丁 鋒, 唐國俊

(湖南環(huán)境生物職業(yè)技術(shù)學(xué)院,1a.教務(wù)處;1b.保衛(wèi)處,湖南衡陽 421005)

教學(xué)檔案是在教學(xué)實(shí)施和教學(xué)管理過程中逐漸積累形成的,是對教學(xué)狀況的客觀記錄,包括文字,圖表,聲音,電子載體材料等.教學(xué)檔案不僅對開展教學(xué)研究、總結(jié)教學(xué)規(guī)律、進(jìn)行校際交流起著積極的作用,而且對開展教學(xué)水平評估、提高教學(xué)質(zhì)量有著重要的參考作用[1].就如何做好高職教學(xué)檔案管理工作進(jìn)行初步的探討.

1 教學(xué)檔案的重要性

(1)教學(xué)檔案是了解教師授課能力和職業(yè)道德、評價(jià)學(xué)校管理水平的主要依據(jù).根據(jù)教學(xué)檔案記載的內(nèi)容,衡量教師的責(zé)任心、業(yè)務(wù)教學(xué)水平、分析判斷能力和職業(yè)道德.同時(shí),學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教育部門要經(jīng)常注意檢查、歸納和分析教學(xué)檔案,既能從中反映出問題,如學(xué)生的生活、心理、生理等,又可以比較客觀地評價(jià)學(xué)校的管理工作,從而總結(jié)經(jīng)驗(yàn),提高教學(xué)管理水平.目前高校教育評估正深入展開,教學(xué)檔案是衡量高校教學(xué)質(zhì)量的唯一依據(jù);

(2)教學(xué)檔案是提高教學(xué)管理與質(zhì)量的必要保證.保存教學(xué)檔案是為了提高教學(xué)管理與質(zhì)量.利用教學(xué)檔案所保存的材料,進(jìn)行數(shù)據(jù)分析,從中找出癥結(jié)所在.通過分析,就可以對學(xué)生在學(xué)習(xí)中的死記硬背,一知半解,難以提高質(zhì)量的問題,引起重視,以典型錯例啟發(fā)教師改進(jìn)教法,提高課堂教學(xué)效率.

(3)教學(xué)檔案是“教”與“學(xué)”的接力捧,是提高師資水平的重要手段.每一位教師都有各自的教學(xué)方法,特別是老教師,在長期的教學(xué)過程中形成了許多獨(dú)特的教學(xué)經(jīng)驗(yàn).年青教師如何盡快熟悉業(yè)務(wù)?一方面,靠老教師傳幫帶;另一方面,就需要教學(xué)檔案來“幫助”.因?yàn)榻虒W(xué)檔案中積累了許多較高質(zhì)量的教學(xué)方法和教學(xué)經(jīng)驗(yàn).利用教學(xué)檔案可以使新教師盡快掌握教與學(xué)的方法,盡快地熟悉教學(xué)業(yè)務(wù)[2].

(4)教學(xué)檔案是加強(qiáng)更新學(xué)校教育工作必不可少的寶貴資源,是教師授課,學(xué)生聽課與學(xué)校行政工作的珍貴經(jīng)驗(yàn).對于教師授課,不能光看一朝一夕,而是要求積累大量實(shí)績才能做出成績.這就需要發(fā)揮教學(xué)檔案的作用.把教師平時(shí)的授課經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等等積累起來提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo),作為評介教師的依據(jù),從而使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在表彰或批評老師時(shí)、不憑空臆斷,使教師心悅誠服.同時(shí),教師在批評學(xué)生時(shí),不能因?qū)W生一時(shí)的缺點(diǎn)或一事錯誤,而另眼對待學(xué)生,不能片面的把學(xué)生分成“好”或“壞”,而要將學(xué)生平時(shí)的表現(xiàn)、學(xué)習(xí)態(tài)度等積累起來,認(rèn)真分析學(xué)生的優(yōu)缺點(diǎn),這樣教育學(xué)生,才叫做教書育人;

2 高職教學(xué)檔案管理工作中存在的問題

2.1 分類不明確

高校教學(xué)檔案是高校師生在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動中直接形成的,具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、計(jì)算機(jī)軟件等不同載體的文件材料總和.高職學(xué)校教學(xué)檔案大致可以分為以下幾大類:(1)教學(xué)綜合類,具體包括上級主管部門的各類文件;學(xué)校制定的教學(xué)工作規(guī)劃、工作計(jì)劃、實(shí)施細(xì)則、工作總結(jié);有關(guān)教學(xué)方面的制度和條例、會議記錄、年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表等.(2)教學(xué)業(yè)務(wù)類,主要有各教學(xué)職能部門形成的材料,如專業(yè)教學(xué)計(jì)劃和執(zhí)行教學(xué)計(jì)劃情況說明,教學(xué)任務(wù)安排表、教材征訂等;教師教學(xué)活動形成的材料,如課程教學(xué)大綱、校歷、課程考試試卷等;日常管理形成的材料,如學(xué)籍卡、考試成績等.(3)學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)類,主要有上級有關(guān)文件;學(xué)校有關(guān)學(xué)科及實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的論證、評估、審報(bào)、審批等材料.(4)其它類,如師資培訓(xùn)、考核、出國進(jìn)修、校企聯(lián)合辦學(xué)等材料.

2.2 管理混亂

教學(xué)檔案管理混亂.由于很多高職院校,各系部的教學(xué)文件、檔案管理各自管理,使文件的歸檔出現(xiàn)保存不全現(xiàn)象,所以,相當(dāng)一部分系部不存在合符要求的檔案.由于沒有專門負(fù)責(zé)人、沒有嚴(yán)格的檔案室,很多原始教學(xué)資料處于零散而不成體系的狀態(tài),丟失和損壞現(xiàn)象嚴(yán)重,如果沒有集中統(tǒng)一管理的全局觀念,不但影響教學(xué)評估、教學(xué)檢查,也將影響到其它門類的檔案建設(shè).

2.3 制度不全

在具體的管理工作中,由于機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制等方面的原因,教務(wù)處、各系部,很少把行政工作和檔案管理工作分開.以為教學(xué)檔案管理工作無關(guān)緊要,順帶去做,導(dǎo)致在人事上的變動性很大,檔案管理員基本上是由教學(xué)管理人員兼職,所以在日常工作中,難以全身心地投入,嚴(yán)重影響了檔案管理水平的提高.隨著學(xué)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大,教學(xué)管理人員的工作日益繁重,再加上缺少必要的專業(yè)知識,因此,教學(xué)檔案管理工作,經(jīng)常處于無序狀態(tài),無法納入規(guī)范化管理的軌道.

2.4 管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

我國絕大部分高職院校都是由中專、中職學(xué)校升格而成,很多系部兼職檔案管理人員常常不明白檔案意識,導(dǎo)至檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠高,另外監(jiān)督管理機(jī)制不健全,使得當(dāng)前檔案管理隊(duì)伍不能很好地適應(yīng)教學(xué)檔案工作的開展,從而直接影響檔案工作的質(zhì)量.因此,當(dāng)前兼職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)急待提高.

3 教學(xué)檔案實(shí)體分類構(gòu)建的原則

以教育部高職高專人才培養(yǎng)工作評估體系為標(biāo)準(zhǔn),以《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》為參照,結(jié)合高職高專院校辦學(xué)方向和人才培養(yǎng)目標(biāo)的正確定位,結(jié)合學(xué)校教學(xué)工作和檔案工作的自身特點(diǎn),與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新、求真務(wù)實(shí),科學(xué)地界定歸檔范圍和保管期限,構(gòu)建符合高等職業(yè)技術(shù)教育發(fā)展需要的教學(xué)檔案分類實(shí)體.

3.1 嚴(yán)格地遵循教學(xué)工作的規(guī)律

高等職業(yè)教育辦學(xué)的一個明顯特點(diǎn)和人才培養(yǎng)目標(biāo),就是培養(yǎng)技能型、應(yīng)用型人才,由人才培養(yǎng)目標(biāo)決定了它的一切必須按教學(xué)規(guī)律辦學(xué),教學(xué)檔案同樣應(yīng)遵循教學(xué)規(guī)律.

3.2 鮮明地體現(xiàn)教學(xué)檔案的特點(diǎn)

黨群類、行政類、基建類、設(shè)備類等類別的檔案,其內(nèi)涵具有普遍性,唯有教學(xué)檔案它的內(nèi)涵更為豐富,它的實(shí)體更是豐滿,教學(xué)檔案是高職高專院校檔案的主體.

3.3 科學(xué)地保持教學(xué)檔案的內(nèi)在聯(lián)系

從教學(xué)類檔案的構(gòu)建來看,其縱向脈絡(luò)是比較清晰、相對獨(dú)立的,而其內(nèi)在的橫向聯(lián)系卻是非常緊密的,如;招生、學(xué)籍、畢業(yè)生之間;專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、實(shí)習(xí)教學(xué)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)之間;師資、課務(wù)、考務(wù)、質(zhì)量評價(jià)、學(xué)風(fēng)建設(shè)之間等,整個教學(xué)過程的每個環(huán)節(jié)始終是相互聯(lián)系、不可分割的.

3.4 創(chuàng)新地形成教學(xué)檔案管理的長效機(jī)制

制度的建立不是一個很長、很復(fù)雜的過程,但是,執(zhí)行和鞏固制度的過程也許是一個漫長而艱辛的過程.通過高職高專院校人才培養(yǎng)工作評估,以評促建,創(chuàng)新地形成教學(xué)檔案管理的長效機(jī)制,建設(shè)的過程更加重要.

4 如何進(jìn)行規(guī)范教學(xué)檔案管理

4.1 強(qiáng)化對檔案資料開發(fā)利用重要性的意識

(1)領(lǐng)導(dǎo)重視,有檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo).各部門領(lǐng)導(dǎo)要重視和關(guān)心教學(xué)檔案管理工作,提高本部門教學(xué)檔案管理水平[3].有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把教學(xué)檔案管理規(guī)范化工作列入行政管理工作議事日程,有專門的檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo),加強(qiáng)對教學(xué)檔案管理規(guī)范化工作的指導(dǎo).

(2)有專、兼職檔案管理員.各部門應(yīng)配備具有一定管理水平、且又有責(zé)任心的兼職檔案管理人員.同時(shí)要提高系、部、辦公室兼職檔案管理人員的綜合素質(zhì).目前,許多高校系級辦公室都沒有專職檔案管理人員,一般都是由行政人員來承擔(dān)兼職檔案管理員,他們中絕大多數(shù)沒有經(jīng)過專門培訓(xùn),檔案管理水平不高.因此,需要通過多種途徑對他們進(jìn)行專門培訓(xùn),不斷提高他們的綜合素質(zhì).建立本部門檔案工作崗位責(zé)任制和考核制度,并定期檢查.真正把系、部、辦公室教學(xué)檔案管理規(guī)范化工作納入法制軌道,保證系、部、辦公室教學(xué)檔案管理規(guī)范化在高校教學(xué)管理中發(fā)揮出應(yīng)有的作用.

(3)教職工要有歸檔意識.增加宣傳力度,增強(qiáng)檔案意識.教學(xué)檔案應(yīng)該是由教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究和教學(xué)改革等諸多方面的文件材料組成,它不僅形成于學(xué)校的教學(xué)管理各職能處室、各教學(xué)系部,還形成于各專業(yè)教研室、各教學(xué)輔助科室,所以要求教學(xué)人員,上至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo),下至普通干部、教師和學(xué)生,都是教學(xué)檔案的提供者.因此,必須加強(qiáng)宣傳力度,提高全員檔案意識.要讓廣大教師與教學(xué)管理人員清楚認(rèn)識到,在教學(xué)活動中形成的,歸屬檔案范疇的文件材料是學(xué)校的寶貴財(cái)富,必須完整地歸檔保存,否則就會造成無法彌補(bǔ)的損失.同時(shí),還必須深入開發(fā)與利用教學(xué)檔案的實(shí)際效果,揭示檔案工作與教學(xué)工作.檔案工作與教師切身利益之間的內(nèi)在關(guān)系,從而調(diào)動教師與教學(xué)管理人員主動提供教學(xué)管理資料的積極性.

4.2 加強(qiáng)教學(xué)檔案管理,保證教學(xué)檔案的完善與規(guī)范

各類教學(xué)方面的文件材料在歸檔時(shí)內(nèi)容要完整,時(shí)間前后要相互呼應(yīng),有關(guān)教學(xué)方面的各類通知、評比結(jié)果要以文件形式下發(fā),整個教學(xué)活動過程要有始有終,這是保證教學(xué)文件材料的齊全與規(guī)范的基礎(chǔ).加強(qiáng)對教學(xué)文件材料規(guī)范化管理,建立健全教學(xué)檔案管理制度.從高校發(fā)展的實(shí)踐看,建立和完善系、部、辦公室檔案管理規(guī)范化,是保障高校教學(xué)工作中心地位、促使教學(xué)工作順利開展、提高教學(xué)質(zhì)量的根本保證.長期以來,系、部、辦公室教學(xué)檔案管理規(guī)范化的功能作用,在我國許多高校還未得到應(yīng)有的重視,尤其是在一些高校系級辦公室管理工作中,一直被領(lǐng)導(dǎo)或行政管理人員看作是行政工作的一部分,甚至被認(rèn)為是可有可無的工作而擱到一邊,導(dǎo)致了許多較高價(jià)值的信息資料不能實(shí)現(xiàn)其使用價(jià)值,直接影響專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)和實(shí)驗(yàn)室建設(shè),這種無形損失是非?？上У?應(yīng)當(dāng)引起我們的高度重視.

[1] 孟 婷,左偉勇,王子軾,等.淺談高職院校教學(xué)檔案管理[J].職教研究,2008,(1):10-11.

[2] 郭 競.高海燕.教學(xué)檔案的開發(fā)利用與探索[J].蘭臺縱橫,2007,(6):28.

[3] 楊 潔.規(guī)范高職院校教學(xué)檔案管理的探索與實(shí)踐[J].山西財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)報(bào):高等教育版,2007,10(1):184.