王 巍

摘要:建立社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制,必須建立起現(xiàn)代企業(yè)制度?，F(xiàn)代企業(yè)制度的建立會對企業(yè)檔案工作帶來什么影響,企業(yè)檔案工作如何確立與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)的管理體制、組織原則和工作方法,本文對這些問題略陳己見。

關(guān)鍵詞:現(xiàn)代企業(yè);企業(yè)檔案工作;檔案管理制度

中圖分類號:G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1673-2111(2008)08-178-03

所謂現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度是一種多元、高效、靈活的檔案管理方式,是企業(yè)檔案工作為適應(yīng)企業(yè)制度變革的需要在管理制度上的一種變革。這一制度目前雖尚未完全成形,但通過廣大檔案工作者多年的理論探討和實踐已初見端倪。隨著企業(yè)改革的不斷深化,檔案界一直在探討現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的管理模式,應(yīng)建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度。本文談?wù)剛€人粗淺的認(rèn)識。

一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的提出

在我國,政府管理企業(yè)檔案工作始于20世紀(jì)50年代中后期。1954年國家檔案局成立,統(tǒng)管全國檔案事務(wù);1959年實行黨政檔案工作統(tǒng)一管理,一個中國特色的檔案事業(yè)管理體系確立起來。從1956年起,科技檔案工作(其中包括企業(yè)技術(shù)檔案工作)開始受到國家的重視,“一五”期間全國921個大中型重點建設(shè)項目大都建立了該項目的中央檔案室;1959年召開大連現(xiàn)場會,開始確立科技檔案工作管理體制;1962年國家對下馬企業(yè)的檔案管理提出了要求。“文革,十年,國家檔案局被撤銷,不再從國家的角度對企業(yè)檔案工作實行管理。1979年國家檔案局重新恢復(fù)工作,1980年12月,國家經(jīng)委、國家建委、國家科委、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》;1981年9月,國家經(jīng)委和國家檔案局聯(lián)合發(fā)出《關(guān)于在企業(yè)整頓中要注意整頓科技檔案工作的通知》:1987年,國家檔案局、國家經(jīng)委、國家計委聯(lián)合發(fā)出《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》,這是我國第一個關(guān)于企業(yè)檔案工作的法規(guī)性文件,其中第一次提出了“企業(yè)檔案”、“企業(yè)檔案工作”的概念,并對“企業(yè)文件材料的形成和歸檔”、“檔案管理”、“檔案信息開發(fā)利用”、“檔案管理體制”等作出了明確規(guī)定。隨著有關(guān)理論與實踐的不斷發(fā)展,政府對企業(yè)檔案工作的管理逐漸走向成熟。其主要標(biāo)志是:

第一,政府管理企業(yè)檔案工作的體制明確。企業(yè)檔案工作在檔案行政管理部門的宏觀管理下,依靠企業(yè)的主管部門,形成檔案行政管理部門與企業(yè)管理部門配合,分級管理與屬地管理相結(jié)合的管理體制。也可以說,全國企業(yè)檔案工作在國家檔案行政管理部門的“統(tǒng)籌規(guī)劃,組織協(xié)調(diào),統(tǒng)一制度,監(jiān)督和指導(dǎo)”下,實行分級管理和屬地管理相結(jié)合的原則,按其所屬中央、省、地市、縣各級,分別接受上級檔案行政管理部門和所屬地檔案行政管理部門的宏觀管理、監(jiān)督和指導(dǎo),同時接受上級主管部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

第二,政府管理企業(yè)檔案工作的內(nèi)容明確。政府對企業(yè)檔案工作的管理是全方位的,對企業(yè)檔案的形成和歸檔、檔案管理方法、檔案工作管理體制、企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)檔案人員的培訓(xùn)等等都提出了非常具體的要求,確定了嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。

黨的十五屆四中全會確定了國企改革的方向,國企改革最重要的是國有企業(yè)建立現(xiàn)代企業(yè)制度。江澤民同志指出,現(xiàn)代企業(yè)制度是實現(xiàn)公有制與社會主義市場經(jīng)濟(jì)相結(jié)合的有效途徑,是整個經(jīng)濟(jì)體制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。所謂現(xiàn)代企業(yè)制度,是特指以產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)為特征,以法人治理結(jié)構(gòu)為核心,形成出資者與經(jīng)營者之間相互制衡關(guān)系的現(xiàn)代公司制度。國家在宏觀經(jīng)濟(jì)管理體系方面,也是按照政企分開的現(xiàn)代企業(yè)制度特征要求和精簡、統(tǒng)一、效能的原則,加快進(jìn)行政府機(jī)構(gòu)改革,切實轉(zhuǎn)變政府職能,通過理順產(chǎn)權(quán)關(guān)系,建立有效的國有資產(chǎn)監(jiān)督和運營體系,實現(xiàn)出資者所有權(quán)職能與經(jīng)濟(jì)管理者職能相分離,變直接管理為間接管理。

在現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)中,各類企業(yè)都是獨立自主的市場主體,它們?yōu)樽非笞约旱慕?jīng)濟(jì)效益按照市場經(jīng)濟(jì)的客觀規(guī)律進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營活動,國家和政府則只能通過強(qiáng)有力的宏觀調(diào)控手段調(diào)節(jié)市場。政府必須轉(zhuǎn)換職能,把企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的權(quán)力切實交給企業(yè),而把本來不應(yīng)由企業(yè)所管的社會事情真正辦好。就政府管理企業(yè)檔案工作而言,國企改革要求政府減少行政干預(yù),將本應(yīng)由企業(yè)辦的事交給企業(yè)。而就企業(yè)檔案而言,它是企業(yè)活動的真實記錄,是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)、經(jīng)營、質(zhì)量管理、技術(shù)管理、財務(wù)等工作的必要條件。管理這些檔案而產(chǎn)生的一系列工作應(yīng)是企業(yè)內(nèi)部事務(wù),不宜由政府職能部門來管?，F(xiàn)代企業(yè)制度的建立并不排斥檔案工作,它對企業(yè)檔案工作的沖擊實際上是對傳統(tǒng)國有企業(yè)檔案管理模式的揚棄,為維護(hù)自身利益的需要,要求在企業(yè)檔案管理制度、管理方式、管理手段與運行機(jī)制上做相應(yīng)的變革,即要求建立與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度。

二、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的特征

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度作為一種管理制度,屬制度的范疇,具有制度的共性。具有以下三個基本特征。

1.檔案權(quán)屬多元化。在企業(yè)改制前,國有企業(yè)一統(tǒng)天下,其形成的檔案理所當(dāng)然的是國有檔案,并由國家對其實行統(tǒng)一管理。隨著企業(yè)投資主體多元化和民營企業(yè)的涌現(xiàn),出現(xiàn)了國有企業(yè)檔案、中外合資企業(yè)檔案、民營企業(yè)檔案等不同檔案所有制共存的局面。企業(yè)產(chǎn)權(quán)決定了檔案的所有權(quán),在市場經(jīng)濟(jì)體制下,企業(yè)檔案權(quán)屬多元化的含義指:(1)國有或國有控股企業(yè)形成的檔案應(yīng)歸國家所有;(2)中外合資企業(yè)形成的檔案歸合資雙方所有;(3)民營企業(yè)形成的檔案歸民營企業(yè)所有:(4)外商獨資企業(yè)形成的檔案所有權(quán)歸外商,但歸屬權(quán)屬中國;(5)非國有檔案中對國家和社會有保存價值者國家擁有控制權(quán),所有者不得私自買賣和銷毀。誰擁有所有權(quán),誰就有了檔案管理的控制權(quán)與自主權(quán),檔案權(quán)屬的變化必將深刻影響到檔案的管理制度與管理方式。

2.管理科學(xué)。管理科學(xué)要求按檔案管理規(guī)律建立一套符合本企業(yè)需要的科學(xué)的檔案組織管理制度:(1)按檔案工作一般規(guī)律要建立健全文件歸檔制度、檔案整理制度、檔案鑒定制度、檔案保管制度、檔案利用制度等,用制度規(guī)范企業(yè)檔案管理工作;(2)各企業(yè)在建立各種檔案管理制度時要符合本企業(yè)的實際。由于各企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營、技術(shù)、管理形態(tài)的不同,不僅檔案工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置、運行機(jī)制不同,而且在檔案管理的形態(tài)、方式、手段上也會有所區(qū)別,企業(yè)在確定檔案管理制度時應(yīng)注意符合本企業(yè)的特征。

3.企業(yè)自律。企業(yè)自律也是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度區(qū)別于傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理制度的一個特征。企業(yè)對檔案管理自律含自主、自理之意,在國家有關(guān)檔案工作法律的框架內(nèi),企業(yè)有權(quán)自主決定檔案的管理形式與管理對象,企業(yè)的建檔工作應(yīng)屬企業(yè)行為。企業(yè)自律原則突出了企業(yè)在建檔工作中的主體地位,其理論基礎(chǔ)是企業(yè)法人財產(chǎn)權(quán)。我們相信,只要企業(yè)認(rèn)識到檔案的價值所在,一定能自己管理好檔案。企業(yè)有能力搞好生產(chǎn)經(jīng)營管理,還沒

能力管理好檔案嗎?

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度既是一種管理理念,又是一種管理體系,其實質(zhì)是要建立一種多元、靈活、高效的檔案管理制度。

三、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的建立

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的建立與運行是一個長期的、動態(tài)的過程,它不僅與現(xiàn)代企業(yè)有一個磨合期,而且還會隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展而發(fā)展。在建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度中應(yīng)著重注意以下幾個問題:

1.建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度要保持連續(xù)性。

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度與傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理制度有一定的共性,尤其是在具體檔案管理制度上。鑒于兩類型企業(yè)都具有生產(chǎn)與管理的職能,在制定現(xiàn)代企業(yè)檔案規(guī)范化管理制度時不需要白手起家,傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作史上的不少理論與實踐均值得借鑒,例如檔案集中統(tǒng)一管理理論、檔案保管與整理理論、科技文件“三納入”理論、科技檔案成套性理論、檔案利用理論等。這些具體的檔案管理理論既可以服務(wù)于傳統(tǒng)企業(yè),也可以服務(wù)于現(xiàn)代企業(yè)。充分借鑒傳統(tǒng)企業(yè)檔案規(guī)范化管理制度可以大大縮短建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的進(jìn)程。以集中統(tǒng)一管理理論為例,對檔案是否要實行集中統(tǒng)一管理與企業(yè)所有制形式?jīng)]有必然的聯(lián)系,集中統(tǒng)一管理應(yīng)是檔案工作一般規(guī)律的要求,不同的只是集中統(tǒng)一管理的范圍、內(nèi)容的差別,現(xiàn)代企業(yè)可以對全部檔案實行集中統(tǒng)一管理,也可以按需對部分檔案實行集中統(tǒng)一管理。例如大型企業(yè)集團(tuán)下屬單位多且分散,集團(tuán)公司對整個集團(tuán)公司的檔案實行集中統(tǒng)一管理既無可能又無必要,只需集團(tuán)公司下屬各個企業(yè)按集中統(tǒng)一管理理論對全部檔案實行集中統(tǒng)一管理。

2.建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的運行機(jī)制。

企業(yè)檔案工作運行機(jī)制主要是動力機(jī)制、控制機(jī)制。構(gòu)成動力機(jī)制的要素主要有:企業(yè)檔案工作宏觀與微觀管理體制、企業(yè)內(nèi)部檔案管理模式、企業(yè)信息化建設(shè)、企業(yè)質(zhì)量與環(huán)保認(rèn)證管理活動、有效滿足企業(yè)信息需求、企業(yè)檔案工作“三納入”制度、企業(yè)對檔案部門或人員的激勵制度等。構(gòu)成控制機(jī)制的要素主要有:國家有關(guān)法規(guī)中對企業(yè)檔案工作的規(guī)定、企業(yè)檔案管理制度的規(guī)定、企業(yè)檔案信息資源建設(shè)質(zhì)量要求的規(guī)定、國家或企業(yè)對檔案工作考評的規(guī)定等。在建立企業(yè)檔案工作運行機(jī)制中,行業(yè)主管部門、檔案行政管理部門、企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)檔案部門、行業(yè)協(xié)會都負(fù)有責(zé)任。行業(yè)主管部門的作用主要體現(xiàn)在國有或國有控股企業(yè)上及有關(guān)專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)。在這些行業(yè)或領(lǐng)域行業(yè)主管部門的業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)與規(guī)范化管理仍起著重要作用,對所屬行業(yè)或系統(tǒng)的企業(yè)建立正常的檔案工作運行機(jī)制起到不可替代的作用。檔案行政管理部門的職責(zé)是宏觀監(jiān)督、指導(dǎo)服務(wù),面向企業(yè)檔案工作提供法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、信息、培訓(xùn)等服務(wù),為企業(yè)檔案工作建立控制機(jī)制提供法規(guī)依據(jù)、企業(yè)檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)、建檔制度依據(jù)。行業(yè)協(xié)會的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)作用在某一行業(yè)內(nèi),尤其是對民營企業(yè)檔案工作的運行可以起到推動、控制的作用。企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)的具體領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)作用,對企業(yè)檔案工作運行機(jī)制的建立與運行往往起著決定性作用,沒有他們的支持,企業(yè)檔案工作運行機(jī)制既難以建立,建立后也難以持久。企業(yè)檔案部門或人員則是企業(yè)檔案工作運行機(jī)制的運作者、維護(hù)者、協(xié)調(diào)者,在其它條件既定情況下,企業(yè)檔案人員的事業(yè)心、業(yè)務(wù)素質(zhì)對企業(yè)檔案工作運行機(jī)制的建立、運行起著關(guān)鍵性作用。

3.檔案行政管理部門要加強(qiáng)引導(dǎo)。

在計劃經(jīng)濟(jì)體制下,企業(yè)專業(yè)主管部門與檔案行政管理部門對企業(yè)檔案工作具有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查的職責(zé),多以管理者的形象出現(xiàn)在企業(yè)面前。在建立社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制中,檔案行政管理部門的職能也在發(fā)生轉(zhuǎn)變,由偏重微觀管理轉(zhuǎn)向宏觀調(diào)控;隨著企業(yè)改制出現(xiàn)了企業(yè)多元化所有制的局面,由此決定在建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度中需要重新定位檔案行政管理部門與企業(yè)的關(guān)系。檔案行政管理部門應(yīng)采取分類指導(dǎo)的方針,例如對國有企業(yè)檔案管理實行宏觀管理、監(jiān)督為主,對民營企業(yè)實行服務(wù)、指導(dǎo)為主。以民營企業(yè)檔案工作為例,一個普遍的規(guī)律是民營企業(yè)在創(chuàng)業(yè)初期無暇顧及檔案工作,但發(fā)展到一定階段時便會自發(fā)要求建檔。但由于信息不靈、檔案人員業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差等原因,他們的自發(fā)建檔工作往往要經(jīng)過較長時間的摸索。實際上民營企業(yè)所摸索的內(nèi)容在有關(guān)檔案工作文件中早已有之。由此說明檔案行政管理部門在推進(jìn)建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度中完全可以有所作為,通過提供信息服務(wù)、培訓(xùn)服務(wù)、法規(guī)服務(wù)、中介服務(wù)等加快現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的建立。

我國企業(yè)檔案工作發(fā)展的歷程已經(jīng)證明,企業(yè)的發(fā)展需要檔案工作,在現(xiàn)代企業(yè)制度下兩者的關(guān)系將更加緊密?，F(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度是檔案管理與現(xiàn)代企業(yè)的有機(jī)結(jié)合,是按現(xiàn)代企業(yè)制度需要建立的檔案權(quán)屬明確、管理科學(xué)、企業(yè)自律的一種檔案管理方式,是一種多元、靈活、高效的檔案管理制度。

參考文獻(xiàn):

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