潘 蘭

淺論高校信息公開(kāi)對(duì)檔案利用工作的影響

潘 蘭

（天津國(guó)土資源和房屋職業(yè)學(xué)院，天津市 300270）

文章以檔案管理理論為基礎(chǔ)，運(yùn)用觀察法、實(shí)證研究法、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)法的研究方法，首次在高等學(xué)校信息公開(kāi)的環(huán)境下，分析探討信息公開(kāi)對(duì)檔案利用工作的影響。提出從明確信息公開(kāi)要求、拓展檔案服務(wù)內(nèi)容、提高處理信息能力入手，充分利用高校信息公開(kāi)與檔案工作的互動(dòng)做好檔案利用服務(wù)。

高校；信息公開(kāi)；檔案；利用

高等學(xué)校檔案利用工作是指高等學(xué)校檔案管理部門(mén)（檔案館或檔案室）通過(guò)一定的方式、方法為社會(huì)提供服務(wù)，是檔案工作的根本目的。高等學(xué)校主動(dòng)公開(kāi)信息，不僅是為信息利用者提供服務(wù)、滿足社會(huì)需求的必然要求，也是檔案管理部門(mén)充分認(rèn)識(shí)自身優(yōu)勢(shì)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，拓展檔案利用功能的重要體現(xiàn)。

一、提升高校信息公開(kāi)機(jī)制下的檔案利用效率是時(shí)代的產(chǎn)物

隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，優(yōu)先獲取信息已經(jīng)成為社會(huì)進(jìn)步的戰(zhàn)略方式。2010年9月，國(guó)務(wù)院施行《高等學(xué)校信息公開(kāi)辦法》（以下簡(jiǎn)稱“《辦法》”），要求高校公開(kāi)在教育教學(xué)、科學(xué)研究以及社會(huì)服務(wù)過(guò)程中制作或者獲取的，有關(guān)教職員工、學(xué)生和其他主體的合法權(quán)益或者公共利益，以一定形式記錄、保存的信息。高等學(xué)校信息公開(kāi)從本質(zhì)上說(shuō)，是高校履行信息公開(kāi)的責(zé)任和義務(wù)，促進(jìn)依法治校，實(shí)現(xiàn)檔案社會(huì)化服務(wù)的功能產(chǎn)物；從內(nèi)容上講，是檔案信息為教育教學(xué)、科學(xué)研究、社會(huì)進(jìn)步提供參考的數(shù)據(jù)資源。

在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊下，高校信息公開(kāi)是實(shí)施教育教學(xué)陽(yáng)光工程的舉措，信息公開(kāi)的內(nèi)容均可以作為檔案永久或長(zhǎng)期保存。檔案以其原始性、真實(shí)性、權(quán)威性無(wú)疑成為信息資源不可或缺的組成部分，更是其他各種信息產(chǎn)生的基礎(chǔ)。

二、明確高校信息公開(kāi)的要求是促進(jìn)檔案部門(mén)做好利用工作的前提

第一，明確信息公開(kāi)要求，提高檔案利用效率。高等學(xué)校檔案利用的實(shí)質(zhì)是主動(dòng)挖掘檔案信息資源，根據(jù)社會(huì)客觀需求，為師生及其他主體提供高效的服務(wù)?！掇k法》規(guī)定，屬于高校主動(dòng)公開(kāi)范圍的信息，自該信息制作完成或者獲取之日起20個(gè)工作日內(nèi)予以公開(kāi)；公開(kāi)的信息內(nèi)容發(fā)生變更的，應(yīng)當(dāng)在變更后20個(gè)工作日內(nèi)予以更新；申請(qǐng)人提出信息公開(kāi)申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)在15個(gè)工作日內(nèi)對(duì)依申請(qǐng)公開(kāi)信息予以答復(fù)。《辦法》的實(shí)施不僅大大縮短部分檔案信息的公開(kāi)時(shí)限，充分開(kāi)發(fā)檔案信息資源為廣大公眾共享，完善人民知情權(quán)，大大提高檔案信息的利用價(jià)值，更有利于根據(jù)社會(huì)需求，有針對(duì)性地做好檔案開(kāi)發(fā)利用工作，提升檔案利用價(jià)值在信息化中的作用。

第二，歸納整合檔案信息，拓展檔案服務(wù)內(nèi)容。一是信息公開(kāi)的內(nèi)容有利于歸納整理檔案信息?！掇k法》規(guī)定，高等學(xué)校除主動(dòng)公開(kāi)的12類信息外，教職員工、在校學(xué)生和其他主體還可以根據(jù)自身學(xué)習(xí)、科研、工作等特殊需要，通過(guò)依申請(qǐng)公開(kāi)的途徑，以書(shū)面形式（包括數(shù)據(jù)電文形式）向?qū)W校申請(qǐng)獲取相關(guān)信息。與大量的館藏資源相比，高等學(xué)校實(shí)行信息公開(kāi)機(jī)制，從根本上要求根據(jù)需要公開(kāi)的信息模式、類別，加速整合檔案數(shù)字化資源的速度，提升信息量，保證信息資源動(dòng)態(tài)更新和有效利用，共享信息資源。二是經(jīng)公開(kāi)的檔案信息有利于更新檔案數(shù)據(jù)庫(kù)資源。屬于高校信息公開(kāi)的內(nèi)容經(jīng)過(guò)檔案管理部門(mén)鑒定之后，可以直接導(dǎo)入檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，豐富檔案館藏，保持信息公開(kāi)與檔案信息在內(nèi)容上的一致性和時(shí)間上的同步性。與普通文書(shū)檔案、科技檔案的歸檔時(shí)間相比，高校信息公開(kāi)與檔案工作相結(jié)合加速了館藏檔案的數(shù)字化建設(shè)水平，使這部分檔案信息真正被利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的飛躍。三是禁止借信息公開(kāi)之機(jī)，修改檔案信息。高校建立信息公開(kāi)機(jī)制，補(bǔ)充完善信息公開(kāi)內(nèi)容，或是處理、回復(fù)依申請(qǐng)公開(kāi)信息時(shí)，絕不能借信息公開(kāi)的機(jī)會(huì)，修改擬公開(kāi)信息與檔案信息的差異，違背檔案的原始性、真實(shí)性，違反檔案工作原則。

第三，提高處理信息能力，提升檔案人員水平。一是高等學(xué)校信息公開(kāi)工作，作為一項(xiàng)涉及面廣、工作量大、時(shí)效性強(qiáng)、服務(wù)要求高的工作，已經(jīng)成為高等學(xué)校的日常工作并納入領(lǐng)導(dǎo)干部的考核內(nèi)容。信息公開(kāi)工作的全局性，要求從業(yè)人員的政治素質(zhì)的業(yè)務(wù)素質(zhì)并重，特別是務(wù)必提高保密意識(shí)和文字處理能力。二是高等學(xué)校通過(guò)網(wǎng)絡(luò)公開(kāi)平臺(tái)共享信息，已經(jīng)成為滿足師生及其他主體行駛知情權(quán)、獲得信息的最主要方式。在高等學(xué)校信息公開(kāi)環(huán)境下，處理信息公開(kāi)申請(qǐng)時(shí)，信息答復(fù)工作不同于其他咨詢服務(wù)性工作，必須在遵循社會(huì)主體要求的前提下，按照《檔案法》、《保密法》等法律和工作紀(jì)律的要求，克服主觀隨意性，正確處理保密與檔案利用的關(guān)系，在不違背保密原則的前提下，充分發(fā)揮檔案信息資源的利用價(jià)值，做好檔案信息有效共享的同時(shí)確保信息在政治上的安全。三是將公開(kāi)的信息以便捷的溝通渠道、標(biāo)準(zhǔn)的表達(dá)方式讓師生及其他主體獲取，是目前高等學(xué)校提高檔案從業(yè)人員文字處理能力的目標(biāo)。高等學(xué)校檔案管理部門(mén)人員的信息素質(zhì)及文字應(yīng)用能力直接反映信息公開(kāi)工作的水平。信息公開(kāi)工作的不斷深入，要求從業(yè)人員必須具備捕捉信息的敏銳性、提煉內(nèi)容的綜合性、表述文字的規(guī)范性，才能進(jìn)一步促進(jìn)提高檔案人員隊(duì)伍的規(guī)范化水平。

三、高校信息公開(kāi)與檔案利用工作的互動(dòng)是做好信息公開(kāi)環(huán)境下檔案利用工作的關(guān)鍵

高校信息公開(kāi)是高校應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，將管理和服務(wù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，優(yōu)化教育教學(xué)工作流程，向教職員工、在校學(xué)生和其他主體提供全方位、規(guī)范、透明的服務(wù)，是精簡(jiǎn)、高效、的運(yùn)作模式。一方面，高校利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、管理信息化，提高高校工作透明度，對(duì)于提高辦公效率，促進(jìn)依法治校，充分發(fā)揮高校信息起到服務(wù)作用。另一方面，教職員工、在校學(xué)生和其他主體通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)可以及時(shí)準(zhǔn)確了解高校所制定的政策、法規(guī)，發(fā)布的公告、信息等，能夠充分體會(huì)到信息電子化的便利和效率，實(shí)現(xiàn)群眾監(jiān)督，對(duì)于實(shí)現(xiàn)學(xué)校與學(xué)生的直接溝通，促進(jìn)高校信息公開(kāi)的健康、良性發(fā)展至關(guān)重要。高等學(xué)校信息公開(kāi)作為國(guó)家政務(wù)公開(kāi)的延伸，信息公開(kāi)程度已經(jīng)成為深化校務(wù)公開(kāi)、提高教育工作透明度的必然要求，也是接受社會(huì)監(jiān)督、促進(jìn)高校依法治校的迫切需要，更是辦好人民滿意的教育事業(yè)、構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)的必然要求。明確在高等學(xué)校信息公開(kāi)環(huán)境下如何做好檔案利用工作，將有助于高等學(xué)校信息公開(kāi)工作的進(jìn)一步深化，促進(jìn)我國(guó)高等教育事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

［1］中華人民共和國(guó)教育部．高等學(xué)校信息公開(kāi)辦法［Z］．2010．

［2］中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院．中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例［Z］．2007．

［3］全國(guó)人大常委會(huì)．中華人民共和國(guó)檔案法［Z］．1988．

［4］國(guó)家檔案局．中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法［Z］．1999．

［5］戴志強(qiáng)．我國(guó)政務(wù)公開(kāi)環(huán)境下檔案利用工作探討［J／OL］．上海檔案信息網(wǎng)，2008．http：／／pdda．pudong．gov．cn／pddaxx w＿lt wz／2009－08－10／Detail＿274194．ht m．

［6］黃存勛．走向公開(kāi)：創(chuàng)新檔案利用服務(wù)機(jī)制的最佳切入點(diǎn)［J］．檔案學(xué)通訊，2005，1．

A Brief Discussion of Inf or mation Discl osure I mpacting on Files－using in Colleges

PAN Lan

（Tianjin Land Resources and Housing Vocational College，Tianjin 300270 China）

Based on file management theory，this article analyzes how infor mation disclosure i mpacts on files－using in colleges for the first ti me through observation，empirical research and experience．It also proposes to make good use of files service by interaction bet ween infor mation disclosures and files－using，started with defining requirements，expanding files service and improving ability to dispose inf or mation．

college；inf or mation disclosure；files；use

G273

A

1673－582 X（2011）10－0112－03

2011－02－25

潘蘭（1979－），女，天津市人，天津國(guó)土資源和房屋職業(yè)學(xué)院，檔案管理干部。