□丁晶晶（河南省白龜山水庫管理局水政監(jiān)察支隊）

淺談法治社會下的檔案管理工作

□丁晶晶（河南省白龜山水庫管理局水政監(jiān)察支隊）

檔案管理工作是單位科學(xué)管理工作的必要組成部分，是提高工作質(zhì)量和工作效率的先決條件，是單位發(fā)展歷程的真實重現(xiàn)。檔案管理現(xiàn)已從單純的收集、整理、保管，逐步演變?yōu)榭茖W(xué)的分析、鑒定、應(yīng)用。本文分析了現(xiàn)代檔案管理中存在的問題，淺述單位如何在法治社會下做好檔案管理工作。

法治社會；檔案管理；訴訟

一、檔案管理的重要性

隨著現(xiàn)代社會法治進程的不斷推進，單位在內(nèi)部管理和對外活動中都難免與公民及法人產(chǎn)生各種各樣的訴訟法律關(guān)系。眾所周知，訴訟的基本法律要求之一是“誰主張，誰舉證”，只有通過真實有效的證據(jù)才能為單位進行維權(quán)或抗辯。此時，檔案作為單位在各項活動中形成的具有保存價值的文字、圖像、聲像等歷史印記，發(fā)揮出了尤為重要的作用。

二、檔案管理的分類

主要包括：行政管理檔案、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案、經(jīng)營管理檔案、財務(wù)管理檔案、人事管理檔案、基建管理檔案等內(nèi)容。檔案管理者應(yīng)注意日常工作中各種文字材料的形成、積累，并嚴(yán)格按要求進行科學(xué)分析、分類整理、統(tǒng)一管理、有效利用，這都直接決定著單位在進入訴訟后的勝敗與否。

三、檔案管理存在的問題

（一）檔案管理人員缺乏檔案管理意識

檔案管理者的風(fēng)險意識薄弱，導(dǎo)致有保存價值的信息保存不及時；基礎(chǔ)信息保存不善；文字、聲像、圖像材料不完整。

（二）檔案管理人員缺乏檔案管理知識

由于企事業(yè)單位及行政機關(guān)的檔案管理者大多存在現(xiàn)任崗位和所學(xué)專業(yè)不一致的現(xiàn)狀，很多檔案管理人員沒有系統(tǒng)全面的理論基礎(chǔ)知識，對文字材料的鑒定缺乏準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對文字材料的整理裝訂把握不準(zhǔn)，對文字材料的分類和期限模糊不清等。

（三）檔案管理人員缺乏檔案管理責(zé)任心

檔案從最早單純的文字保存，發(fā)展為現(xiàn)在的電子形式保存，許多檔案管理者很難把握好電子檔案多樣復(fù)雜的原始性、真實性、完整性和安全性。加之單位工作中人員的流動性大，一些檔案管理人員疏于保存，甚至將電子檔案隨意調(diào)動帶走獨享，這都嚴(yán)重影響了單位的檔案管理工作，甚至令單位在面對訴訟時寸步難行。

四、法治社會下做好檔案管理工作的對策

（一）加大檔案法規(guī)的宣傳力度

營造氛圍、整合資源，提高檔案管理人員的專業(yè)技能和思想覺悟，使其尊重檔案、尊重歷史，據(jù)實立檔，據(jù)實用檔。使其清醒認(rèn)識到自己從事的工作是崇高的、榮幸的，直接關(guān)乎整個單位的長遠(yuǎn)發(fā)展和榮辱成敗。

（二）加強檔案管理工作的培訓(xùn)力度

一是明確檔案管理人員的專職和兼職；二是選拔、任用綜合素質(zhì)較高的人員從事檔案管理工作；三是以老帶新、以實踐促理論，抓好人員崗前培訓(xùn)和后續(xù)教育；四是加大檔案管理工作的目標(biāo)考核力度，實現(xiàn)業(yè)務(wù)能力、工作成效與年終考評掛鉤。

（三）搞好檔案管理工作的信息化建設(shè)

順應(yīng)飛速發(fā)展的電子信息化趨勢，對檔案管理工作進行創(chuàng)新和發(fā)展，采用新技術(shù)、新手段，充分實現(xiàn)檔案管理“有紙化”與“無紙化”有機結(jié)合，實現(xiàn)檔案的內(nèi)部信息資源共享。

（四）做好檔案管理工作的保密事宜

保密是每一位檔案管理人員應(yīng)盡的義務(wù)和神圣的職責(zé)。檔案管理部門應(yīng)改變傳統(tǒng)的觀念，嚴(yán)格保守秘密，積極為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。當(dāng)然，機密檔案的保密目的也是為了利用，有時間、地點、范圍限制的利用，否則將失去其保存的意義，失去檔案的價值。所以，保密與利用是檔案管理工作的兩只手，兩者皆重，不可偏頗。

（五）擴大檔案管理工作為單位內(nèi)、外部事務(wù)服務(wù)的優(yōu)勢

1.合同法律關(guān)系中的檔案管理

應(yīng)單獨存放單位與外界進行經(jīng)濟交往中簽署的各類合同，尤其是隨后根據(jù)實際情況增加的補充、變更協(xié)議。采用高科技手段，合法獲取合同簽訂過程中的聲像材料，將其一并入檔。確保單位在合同履行過程中一旦發(fā)生爭議，游刃有余應(yīng)對，避免單位承受不必要的經(jīng)濟損失和名譽損失。

2.勞動法律關(guān)系中的檔案管理

現(xiàn)如今，勞動爭議案件在仲裁階段零收費、在法院訴訟階段案件授理費低廉，降低了勞動者狀告單位的門檻。單位的人事檔案管理部門應(yīng)準(zhǔn)確把握《勞動合同法》、《勞動爭議調(diào)解仲裁法》等相關(guān)法律法規(guī)，確保人事檔案的規(guī)范、齊全，使單位在勞動爭議案件的仲裁或訴訟中遠(yuǎn)離尷尬，避免群體性案件發(fā)生，維護單位穩(wěn)定，確保社會和諧。

3.土地、資源界定案件中的檔案管理

單位的土地、資源等權(quán)屬檔案，在維護單位合法權(quán)益方面的原始性、權(quán)威性、準(zhǔn)確性是其他任何資料都無法替代的。尤其是距今久遠(yuǎn)的原始檔案，對一個單位而言，既是無形資產(chǎn)的一部分，又是有形資產(chǎn)的有力證明。例如，征用地檔案是單位在土地征購、租賃等行為活動中形成的具有重要保存價值的文件材料，其中包括土地調(diào)查、土地登記、確認(rèn)土地所有權(quán)、確認(rèn)土地使用權(quán)等文件材料，以及核發(fā)的土地證書、買賣契約、協(xié)議等，這些都是準(zhǔn)確記載單位所征土地位置、界址、數(shù)量、權(quán)限等基本情況的原始材料。而對于水利單位來說，與周邊鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村民之間頻繁發(fā)生的土地權(quán)屬糾紛，大多是由于早期基礎(chǔ)檔案管理不規(guī)范，沒有相應(yīng)的目錄，或者遺失損毀，最終單位苦于有理無據(jù)，只能面臨敗訴的現(xiàn)實。

檔案的原始性、真實性、完整性和安全性對一個單位的發(fā)展具有不可小視的經(jīng)濟價值和社會效益。做好法治社會下的檔案管理工作，不僅是檔案管理者的權(quán)利，更是義務(wù)；不僅是單位長足發(fā)展的必然需要，更是單位強化基礎(chǔ)管理、應(yīng)對訴訟風(fēng)險、維護自身權(quán)益的客觀選擇。

2010-12-02