方 芳

（黑龍江省大慶市住房公積金管理中心 黑龍江 大慶 163311）

館藏檔案數(shù)字化工作實(shí)踐及認(rèn)識(shí)

方 芳

（黑龍江省大慶市住房公積金管理中心 黑龍江 大慶 163311）

檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來(lái)。面對(duì)這種挑戰(zhàn)，檔案工作者應(yīng)積極應(yīng)對(duì)，不斷學(xué)習(xí)科學(xué)知識(shí)，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

檔案數(shù)字化；意義；舉措

檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影（錄音、錄像）技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)，把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，是檔案信息化建設(shè)的重要組成內(nèi)容。目前，大多數(shù)檔案館保存的檔案信息形態(tài)主要以紙質(zhì)、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應(yīng)于傳統(tǒng)的管理與傳播方式，即實(shí)施手工管理和以點(diǎn)到點(diǎn)的傳播，即便是經(jīng)過(guò)編研等初步加工，編輯印發(fā)檔案資料，實(shí)現(xiàn)以點(diǎn)到面的傳播，其覆蓋面也還是太小，很難達(dá)到社會(huì)化程度。檔案信息資源的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值也難以充分實(shí)現(xiàn)，更難適應(yīng)當(dāng)代“數(shù)字化生存”的形勢(shì)。檔案原件數(shù)字化，對(duì)檔案信息的現(xiàn)代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。

一、檔案數(shù)字化的意義

（一）檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容

1.檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.載體檔案的數(shù)字化，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化，建立檔案影像數(shù)據(jù)庫(kù)或多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.檔案專題信息的采集與建庫(kù)。

（二）檔案信息化工作的定位

檔案是國(guó)家、組織和個(gè)人在社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)中形成的真實(shí)的原始記錄，它的內(nèi)容涵蓋政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、歷史、文化等各行各業(yè)，檔案信息化的實(shí)質(zhì)是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)籌組織與規(guī)劃下，以館（室）藏檔案為基礎(chǔ)，通過(guò)一切有效的信息技術(shù)手段和途徑，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)，滿足信息化社會(huì)對(duì)檔案信息的需求。傳統(tǒng)的檔案工作主要通過(guò)手工的方式，這種方式在一定時(shí)期內(nèi)適應(yīng)了我國(guó)當(dāng)時(shí)的生產(chǎn)力發(fā)展水平，但隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案工作方式已不能完全滿足用戶的需求和社會(huì)的發(fā)展，檔案信息化已經(jīng)成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

檔案信息化是國(guó)家信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，也是信息化社會(huì)對(duì)檔案工作的要求。信息社會(huì)的建設(shè)環(huán)境下，檔案的載體需求已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊d體、網(wǎng)絡(luò)化載體、數(shù)字化載體，檔案信息內(nèi)容的需求更加趨向于綜合化，檔案信息內(nèi)容的利用需要提供更加準(zhǔn)確、高效的服務(wù)，檔案信息化工作是適應(yīng)我國(guó)檔案利用需求的新趨勢(shì)。

二、對(duì)檔案數(shù)字化的思考

（一）提高認(rèn)識(shí)，統(tǒng)籌規(guī)劃

首先必須在思想上充分認(rèn)識(shí)檔案信息資源的重要意義，它是全球、國(guó)家、區(qū)域信息的一個(gè)重要組成部分。在當(dāng)今信息公開程度越來(lái)越高的形勢(shì)下，檔案的文化性質(zhì)和社會(huì)性質(zhì)逐步強(qiáng)化，利用的范圍和對(duì)象將逐步擴(kuò)大。在這個(gè)信息時(shí)代，只有當(dāng)檔案信息資源在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮重要作用時(shí)，檔案和檔案工作的意義和價(jià)值才能充分地全面地展現(xiàn)出來(lái)。因此，我們要按照有關(guān)規(guī)定千方百計(jì)將呆滯在庫(kù)房中的檔案歷史信息變成現(xiàn)實(shí)有用信息。

其次，作好統(tǒng)籌規(guī)劃。將大量的檔案數(shù)字化，是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程。首先要做好館藏情況的調(diào)查，包括檔案的類型、載體形態(tài)與狀態(tài)、館藏?cái)?shù)量、檔案信息利用等基本情況。根據(jù)館藏情況制訂檔案數(shù)字化的科學(xué)規(guī)劃，包括掃描儀等硬件的購(gòu)置計(jì)劃和數(shù)字化處理規(guī)劃。檔案數(shù)字化要經(jīng)過(guò)一個(gè)較長(zhǎng)的過(guò)程，硬件的購(gòu)置不可能一步到位，也不需要一步到位，應(yīng)從實(shí)際和長(zhǎng)遠(yuǎn)打算，保證掃描儀等硬件設(shè)施的成龍配套，使其具有較強(qiáng)的支撐能力和擴(kuò)展能力。檔案數(shù)字化實(shí)施處理規(guī)劃應(yīng)貫徹“突出重點(diǎn)，分步進(jìn)行”的原則，對(duì)館藏重點(diǎn)和利用率高的檔案先行數(shù)字化，早日滿足大多數(shù)利用者的需求。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，認(rèn)真做好檔案數(shù)字化

1.檔案數(shù)字化必須有所選擇。針對(duì)館藏“浩瀚”的檔案資源，不加選擇地全部數(shù)字化是不可能的、也是不必要的。我們應(yīng)該根據(jù)一定的原則確定哪些館藏檔案原件應(yīng)該數(shù)字化、哪些不需要數(shù)字化以及哪些優(yōu)先數(shù)字化。在實(shí)際工作當(dāng)中，我們采用的原則是“珍貴檔案、重點(diǎn)檔案、特色檔案、利用率高的檔案”優(yōu)先數(shù)字化，力爭(zhēng)做到數(shù)字化的檔案信息應(yīng)該是高價(jià)值、高利用率、有序、標(biāo)準(zhǔn)、有特色的信息資源。

2.做好數(shù)字化時(shí)掃描參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置。掃描系統(tǒng)掃描參數(shù)的選擇和確定對(duì)掃描數(shù)字影像質(zhì)量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關(guān)系到掃描文件的清晰度和還原效果。掃描分辨率越高得到的掃描文件就越清晰，其相應(yīng)的掃描時(shí)間和存儲(chǔ)空間就要增加；分辨率參數(shù)選得低，掃描文件的質(zhì)量就要降低。我們?cè)谶x擇分辨率時(shí)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲(chǔ)空間、輸出打印質(zhì)量等。

3.做好檔案數(shù)字化的全程控制。在檔案數(shù)字化過(guò)程中，要注重全面的質(zhì)量檢查，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。質(zhì)量檢查應(yīng)包括以下幾方面內(nèi)容：A、數(shù)字化前的檔案整理檢查。要進(jìn)行數(shù)字化的檔案原件必須完整、排序正確，對(duì)折損嚴(yán)重影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)預(yù)先修整。B、數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查。掃描后的文件圖像應(yīng)保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，幅面擺放正確，亮度適當(dāng)，既沒丟失信息，又無(wú)增加信息，無(wú)錯(cuò)掃、漏掃，對(duì)文件圖像質(zhì)量有問(wèn)題的應(yīng)重新掃描；采集錄入數(shù)據(jù)要豐富、準(zhǔn)確。C、數(shù)據(jù)聯(lián)接檢查。通過(guò)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與已掃描的檔案掃描圖像文件進(jìn)行聯(lián)接，形成一一對(duì)應(yīng)。

（三）開展檔案數(shù)字化問(wèn)題的研究，及時(shí)解決數(shù)字化進(jìn)程中的疑難問(wèn)題

檔案數(shù)字化是檔案工作中的一項(xiàng)新內(nèi)容，不可避免地會(huì)遇到一些新情況、新問(wèn)題。比如，數(shù)字化檔案信息壓縮及存儲(chǔ)的關(guān)鍵技術(shù)問(wèn)題；數(shù)字化檔案信息安全、保密技術(shù)問(wèn)題；數(shù)字化檔案信息的訪問(wèn)形式與安全控制問(wèn)題；數(shù)字化檔案信息知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題；數(shù)字化檔案信息的法律地位問(wèn)題。針對(duì)這些新情況、新問(wèn)題，應(yīng)在抓檔案原件數(shù)字化工作的同時(shí)，組織力量開展檔案數(shù)字化問(wèn)題的研究，及時(shí)解決工作中的一些技術(shù)性問(wèn)題，同時(shí)澄清和統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，確保檔案數(shù)字化工作的順利開展。

另外，必須加強(qiáng)檔案數(shù)字化和數(shù)字化檔案信息管理人才的培養(yǎng)。檔案數(shù)字化及數(shù)字化檔案信息管理，涉及到計(jì)算機(jī)軟硬件與掃描技術(shù)、數(shù)字影像處理技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)和檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，絕不是只懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)或只懂得紙質(zhì)等載體檔案管理知識(shí)的人所能勝任的，所以應(yīng)加強(qiáng)這方面技術(shù)人員的培養(yǎng)。

（四）繼續(xù)加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，建設(shè)一支先進(jìn)的高水平的信息化隊(duì)伍

科學(xué)發(fā)展觀的核心是以人為本，人是創(chuàng)造、傳播和運(yùn)用知識(shí)的主體。因而具有知識(shí)的人力資源是現(xiàn)今時(shí)代最重要的資源。人在社會(huì)發(fā)展中具有核心的地位并發(fā)揮關(guān)鍵作用。因此，沒有高素質(zhì)的信息化人才隊(duì)伍，檔案信息化工作在飛速發(fā)展的今天就得不到很好的開展。所以，建立一支先進(jìn)的高水平的信息化隊(duì)伍，不僅對(duì)檔案信息化工作而且對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展都是非常必要和重要的。我們唯有樹立終身學(xué)習(xí)的理念，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，與時(shí)俱進(jìn)，為從事信息化工作的人員創(chuàng)造更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，使他們不斷了解和掌握新知識(shí)、新技能，提高他們的素質(zhì)，這樣才能使我們今后的信息化穩(wěn)步向前推進(jìn)。

總之，在黨的十七大報(bào)告中，在科學(xué)發(fā)展觀的論述中，信息化工作都被置于相當(dāng)重要的地位。這反映了我們黨對(duì)時(shí)代發(fā)展特征的準(zhǔn)確把握，也是科學(xué)發(fā)展觀與時(shí)俱進(jìn)的重要體現(xiàn)。

［1］黃文鋒.整合檔案信息資源 強(qiáng)化信息集成服務(wù)［J］.浙江檔案,2010，（1）.

［2］朱錚.檔案數(shù)字化研究［D］.蘇州大學(xué),2006.