平靜霞

（杜爾伯特蒙古族自治縣城市管理行政執(zhí)法局 黑龍江 大慶 166200）

優(yōu)化檔案管理 完善檔案收集

平靜霞

（杜爾伯特蒙古族自治縣城市管理行政執(zhí)法局 黑龍江 大慶 166200）

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅猛騰飛的年代，檔案的管理工作越來越體現(xiàn)出其重要作用。電子檔案是現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展給檔案界帶來的新的管理對(duì)象。它與傳統(tǒng)檔案管理在方法上存在較大不同，所以，創(chuàng)建電子檔案管理學(xué)已是時(shí)代的要求。本文深入分析了傳統(tǒng)的檔案管理存在的問題，并對(duì)檔案信息數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行了探討。

檔案管理；電子檔案；問題；解決辦法

檔案管理基本理論又稱檔案管理理論，是關(guān)于檔案管理活動(dòng)的總體性、宏觀性理論問題和檔案管理基本方法、原則的理論探討，主要有文件管理理論、來源原則、檔案鑒定理論等。

我國(guó)是一個(gè)具有燦爛文化的文明古國(guó)，作為歷史記錄之一的檔案，是我國(guó)文化遺產(chǎn)的一個(gè)重要組成部分，商朝的甲骨檔案是我們目前所能見到的最古老的檔案，西周時(shí)出現(xiàn)金文檔案，秦朝出現(xiàn)石刻檔案。漢代利用檔案比較普遍，在編史方面的優(yōu)秀代表作就是司馬遷的《史記》。紙的發(fā)明和推廣使用，使檔案種類和數(shù)量急劇增加。

隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來，電子政務(wù)系統(tǒng)中大量的政府公文通過Internet發(fā)布、高效流轉(zhuǎn)，檔案已不再僅僅以單一的紙質(zhì)形式存在，以磁、電、光等介質(zhì)為主要信息載體的文件應(yīng)運(yùn)而生，產(chǎn)生了大量的電子文件檔案。

一、檔案管理中存在的主要問題

1.材料收集方面存在的問題

（1）相關(guān)規(guī)章制度不健全不完善。比如沒有“文件材料歸檔辦法”、“檔案工作崗位責(zé)任制”等涉及到材料收集方面的規(guī)章制度，導(dǎo)致收集工作處于無序狀態(tài)；有的單位制定了“文件材料歸檔辦法”、“檔案工作崗位責(zé)任制”、“檔案工作考核辦法”等規(guī)章制度，但不切合單位的實(shí)際情況，對(duì)單位文件材料收集工作沒有實(shí)際的指導(dǎo)意義。

（2）相關(guān)制度落實(shí)不到位。執(zhí)行的力度不夠，導(dǎo)致檔案工作職責(zé)沒有落到實(shí)處。

2.檔案整理方面

（1）沒有分類辦法；（2）有辦法，但辦法與實(shí)體分類不一致。

3.保管條件方面

有些單位檔案保管條件比較簡(jiǎn)陋，達(dá)不到檔案安全保管的基本要求。

4.傳統(tǒng)的檔案管理方面存在的問題

（1）利用效率低：主要體現(xiàn)在檢索方式單一，只能以分類和主題等進(jìn)行人工檢索，檔案內(nèi)容的查詢必須人工調(diào)取原檔，查準(zhǔn)率因人為的因素而受到極大的影響；

(2)檔案管理意識(shí)淡薄,歸檔質(zhì)量不高在實(shí)際建檔工作中,往往由于檔案員的檔案管理意識(shí)不強(qiáng),檔案管理會(huì)存在許多問題。

（3）檔案管理工作滯后，跟不上管理發(fā)展需要。檔案管理工作是保證檔案記錄連續(xù)性、真實(shí)性和完整性的可靠保證。忽視檔案形成的各個(gè)環(huán)節(jié)，勢(shì)必影響檔案的成套性和完整性。隨著檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的加速，無論是管理理念、控制手段，還是技術(shù)設(shè)備都發(fā)生很大變革。

（4）安全性差：檔案調(diào)閱、查看和利用的過程中，原始檔案容易丟失及損壞；

(5)缺乏有效管理機(jī)制，造成管理偏差。檔案管理的資料從產(chǎn)生到歸檔經(jīng)歷相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間，并經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，其中每一環(huán)節(jié)的差錯(cuò)都直接地影響檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確性。

二、應(yīng)從以下幾方面對(duì)檔案進(jìn)行優(yōu)化管理

1.提高檔案人員素質(zhì)，搞好工程建設(shè)，要把提高檔案人員的素質(zhì)放在重要位置

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革。應(yīng)盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識(shí)的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。

2.提升檔案管理水平是做好檔案管理工作的前提

（1）是檔案管理制度化。將檔案工作納入目標(biāo)管理考核范圍，在文件的形成、收發(fā)、歸檔、利用、銷毀等環(huán)節(jié)上建立了較為系統(tǒng)的管理制度，推行文書部門立卷制度和歸檔制度，檔案分類準(zhǔn)確、組卷合理、排列有序，根據(jù)信息化建設(shè)的需要，還制定了《電子檔案管理辦法》，確保了使檔案工作有章可循、有法可依。

（2）是檔案信息資源服務(wù)經(jīng)?；３浞职l(fā)揮硬件齊全、手段多樣的優(yōu)勢(shì)，提供電話查詢、網(wǎng)上查詢、原件借閱、目錄交流、代查、代復(fù)印、提供咨詢、編寫編研資料等多種服務(wù)。

（3）是檔案庫(kù)房安全管理規(guī)范化。嚴(yán)格執(zhí)行檔案的庫(kù)房、辦公、閱文三分開制度；定期檢查檔案庫(kù)房的防火、防水、防蛀、防蝕措施；做好大型密集檔案柜的日常維護(hù)；嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保紙質(zhì)檔案和電子檔案系統(tǒng)等安全。

（4）是檔案設(shè)備基礎(chǔ)建設(shè)現(xiàn)代化。從物力、財(cái)力上對(duì)檔案工作給予大力支持，先后投入經(jīng)費(fèi)購(gòu)置了檔案管理軟件，除濕機(jī)、加濕器、空調(diào)、吸塵器等設(shè)備。

3.在材料收集方面，進(jìn)一步完善相關(guān)規(guī)章制度，并制定切實(shí)可行的保障措施，確保制度落實(shí)到位

在材料整理方面，制定切合單位實(shí)際情況的檔案分類編號(hào)辦法，并按照辦法實(shí)行，材料整理時(shí)應(yīng)按照有關(guān)要求進(jìn)行。在檔案保管方面，隨著單位的發(fā)展，應(yīng)逐步改善。

4.信息保密、安全工作

檔案室應(yīng)防止機(jī)密文件泄密，制定保密制度及檔案人員崗位責(zé)任制，實(shí)行專人負(fù)責(zé)制。在檔案室內(nèi)配置滅火器、防蟲劑，切實(shí)做好防盜、防火、防蛀工作。

5.使用高科技的電子文件檔案管理，其優(yōu)勢(shì)在于：

（1）操作方便

形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁(yè)面的整潔。并且電子檔案具有高度的標(biāo)準(zhǔn)性，使之對(duì)電子檔案的檢索更加方便。

（2）占據(jù)很小的存儲(chǔ)空間并節(jié)省紙資源

無限增長(zhǎng)的紙質(zhì)文件與有限的存儲(chǔ)空間之間存在著日益激烈的矛盾，而電子檔案占據(jù)的極少量空間能夠很好地解決這一矛盾，例如：一張光盤容量可達(dá)600MB～4 000MB，可存35萬(wàn)張打印紙上的文字信息或10萬(wàn)頁(yè)圖形信息。而且，如果不移動(dòng)存儲(chǔ)載體，只處理信息，那么電子檔案幾乎無重量和體積可言，相比之下紙質(zhì)文件的笨重就顯而易見了。

（3）復(fù)制時(shí)信息不容易丟失

紙質(zhì)文件復(fù)制或縮微品拷貝經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案的復(fù)制，由于是數(shù)字化的信息處理，幾乎不存在這些問題。所以完全可以做到復(fù)制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區(qū)別。

（4）傳遞速度快并能實(shí)現(xiàn)資源共享

一份紙質(zhì)檔案只能在某時(shí)、某地讓能夠接觸到它的人閱讀，而電子檔案由于其處理環(huán)境是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此可以不受這種限制。網(wǎng)絡(luò)上傳遞電子檔案的時(shí)間是按秒計(jì)算，而同樣距離的紙質(zhì)檔案?jìng)鬟f則是以天計(jì)算的，二者在速度上的區(qū)別非常明顯。而且，一個(gè)終端上的電子束件也可以同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端，電子檔案這種不受存儲(chǔ)載體限制的特點(diǎn)，使利用者產(chǎn)生一種共享的感覺，從而擺脫時(shí)間和空間的制約。

（5）具有多種表現(xiàn)形式

隨著多媒體電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，電子檔案的形態(tài)也隨之多樣化了。文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨(dú)或相互搭配成電子檔案的內(nèi)容，這就造成了電子檔案的多媒體集成性，使電子檔案比紙質(zhì)檔案更加全面、形象、生動(dòng)。

三、小結(jié)

隨著時(shí)代的進(jìn)步，檔案的管理越來越體現(xiàn)出它的重要性，只有不斷地優(yōu)化檔案的管理水平，不斷地研究、探索這方面的工作，使用電子技術(shù)，增加電子文件的安全性，使檔案資源得到安全、可靠的保護(hù)，才能更好的為國(guó)家、社會(huì)和人們提供有利的信息資源促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展。

［1］徐義全.談檔案現(xiàn)代化管理的建設(shè)［N］.中國(guó)檔案報(bào)，2000.

［2］黃存勛，王萍.關(guān)于國(guó)家檔案資源優(yōu)化配置的對(duì)話［J］.2009（3）.