張 梅，崔 劍

中國中醫(yī)科學院廣安門醫(yī)院，北京 100053

考勤是醫(yī)院每個員工都關注的話題，也是醫(yī)院管理的基礎。醫(yī)院考勤匯總統(tǒng)計是醫(yī)院為員工計發(fā)薪酬及各種福利的一項重要依據(jù)，同時也是員工職稱、職務晉升、年度評優(yōu)考核等工作的主要參考信息。伴隨著企事業(yè)單位管理制度的發(fā)展，考勤管理系統(tǒng)也經(jīng)歷了從手工、卡式打卡機、IC卡管理系統(tǒng)、指紋考勤機到人臉、語音識別以及RFID技術的發(fā)展過程[1]。對于醫(yī)院，采取什么樣的方法能夠準確、快捷地獲取考勤匯總信息，是人力資源管理部門面臨的一個問題。

一般的綜合性醫(yī)院均設有住院、門診部門，有些還有分院，有日常的管理人員，還有倒班的臨床醫(yī)護人員；醫(yī)生要在住院和門診輪轉(zhuǎn)，有住院值班、門診出診等。這些復雜多變的考勤情況，在多數(shù)醫(yī)院仍采取手工模式進行信息匯總。Excel是一種簡單易行的管理模式，且醫(yī)院網(wǎng)絡環(huán)境日益成熟，建立一套方便、快捷地考勤管理信息系統(tǒng)逐漸成為醫(yī)院考勤管理的一個勢在必行的發(fā)展方向[2]。

1 考勤手工匯總模式

2008年以前筆者所在醫(yī)院一直延用過去的手工考勤匯總方式，統(tǒng)計結(jié)果用Word文本展示，每月新考勤在上月考勤的基礎上手工涂改，人數(shù)統(tǒng)計采用人工口算法。不僅方法落后、工作效率低，而且給其他需要用考勤結(jié)果的相關部門造成相當大的不便。

2 基于Excel工具的匯總模式

Excel擁有強大的數(shù)據(jù)處理功能，如能充分利用Excel表建立一套考勤管理的數(shù)據(jù)庫，既避免了傳統(tǒng)手工記錄、匯總統(tǒng)計的繁瑣流程，也能在尚未實施更高級的考勤信息管理平臺之前實現(xiàn)考勤信息化，成為令人滿意的過渡形式[3-4]。

2.1 基本信息匯總

在考勤管理數(shù)據(jù)庫里為每名員工建立一條獨立的信息資料，包括員工編號、姓名、科室名稱、科室編碼、人員類別、上期所在科室、缺勤情況、夜班次數(shù)、核算屬性、備注等項目（表1）。根據(jù)各個科室報送上來的《科室考勤表》逐一審核（按員工編號排序），將各項字段錄入對應員工的考勤信息內(nèi)，特別需要注意下列幾點細節(jié)：①人員類別是用于標注一些關鍵分類標識的，如是否是輪轉(zhuǎn)醫(yī)生、門診護士、合同制員工、研究人員、返聘人員、醫(yī)技人員等，這些標識都是便于日后對于考勤結(jié)果的二次匯總、篩選和其他利用；②上期所在科室一欄主要用于識別一些在本期和上期出現(xiàn)的內(nèi)部人員流動情況，便于掌握人員的流動方向，通過Excel表的排序、篩選等功能生成人員科室變動匯總表；③缺勤情況主要用于記錄員工的缺勤種類及缺勤工作日天數(shù)，如“張英休產(chǎn)假21個工作日”，就可以記錄為“產(chǎn)假21”；④核算屬性主要是為了滿足財務部門的各種核算要求，可以設置如醫(yī)生、護理、科研、管理、輔助等選項；⑤備注欄常用于標注一些瑣碎事物的備忘錄，如可以在備注欄標示出輪轉(zhuǎn)醫(yī)生的定科日期、出國人員的回國日期、脫產(chǎn)學習人員的回院日期或其他用于日后提醒的信息。

2.2 科室變動匯總

在Excel中以“上月所在科室”字段作為主要關鍵字進行排序，可生出《人員變動情況表》，包括科室編號、科室、員工編號、姓名、上月所在科室、人員屬性等項目。見表2。

2.3 缺勤匯總

在Excel中將“缺勤情況”字段作為主要關鍵字進行數(shù)據(jù)排序，可生出《缺勤匯總表》，包括科室編碼、科室、員工編號、姓名、缺勤天數(shù)等項目。見表3。

表1 我院考勤人員基本信息情況項目匯總

表2 我院考勤人員科室變動情況項目匯總

表3 我院考勤人員缺勤情況項目匯總

2.4 夜班匯總

在Excel中將“夜班次數(shù)”字段作為主要關鍵字進行數(shù)據(jù)排序，可整理出《夜班匯總表》，再交由財務部門發(fā)放員工夜班費。

2.5 缺勤期間段情況匯總

如當筆者想了解全院職工在2010年1～12月間的總體缺勤情況信息，以進行年終考核、評優(yōu)或發(fā)放年終獎等工作時，能否正確快捷地實現(xiàn)人員缺勤情況匯總是非常重要的。Excel表中的強大的函數(shù)功能可以支持實現(xiàn)此功能，借助VLOOKUP函數(shù)可以完成該任務。憑借Excel表格工具的考勤信息匯總統(tǒng)計，是在醫(yī)院網(wǎng)絡覆蓋面未及考勤統(tǒng)計領域情況下的一種能夠令人滿意的權宜之計，較過去的手工匯總方式有了長足的進步，但Excel表格考勤匯總統(tǒng)計仍處于半自動化的階段，有待改進。

3 醫(yī)院考勤統(tǒng)計網(wǎng)絡化管理設計

隨著醫(yī)院信息化管理進程的迅速發(fā)展，開發(fā)更先進的網(wǎng)絡考勤管理平臺是必然的發(fā)展趨勢。

3.1 考勤報送流程

合理的層級報送，可以使考勤工作有序完成，節(jié)省了考勤時間，提高了考勤統(tǒng)計的準確性?？记诠芾韱T作為考勤管理的中心環(huán)節(jié)，起到信息匯總和派發(fā)的重要作用。見圖1。

圖1 考勤記錄報送的層級分布圖

3.2 建立醫(yī)院考勤信息網(wǎng)絡化平臺

經(jīng)過全院努力我院信息化建設，按照整體規(guī)劃、分布實施的原則，初步實現(xiàn)了醫(yī)療收費信息和主要醫(yī)療過程信息處理的自動化，形成了以 HIS、PACS、OA、LIS、財務管理、INTERNET等為核心的幾乎覆蓋全院各部門的信息化平臺。我院目前正在開發(fā)建立醫(yī)院考勤信息網(wǎng)絡化平臺。

3.3 利用人力資源管理軟件實現(xiàn)網(wǎng)絡傳送考勤信息

利用人力資源管理軟件的網(wǎng)絡化平臺實現(xiàn)考勤管理工作的網(wǎng)絡化、信息化，其具有比Excel更強大、快捷、準確、廣泛的工作成效。依據(jù)考勤管理的日常工作流程，人力資源管理信息系統(tǒng)中的考勤信息子系統(tǒng)可以分為六個功能模塊（圖2），分別是：①人員信息編輯模塊：醫(yī)院總考勤管理員可以在此模塊中進行員工基本信息維護、員工的增減、員工的科室間流動等操作。②考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計模塊：此模塊是考勤管理系統(tǒng)的核心部分，用于展現(xiàn)考勤管理信息系統(tǒng)的五大成果，包括《當期缺勤匯總表》、《人員科室變動匯總表》、《夜班匯總表》、《期間段缺勤情況匯總表》及《期間段科室變動情況匯總》。③考勤員日常管理模塊：在此模塊中各個科室的考勤管理員可以填寫科室成員的考勤情況，采用下拉菜單的方式進行填寫，下拉菜單中設置包括正常出勤、病假、產(chǎn)假、夜班、年假、倒休、學習、進修、自費出國、公派出國等項目?？紤]到缺勤狀況所占比例較小，為實現(xiàn)人性化友好的界面，可以在填寫前，將考勤狀態(tài)均默認為 “正常出勤”，這樣考勤管理員只需要將各種“非正常出勤”選項加以編輯即可。④查詢模塊：支持院領導、部門領導查詢審批，也支持員工對本人、科室成員考勤狀況的互動查詢。此模塊多維度、多層次，可以為每位員工分層級的設置權限，查詢相對應層級人員的出勤狀況，在實現(xiàn)自上而下的管理職能的同時，也實現(xiàn)自下而上的監(jiān)督職能。⑤員工申訴模塊：在查詢模塊里系統(tǒng)支持員工對本人考勤狀況的查詢，一旦出現(xiàn)員工的不認同，系統(tǒng)應允許員工對查詢結(jié)果進行申訴，在此模塊中如員工提出申訴，經(jīng)部門考勤員及部門領導審批同意后可以對已上報考勤進行修改。⑥幫助模塊：在此模塊中可以發(fā)布醫(yī)院的考勤管理制度、年休假制度、請假制度及績效工資核發(fā)等的相關規(guī)定，方便員工查詢知曉。另外，為方便員工，此模塊還提供日歷和計算器，作為輔助工具。

圖2 醫(yī)院人力資源考勤管理系統(tǒng)模塊設計圖

由于醫(yī)院管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡終端已覆蓋至各科室、各護理單元，所以考勤的網(wǎng)絡化傳送具備了較為成熟的硬件環(huán)境，考勤管理員可以通過該系統(tǒng)進行人員編輯、考勤錄入、統(tǒng)計、查詢、打印等操作。人事處工作人員或醫(yī)院總考勤員可以直接在服務器上提取到科室上傳的考勤表，完成一系列的考勤統(tǒng)計，并將查詢結(jié)果轉(zhuǎn)成Excel表，具有良好的接口，實現(xiàn)了考勤信息的部門間共享。

4 結(jié)語

由于醫(yī)院服務模式的復雜性，使醫(yī)院和企業(yè)考勤管理存在較大差異，應用Excel能夠簡單、快捷地實現(xiàn)考勤的計算機管理，提高工作效率，但功能相對單一。完整的考勤管理系統(tǒng)還需要以醫(yī)院信息管理平臺為基礎，以人員信息為基本，以崗位為中心，結(jié)合醫(yī)院實際業(yè)務，建立現(xiàn)代化的醫(yī)療考勤管理系統(tǒng)[5]。

[1]孫太國,李淑娟,李言,等.基于混合模式的考勤管理系統(tǒng)研究[J].計算機工程,2003,29(8):170-172.

[2]劉國禎,宮明利,桂建軍,等.我院考勤管理系統(tǒng)的設計與應用[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2007,28(3):71-72.

[3]魏琴,張華南.利用Excel軟件開發(fā)考勤系統(tǒng)[J].電腦知識與技術,2006,32(4):101.

[4]黃超.醫(yī)院醫(yī)療設備的信息化管理體會[J].中外醫(yī)學研究,2010,8(12):52-53.

[5]吳琳.信息化管理在醫(yī)院建設工作中應注重的幾個問題[J].醫(yī)學綜述,2009,15(1):160.