周震宇,魏建和,徐明友

(安徽商貿職業(yè)技術學院 基礎部,安徽 蕪湖 241002)

檔案信息化是以網(wǎng)絡、計算機、信息技術為手段，以檔案資源為對象，以檔案工作為依托，以檔案管理學最新理論為指導，按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求，開展檔案收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過程[1].隨著信息社會的到來，信息將成為知識經(jīng)濟時代最重要的資源.體育檔案是高校體育工作中形成的用于記錄學生體育教育素質、運動訓練和體育管理等信息的體育檔案，是研究和實施高校體育工作重要的資料來源.加快體育檔案的信息化建設是計算機和網(wǎng)絡技術的發(fā)展和廣泛應用的時代發(fā)展必然.隨著計算機的廣泛使用，在高校體育工作中產(chǎn)生的大量電子文件歸檔是加快體育檔案的信息化建設的現(xiàn)實需求.電子文件的歸檔管理必須實現(xiàn)自動化，以邏輯歸檔的形式通過網(wǎng)絡實現(xiàn)文檔一體化；應用計算機網(wǎng)絡技術管理體育檔案信息能夠實現(xiàn)開發(fā)、共享體育檔案信息和對體育檔案信息進行知識化管理、社會化開放，體育檔案的價值才會得到更充分的體現(xiàn).

1 高校體育檔案的信息化建設意義

1.1 實現(xiàn)體育檔案歸檔的自動化

隨著計算機在日常的生活與工作中的廣泛使用，利用計算機處理文件成為一種趨勢和普遍現(xiàn)象，產(chǎn)生的大量電子文件的歸檔成為現(xiàn)實需求.目前在電子文件的產(chǎn)生機構中，沒有相關的規(guī)定和制度來對電子文件產(chǎn)生的時間、程序及文件的流轉方式等進行必要的約束，電子文件的管理缺乏紙質文件的規(guī)范、完善的管理流程，電子文件的歸檔隨意性較大，這對電子文件的歸檔有較大的影響.通過信息化建設中的體育檔案歸檔信息系統(tǒng)的建立可以實現(xiàn)電子文件從創(chuàng)建終端開始啟動相應的審批流程，并自動促發(fā)下一個工作流程使電子文檔的發(fā)送和流轉處于一個循環(huán)有序的狀態(tài).這樣的工作流程的處理可以根據(jù)電子文檔的狀態(tài)網(wǎng)絡自動調整，也可以根據(jù)實際的工作需要來靈活設置.這樣可以大大減少傳統(tǒng)體育檔案的歸檔時間，體育檔案歸檔信息系統(tǒng)提高電子體育檔案的歸檔時效.

1.2 實現(xiàn)體育檔案的控制的智能化

電子文件的信息與特定載體之間是可分離的.這種可分離性使電子文件可以在不同的載體上同時存在或相互轉換，可以根據(jù)需要隨時改變或擴展，可以改變在硬盤上的存儲地址，使電子文件中的信息變成可以流動的、隨時改變的信息.電子文件制作者可以根據(jù)需要得心應手地增刪修改文件信息，重新組織文件信息結構.如可以改變信息的原有位置，剪切、復制信息，多次撤消或恢復對信息的操作；也可以調用存在于不同地方的數(shù)據(jù)組織文件，在文件的任何地方加上表格，把文件制作成活動的圖象和聲音；可以組織動態(tài)文件，在適當?shù)臅r候自動更新某些數(shù)據(jù)，保持數(shù)據(jù)的新穎、有效.電子文件中的數(shù)字信息不再是靜態(tài)、消極的，而是動態(tài)、積極的信息.電子文件在形成、處理、訪問、存儲過程中的改變變得容易起來，以使電子文件的安全受到巨大的影響.在體育檔案信息化建設過程中，利用數(shù)據(jù)加密技術、訪問控制技術、認證技術等信息安全技術來保障電子文件的信息安全，實現(xiàn)體育檔案的智能化控制.

1.3 實現(xiàn)體育檔案利用的網(wǎng)絡化

受傳統(tǒng)的觀念影響，長期以來在檔案的利用上形成依賴紙張的閱讀習慣.在檔案的利用上多通過閱覽室閱覽服務、檔案的外借服務、檔案展覽與陳列服務等服務方法來滿足對檔案信息的利用.這些傳統(tǒng)的提供利用方法存在有利用時間、利用空間上的限制，無法滿足知識經(jīng)濟時代利用者對信息利用的多樣性和開放性的需求.通過體育檔案的信息化建設，通過構建網(wǎng)絡基礎設施、網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫，能夠適應信息社會利用者對信息的需求.體育檔案信息管理系統(tǒng)在對數(shù)字檔案信息資源安全管理的基礎上，利用者可以利用局域網(wǎng)、辦公網(wǎng)和因特網(wǎng)等網(wǎng)絡系統(tǒng)實現(xiàn)使用者對數(shù)字檔案的查詢、下載、打印以及開發(fā)利用，這突破了傳統(tǒng)檔案的提供利用方法在時間、空間上的限制，只要利用者需求，在有利用終端的前提下可以在任何時間、任何地點實施體育檔案的利用工作，最大限度地提高體育檔案利用率，充分發(fā)揮體育檔案資源的價值.

1.4 實現(xiàn)體育檔案資源的共享化

體育檔案的信息化建設可以實現(xiàn)電子文檔利用的資源共享化.文檔利用的資源共享化是指一份電子文檔在同一時間中可以滿足多個利用者的利用需求.這是傳統(tǒng)的紙質文檔無法滿足的.傳統(tǒng)的紙質文檔在做文檔的收集管理中，其文本數(shù)量多為一份，即使存在有文本的副本或文本的資料匯編其數(shù)量也有限，這會給利用者利用帶來諸多不便，在利用的數(shù)量上受到時間的限制.電子文檔可以在同一時間滿足不同利用終端的利用需求，實現(xiàn)真正的資源共享.此外，在電子文檔的利用中還具備有傳統(tǒng)文檔不具備的重復使用和交互使用的特征.電子文檔在正當利用的活動中，重復使用不會導致電子文件本身的老化；在使用中在查找文件過程中可以按照自己需求提出要求，通過人機對話高質量和高效率地滿足利用者需求.

1.5 實現(xiàn)體育檔案決策的輔助化

體育檔案是高校體育工作中形成的用于記錄學生體育教育素質、運動訓練和體育管理等信息的體育檔案是研究和實施高校體育工作重要的資料來源.在傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式下，對信息資源的利用難度較大.如實施體育檔案實體分類管理方式時，體育檔案管理體系性較強，管理方便，但這種分類方式將同一主題、專題的材料分散到不同的類別的保管單位中，體育檔案信息情報價值無法體現(xiàn)，無法滿足人們對檔案信息多角度利用的需求，在體育工作中發(fā)揮的決策輔助作用有限.體育檔案的信息化管理能夠支持多種檢索方法，能夠做到按照工作需求進行信息整理、報表分析功能，發(fā)揮體育檔案在體育教學工作中的輔助決策作用.

2 高校體育工作的現(xiàn)狀

2.1 體育文檔管理不規(guī)范

高校檔案管理一般比較重視文書檔案、會計檔案、人事管理檔案、科技檔案等，對體育檔案管理重視不夠.一是專業(yè)教師的體育檔案資料的積累意識不夠.專業(yè)教師是體育檔案產(chǎn)生的直接關聯(lián)者，他們把在體育工作活動中形成的文件資料長期占為己有，影響到體育檔案的收集.同時，由于個人的保管意識缺乏，甚至出現(xiàn)重要的文件紀錄丟失的現(xiàn)象，導致影響到體育檔案資料齊全、完整性.二是高校在體育檔案管理上投入的人力、物力、財力不足，使得體育檔案管理缺乏必要的資金、缺乏專職的管理人員、缺乏專門的體育檔案管理庫房，無法進行正常的體育檔案管理活動.此外，現(xiàn)行的體育檔案管理工作流程來看，存在著很多不規(guī)范.體育檔案整理中的分類標準不一致，使得體育檔案資料的交流難度增大；在體育檔案的提供利用和編研上，缺乏主動性與積極性，提供利用的服務意識不強，在利用方式上較為單一，不能滿足利用者的需求，使得許多珍貴的體育檔案資料無法發(fā)揮其應有的應有價值.

2.2 有限體育教學資源限制教學手段的使用

在體育課程的教學中，主要采用“講解法”、“示范法”等傳統(tǒng)的體育教學方法.在體育教學過程中強調老師的主導作用，學生在學習過程中只是被動的接受，這樣無法激發(fā)學生學習的主動性與參與的熱情.此外在教學手段的運用上現(xiàn)代化的教學手段在教學中很少運用，無法滿足學生在學習過程的探索欲望，對體育理論知識的接受只停留在老師的講解層面.且不同的老師對于同樣的體育技術動作在理解上存在個體差異，在表達過程中由于個體的表達能力限制及某些體育技術動作的復雜性老師在講解中難以把握技術動作的關鍵部分，講深、講透，如投擲項目中的鉛球背向滑步、鐵餅背向旋轉等體育技術動作，盡管老師在講解中費盡唇舌，盡心示范，學生對這一動作依然是一知半解，體育課程的教學效果不盡如人意.無法占有足夠的教學資源，限制了現(xiàn)代化教學手段的使用，束縛了學生主動學習的積極性.

2.3 體育科學研究缺乏系統(tǒng)性

在高?？蒲幸?guī)劃體系中，體育科研一般放在其他學科的后面.雖然不被重視，但許多高校的體育老師為了提高自身的體育知識與專項技能，能做到主動、積極參與體育技術動作的深入研究.在深入研究過程中，由于占有的第一手資料有限，嚴重制約了體育老師的科研熱情，致使部分體育老師在教學中安于現(xiàn)狀，課堂教學效果一般.高校體育檔案主要記載歷年來主要大型運動會的情況，包括報名、項目、名次、參賽人總數(shù)和記錄；參加省市級運動競賽獲得的錦旗、獎狀和獎杯之類，其他類別的體育檔案資料較少.目前，高校體育檔案反映為絕大多數(shù)大學生服務的體育檔案資料較少，這種高校體育檔案資料的偏向性很容易導致體育研究整體工作的偏向性[2].高校體育科研缺乏深入、系統(tǒng)性研究主要是體育資料的完整性不夠.以至體育科研上有計劃的整體實驗性研究較少，在研究方法上一般多通過間接材料來進行比較研究，研究成果的實用價值不高，缺少重大的改革性、系列性研究課題.

2.4 體育工作決策依靠主觀經(jīng)驗

在高校體育工作決策中受傳統(tǒng)意識的影響一般是依靠主觀經(jīng)驗來做出安排，缺乏必要的輔助決策系統(tǒng).在做體育工作決策時，為了保證決策的科學性、合理性有時也進行必要的調查研究以保證決策的科學性，但在做具體的決策分析、決策結論時依靠的仍然是決策者的主觀判斷.這種依靠主觀經(jīng)驗的決策方式，使得決策的科學性值得商榷.

3 高校體育檔案的信息化建設對體育工作的推動

3.1 推動體育文檔的規(guī)范化管理

在高校體育檔案的信息化建設中，通過體育檔案歸檔信息系統(tǒng)的建立可以實現(xiàn)電子文件歸檔的自動化，管理的規(guī)范化.較為規(guī)范的體育檔案管理工作內容大體有8項：收集、整理、保管、檢索、提供利用、編研、鑒定和統(tǒng)計登記.除“鑒定”和“統(tǒng)計登記”之外的6項工作基本構成一個流程性的工作過程[3].其中收集是檔案管理的基礎，整理是檔案管理的核心，保管是條件，檢索是橋梁，提供利用是檔案管理的目的，編研是將檔案信息主動開發(fā)提供給社會利用.在體育檔案歸檔信息系統(tǒng)中體育文檔收集是即時的，避免了傳統(tǒng)體育檔案管理的人工收集模式，保證體育檔案資料的齊全、完整；系統(tǒng)在進行資料收集的同時進行體育檔案的價值鑒定，保證收集的體育檔案資料的保存價值；收集齊全的體育檔案按照系統(tǒng)的提示自動進行組卷整理，避免人工整理的繁雜的勞動；整理好的電子文檔，通過系統(tǒng)設置的數(shù)據(jù)加密技術、訪問控制技術、認證技術等信息安全技術來保障電子文件的信息安全，保證電子文檔控制的智能化.體育檔案的信息化建設推動高校體育檔案管理規(guī)范化建設.

3.2 有效提高體育課程教學效果

體育教學是一門綜合性學科.在體育教學中既要傳授學生體育知識，也要培養(yǎng)學生體育技能與體育意識.在體育理論課與體育技術課的教學中，都要重視信息化教學技術使用，這樣可以使體育教學的目標得以實現(xiàn)，有效地提高體育教學質量.

(1)滿足體育教學中教學資源的需求.傳統(tǒng)的體育教學方法注重老師的教學主體地位，對學生的參與積極性缺乏應有的鼓勵方式.但由于某些體育技術動作不僅結構復雜，而且是非常態(tài)動作.如田徑跨欄教學，老師難以做到以慢動作的形式完成過欄動作的示范.老師在講解、示范時難以透徹地讓學生把握動作技術要領，教學效果受到影響.有限的體育教學資源制約了老師的授課方法的使用.體育檔案的信息化系統(tǒng)是一個開放性、共享的資源庫，可以滿足老師對教學資源的需求.在教學中老師可以引用已有的大量數(shù)字資源，如數(shù)字、圖片、多媒體資源，對數(shù)字檔案的查詢、下載、打印以及開發(fā)利用，通過現(xiàn)代化的教學手段，在教學中可以對復雜的技術動作進行慢鏡頭分節(jié)、分步展示，這樣教師即可從容不迫地講解各個分解動作的要領，學生在學習中可以精確地把握技術動作要領，使得教學效果較好.體育檔案的信息化建設滿足體育教學運用現(xiàn)代化的多媒體視頻技術和網(wǎng)絡工具向學生展示的技術需要,使得體育課授課方式多元化，讓體育教學中的抽象的語言表述變成了形象的、具體的多媒體演示，增加了體育教學的趣味性，提高專業(yè)課老師的授課質量.同時，也能推動體育學科理論的建設、發(fā)展.

(2)滿足學生對體育知識探求的需求.高校體育教學是體育知識的傳授，更是體育意識的培養(yǎng).傳統(tǒng)的體育檔案管理模式限制了體育檔案資源的提供利用，即使提供利用，在利用的時間、空間方面的限制也讓利用者望而卻步，遏制了學生對體育知識探索的需求.基于網(wǎng)絡的體育檔案的信息化系統(tǒng)是一個開放性、共享的資源平臺，學生可以利用局域網(wǎng)、辦公網(wǎng)和因特網(wǎng)等網(wǎng)絡系統(tǒng)實現(xiàn).學生在學習中對于感興趣的體育資料可以利用提供的資源平臺，按照自己的需求進行檢索.通過自己的學習彌補了課堂知識、技能的不足.這種交互式自主學習方式，真正達到培養(yǎng)學生體育意識的教學目標

3.3 推動體育科研的深入發(fā)展

體育科研可以創(chuàng)新、充實教學內容、提高教學質量；培養(yǎng)教師綜合素質；深化、活化教學過程，培養(yǎng)學生的終身體育能力和創(chuàng)新精神；促進專業(yè)建設和教材建設和科研工作有利于開展學術交流活動[4].高校體育擔負著國家培養(yǎng)體育后備人才的重任.近年來，隨著體育科技迅速發(fā)展，教師在教學中要把最新的體育知識傳授給學生，要求教師具有一定的學科學術水平，教師要做到站在體育科研的前沿.在體育科研中，大量第一手的體育原始記錄是開展體育科研的前提與基礎.如在開展體育心理學、運動生理學體育教育研究項目時，在教學中形成的原始檔案是研究的基礎和必不可少的要件.體育檔案的信息化建設使得高校體育檔案管理規(guī)范化，為體育科研的深入發(fā)展提供了基礎平臺.

3.4 推動體育工作決策的科學性

信息管理系統(tǒng)能夠支持各類檔案的多種檢索方法，同時提供全文檢索功能，而且能對各種類型的檔案按照工作需求進行強大的信息整理、報表分析功能，在此基礎上可以建立起適應高校體育決策需要的輔助決策管理系統(tǒng)，為領導決策提供預警信息和發(fā)揮較強的輔助作用.比如可以為學生綜合素質分析、學生成績評估、體育課程設置、體育教師隊伍評估、體育教育資源配置等各種管理活動提供強有力的決策依據(jù).體育檔案的信息化建設推動體育決策的科學性.

體育檔案的信息化建設對推動高校體育工作起到很大的作用，但在此過程中我們不能忽視體育檔案信息安全保障體系建設.體育檔案信息安全管理在電子文件的形成、處理、歸檔，電子文件的保管、利用等各個環(huán)節(jié)，體育檔案信息都有被更改、丟失的可能性.建立并執(zhí)行一整套科學、合理、嚴密的管理制度，逐步完善體育檔案信息安全管理體制.在局域網(wǎng)、辦公網(wǎng)和因特網(wǎng)上傳輸?shù)姆巧婷茈娮有畔?，可以采用?shù)據(jù)加密技術、訪問控制技術、身份認證技術等安全防護措施；對涉密的體育檔案信息一律不得上外網(wǎng)，確保體育檔案信息系統(tǒng)的安全運轉，真正發(fā)揮體育檔案在高校體育工作中的推動作用.

[1]薛四新,等.檔案信息化應用系統(tǒng)建設[M].北京:機械工業(yè)出版社,2006.

[2]陳國紅.高校體育檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策[J].牡丹江師范學院學報，2006(4):57.

[3]鄧紹興,陳智為.檔案管理學[M].北京:中國人民大學出版社,1997.

[4]鄭忠波,等.高校體育教學與科研關系的分析與思考[J].廣西財政高等專科學校學報,2005(4):93.