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醫(yī)院小包裝中藥飲片的庫(kù)房管理*

2011-03-16 06:43孫國(guó)珍
天津藥學(xué) 2011年2期
關(guān)鍵詞:小包裝貨柜藥庫(kù)

張 燕,孫國(guó)珍

(天津市中心婦產(chǎn)科醫(yī)院,天津 300100)

小包裝中藥飲片是將中藥飲片根據(jù)臨床需要按一定的劑量單獨(dú)包裝,不僅提高了調(diào)劑的工作效率,縮短了患者的取藥時(shí)間,還提高了分劑量的準(zhǔn)確性,減少誤差,而且改善了工作環(huán)境,降低了飲片的耗損量,目前已廣泛推廣應(yīng)用。但是隨之也出現(xiàn)了一些新的問題:比如由于一種飲片常設(shè)多種規(guī)格,導(dǎo)致總藥品規(guī)格數(shù)大為增加,如本院常用的散裝飲片329種,但按其品規(guī)數(shù)已達(dá)1 025種;又如小包裝中藥飲片由于一種飲片的不同規(guī)格應(yīng)設(shè)置不同的貨位進(jìn)行管理,加之小包裝飲片附加包材所致的體積增大,導(dǎo)致庫(kù)房所需場(chǎng)地面積擴(kuò)大。由此使庫(kù)房管理工作量成倍增加,不論是采購(gòu)計(jì)劃的擬定、入庫(kù)驗(yàn)收,還是發(fā)藥出庫(kù),都對(duì)庫(kù)管工作人員提出了更高的要求。特別在運(yùn)用小包裝飲片的初期,如何保證在臨床用藥安全的基礎(chǔ)上,盡快使軟硬件合理運(yùn)轉(zhuǎn),提高效率,成了亟待探索的(庫(kù)房管理模式)課題[1-3]。本院中藥庫(kù)為提高管理水平和工作效率,采取了綜合定位管理辦法來(lái)解決以上問題,具體措施如下:

1 規(guī)范藥名

許多中藥都有別名,即一藥多名。處方時(shí),由于醫(yī)師有不同的藥名使用習(xí)慣,處方中經(jīng)常出現(xiàn)一味中藥多個(gè)藥名現(xiàn)象。推廣小包裝中藥飲片,出現(xiàn)中藥處方名與小包裝飲片標(biāo)識(shí)不一致時(shí),患者可通過(guò)核對(duì)藥物時(shí)發(fā)現(xiàn)。但對(duì)于一藥多名問題,由于患者對(duì)藥物別名不甚了解,會(huì)誤認(rèn)為調(diào)劑人員配錯(cuò)了藥。對(duì)此,藥庫(kù)根據(jù)現(xiàn)行藥典維護(hù)計(jì)算機(jī)藥品字典,均使用藥品的正名正字,并在每一正名正字藥品項(xiàng)下維護(hù)本院常用藥品別名,通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別記憶,如大黃,別名維護(hù)項(xiàng)下添加:將軍、川軍、錦紋。故醫(yī)師開具處方時(shí),即便使用了別名,處方也會(huì)顯示其正名正字。同時(shí)藥庫(kù)在初始進(jìn)貨前,要求供應(yīng)單位在包裝標(biāo)簽上必須使用藥品的正名正字,以藥典及各地省炮制規(guī)范為準(zhǔn),這樣患者在核對(duì)藥物時(shí)可一一對(duì)應(yīng),減少了門診窗口的一些不必要的醫(yī)患糾紛[4]。

2 藥品定位

2.1選擇貨柜 根據(jù)飲片使用情況、包裝大小、藥材質(zhì)地,在庫(kù)區(qū)采用密集柜存放小包裝中藥飲片,密集柜的高度和寬度可量尺訂做,層與層的間距根據(jù)需要可自由調(diào)整,每層擱板均勻承重在100 kg以上,如需增大時(shí),可專門設(shè)計(jì)。架體移動(dòng)時(shí)輕便無(wú)阻力和響聲,方便存取,與傳統(tǒng)貨架相比,其存放容量能增加50%以上,可充分利用庫(kù)房空間,極大提高空間利用率,并且牢固、美觀大方、干凈整潔。

2.2排定貨位 貨位排定合理可提高庫(kù)房的工作效率。一般情況下,可按飲片藥用部位分類存放的方式。我們則采用與門診中藥房藥架藥名拼音字頭A→Z布局相配套的方式,并適當(dāng)整合,將該區(qū)域內(nèi)常用品和使用量大品種(如當(dāng)歸、益母草等)設(shè)置在離密集柜入口最近處,非常用品種設(shè)置在遠(yuǎn)處或高處,較貴重藥品單柜儲(chǔ)存,如穿山甲、阿膠、三七粉等。易生蟲藥品冰箱儲(chǔ)存,貨位的整體排定順序基本與藥房斗譜相一致。

2.3編號(hào)定位 按照“貨柜號(hào)-列號(hào)-行號(hào)”的順序,給每味飲片及規(guī)格逐一編號(hào),以“×-×-×”表示,這樣行、列、坐標(biāo)交叉點(diǎn),就是此藥的具體藥位。如白芍10 g的編號(hào)為“1-1-4”,表示在1號(hào)柜第1列第4行的藥位上。這樣每個(gè)品種均有一個(gè)固定的藥位,并通過(guò)其編號(hào)一目了然。

3 色標(biāo)管理

對(duì)小包裝中藥飲片袋應(yīng)實(shí)行規(guī)格色標(biāo)管理,以減少門診調(diào)劑差錯(cuò),便于出庫(kù)后再核對(duì)。本院采用的規(guī)格色標(biāo)系統(tǒng)是15g(紅色),10g(黃色)、6g(藍(lán)色)、3g(綠色),其他規(guī)格(白色)。

4 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)

4.1藥品貨柜號(hào)的維護(hù) 將所排定的每個(gè)品種、規(guī)格的貨柜號(hào)輸入計(jì)算機(jī)的藥品貨柜號(hào)設(shè)定項(xiàng),逐一錄入并核對(duì),確認(rèn)無(wú)誤后保存記錄,需要查每味藥的庫(kù)存量時(shí),同時(shí)顯示其準(zhǔn)確的儲(chǔ)存位置,可以迅速準(zhǔn)確地找到藥品發(fā)藥出庫(kù),保證臨床的及時(shí)供應(yīng),還可以在月盤點(diǎn)時(shí),按貨柜號(hào)順序打盤點(diǎn)單,節(jié)省了盤點(diǎn)時(shí)來(lái)回穿梭的時(shí)間,使工作人員精力集中,減少清點(diǎn)藥品時(shí)的出錯(cuò)幾率。藥品貨柜號(hào)的維護(hù)是小包裝中藥飲片庫(kù)房管理工作中的重要環(huán)節(jié)之一[5,6]。

4.2庫(kù)存高低儲(chǔ)報(bào)警系統(tǒng)的維護(hù) 在庫(kù)存高低儲(chǔ)設(shè)定項(xiàng)下對(duì)每一品種以周消耗量為參考,并根據(jù)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整,從而設(shè)定其下限庫(kù)存量,并在此項(xiàng)下的最佳采購(gòu)量欄下設(shè)定藥品的最佳采購(gòu)量。常用藥以周消耗量為參考,非常用藥以月消耗量作為參考,并依據(jù)該藥品庫(kù)位的大小等因素來(lái)設(shè)定。

4.3量大飲片模板維護(hù) 對(duì)于如煅龍骨、煅龍齒、煅牡蠣等礦物、殼類藥物,由于其化學(xué)性質(zhì)穩(wěn)定,質(zhì)重而體積相對(duì)較小,易保管養(yǎng)護(hù),故可于盤點(diǎn)日后多進(jìn)一些,并將此類庫(kù)存量較大的藥品逐一記錄,錄入計(jì)算機(jī)庫(kù)房管理藥品盤點(diǎn)模板項(xiàng)下,復(fù)核后保存并命名為“庫(kù)存量大藥品監(jiān)測(cè)”,用以監(jiān)測(cè)此類藥品的剩余庫(kù)存量,簡(jiǎn)便快捷,而且一目了然,從而做到心中有數(shù)。

4.4調(diào)價(jià)飲片模板維護(hù) 在門診藥房藥品盤點(diǎn)模板項(xiàng)下,逐一錄入即將調(diào)價(jià)的藥品名稱,設(shè)兩個(gè)模板,分別命名為“漲價(jià)和降價(jià)藥品門診庫(kù)存量監(jiān)測(cè)”,用以監(jiān)測(cè)門診需調(diào)價(jià)飲片庫(kù)存量,以及時(shí)調(diào)價(jià)出庫(kù),保證臨床供應(yīng),減少醫(yī)院和患者的經(jīng)濟(jì)損失。

4.5易生蟲、霉變、泛油等飲片模板維護(hù) 將易生蟲、霉變、泛油等飲片總結(jié)歸納,并錄入計(jì)算機(jī)庫(kù)房管理藥品盤點(diǎn)模板項(xiàng)下,將其命名為“養(yǎng)護(hù)藥品庫(kù)存監(jiān)測(cè)”,用以監(jiān)測(cè)此類藥品的庫(kù)存量,便于根據(jù)計(jì)算機(jī)顯示的庫(kù)位及季節(jié)、溫度、濕度等因素有針對(duì)性地進(jìn)行養(yǎng)護(hù)管理。

5 小包裝中藥飲片綜合定位管理的優(yōu)勢(shì)

5.1方便采購(gòu)計(jì)劃的擬定 由于計(jì)算機(jī)高低儲(chǔ)報(bào)警系統(tǒng)的維護(hù),故擬定藥品采購(gòu)計(jì)劃單(包括供貨商、藥品名、本次計(jì)劃入庫(kù)量、現(xiàn)有庫(kù)存、低儲(chǔ)庫(kù)存、上次入庫(kù)數(shù)量、最佳采購(gòu)量),并與醫(yī)院計(jì)算機(jī)軟件工程師商定,從計(jì)算機(jī)后臺(tái)抓取相關(guān)數(shù)據(jù)和先前所維護(hù)的數(shù)據(jù),使各個(gè)數(shù)據(jù)體現(xiàn)在一張工作表內(nèi),以外掛報(bào)表的形式嵌在庫(kù)房管理系統(tǒng)內(nèi),自動(dòng)生成采購(gòu)計(jì)劃單,一目了然。并根據(jù)經(jīng)驗(yàn)、季節(jié)及進(jìn)藥日期距盤點(diǎn)日的遠(yuǎn)近程度適當(dāng)調(diào)整采購(gòu)量,從而提高工作效率,使這項(xiàng)工作更加高效和科學(xué)[7]。

5.2方便入庫(kù)驗(yàn)收 由于藥品質(zhì)量直接影響到臨床的治療效果,所以嚴(yán)把藥品質(zhì)量關(guān)是藥庫(kù)工作的重中之重。飲片入庫(kù)主要是數(shù)量和質(zhì)量的驗(yàn)收,認(rèn)真仔細(xì)檢查,不合格藥品不得進(jìn)庫(kù),而小包裝中藥飲片規(guī)格小、數(shù)量多,故對(duì)質(zhì)量管理提出更高的要求。庫(kù)房容易出現(xiàn)漏檢問題飲片,采取以上措施使發(fā)生問題的幾率顯著降低,提高了整體的工作效率和入庫(kù)驗(yàn)收的工作質(zhì)量,有足夠的時(shí)間進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)化工作,逐箱開,逐包數(shù),隨機(jī)抽取每一品種的最小包裝進(jìn)行飲片質(zhì)量的驗(yàn)收與記錄,在此,特別要注意對(duì)小包裝中藥飲片的水分及裝量差異的檢查[8]。

5.2.1水分檢查 為防止飲片霉變,需重視小包裝中藥飲片水分含量的控制。通過(guò)每批飲片的隨機(jī)抽樣、經(jīng)驗(yàn)檢查和儀器測(cè)定相結(jié)合,最大程度地控制了藥品的水分含量,加強(qiáng)了小包裝中藥飲片源頭的管理,真正提高了藥品質(zhì)量。

5.2.2裝量差異檢查 小包裝中藥飲片出廠時(shí)存在著最小包裝量不準(zhǔn)確等現(xiàn)象,由于其直接用于配方,不再進(jìn)行稱量,故應(yīng)進(jìn)行重量差異的控制。然而,目前國(guó)家尚無(wú)法定檢測(cè)依據(jù)和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),但此項(xiàng)可暫時(shí)參照《中國(guó)藥典》(2010年版)附錄中茶劑項(xiàng)下的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檢查,即對(duì)同一小包裝中藥飲片進(jìn)行隨機(jī)抽樣,取10包小包裝飲片樣品,分別稱定每包內(nèi)容物的重量,與標(biāo)示裝量進(jìn)行比較,規(guī)定超出裝量差異限度的不得多于兩包,并不得有一包超出限度的一倍。

5.3方便出庫(kù)管理 由于門診藥架斗譜與庫(kù)房密集柜的藥品定位均按照A→Z布局相配套的方式進(jìn)行設(shè)計(jì),并要求門診領(lǐng)藥人員也按照藥品拼音字頭A→Z的順序錄入計(jì)算機(jī)請(qǐng)領(lǐng)單,故藥庫(kù)保管發(fā)藥時(shí)可直接按計(jì)算機(jī)出庫(kù)憑證上的順序及貨柜號(hào)的顯示快速準(zhǔn)確、由近及遠(yuǎn)地發(fā)藥出庫(kù),提高了工作效率,同時(shí)也方便了門診工作人員復(fù)核及上藥。需要強(qiáng)調(diào)的是,藥庫(kù)應(yīng)嚴(yán)格實(shí)行出庫(kù)驗(yàn)收制度,做到“先進(jìn)先出”和“發(fā)陳貯新”,避免問題飲片出現(xiàn),確保臨床用藥安全。

5.4方便飲片貯藏及養(yǎng)護(hù)管理 因在綜合定位時(shí)計(jì)劃了不同品種的臨床實(shí)際使用情況,并進(jìn)行計(jì)算機(jī)系統(tǒng)貨柜號(hào)和易生蟲、霉變、泛油等飲片模板的維護(hù),故能夠準(zhǔn)確定位,及時(shí)養(yǎng)護(hù),并根據(jù)臨床需要及季節(jié)變化在保證臨床供應(yīng)的前提下調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃。對(duì)于臨床用藥量大的飲片可采用少量多次的進(jìn)貨方式,對(duì)于臨床用量不大的藥品由供貨商改為真空包裝,并隨時(shí)關(guān)注,定期或不定期地查看其是否有蟲蛀或霉變等現(xiàn)象,從而合理掌握庫(kù)存量,以提高飲片的養(yǎng)護(hù)質(zhì)量[9]。

本院中藥庫(kù)經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐,在小包裝中藥飲片庫(kù)房管理中積累了一定經(jīng)驗(yàn),除上述幾點(diǎn)外,還應(yīng)對(duì)庫(kù)管人員的素質(zhì)有更高的要求。作為醫(yī)院中藥庫(kù)的庫(kù)房管理人員,首先應(yīng)具備高度的責(zé)任心、全面掌握中藥學(xué)理論知識(shí)和不斷積累實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),才能在工作中根據(jù)中藥本身的特性及臨床用藥特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)的管理,避免質(zhì)量低劣的藥品混入醫(yī)院,故庫(kù)管人員更需要強(qiáng)化專業(yè)知識(shí),提高責(zé)任心來(lái)加強(qiáng)管理,不斷完善中藥庫(kù)職責(zé)管理,真正做到合理計(jì)劃,防止積壓,認(rèn)真出入,及時(shí)養(yǎng)護(hù),保證藥品質(zhì)量,保證臨床用藥安全。

1 劉軍.關(guān)于醫(yī)院藥庫(kù)管理工作的探討.中國(guó)醫(yī)藥指南,2009,7(23):78

2 劉建東,徐浩,周國(guó)運(yùn),等.小包裝中藥飲片的庫(kù)房定位管理.中國(guó)醫(yī)院藥學(xué)雜志,2009,29(9):769

3 鄧蘇平.中藥飲片小包裝存在的不足及需要解決的問題.中國(guó)藥房,2010,21(31):2970

4 崔麗娟,朱立平,陸進(jìn),等.小包裝中藥飲片在使用過(guò)程中的利弊分析.中醫(yī)藥管理雜志,2010,18(4):340

5 張虹.計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在我院藥庫(kù)管理中的應(yīng)用.中國(guó)醫(yī)藥導(dǎo)報(bào),2007,4(2):142

6 李毅民,周向明,洪軍,等.小包裝中藥飲片調(diào)劑管理.中國(guó)醫(yī)院藥學(xué)雜志,2009,9(9):768

7 卜訓(xùn)生.小包裝中藥飲片調(diào)劑的優(yōu)勢(shì)及存在問題.北京中醫(yī)藥,2008,27(7)554

8 樓步青,林華.中藥飲片小包裝的質(zhì)量控制.時(shí)珍國(guó)醫(yī)國(guó)藥,2008,19(12):3071

9 周少華.小包裝中藥飲片的質(zhì)量及養(yǎng)護(hù)貯藏問題分析.中國(guó)藥業(yè),2010,9(8):84

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