(shù)標的字數(shù)、圖表均較多，為減少排版的工作量，資料庫中各部分內(nèi)容的頁面排版格式應(yīng)完全相同，所有內(nèi)容的序號采用Word文檔中的多級項目編號，以便于復(fù)制、粘貼時在相應(yīng)標題序號下自動更改。編標過程中如果需新增內(nèi)容，可將標題打上后，在相同級別的序號處點擊“格式刷”，然后用“格式刷”將新增的標題刷一下，其后面的序號會自動按新的順序修改。

三、報價資料庫管理

（一）工程項目成本價格資料

收集工程項目成本價格資料是為了掌握本企業(yè)的最低承受價格，只有掌握了這些基礎(chǔ)資料，才能為以后的投標報價提供依據(jù)和參考，才能根據(jù)企業(yè)的承受能力合理決策，避免低價中標給企業(yè)帶來損失。所以應(yīng)特別注重對工程成本價格資料的收集，并定期對收集到的資料匯總整理，整理出完整的《項目成本價調(diào)查表》、《項目工料機單價調(diào)查表》、《各地材料費調(diào)查表》、相關(guān)措施等，供本系統(tǒng)相關(guān)人員參考。

（二）開標資料

開標系列資料具體包括開標記錄、評分辦法、材料價格、單價分析等幾項內(nèi)容。通過這些資料主要是了解開標基本情況，可以分析到競爭對手的報價方案思路，以便研究相應(yīng)對策。對投標過程中出現(xiàn)的特殊情況，在開標記錄里整理說明，為以后的類似問題提供參考依據(jù)。

（三）投標報價分析總結(jié)

按照年份整理出年度中標資料，對業(yè)主概算、評標辦法進行總結(jié)分析。整理出中標經(jīng)驗，按項目編寫《投標報價分析總結(jié)》和《報價評分辦法匯總表》。相關(guān)編標人員應(yīng)注意資料庫的更新，對資料庫中發(fā)現(xiàn)的錯誤、遺漏和陳舊資料，應(yīng)及時修改、補充或刪除，更新后及時傳遞至本系統(tǒng)相關(guān)人員，以保證資料的有效性、合理性。

以上是筆者從事投標資料庫整理工作的一些體會和構(gòu)思，建立完善的投標資料庫是提高投標資料的整體編制水平、提高工作效率的基礎(chǔ)。因此應(yīng)把此項工作作為投標工作的一個重要方面做細做好。

孟 朝（1977-）,男，工程師,現(xiàn)從事經(jīng)營投標工作。

2011-01-17