唐曙光

（濟(jì)寧職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山東 濟(jì)寧 272037）

破解檔案利用中的“帕累托定律”

唐曙光

（濟(jì)寧職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山東 濟(jì)寧 272037）

檔案保護(hù)和利用是檔案工作的永恒主題，相對(duì)于檔案保管保護(hù)的一般性原則，檔案利用有不均衡、非對(duì)稱的的特點(diǎn)。以管理學(xué)上的“帕累托定律”闡釋如何合理配置檔案保護(hù)資源，以達(dá)到檔案利用效能最大化的目的。

檔案利用；帕累托定律；檔案保護(hù)

一、檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

“帕累托定律”又稱為“二八法則”，是管理學(xué)上的一條著名的定律，其內(nèi)容大體為：原因和結(jié)果、投入和產(chǎn)出、努力和報(bào)酬之間本來(lái)存在著無(wú)法解釋的不平衡，但起關(guān)鍵作用的少部分因素通常能對(duì)整個(gè)組織的產(chǎn)出、盈虧和成敗起決定性作用。在檔案利用中，也能夠顯現(xiàn)出“帕累托定律”的影子，在檔案館長(zhǎng)年工作的同志會(huì)發(fā)現(xiàn)，80%的利用集中在20%的檔案上，換句話說(shuō)，亦即館藏的檔案只有兩成是經(jīng)常和反復(fù)利用的，而其他八成的檔案幾乎無(wú)人問(wèn)津。

以筆者對(duì)同一地市6家縣區(qū)級(jí)檔案館的統(tǒng)計(jì)情況為例，利用率高的檔案基本都是民政、人事、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)保障、醫(yī)療衛(wèi)生等社會(huì)熱點(diǎn)部門的一部分與民生關(guān)系密切的檔案資料，大約占館藏檔案的20%左右，而其他一些黨群機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、非經(jīng)濟(jì)部門的一般性文書檔案，利用率很低，有的甚至常年閑置，變成了名副其實(shí)的“死”檔案。

依據(jù)“多勞多得”的原則，利用價(jià)值較高的檔案理應(yīng)得到更多的資源配置，而實(shí)際情況并非如此，在當(dāng)今條件下，檔案館（室）保存的檔案，無(wú)論其價(jià)值大小、利用率高低，都占據(jù)同樣的物理空間，分享同樣的保護(hù)經(jīng)費(fèi)，消耗同樣的管理成本，致使保護(hù)經(jīng)費(fèi)缺少、檔案庫(kù)房緊張、人力資源稀缺的基層檔案館（室）不堪重負(fù)，投入極大的人力物力維持較低的檔案利用率，在保護(hù)和利用互相脫節(jié)、投入和產(chǎn)出反差極大的的夾縫中艱難生存。

造成上述狀況的原因部分是由于檔案本身屬性所決定的，“檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音及其他各種形式的原始記錄”（吳寶康《檔案學(xué)概論》）。從定義中可以看出，保存在先、利用在后，保存是基礎(chǔ)，利用是結(jié)果或者說(shuō)是目的。這就決定了檔案保存的價(jià)值與在某個(gè)特定時(shí)期的利用價(jià)值不能簡(jiǎn)單畫等號(hào)，檔案在其形成之初，其利用價(jià)值是潛在的和不確定的，有時(shí)候又是動(dòng)態(tài)變化的。那些涉及民生熱點(diǎn)問(wèn)題的檔案資料，其利用率自然會(huì)高；而更多的檔案，只是某個(gè)部門工作的記錄，其檔案價(jià)值更多體現(xiàn)為存史資政，除一些部門用于編史修志外，不可能具有很高的社會(huì)利用率。還有一些檔案，其利用價(jià)值在不斷變化之中，象落實(shí)政策方面的檔案，上世紀(jì)八十年代一度是利用的熱點(diǎn)，而進(jìn)入新世紀(jì)后利用者寥寥無(wú)幾。反之，知青檔案長(zhǎng)期以來(lái)處于備受冷落的地位，近年來(lái)隨著下鄉(xiāng)返城知青相繼到了退休年齡，需要落實(shí)相關(guān)待遇，查閱利用者越來(lái)越多。

某縣（區(qū)）檔案館近三年檔案利用情況

檔案利用中存在的這種冷熱不均現(xiàn)象是一種無(wú)法回避的現(xiàn)實(shí)。由于鑒定銷毀檔案需要一套比較繁瑣的程序，具體操作起來(lái)存在界限掌握不清和理解分歧，所以許多基層檔案館（室）多采取保守方法，寧可多保留一段時(shí)間也不冒誤銷毀有用的檔案資料的風(fēng)險(xiǎn)。這樣在客觀上就造成了檔案資料數(shù)量的不斷增加和相對(duì)有限的利用率之間的反差，為此耗費(fèi)了大量的人力物力，造成資源浪費(fèi)。能否采取補(bǔ)救的辦法呢？據(jù)筆者了解，近年來(lái)有些檔案管理部門已經(jīng)或正在做著類似的嘗試。

二、解決問(wèn)題的主要方法

一是在空間排架上，對(duì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先安排，集中放置在利于存放位置，設(shè)置醒目的標(biāo)識(shí)。不過(guò)這種嘗試面臨著一個(gè)較大的難題：檔案存放的物理空間畢竟不同于網(wǎng)絡(luò)上的虛擬空間，在網(wǎng)上，要實(shí)現(xiàn)點(diǎn)擊率高的信息自動(dòng)置前，在技術(shù)上是可行的，并且現(xiàn)在網(wǎng)站都有這種功能。但具體到檔案實(shí)體上，要實(shí)現(xiàn)按利用率排架，涉及到打亂全宗存放順序和一系列繁瑣的倒架以及檢索工具的調(diào)整，而這些都是檔案管理的大忌，所以在現(xiàn)實(shí)當(dāng)中實(shí)行起來(lái)有一定的難度。

二是對(duì)利用率較高的檔案優(yōu)先配置資源。有些檔案館（室）將利用率較高的全宗與一般全宗分A、B庫(kù)存放，對(duì)前者投入更大的資源重點(diǎn)保護(hù)，對(duì)后者僅僅實(shí)行一般性的保管保護(hù)。這樣做的好處是把保管和利用結(jié)合起來(lái)，以檔案利用來(lái)決定保管保護(hù)重點(diǎn)，避免了平均投入人力物力所造成的資源浪費(fèi)，從而達(dá)到資源配置最佳化的目的。但其弊端是，以全宗為單位來(lái)判定檔案利用率的高低在實(shí)際利用中并不科學(xué)，更多的情況是，利用率高的檔案僅僅是某一類或某個(gè)時(shí)間段的檔案，如果打破全宗順序按照類別來(lái)存放又有可能帶來(lái)管理上的混亂，所以這種削足適履的做法是否合理和可行，同樣也值得商榷。

三是對(duì)一些利用率較低的 “冷”檔案進(jìn)行二次開發(fā)。有些檔案利用率低，并不是因?yàn)椴恢匾?，而是由于?duì)外宣傳不夠，或者查閱利用渠道不暢通，致使廣大利用者不知情。如果檔案館（室）做好宣傳工作，對(duì)檔案資源及時(shí)進(jìn)行二次開發(fā)，包括編寫利用指南、進(jìn)行開放鑒定、編制檢索工具及提供網(wǎng)上利用服務(wù)等，讓社會(huì)各界和廣大群眾了解檔案館藏內(nèi)容、查閱利用手續(xù)，其利用率就會(huì)大大增多，檔案利用的冷熱不均的現(xiàn)象才會(huì)得到根本糾正。如某檔案館利用館藏的檔案資料，編寫了一部民俗資料選編，在申請(qǐng)非物質(zhì)文化遺產(chǎn)工作中發(fā)揮了重要作用，從此查閱者紛至沓來(lái)，沒(méi)想到那些常年閑置不用的檔案資料終于有了用武之地。

四是利用現(xiàn)代技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)促進(jìn)檔案資料的社會(huì)利用。在經(jīng)常和反復(fù)利用中，檔案實(shí)體會(huì)受到一定的損毀，特別是一些年代久遠(yuǎn)、利用頻率高的紙質(zhì)檔案更是如此，檔案館（室）可以依據(jù)現(xiàn)有技術(shù)條件，利用復(fù)制、縮微、掃描等手段進(jìn)行保護(hù)，對(duì)一般利用者可提供復(fù)制件，這樣既能減少檔案反復(fù)利用造成的物理?yè)p害，也能從一定程度減輕查閱利用的工作量。針對(duì)已開放的檔案，可以定期公布開放目錄，開展網(wǎng)上利用查詢，有條件的甚至進(jìn)行全文檢索，依靠網(wǎng)絡(luò)的開放性和即時(shí)性，能夠大大提高檔案館（室）的社會(huì)知名度及檔案資料的利用率，這樣或許才是破解檔案利用冷熱不均現(xiàn)象的一把鑰匙。

G273

A

1008—3340（2011）02—0055—02

2011-01-11

唐曙光（1968-），男，濟(jì)寧職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館。