許德斌

（巢湖職業(yè)技術學院，安徽 巢湖 238000）

關于高職院校綜合檔案管理的思考
——以巢湖職業(yè)技術學院檔案管理為例

許德斌

（巢湖職業(yè)技術學院，安徽 巢湖 238000）

文章以高職院校綜合檔案管理為切入點，結(jié)合巢湖職業(yè)技術學院檔案管理工作的現(xiàn)狀，對如何通過檔案管理整合不斷積累的信息資源，促進學院自身條件建設，闡述了加強檔案管理工作的重要性，并對提高檔案管理工作提出了新的設想。

高職院校；綜合檔案；管理

學校檔案是學校從事各項工作活動真實的歷史記錄，也是學校教學、科研和管理等方面工作業(yè)績與經(jīng)驗的長期積累。2008年9月，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關規(guī)定，教育部和國家檔案局聯(lián)合頒布了 《高等學校檔案管理辦法》（教育部第27號令），明確指出:“高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發(fā)展規(guī)劃”。[1]高職院校是高等學校的重要組成部分。近些年，高職院?？焖俚陌l(fā)展，作為辦好高職院校重要基礎之一的檔案工作也面臨新的機遇與挑戰(zhàn)，其建設必須與學校整體發(fā)展同步，不能跛腿。因此，如何加強高職院校檔案管理工作？如何通過檔案管理整合不斷積累信息資源？如何通過檔案管理工作促進學院自身條件建設？均是值得思考和解決的現(xiàn)實問題。

1 高職院校檔案管理工作的重要性

1.1 高職院校檔案是學校歷史發(fā)展的憑證。

高職院校檔案,是指高職院校在教學、科研、黨政管理以及其它各項活動中直接形成的，對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。[2]檔案管理是學校管理工作的一個重要組成部分?！霸夹詮姟笔歉呗氃盒n案的一個重要特點，它具有其它資料不可替代的功能和作用。檔案資料對高職院校來說，如同一面鏡子，它詳細真實地反映了一個學校管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學特色的整個歷史過程，是認識和把握學校發(fā)展客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是學校重要的寶貴財富。

1.2 高職院校檔案資源是教學評估工作的基礎和依據(jù)。教學評估是依據(jù)一定的教學目標與教學規(guī)范標準，通過對學校教與學等教學情況的系統(tǒng)檢測與考核，評定其教學效果與教學目標的實現(xiàn)程度，并做出相應的價值判斷以期改進的過程。而檔案資源是學校在實現(xiàn)教學評估目的過程中形成的有關教學思想、教學實踐、教學改革等方面活動的真實記錄，是評估專家組借以考察學校各方面辦學情況非常重要的信息媒介，是評估工作中最有說服力的原始材料之一。[2]

1.3 高職院校檔案是學校宣傳教育的生動素材。檔案傳遞著思想，也傳遞著文化。高職院校在自身建設發(fā)展中，積累和貯存了非常豐富的教育、科技、文化等多方面的檔案信息。對這些原始、珍貴檔案資料進行歸納、整理，通過舉辦檔案展覽、陳列，建設檔案網(wǎng)站等形式，不僅可以豐富師生的知識面，還可以起到宣傳教育的作用。

1.4 高職院校檔案是促進自身不斷發(fā)展的重要資源。檔案的服務功能是高職院校檔案管理工作的出發(fā)點和落腳點。完整的檔案資料在教學科研、黨政管理、文化建設等方面發(fā)揮著重要的無可替代的作用。通過對學校檔案的查找和利用，可以清楚地看到學校的歷史發(fā)展情況；同時，也可以從中發(fā)現(xiàn)不足，以便總結(jié)經(jīng)驗教訓，更好地做好工作。完整的檔案資料還可以為廣大教職員工、學生、畢業(yè)生以及社會提供便利的服務。[3]

2 巢湖職業(yè)技術學院檔案管理工作的現(xiàn)狀

巢湖職業(yè)技術學院檔案管理工作目前正處于不斷發(fā)展和趨向完善的階段。綜合檔案室隸屬學院辦公室領導，沒有建制，目前僅配備一名專職檔案工作人員。主要收集、保管文書檔案，存放人事檔案，以及散存部分文書、教學、財會、學籍、基建、音像等檔案。

2002年7 月，學院由三所省級重點中專學校升格為高職院校后，由于多種原因，檔案工作處于滯后狀態(tài)，管理模式老化，貢獻價值低，明顯落后于學院的整體建設，也愈來愈與日新月異發(fā)展的檔案工作格格不入，若不扭轉(zhuǎn)這一現(xiàn)象，則存在著不協(xié)調(diào)的因素，影響到學院的整體發(fā)展。

2009年6 月，綜合檔案室先后購置了裝訂工具、刻制了專用檔案圖章，利用半年時間系統(tǒng)整理了建院以來所有的文書檔案，計錄入文件級目錄1836個，整理1798份案卷（件），實現(xiàn)了文書檔案的計算機文檔一體化管理，極大提高了檔案利用效率，且在2009年度市檔案局組織的年檢中得到市局領導的肯定與好評。按照《安徽省高等學校檔案管理實施辦法》要求，黨群類等12類檔案全部都要納入綜合檔案室集中、統(tǒng)一管理，如此繁重的工作任務僅靠一人之力難以完成。

2010年8 月，綜合檔案室完成了五個分散老校區(qū)的庫房檔案集中、安全搬遷，并且予以分門別類放置。在新校區(qū)綜合樓中單獨規(guī)劃一層作為學院綜合檔案室的庫房，這體現(xiàn)了學院黨委、行政領導對檔案工作極大的重視與支持。

2011年4 月，安徽省高等學校檔案工作協(xié)會常務理事會在巢湖職業(yè)技術學院隆重召開。省高校檔案工作協(xié)會理事長、中國科學技術大學檔案館館長丁毅信強調(diào)：高校檔案工作是學校的基礎性工作，要提高對高校檔案工作重要性的認識，切實增強做好檔案工作的使命感、責任感，堅持“被動的工作主動做，冷門的工作熱心做”；要圍繞學校的中心工作，不斷提高檔案管理水平、服務意識和信息資源開發(fā)利用工作；要強化檔案資源建設的基礎地位，加強檔案資源建設，把學校檔案收好、管好、用好。會后,與會人員實地察看了綜合檔案室的工作情況和室?guī)飕F(xiàn)狀,對學院的檔案工作給予了充分肯定并提出寶貴意見和建議,這必將有助于積極推動學院檔案工作的進一步發(fā)展。

3 提高巢湖職業(yè)技術學院檔案管理工作水平的設想

3.1 建立健全檔案管理機構(gòu)，規(guī)范檔案管理工作制度，依法治檔。要順利開展檔案管理工作，就必須強化檔案意識，改變“說起來重要，干起來次要，忙起來不要”的弊端思想，建立一套行之有效的管理制度，以制度管人，憑規(guī)矩辦事。以依法治檔為根本，建立健全與學校辦學規(guī)模相適應的高校檔案管理機構(gòu)，實現(xiàn)檔案管理制度化、規(guī)范化、科學化。

3.2 立足當前，著眼未來，高定位、高起點、高標準制訂檔案長期發(fā)展規(guī)劃。建立促進學院檔案事業(yè)自主發(fā)展、整體與局部和諧統(tǒng)一的檔案工作機制，形成重點突出、特色明顯、關系協(xié)調(diào)、后勁充足的檔案工作發(fā)展態(tài)勢。以檔案目標管理“達標升級”為抓手，“走在前列，干在實處”，力爭在2-3年內(nèi)創(chuàng)建“省一級”綜合檔案室。

3.2.1 加強檔案基礎業(yè)務監(jiān)管指導，從源頭規(guī)范檔案。一是提高檔案人員的操作技能和工作能力，規(guī)范檔案收集、整理、歸檔工作，形成規(guī)范的檔案。二是加強宣傳，切實貫徹教育部、國家檔案局“27號令”，確保檔案歸檔科學規(guī)范、齊全完整。

3.2.2創(chuàng)新工作方式，千方百計豐富室藏，優(yōu)化室藏結(jié)構(gòu)。一是加強檔案、學院公開信息的接收工作，并對進室檔案進行完善，規(guī)范保管，充實室藏。二是以服務師生為重點，強化檔案管理，及時做好重點工作、重大活動、重大事件檔案的歸檔工作。三是多措并舉，以活動帶動征集工作。綜合檔案室要制定工作計劃和實施方案，逐步改變了室藏檔案門類單一、內(nèi)容貧乏、形式單調(diào)的狀況。

3.2.3 規(guī)范綜合檔案室內(nèi)部業(yè)務管理。一是加強綜合檔案室內(nèi)部管理，對崗位職責進行細化，明確工作目標任務。二是進一步規(guī)范綜合檔案室內(nèi)部的基礎業(yè)務，健全完善檔案資料管理、檔案資料查閱利用、檔案接收、檔案進室質(zhì)量標準、庫房技術管理、檔案資料收（征）集管理等各種規(guī)章制度，使綜合檔案室管理工作得到加強，內(nèi)部管理更加規(guī)范。三是編制全宗介紹、案卷級目錄、文件級目錄、分類目錄和專題目錄等檢索工具。

3.3 完善綜合檔案室設備、設施現(xiàn)代化建設。綜合檔案室?guī)旆繎渲门c保管條件相適應的空調(diào)機、除濕機以及防火、防盜報警等標準設備，對于聲像、電子文件檔案，必須專門設計庫房。同時也應按需配置計算機、打印機、復印機、掃描儀、數(shù)碼照相機、攝像機等設備，要求檔案專職人員專門使用和保管，以提高檔案現(xiàn)代化工作，保證檔案各項工作正常開展。

3.4 提高業(yè)務素質(zhì)，加強檔案隊伍建設。檔案管理工作專業(yè)性強，同時也是一門綜合性學科，涉及的知識面廣，不僅要有檔案知識、歷史知識、情報學知識，還要具備計算機應用等技術方面的知識?？刹捎茫孩趴蛇x派專職檔案工作人員進入大學檔案專業(yè)進行業(yè)務進修；⑵各部門要配備相對穩(wěn)定的兼職檔案員，并對他們進行集中培訓，整體提高學院的檔案業(yè)務知識和管理水平。

3.5 注重收集，科學管理。學校檔案材料收集整理，一方面，要定期對文件材料進行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，要強化文書管理，抓好學?；顒铀纬傻奈募牧系氖占?。同時也要做好檔案的編目、檢索、編研工作，建立健全檢索體系。

檔案收集工作是整個檔案工作的重要一環(huán)，收集工作做的好壞將直接影響學校檔案工作的質(zhì)量。如果說提高檔案的收集質(zhì)量，保證了檔案的齊全性、完整性，那么提高檔案的整理質(zhì)量，則保證了檔案的規(guī)范性、系統(tǒng)性。下面以文書檔案為例，談談具體的收集、整理工作。

文書檔案是機關、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。

3.5.1 文書檔案的收集工作方法：（1）嚴格按歸檔制度規(guī)定進行接收。（2）建立相關制度加強零散文件的收集。（3）明確具體人員職責,保證歸檔文件齊全完整。

3.5.2 文書檔案整理工作的內(nèi)容和原則：（1）整理工作的內(nèi)容。通常分為系統(tǒng)化和基本編目兩個部分。系統(tǒng)化指檔案的分類，案卷的排列和檔號的編制；基本編目指編制案卷目錄。（2）整理工作的原則。1）充分利用原有的整理基礎。2）保持文件之間的歷史聯(lián)系。3）便于保管和利用。

3.5.3 文書檔案的歸檔文件整理方法：

（1）鑒定。鑒定工作包括兩方面的內(nèi)容：一是是否留存，也就是對照歸檔范圍看是否屬于歸檔范圍之內(nèi)，從而剔出沒有保存價值的文件；二是給留存的文件確定保存期限，這兩部分內(nèi)容的確定都要依據(jù)《歸檔范圍和保管期限表》，文書檔案的保管期限有三種：永久、30年、10年。

（2）分類。歸檔文件采用年度——保管期限分類法進行分類。

1）區(qū)分年度

A、年度以落款日期為準。如2011年形成的《2010年工作總結(jié)》應歸入2011年。

B、跨年度的文件放入辦結(jié)的年度。如2010年形成的《2011-2012年工作規(guī)劃》應歸入2010年度。

C、幾份文件作為一件，“件”的日期應以裝訂時排在最前面的文件日期為準。具體地說來文與復文為一件，以復文為準等。

D、會議記錄本以該本最后一次會議記錄時間為準。

E、文件沒有標注日期時，需要分析該文件內(nèi)容，制成材料、格式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期，并據(jù)此按年度合理歸類。

2）區(qū)分保管期限

將每年的歸檔文件按永久、定期分開，定期一般分為30年、10年。

（3）排列。案卷排列要保持案卷之間的有機聯(lián)系和條理性。

1）把同一年度、同一保管期限的文件分開排在一起。即立檔單位每年只編永久、30年、10年三條流水號分開排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

2）在同一保管期限內(nèi)，把同一機構(gòu)（或問題、文號）有內(nèi)在聯(lián)系（如同一次活動、同一項工作，同一個會議）的文件排在一起，即同一事由的相關文件應當排列在一起。

3）最后在同一保管期限、同一機構(gòu)、問題或文號內(nèi)按成文時間的生后順序排列。

（4）裝訂。用不銹鋼釘或線將歸檔范圍中的歸檔文件以“件”為單位固定在一起即單“件”裝訂，便于保管利用。

1）歸檔文件按件裝訂具體要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復文在前，來復在后；漢文在前，少數(shù)民族文字在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文在前，外文在后；有文件處理的，文件處理單在前，正文在后。

2）裝訂的部位與對齊方式及注意事項：文件裝訂時應以左、下側(cè)對齊，以便裝訂和利用；裝訂時，應將保管期限為永久的歸檔文件中去掉不符合保管要求的一般訂書釘，采用不銹鋼訂書釘裝訂?；蜉^厚的文件采用“三孔一線”的線裝方法裝訂。

（5）編號。歸檔文件編號是指將歸檔文件在全宗中的位置標識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。編號是編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)工作的成果。通過編號，使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作以及將來查找利用時的實體存取提供了條件。件號即文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。

歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容。文件處理單隨同歸檔的，歸檔章蓋在文件處理單上，以保護文件正本的原貌。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項目。

1）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。檔案室如沒有全宗號可暫時不填。

2）年度：文件形成年度，以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如2011。

3）保管期限：歸檔文件保管期限的填寫為永久、30年、10年。

4）件號：歸檔文件的排列順序號。以年度為界，每年必須從1編起，不能跨年度連續(xù)編號，各期限分別編流失號（即每年分期限共編三條流水號）。件號包括室編件號和館編件，分別在歸檔文件整理和檔案移交后編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)；按文件排列順序從“1”開始標注，每種保管期限各編一個流水順序號，如 2011年永久件號：1、2、3……62

30 年件號：1、2、3……63

10 年件號：1、2、3……73

館編件號待檔案移交給檔案館后，由檔案館根據(jù)需要填寫。

（6）編目。歸檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。

歸檔文件應逐件編目。來文與復文為一件時，只對復文進行編目。通過檢查復文來實現(xiàn)對相應來文的查找。

歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注等項目。

（7）裝盒。裝盒是將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能裝在同一檔案盒內(nèi)。

裝盒要求：歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應找到文件實體。

（8）編制檢索工具。

1）歸檔說明（全宗說明）內(nèi)容包括本單位主要工作職能、本年度內(nèi)設機構(gòu)設置情況、本年度主要工作概況、本年度文書檔案歸檔情況。

2）打印歸檔文件目錄（采用國際標準A4型紙，永久目錄打印一式三份，30年、10年期限的目錄打印一式一份）。編制封面，并根據(jù)需要分保管期限與歸檔說明（全宗說明）裝訂成冊：歸檔說明（全宗說明）、永久目錄裝訂一式兩本；歸檔說明（全宗說明）、永久、30年、10年目錄合訂一本。歸檔文件目錄封面設置全宗名稱、年度、保管期限等項目。

3）全宗名稱：立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。

年度：填寫本目錄所登錄文件的形成年度。如：2011 年、2010－2011 年

保管期限：根據(jù)目錄中所登文件的保管期限填寫。如：永久、30年、10年。

（六）加強涉密檔案的嚴格管理。保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。保密工作是檔案保管利用工作的重要環(huán)節(jié)，檔案管理人員要嚴格貫徹落實《保密法》，要十分重視檔案保密，不僅要保證檔案實體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。

（七）加快檔案信息化步伐，做好電子檔案管理工作。高校檔案信息化建設是以檔案資源建設為核心，以紙質(zhì)檔案數(shù)字化及現(xiàn)行電子文件管理為重點，以計算機網(wǎng)絡建設為基礎，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，確保館藏重要檔案、照片、底片及錄像檔案數(shù)字化的一項重要的檔案建設。隨著辦公自動化、網(wǎng)絡化漸趨完善，高校電子信息檔案也經(jīng)歷了一個從無到有、從不規(guī)范到規(guī)范化管理的過程。[4]把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)和利用好，并得到長期保存，這是檔案工作者應盡的職責。

（八）做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作。檔案是一種信息產(chǎn)品，又是信息資源庫，合理利用這種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用及獲得最佳效益，這是檔案管理的宗旨。要改變檔案管理“重保管、輕利用”的傳統(tǒng)觀念，逐步實現(xiàn)簡化整理、強化檢索、優(yōu)化服務的工作目標，使檔案由過去的以藏為主轉(zhuǎn)化為開發(fā)利用為主，不斷增強學校綜合檔案的服務功能，讓檔案信息資源更好地為教育教學服務。

學院綜合檔案室應做好《高等學校檔案管理辦法》的貫徹與實施工作，與時俱進、改革創(chuàng)新，扎實推進檔案工作科學發(fā)展，全面提升檔案服務學校和社會的水平，開創(chuàng)巢湖職業(yè)技術學院檔案管理、服務與建設的新局面。

[1]周濟,楊冬權.(中華人民共和國第27號令)高等學校檔案管理辦法[N].2008-09-01.

[2]陳凱俠.從高職院校評估談高職院校檔案工作建設[J].職業(yè)圈2007,(20):104-105.

[3]加強高職院校檔案管理工作的現(xiàn)實思考[EB/OL].中華論文中心網(wǎng)檔案管理,2011-05-15.http://www.zhonghualunwen.com/article/sort05/sort091/info-30745.html.

[4]對新時期提高高校檔案管理工作水平的思考[EB/OL].徐州師范大學檔案館網(wǎng)檔案文摘,2011-05-15.http://archives.xznu.edu.cn/s/138/t/1093/f0/e0/info61664.htm.

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A

1672－2868（2011）05－0157－05

2011-05-30

許德斌(1977-),男,安徽廬江人。巢湖職業(yè)技術學院辦公室秘書,館員,安徽省檔案學會會員,研究方向:高校檔案管理。

責任編輯：陳 侃