黃恒娥

（如皋高等師范學校 江蘇 如皋 226500）

學籍號是反映學生入學年份、學歷層次、班級組織、專業(yè)類別以及學籍異動等，具有豐富含義數(shù)字化的符號系統(tǒng)，它是規(guī)范學籍管理的源頭和基礎。但筆者在多年的學籍管理實踐中發(fā)現(xiàn)，學籍號在編排方式方面存在著諸多不太合理、不太規(guī)范的現(xiàn)象，一定程度上影響著學籍檔案的科學管理，尤其在學籍異動時帶來諸多不便和問題。

當今社會，信息資源的交換與傳播是建立在信息數(shù)據(jù)處理標準化的基礎上的。因此，只有合理編排學籍號，才能不阻礙信息化進程和影響共享過程中的使用效度。有鑒若此，怎樣合理、科學地編排學籍號以適應檔案管理需要，是值得我們每一位從事檔案管理的同志必須認真探索的課題。筆者不揣冒昧，提出一些自己的思考和建議，以求教于方家。

一、學籍號編排標準、模式多元所帶來的現(xiàn)實問題

（一）編排模式和標準比較混亂，缺乏資源共享的基礎

目前，我國學籍檔案管理方面對學生學籍號的編排沒有制訂統(tǒng)一的標準，不同的省、市、縣教育行政部門及各校為方便其管理，紛紛建議了自己的編排模式，對促進學籍管理的規(guī)范化、信息化和現(xiàn)代化發(fā)揮了一定作用。譬如北京市教委在2000年發(fā)布了《關于建立北京市中小學管理信息系統(tǒng)和電子學籍IC卡管理系統(tǒng)的實施辦法》（京教基〔2000〕062號），文件中明確了北京市中小學電子學籍IC卡學籍號的編排要求。江蘇省2010年公布了《江蘇省中等職業(yè)學校學生學籍管理規(guī)定(征求意見稿)》（以下簡稱“征求意見稿”），對學籍號的編排模式也做出了相應規(guī)定。在北京市教委文件中，具體規(guī)定了學籍號中各級代碼：區(qū)縣（2位）、學校類別（1位）、學校（3位）、學生類別（1位）、屆別（2位）、班（2位）學生號（2位），共13位[1]。江蘇的征求意見稿中，規(guī)定學籍號為22位數(shù)：第1-8位數(shù)為學校代碼（由6位學校所在地行政區(qū)劃代碼+2位序號組成），第9-12位為入學年份，第13-18位為專業(yè)代碼（采用教育部2010版專業(yè)代碼），第19-20位為班級號，第21-22位為班內學生序號[2]。

此外，浙江省教育廳在2010年11月8日頒發(fā)的《關于全面實施中小學學生學籍電子化管理的意見》文件中，規(guī)定學生的學籍號分學籍主號和學籍輔號，實行一生一號。學籍主號為學生的身份證號，學籍輔號實行全省統(tǒng)一編號。外籍學生的學籍主號采用該學生的護照號。義務教育階段學生的義務教育卡號也實行全省統(tǒng)一編號[3]。同時還附有學籍編號規(guī)則。

由上述可見各地教育行政部門及學校學籍號的編排總體思路是相同的，編排模式也是大同小異，譬如包括“學生入學年份+專業(yè)代碼+學生流水號”等等。但學籍號作為一個標準來說，哪怕一個細小的差別也會影響到兼容，實現(xiàn)“國家標準化”。就以高校的“專業(yè)代碼”和“學生流水號”編碼規(guī)則為例，本來國家教育部對高校的專業(yè)，就有專門規(guī)范的、覆蓋功能很強的專業(yè)代碼，但不少省份又針對教育實際和專業(yè)實際，自行印發(fā)了省標專業(yè)代碼，這就必然造成國家標準與省級標準的沖突，因此編寫出來的學籍號難免五花八門、長短不一，必然使處于同一位次的代碼所代表涵義各不相同。這樣的編碼，在不同的區(qū)域范圍內實行網(wǎng)絡資源共享，顯然是難以實現(xiàn)的。

此外，從編碼管理模式上說，有的是分層管理，是總體原則下的學校自主編寫，如北京、江蘇；有的是一竿子到底，由省級教育部門統(tǒng)一排定，如浙江。這也帶來一個問題，即在學籍號的編排標準建設上，對于高等教育、初等教育、職業(yè)教育等教育類別的編碼規(guī)則要不要做分門別類的規(guī)定，等等，也需要細細思量。

（二）編號變更和要求標準不一，影響學籍異動的實施

學籍號具有唯一性，一般情況下不可隨意修改，但必須考慮生源流動及學生發(fā)展的實際需要。即學生學籍發(fā)生變動后，教育行政部門和學校對學籍號的編排是否應適時做出變更，這在各地也是做法不一。目前，已有部分省市在探究并推行學生在義務教育和高中教育階段學籍號固定不變的管理模式。譬如江蘇省的征求意見稿中第四條也規(guī)定：學生在本省范圍內學籍變動，學籍號保持不變。學生由省內轉至省外的，轉出學校即注銷其學籍號；學生由省外轉入省內的，轉入學校須為其建立新學籍號，并注明該生為轉入學生[2]。

根據(jù)筆者工作經(jīng)驗，在學籍發(fā)生異動但未設定學籍異動信息代碼的模式下，一是學生學籍發(fā)生異動，如果學籍號不作相應修改，那么在管理過程中，很有可能發(fā)生誤解或誤讀；二是如學生學籍變動后，學籍號隨學生所讀學校和專業(yè)進行修改，又極有可能會忽略他的變動經(jīng)歷，由學籍號看不出他過去的學習經(jīng)歷。例如2008級的學生小王，入學后因故留級至2009級同一專業(yè)學習，小王變動前的學籍號為 2008050608，其中“2008”是年級代碼，“05”為專業(yè)代碼，“06”為班級代碼，“08”為所在班級的學生序號。如果維持小王的學籍號不變，此時，我們會誤以為小王仍在2008級就讀；如果修改了小王的學籍號，譬如為2009050709，從學籍號上又不能看出小王學籍變動的經(jīng)歷，不僅如此，還有可能出現(xiàn)與2009級重號的現(xiàn)象（但如實行班級學號累加，要杜絕此類現(xiàn)象）。因此，無論學籍號變動與否都會對學籍管理員產(chǎn)生誤導，對提高學籍檔案管理的準確性產(chǎn)生影響。

二、著眼于信息網(wǎng)絡社會背景下的學籍號標準化建設對策

從學科分野上說，學籍號及其編寫絕非是一組簡單、隨意、數(shù)字組合的管理行為，而是一項融具科學性、規(guī)約性和傳播性的符號學范疇。既然是一門科學，那么不僅要求學籍號的唯一性，而且要求符號本身能夠涵蓋一個學生的大量信息：通過學籍號，可以直觀迅速地了解一個學生的基本信息，對于比較直觀地了解學生的概貌、較為迅捷地調閱學生的學籍檔案，具有簡潔、方便、實用的特點。因此，要想進一步發(fā)揮學籍號在學籍檔案管理中的作用，提高學籍檔案管理水平，適應當今社會管理信息化和資源共享的需求，對于學籍號的編排與標注模式上應進一步合理化、科學化、國家化甚至大眾化，以推進其不斷邁向標準化，實現(xiàn)信息化。

（一）統(tǒng)一代碼，規(guī)范編排結構

北京和江蘇的教育行政部門在規(guī)定學籍號編寫規(guī)則時，其基本組成都包括行政區(qū)劃、學校、專業(yè)等內容，但編碼方法和標準不一。它們在相關文件中提及的學校類別、學生類別、屆別（或年級），班級和學生的序號，均不一致，由此推及全國，各省各地的編碼方法必然是大同（內容組成類似）而小異（編碼標準不一）。國家教育行政主管部門應在這一方面作統(tǒng)一要求，結合我國現(xiàn)狀，在現(xiàn)有基礎上，采用大家所認可的通用代碼。至少要明確兩個方面的內容：一方面明確各類教育類別要不要制訂不同的編碼標準。另一方面對每一種教育類別的編碼結構及其順序做出明確規(guī)定。即對編碼的內容、編碼的組合、編碼的位數(shù)做出硬性規(guī)定。至于在操作層面上，對于由編碼執(zhí)行部門如學校自行編寫的諸如班級順序號等，也應在數(shù)位上作規(guī)定或預置。

另外，因為學籍檔案的管理涉及不同級別的教育行政管理部門，在學籍號的編排內容組成中可以借鑒身份證編排中的行政區(qū)劃代碼，標注行政區(qū)劃和情況，以方便使用。這樣，無論是國家級、省級、市級乃至縣級教育行政管理部門都能既方便又明確地進行學籍檔案管理及學籍信息統(tǒng)計。

（二）結合實際，豐富編號內容

在制訂學籍號編寫規(guī)則過程中，必須充分考慮到學籍的變化性。譬如學生學籍異動后，在學籍號變更的問題上，筆者認為應該在學籍號的編排內容中加入學籍異動類的信息代碼?？傮w來說，學生的學籍變動包括轉學、轉專業(yè)、留級、休學、注銷、復學及退學等幾類，在學籍號的編號中，可在規(guī)定了各個異動類型代碼的前提下，加入這一內容。同樣以小王的學籍號為例，在其學籍號中加入關于學籍異動的代碼，其學籍號為200801050608，“01”為學籍無異動代碼，留級后學籍號為200902050709，“2009”為年級，“02”為留級代碼，“05”、“07”、“09”分別為留級后的專業(yè)、班級代碼及學生序號。這樣，修改后的學籍號完全能夠直接反映學生的學籍變動情況，至于其留級前后班級和序號的變化可通過調閱其學籍檔案進一步查明。當然，至于是在哪一行政級別內的學籍異動，在設置編排規(guī)則和代碼時要通盤考慮，可將這類代碼設置為兩位數(shù)，個位表示為省內異動類型，十位表示跨省異動，都可進行編碼約定。

目前，相關省或直轄市的教育部門僅規(guī)定了學生在義務教育和普通高中教育階段的學籍號的編排和使用規(guī)則，學生進入高等院校學習后的學籍號又另有編排?？煞窨紤]將學籍號的中某一編碼設定為不同學習階段的代碼，如研究生代碼為“1”，本科生為“2”，高中生為“3”，初中生為“4”，以此類推。

借鑒北京市、浙江省和江蘇省的相關規(guī)定，綜合以上，在學籍號的編排模式上可作如下規(guī)定：學籍號位數(shù)為24位，模式為“6位數(shù)行政區(qū)劃代碼（為學生就讀學校所在行政區(qū)劃代碼）”+“1位數(shù)學習階段（層次）代碼”+“2位學籍異動代碼”+“4位入學年份”+“6 位專業(yè)代碼”[4]+“2 位班號”+“3 位流水號”。像專業(yè)代碼與年份的代碼都應以國家教育部規(guī)定的專業(yè)代碼號和正規(guī)公元紀年來表示，不得任意簡略。高中和義務教育階段如無專業(yè)代碼，一種辦法可以在此6位代碼的位段上以“000000”表示；另外一種，如果對高中、義務教育的教育仍然作細分，也可以加以標注，諸如“000001”表示小學，“000021”表示職業(yè)初中，“000022”表示一般初中等，不一一細述。

此外，在學籍號的編排模式中，還可以考慮加入?yún)^(qū)分學生性別的代碼，也會進一步提高學籍管理工作的效率，豐富學籍號負載的信息。

（三）靈活運用，符合管理規(guī)范

如果考慮到學籍號承載信息的豐富性，學籍號標準的全國通用性，以及管理過程中的唯一性和兼容性等因素，學籍號的編輯結構至多至全最為理想。但具體到學籍管理工作實踐和學籍號使用的過程中，這樣的學籍號位數(shù)過多，不方便編寫、記憶、分析和使用。因此，在全國統(tǒng)一規(guī)定學籍號編排模式、標準的前提下，各級教育行政部門及學校在管理使用其所屬學生學籍信息時，可簡化使用學籍號，僅使用代表個性的代碼編號，或者在同一區(qū)域內使用約定俗成具有區(qū)別性的簡號。但需要注意的是，這種簡號的使用是在每個學生具有唯一的全號前提下簡略的。

從技術安排上，在進行學籍數(shù)據(jù)建立與資源的傳輸與共享過程中，即使在現(xiàn)時條件下各級各類學校的學籍管理系統(tǒng)的具體內容一時難以統(tǒng)一，但在標準的學籍號編排規(guī)則下，下級學籍管理系統(tǒng)上報學籍數(shù)據(jù)時，必須能夠自動生成全碼的學籍號，以保證學籍號的全息與標準。

學籍號的規(guī)范化建設是促進學籍檔案規(guī)范的基礎與前提，它一方面需要國家教育部門通過制訂頒布相關的國家標準予以約束，甚至組織力量從技術上開發(fā)出代表國家標準的學籍管理系統(tǒng)，以行政的力量在各級各類學校中予以推動。另一方面，也需要社會各界從維護和堅持國家標準的觀念出發(fā)，摒棄狹窄的利益驅動，對其標準化、規(guī)范化的進程加以呵護。只有如此，從學籍號的規(guī)范入手，全國各級各類學校的學籍管理必定會拓出一個新的天地。

[1]北京市教育委員會.關于印發(fā)建立北京市中小學管理信息系統(tǒng)和電子學籍IC卡管理系統(tǒng)的實施辦法的通知[EB/OL].http://card.bjedu.cn/guifanxingwenfang/2008-10-15/120.html.

[2]江蘇省教育廳.江蘇省中等職業(yè)學校學生學籍管理規(guī)定(征求意見稿)[EB/OL].http://wenku.baidu.com/view/f6ae99781711cc7931b716bc.html.

[3]浙江省教育廳.關于全面實施中小學學生學籍電子化管理的意見[EB/OL].http://wenku.baidu.com/view/03dbd480e53a580216fcfecd.html.

[4]教育部發(fā)展規(guī)劃司.高等教育專業(yè)目錄[S].北京，2005.