蔣娟

（重慶教育學(xué)院，重慶400067）

1 高校檔案收集存在的問題

高校在教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料均屬于高校檔案。檔案的收集是指接受與征集檔案及有關(guān)文獻(xiàn)的活動，具體而言，即將分散形成或保存在各機(jī)關(guān)、單位或個人手中的檔案，按照國家的有關(guān)規(guī)定，通過例行的接受制度和專門的征集辦法，有計劃分別集中到各有關(guān)檔案館室的活動。高校檔案館室是本單位建立的綜合性檔案保管機(jī)構(gòu)，它統(tǒng)一管理本單位黨政工團(tuán)檔案、教學(xué)和科研檔案、財會檔案等。高校檔案館室在檔案管理過程中普遍發(fā)現(xiàn)檔案收集存在不足，尤其是我院在轉(zhuǎn)制升本的過程中，需要檔案支撐的材料很多，檔案查閱量非常大，檔案收集不完整這一問題尤為突出。

檔案收集的不完整主要表現(xiàn)在：（1）移交檔案的門類不完整，在高校檔案館室，絕大多數(shù)為文書檔案、學(xué)籍檔案、財務(wù)檔案，而科研檔案、教學(xué)檔案、聲像檔案等數(shù)量較少；（2）移交檔案的載體非常有限，多數(shù)為紙質(zhì)檔案，聲像檔案、實物檔案很少；（3）不按時移交檔案，一些立檔部門沒有及時向檔案館室移交檔案；或者資料保存在部門，裝具不夠用時才想到檔案館室，匆匆移交；（4）資料不系統(tǒng)，不全面，收集的資料比較散，沒有按照它們的形成規(guī)律，組成有機(jī)聯(lián)系的整體，特別是一個項目或主題的檔案不能任意打亂和分散，如有請示沒有批復(fù)，或文件是復(fù)印件而非原件。人們的歷史活動不是雜亂無章的，高校檔案也不例外，因為檔案要反映人們歷史活動的本來面目。

2 高校檔案收集不完整存在的原因

高校檔案收集不完整，原因是多方面的，主要有以下四方面。

少數(shù)部門領(lǐng)導(dǎo)及兼職檔案人員檔案意識薄弱。檔案的目的是保存?zhèn)洳椋饕饝{證價值，因此檔案工作不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，更多的體現(xiàn)的是社會效益，在工作中，檔案這一塊容易被忽略也是正?，F(xiàn)象。檔案館室本身并不產(chǎn)生檔案，而它的檔案，主要來源于學(xué)院各系各職能部門，他們對檔案的認(rèn)識決定了其檔案工作的狀況，又直接影響檔案的收集。有人認(rèn)為檔案是本部門在工作過程中形成的文件資料，屬本單位所有，沒有必要形成檔案移交；有人認(rèn)為檔案作為資料，放在自己的辦公桌隨時可查閱，非常方便；有人認(rèn)為檔案記錄了本單位一些機(jī)密東西，不宜保存在檔案館室。這些模糊的認(rèn)識直接影響檔案收集工作。

檔案館室對各系各部門移交的檔案監(jiān)督不力，使文件材料不完整的問題沒有得到及時解決。檔案是歷史的記錄，它記錄的都是過去的，不是正在形成和使用的資料，因此，它的全面收集就在我們各系各部門平時工夫的積累，平時檔案的收集。如果平時不注意收集，在學(xué)年末總結(jié)工作時，再臨時抱佛腳，倉促做檔案，這樣收集的資料自然不會十分完整、系統(tǒng)。當(dāng)年的檔案，由于各職能部門查閱非常頻繁，一般要在文書處理部門或職能部門保存一年以后，才向檔案館室移交；在移交到檔案館室時，由于檔案館室人手有限，平時忙于檔案的管理、查閱利用和編研，對于立卷中存在的一些問題，如歸檔文件不全等問題，無力一一全面檢查，難免有疏忽的時候，這些問題得不到及時解決，就會成為遺憾，以后無法進(jìn)行彌補(bǔ)；檔案館室平時有自己的工作，對各系各部門的具體檔案也不是十分清楚，只能按常規(guī)對他們進(jìn)行督促和監(jiān)督，對他們形成的臨時檔案、帳外檔案、特色檔案并不在掌握之中，若他們不移交，這些檔案就成了漏網(wǎng)之魚。

各系各部門兼職檔案人員流動大，加上他們平時工作忙，業(yè)務(wù)不熟，不能及時將該立卷歸檔的文件材料收集齊全。兼職檔案員大多由學(xué)院各部門辦公室主任或秘書擔(dān)任，他們往往身兼數(shù)職，既是檔案員又是信息員，既是收發(fā)員又是資料員。每天都有大量瑣碎的事情等著他們?nèi)ヌ幚?，可能工作一忙，顧此失彼，檔案平時的收集就成了一個問題。再加上對檔案的數(shù)量完整與質(zhì)量完整缺乏辨證的認(rèn)識。有的檔案員只片面追求數(shù)量的完整，不管有無價值的檔案都收集起來，一并移交學(xué)院檔案館室，這樣就會造成檔案的龐雜，增加管理上的負(fù)擔(dān)；或者片面地強(qiáng)調(diào)“少而精”，突出某一部分，而缺乏某一部分，這樣就會損害檔案的完整。只從數(shù)量上把檔案收集齊全了，而不把它們組成有機(jī)的整體，就不能反映檔案之間的聯(lián)系，就不是真正意義上的完整。

制度執(zhí)行不嚴(yán)格，收集措施不給力。高校檔案館室制定了相關(guān)的檔案收集制度，如《檔案材料收集整理歸檔制度》，《檔案的收集范圍和保管期限》等制度，但有的部門在執(zhí)行這些制度時不嚴(yán)格，導(dǎo)致檔案收集不齊全；同時，檔案館室在執(zhí)行制度時，對不按規(guī)定移交檔案的部門，沒有采取強(qiáng)硬措施，有些問題便不了了之。

3 解決檔案收集問題的對策

鑒于上述問題的存在，我認(rèn)為應(yīng)從以下四個方面著手解決問題。

3.1 加強(qiáng)檔案宣傳力度，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視

《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高校檔案工作規(guī)范要求》對檔案的收集、接受和移交都作了明確的規(guī)定。收集、接受和保管是檔案館室的職責(zé)，各系各部門移交檔案是他們的義務(wù)。對于這些規(guī)定，要大力宣傳，要充分利用高校各種形式（學(xué)報、院報、校園網(wǎng)、廣播、OA等），廣泛宣傳檔案功在當(dāng)代、利在千秋的意義，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)及兼職檔案人員的檔案意識，以動員全院教職工關(guān)心、支持學(xué)院檔案工作，為檔案工作的開展創(chuàng)造了良好的校園環(huán)境。

檔案工作需要領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。這是雙方面的，有為才有位。首先是我們檔案館室自己干好了檔案工作，及時為全院師生員工服務(wù)，為各系、各部門領(lǐng)導(dǎo)提供檔案信息，讓檔案成為他們的好參謀好助手，他們對我們的檔案工作滿意了，他們才會大力支持檔案工作，否則，領(lǐng)導(dǎo)的重視就是一句空話；其次，各系、各部門的兼職檔案人員做好檔案工作，主動提供檔案服務(wù)，這樣就能得到部門領(lǐng)導(dǎo)的重視。只有全院上下重視檔案工作，在檔案收集中遇到的問題才能迎刃而解。

3.2 建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，培訓(xùn)檔案專兼職干部

高校都建立了檔案館室，配備了具有大學(xué)文憑的檔案專職干部，集中統(tǒng)一管理高校各種門類，各種載體的檔案?！盀橛性搭^活水來”，檔案館室的檔案來源于各系各部門，需要他們支持檔案館室的工作，因此要建立和完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，才能綱舉目張。檔案館室要定期召開檔案工作會議，布置、檢查、交流檔案工作，從而保證了檔案工作的順利進(jìn)行，這樣就保障了檔案的來源和加強(qiáng)了各部門工作職責(zé)。

加強(qiáng)檔案專、兼職干部業(yè)務(wù)培訓(xùn)。高?？刹扇∽叱鋈?、請進(jìn)來的辦法，從理論及實際方面培訓(xùn)檔案干部，不斷提高檔案干部的業(yè)務(wù)素質(zhì)。高校通過聘請業(yè)內(nèi)的專家或館長對專兼職檔案干部培訓(xùn)，如我院曾聘請重慶市教委檔案室主任、檔案專家費(fèi)老師，重慶師范大學(xué)檔案館張館長對我院檔案專兼職干部培訓(xùn)，這種培訓(xùn)針對性強(qiáng)，有的放矢，注重理論與實踐相結(jié)合，對提高檔案員的業(yè)務(wù)理論和業(yè)務(wù)技能是非常必要和有益的；或組織檔案干部到同類高校參觀學(xué)習(xí)，如我們曾組織部分專兼職檔案干部到重慶交通大學(xué)、重慶文理學(xué)院等高校參觀學(xué)習(xí)，通過實地參觀學(xué)習(xí)，開闊了他們的眼界，拓寬了思路，有利于他們今后開展工作。

3.3 采取有效措施，調(diào)動兼職檔案人員的積極性

兼職檔案員由于檔案工作具體而煩瑣，工作量大又不易作出成績，且隨著學(xué)院改制升本，對檔案員提出的要求又高，我認(rèn)為應(yīng)采取有效措施，調(diào)動其積極性。在選拔兼職檔案員時，應(yīng)考慮其是否具備基本素質(zhì)：政治可靠，有一定的專業(yè)知識和奉獻(xiàn)精神，并進(jìn)行崗前培訓(xùn)，讓其知道檔案工作的基本知識。一旦建立了一支穩(wěn)定的兼職檔案員隊伍，學(xué)院應(yīng)采取有效措施穩(wěn)定隊伍，通過繼續(xù)教育等方式，提高隊伍政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，關(guān)心他們的切身利益，努力解決他們的后顧之憂，尤其是從制度上明確評定職稱及晉升的條件和要求，這對調(diào)動其積極性提供了制度保障，讓他們作到心中有數(shù)，有利于充分發(fā)揮其積極性。

3.4 把檔案工作納入部門工作目標(biāo)管理

有些部門檔案收集移交做得非常好，但有的部門或個人在該移交檔案時，以種種借口為由，拖延移交檔案時間或干脆不交，針對這種情況，檔案館室作為檔案專業(yè)機(jī)構(gòu)，爭取學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，以文件或OA等形式通報，表揚(yáng)其做得好的部門，通報批評比較差的部門，并在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的重視下，由辦公室的牽頭，把各系各部門的檔案工作納入部門工作目標(biāo)管理，建立一套行之有效的制約手段和措施，這樣就從制度上落實了檔案的收集工作。

我院應(yīng)充分利用轉(zhuǎn)制升本契機(jī)，大力宣傳檔案工作，爭取部門領(lǐng)導(dǎo)重視，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，把檔案收集落到實處，只有這樣，才能不斷豐富館藏，檔案的利用工作才能得以順利開展。

［1］國家教委辦公廳.高等學(xué)校檔案實體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范.成都：四川科學(xué)技術(shù)出版社，1994.

［2］鄧紹興，陳智為.檔案管理學(xué).北京：中國人民大學(xué)出版社，1989.

［3］吳寶康.檔案學(xué)概論［M］.北京：中國人民大學(xué)出版社，1988.

［4］中華人民共和國教育部令第27號（《高等學(xué)校檔案管理辦法》）2008.