薛轉(zhuǎn)花 陜西理工學(xué)院 723003

利用Excel軟件實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)

薛轉(zhuǎn)花 陜西理工學(xué)院 723003

通常多張表格之間的數(shù)據(jù)交換與處理需要專業(yè)人員使用Access或Visual FoxPro等數(shù)據(jù)庫(kù)軟件開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)軟件來完成。本文通過實(shí)例，介紹利用Excel軟件的數(shù)據(jù)鏈接功能，設(shè)計(jì)和開發(fā)簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，輕松實(shí)現(xiàn)辦公、實(shí)驗(yàn)、財(cái)務(wù)等數(shù)據(jù)的自動(dòng)交換與處理。

簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)庫(kù)；數(shù)據(jù)交換與處理；數(shù)據(jù)鏈接

1 引言

Excel軟件以其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能和使用方便的特點(diǎn)在辦公領(lǐng)域得到普遍應(yīng)用。我們常常使用Excel電子表格進(jìn)行單張表格內(nèi)的數(shù)據(jù)運(yùn)算與處理，多張表格之間的數(shù)據(jù)交換與處理一般通過多次“復(fù)制”、“粘貼”完成。這種做法不但重復(fù)工作量大，而且在多次修改數(shù)據(jù)時(shí)由于數(shù)據(jù)修改不同步極易出錯(cuò)，造成嚴(yán)重的報(bào)表數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。通常認(rèn)為，多張表格之間的數(shù)據(jù)交換與處理需要專業(yè)人員借助Access或Visual FoxPro等數(shù)據(jù)庫(kù)軟件開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)軟件來完成。其實(shí)，利用Excel數(shù)據(jù)鏈接功能，即可設(shè)計(jì)和開發(fā)簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，輕松實(shí)現(xiàn)專業(yè)軟件才具有的數(shù)據(jù)自動(dòng)交換與處理功能。下面以建立2010年住戶水電費(fèi)管理系統(tǒng)為例，具體介紹這種方法：

2 設(shè)計(jì)思路

將、水電費(fèi)賬號(hào)和每月電費(fèi)、水費(fèi)、通知單、扣繳表集中在一個(gè)工作薄中，建立表格之間的數(shù)據(jù)鏈接，在電費(fèi)、水費(fèi)表格輸入數(shù)據(jù)，通知單、扣繳表以及下個(gè)月電表、水表底數(shù)等表格數(shù)據(jù)自動(dòng)生成、自動(dòng)計(jì)算水電費(fèi)。

3 建立工作表

3.1 新建“2010年住戶水電費(fèi)管理系統(tǒng)”工作薄

依次建立1月至12月水費(fèi)電費(fèi)、水費(fèi)、通知單、扣繳表和水電費(fèi)賬戶表格，輸入數(shù)據(jù)和公式，電費(fèi)、水費(fèi)表格樓號(hào)、房號(hào)、序號(hào)應(yīng)對(duì)應(yīng)一致。如圖1所示。

圖12010年住戶水電費(fèi)管理系統(tǒng)

3.2 建立表格之間的數(shù)據(jù)鏈接

選擇“1月電費(fèi)”表格“姓名”數(shù)據(jù)，【復(fù)制】→【選擇性粘貼】→【粘貼鏈接】至“1月水費(fèi)”表格相應(yīng)單元格。當(dāng)調(diào)房時(shí)，更新電費(fèi)表格住戶姓名，水費(fèi)表格住戶姓名同步更新。同樣方法復(fù)制數(shù)據(jù)，建立1月電費(fèi)、1月水費(fèi)、1月通知單、1月扣繳表表格之間數(shù)據(jù)鏈接；相同方法再制作完成2月至12月表格之間的數(shù)據(jù)鏈接。

圖2 選擇性粘貼

在建立數(shù)據(jù)鏈接后，空白的鏈接數(shù)據(jù)單元格顯示“0”，點(diǎn)擊【工具】→【選項(xiàng)】，取掉【零值】對(duì)話框【對(duì)號(hào)】可以消除公式單元格中顯示的“0”。

4 軟件調(diào)試

在“1月電費(fèi)”表格輸入數(shù)據(jù)，“1月水費(fèi)”、“1月通知單”、“1月扣繳表”、“2月電費(fèi)”等表格數(shù)據(jù)同步更新。在【選擇性粘貼】→【粘貼鏈接】數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)特別注意單元格數(shù)據(jù)的對(duì)應(yīng)，以免發(fā)生單元格錯(cuò)位導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。

執(zhí)行【編輯】→【鏈接】，選擇【啟動(dòng)提示】打開對(duì)話框，選擇“不顯示警告，但更新鏈接”選項(xiàng)，單擊【確定】。這樣可以取消每次啟動(dòng)Excel軟件時(shí)自動(dòng)彈出的數(shù)據(jù)鏈接是否更新選項(xiàng)對(duì)話框。

5 保護(hù)工作表

為防止使用過程中誤操作修改系統(tǒng)內(nèi)容和格式，需要對(duì)表格中水電表表數(shù)和備注以外的數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)。選擇需要保護(hù)的單元格，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，執(zhí)行【設(shè)置單元格格式】→【保護(hù)】→【鎖定】命令，對(duì)不需要保護(hù)的單元格則在【保護(hù)】對(duì)話框中取消【鎖定】和【隱藏】選項(xiàng)。然后執(zhí)行【工具】→【保護(hù)】→【保護(hù)工作表】，選中要保護(hù)的選項(xiàng)，最后輸入密碼確認(rèn)。這樣，如果發(fā)生誤操作，系統(tǒng)拒絕執(zhí)行，從而保證了系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)安全。

6 結(jié)論

應(yīng)用上述方法，不需要專門學(xué)習(xí)復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)，根據(jù)實(shí)際工作需要即可在Excel界面設(shè)計(jì)和開發(fā)簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，根據(jù)需要隨時(shí)擴(kuò)展系統(tǒng)功能，創(chuàng)造性的高效完成數(shù)據(jù)處理工作。

[1]本書編委會(huì).輕松玩轉(zhuǎn)Excel電子表格與數(shù)據(jù)管理.北京：電子工業(yè)出版社.2007.2；

[2]Excel研究組.Excel2007函數(shù)與公式應(yīng)用大全.北京：電子工業(yè)出版社.2008.3；

[3]劉丹, 陶澤西.Excel2007實(shí)戰(zhàn)應(yīng)用大全.上海：上海科學(xué)普及出版社.2008.5

10.3969/j.issn.1001-8972.2010.21.050

陜西理工學(xué)院科研基金資助項(xiàng)目 (SLG0613)