代啟勛

(重慶文理學院電子電氣工程學院，重慶 永川 402160)

高校辦公室秘書的工作，就是當好領(lǐng)導的參謀和助手，為學校領(lǐng)導掌握情況、制定和執(zhí)行各項政策提供服務(wù).秘書工作的優(yōu)劣，直接或間接地影響到學校工作的大局.因此，重視提高高校辦公室秘書素質(zhì)是確保高校辦公室工作質(zhì)量的重要問題.

正確認識近年來我國高等教育的發(fā)展形勢，正確看待發(fā)展中存在的問題，以科學發(fā)展觀為指導進一步明確高等教育發(fā)展的重大措施，是確保我國高等教育沿著持續(xù)、健康的良性軌道前進的重要問題，對在新形勢下高校秘書的工作也提出了新的要求［1］.

1 高校秘書工作的重要作用和現(xiàn)狀分析

作為培養(yǎng)高級人才的高等學府，面向21世紀需要什么樣的高級人才，怎樣培養(yǎng)適應21世紀需要的高級人才，是高校未來所肩負的任務(wù).學校管理水平高低、工作好壞，直接關(guān)系到學校人才培養(yǎng)及教學科研工作的順利進行.秘書工作是行政管理的一部分，秘書人員素質(zhì)的高低、辦事效率的有效與否是體現(xiàn)學校管理水平的重要標志之一.

學校各個部門都有秘書工作人員.這支隊伍在高校占的比例不小，這支隊伍文化層次不一，人員素質(zhì)有別，離現(xiàn)代科學技術(shù)發(fā)展的要求還存在一定的距離.

一是整體素質(zhì)水平偏低.現(xiàn)在高校各部門的秘書大多是非秘書專業(yè)人員，甚至沒有接受過正規(guī)的秘書職業(yè)培訓和教育，對秘書的基本素質(zhì)、要求不甚明了，公文寫作能力有限.秘書人員的整體素質(zhì)不高，工作開展缺乏計劃性和規(guī)劃性，當真正遇到問題時，往往顯得手忙腳亂，導致學校相關(guān)工作的開展達不到預期的目標，進而影響到學校正常工作的有效開展及落實.

二是工作事務(wù)繁雜.高校秘書的工作涉及教學管理活動的諸多方面，作為領(lǐng)導的參謀助手，他們要將上面的情況傳達下去，同時還要做好與部門、教師、學生的溝通，將師生的信息及時反饋給領(lǐng)導.此外，他們還要做好日常的行政管理工作，負責日常管理維護、公文傳送和信息資料的保存等.目前，高校擴招的同時開展體制改革，人員的精簡給秘書人員的工作壓了更重的擔子.

三是重視程度不夠.高校秘書的選擇，大多是根據(jù)工作需要和領(lǐng)導需求選用秘書，管理上不夠規(guī)范和科學.秘書承擔了大量的繁重工作，但很多高校領(lǐng)導沒有意識到秘書工作的重要性，秘書的付出得不到回報，福利獎金制度跟不上，上升空間小，所以人員流動性大，一定程度上影響到學校日常工作的高效順暢開展.

2 高校秘書工作提高的策略

2.1 充分重視

高等學校要健康、快速、有序地運行，必須充分重視并發(fā)揮秘書的作用.一是要重視秘書隊伍建設(shè)，加強秘書工作的培訓，明確高校秘書的位置，明確其工作任務(wù)、工作責任，確保高校秘書工作高效、規(guī)范運行;二是體現(xiàn)秘書價值，形成保障制度.秘書工作服務(wù)性強，工作量大，無償勞動多，承擔的責任重.要想調(diào)動其工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性，必須充分尊重秘書的勞動，體現(xiàn)其工作價值，設(shè)立相應等級，提高福利待遇，采取必要措施給予充分保障.

2.2 更新觀念

更新觀念是高校秘書工作亟待解決的首要問題［2］.在新的形勢下，如果不主動“換腦筋”，不去學習新知識、研究新問題，高校秘書就會被飛速發(fā)展的知識經(jīng)濟社會所淘汰.當前要強化三方面意識:

一是強化超前意識，更新滯后服務(wù)觀念.古人云:“凡事預則立，不預則廢”，“宜未雨而綢繆，勿臨渴而掘井”.長期以來高校秘書大多習慣于被動工作，只求按時完成領(lǐng)導交辦的工作、讓領(lǐng)導滿意即可.現(xiàn)實證明這樣的習慣應該改一改了.現(xiàn)代社會發(fā)展的一個突出特點就是競爭激烈，挑戰(zhàn)和機遇并存.在素質(zhì)教育日益深化的今天，高校秘書必須要增強敏感性、預見性和超前性，具有見微知著的推測能力，善于把握客觀事物的發(fā)展規(guī)律，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，變滯后服務(wù)為超前服務(wù)，對那些可能要出現(xiàn)的事物和即將出現(xiàn)的苗頭性問題進行科學地分析預測，及時提出新對策、新見解、新辦法，為領(lǐng)導科學決策當好“探索者”.

二是強化責任意識，更新無過即功觀念.過去，有的高校秘書人員認為，高校秘書工作無過即是功，有功也不顯，這顯然是不正確的.這些同志責任心淡化，遇事繞著走，該管的不管，該干的不干，即使去管、去干，也不敢往前闖，缺乏獨立負責的精神.客觀地說，干工作就難免出現(xiàn)差錯，但最根本的是要看干不干、干多少，是真干還是假干.不干工作的人，當然不會有什么差錯;反之，真正干工作的人，不可能不出差錯，即使出現(xiàn)差錯，也不應埋沒其功.在大力推進素質(zhì)教育的今天，更應該堅持正確的是非標準和功過觀念，倡導大膽、獨立、負責的精神，使高校秘書人員勇于開拓創(chuàng)新，敢于挑重擔子，在本職崗位上發(fā)揮更大的作用.

2.3 提高素質(zhì)

秘書工作由人來做，秘書人員的素質(zhì)高低，直接影響工作的效率，這一點是人所共知的.高效率的工作，有賴于高素質(zhì)的人員，高效率的工作有助于改變秘書工作的被動局面，因為秘書人員的高素質(zhì)包括了這樣的一個寶貴品性，即對形勢和工作的預見性.這一品性是化被動為主動的關(guān)鍵素質(zhì)［3］.

眾所周知，我們正面臨一個大變革的時代，黨的十四大提出了加快開放改革的號召，舊的整個體制全面地受到考驗和挑戰(zhàn).其中合理的部分將被保留下來，納入新的體制中去;而不合理或不適應形勢的部分，有待破除.一套新的完整的體制將在實踐中被發(fā)現(xiàn)、被建立、被完善.在這種形勢下，我們將“摸著石頭過河”，踏踏實實地在探索中前進.高校的管理、決策也同樣如此，在工作中，我們時刻都將面臨無先例、甚至可能是無參照體系的開創(chuàng)性任務(wù).這是我們這一代人的歷史使命，也是我們這一代人的光榮和特色，歷史注定我們必須有所作為.作為領(lǐng)導參謀、助手的秘書，也必須帶上濃厚的開創(chuàng)性色彩——為領(lǐng)導的開創(chuàng)性工作，提供開創(chuàng)性的服務(wù).

2.4 創(chuàng)新思維

高校秘書人員要有創(chuàng)新思維，要有開拓進取的熱情［4］.安于現(xiàn)狀、對事業(yè)漠不關(guān)心的人是不會致力于創(chuàng)新的.秘書創(chuàng)新思維的途徑很多，在實踐中常見的主要有以下幾種.

在探索中創(chuàng)新.在實踐中，困難和問題往往是不可避免的.若消極被動應付就會形成阻力，若積極地探索解決問題的新辦法，就能有效地促進下作.對困難和問題，從不同的角度，深入、具體、細致、系統(tǒng)地研究其原因、要素、內(nèi)在本質(zhì)的聯(lián)系和與外在環(huán)境的關(guān)系，探索解決問題的新辦法，就能在創(chuàng)新思維中使問題和困難得到解決.這樣，每當解決一次困難和問題，就能使工作向前邁進一大步，使創(chuàng)新思維得到一次新的發(fā)展.

在綜合中創(chuàng)新.秘書在信息綜合、職能綜合中要做到:將有關(guān)情況、有關(guān)要素從新的角度，按照新的思路進行新的思考、探求新的結(jié)構(gòu)、新的功能，按照客觀事物發(fā)展的趨勢，在實踐工作中采用新的方法或?qū)︻I(lǐng)導提出富有新意的建議，從而促進工作新的進展［5］.比如，將群眾中的一些新的思路、新的經(jīng)驗、新的建議進行綜合，形成一套全新的方案，供領(lǐng)導參考.或?qū)鴥?nèi)外、歷史上出現(xiàn)過的對某一事物或問題處理的措施和辦法進行綜合，形成適用于本單位發(fā)展的新設(shè)想、新看法，供領(lǐng)導開拓思路等.

在適變中創(chuàng)新.當客觀環(huán)境條件發(fā)生變化時，秘書不應墨守成規(guī)、無所作為，而應敏銳地觀察和思考環(huán)境條件變化的新特點、新趨勢、新要求，協(xié)助領(lǐng)導判斷、分析，并得出應對的新辦法.此外，在秘書自身業(yè)務(wù)工作中，也應適應新環(huán)境變化，快速想出新辦法，有效地適變、應變，在變化中尋求的新發(fā)展，在發(fā)展中進行創(chuàng)新思維.

總之，秘書人員應注重辦事的原則性和靈活性、工作開展的預見性和處理事務(wù)的果斷性等能力的培養(yǎng)，不斷提高秘書人員的綜合索質(zhì)，推進高校秘書工作的進步.

3 結(jié)論

高校秘書工作具有特殊的地位和作用.要做好新形勢下的高校秘書工作，就要做到更新觀念、提高水平、創(chuàng)新思維，同時高校秘書人員要適應知識經(jīng)濟和高校體制改革及發(fā)展的要求，直面挑戰(zhàn)、敢于競爭，在競爭中不斷學習、不斷提高、不斷完善自己，才能更好地發(fā)揮應有作用，更好地為教學改革和教學科研服務(wù).

［1］張建堂，唐弋.芻議新形勢下的高校秘書工作［J］.現(xiàn)代企業(yè)教育，2007(16):131-132.

［2］高玉林.淺談如何做好當前高校秘書工作［J］.遼寧廣播電視大學學報，2003(3):65-66.

［3］佘麗莎.淺談高校秘書的基本素質(zhì)［J］.湖南醫(yī)科大學學報，1999(2):91-92.

［4］姜新文.增強創(chuàng)新意識，高效優(yōu)秀服務(wù)［J］.秘書工作，1999(2):17-18.

［5］李潔，劉冬梅.創(chuàng)新思維在高校秘書工作中的運用［J］.現(xiàn)代企業(yè)教育，2007(5):103-104.