李小嘯,王 瑋

淺談科研物資集中采購(gòu)的內(nèi)控制度建設(shè)

李小嘯,王 瑋

科研物資;集中采購(gòu);內(nèi)控制度

科研物資是指為完成科研任務(wù)而購(gòu)置的各類物資。隨著政府采購(gòu)法的實(shí)施,集中采購(gòu)的范圍不斷擴(kuò)大和延伸,科研物資采購(gòu)也存在集中采購(gòu)的要求。其目的是為了降低科研成本,提高科研經(jīng)費(fèi)使用效益,獲得更好的售后服務(wù)。但是科研物資集中采購(gòu)存在權(quán)力過(guò)分集中的問(wèn)題,同時(shí)由于科研經(jīng)費(fèi)自身的特點(diǎn),如果內(nèi)控制度不健全,極有可能出現(xiàn)科研成本不降反升、規(guī)模不經(jīng)濟(jì)、售后服務(wù)質(zhì)量差、腐敗等問(wèn)題。因此,科研單位在進(jìn)行科研物資集中采購(gòu)過(guò)程中必須重視內(nèi)控制度建設(shè),通過(guò)完善有效的內(nèi)控制度讓集中采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮得更好?？蒲形镔Y集中采購(gòu)的內(nèi)控制度建設(shè)應(yīng)主要從以下幾個(gè)方面入手。

1 不相容崗位(職務(wù))相分離控制

不相容崗位(職務(wù))是指那些如果由1個(gè)人擔(dān)任既可能發(fā)生錯(cuò)誤和舞弊行為,又可能掩蓋其錯(cuò)誤和舞弊行為的崗位(職務(wù))[1]。不相容崗位(職務(wù))相分離的核心是“內(nèi)部牽制”,要明確各個(gè)機(jī)構(gòu)和崗位的職責(zé)權(quán)限,使不相容崗位和職務(wù)之間能夠相互監(jiān)督、相互牽制,形成有效的制約機(jī)制。在科研物資集中采購(gòu)過(guò)程中首先要明確哪些崗位(職務(wù))屬于不相容崗位(職務(wù))。采購(gòu)過(guò)程的不相容崗位(職務(wù))一般包括:采購(gòu)審批與采購(gòu)業(yè)務(wù)經(jīng)辦、采購(gòu)業(yè)務(wù)經(jīng)辦與采購(gòu)會(huì)計(jì)記錄、采購(gòu)會(huì)計(jì)記錄與科研物資保管、采購(gòu)審批與監(jiān)督檢查等。其次,要落實(shí)不相容崗位(職務(wù))必須相互分離的原則。只要是不相容崗位(職務(wù)),在單位編制配置允許的條件下都應(yīng)實(shí)行相互分離。

2 授權(quán)審批控制

科研物資集中采購(gòu)的授權(quán)審批控制是指在辦理科研物資集中采購(gòu)相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí),必須經(jīng)過(guò)規(guī)定的授權(quán)批準(zhǔn)。授權(quán)審批制度是管理層履行管理職責(zé)的重要手段和途徑,科研單位在制定授權(quán)審批制度時(shí),要明確科研物資集中采購(gòu)授權(quán)審批的范圍、權(quán)限、程序等,做到逐級(jí)審批,分工負(fù)責(zé)。授權(quán)審批控制不僅是采購(gòu)業(yè)務(wù)順利開展的要求,也是經(jīng)濟(jì)法規(guī)和財(cái)務(wù)管理要求,例如只有經(jīng)過(guò)單位法定代表人授權(quán)簽訂的采購(gòu)合同才具有法律效力,未經(jīng)授權(quán)的采購(gòu)合同沒有法律效力。授權(quán)審批制度簡(jiǎn)單地說(shuō)就是“采購(gòu)合同的簽訂要有授權(quán),采購(gòu)款項(xiàng)的支付要有審批”。

3 計(jì)劃控制

科研物資集中采購(gòu)的計(jì)劃控制包含兩方面的含義:一方面是采購(gòu)活動(dòng)本身的計(jì)劃控制。采購(gòu)部門可根據(jù)科研任務(wù)的實(shí)際需求,兼顧臨時(shí)性需求,制定切實(shí)可行的采購(gòu)年度計(jì)劃和零星采購(gòu)計(jì)劃,盡量減少采購(gòu)活動(dòng)的隨機(jī)性、盲目性,不斷提高批量采購(gòu)、規(guī)模采購(gòu)的程度,提高采購(gòu)效益。另一方面科研任務(wù)本身的計(jì)劃控制。除科研基礎(chǔ)條件建設(shè)外,大部分科研集中采購(gòu)的物資都是科研任務(wù)開展所必需的物資,科研物資采購(gòu)計(jì)劃必須與科研任務(wù)計(jì)劃保持一致,體現(xiàn)科研任務(wù)的進(jìn)度安排?？蒲杏?jì)劃的控制通常由科研業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)實(shí)施。

4 預(yù)算控制

全面預(yù)算管理是統(tǒng)籌經(jīng)費(fèi)使用、貫徹管理層管理意圖、保證經(jīng)費(fèi)使用效益最大化的重要手段。預(yù)算控制的內(nèi)容應(yīng)涵蓋采購(gòu)活動(dòng)的全過(guò)程。在科研物資集中采購(gòu)過(guò)程中,首先,預(yù)算控制必須明確采購(gòu)所需預(yù)算經(jīng)費(fèi)來(lái)源?？蒲形镔Y采購(gòu)所需經(jīng)費(fèi)根據(jù)來(lái)源不同可以分為動(dòng)用單位留用經(jīng)費(fèi)和科研任務(wù)經(jīng)費(fèi),不管經(jīng)費(fèi)來(lái)源于何處,為保證采購(gòu)活動(dòng)的順利實(shí)施都必須先確定經(jīng)費(fèi)來(lái)源。其次,要確定預(yù)算的項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)。確定預(yù)算項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)必須進(jìn)行大量的調(diào)研,使預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)盡可能與實(shí)際開支保持一致,同時(shí)滿足科研任務(wù)的實(shí)際需求。第三是確定采購(gòu)預(yù)算的編制方法、上報(bào)匯總程序。在實(shí)際工作中,科研物資集中采購(gòu)預(yù)算的編制應(yīng)針對(duì)不同采購(gòu)項(xiàng)目而有所不同,但是不管采用自上而下還是自下而上的方法,其決策權(quán)都應(yīng)落實(shí)在內(nèi)部管理的最高層,由這一權(quán)威層次進(jìn)行決策、指揮、協(xié)調(diào)。第四是審定采購(gòu)預(yù)算并下達(dá)預(yù)算指標(biāo)。第五,預(yù)算執(zhí)行過(guò)程的監(jiān)控、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算業(yè)績(jī)的考核和獎(jiǎng)懲?？蒲薪?jīng)費(fèi)預(yù)算控制通常由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)實(shí)施。

5 采購(gòu)程序化控制

采購(gòu)程序化是指按照開展采購(gòu)活動(dòng)各環(huán)節(jié)的先后次序,組織實(shí)施科研物資采購(gòu),保證采購(gòu)任務(wù)順利進(jìn)行[2]。采購(gòu)是一項(xiàng)政策性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作,必須按照明確的程序和方法進(jìn)行組織,才能保證采購(gòu)規(guī)范有序。首先,要建立規(guī)范的采購(gòu)程序?？蒲形镔Y采購(gòu)程序應(yīng)嚴(yán)格按照編制采購(gòu)預(yù)算、下達(dá)采購(gòu)計(jì)劃、組織實(shí)施采購(gòu)、組織質(zhì)量驗(yàn)收、集中支付資金等程序組織實(shí)施。其次,要以健全的采購(gòu)制度為基礎(chǔ),建立起分段管理、分工協(xié)作、有效監(jiān)督、順暢高效的管理體制,劃清各職能部門和采購(gòu)機(jī)構(gòu)的職責(zé),對(duì)采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)實(shí)施、經(jīng)費(fèi)支付等環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程、操作流程作出規(guī)范,從而保證采購(gòu)活動(dòng)規(guī)范、有序、健康運(yùn)行。在實(shí)際科研物資采購(gòu)工作中,要從需求計(jì)劃的提出、采購(gòu)預(yù)算的明確、采購(gòu)計(jì)劃的匯總、采購(gòu)操作的實(shí)施等環(huán)節(jié)逐一規(guī)范,盡可能地縮短、簡(jiǎn)化程序環(huán)節(jié)的鏈條,減少采購(gòu)工作中的審批事項(xiàng)和工作職責(zé)的重復(fù)交叉,最大限度地為采購(gòu)機(jī)構(gòu)提供便利條件。要明確采購(gòu)工作各環(huán)節(jié)的崗位責(zé)任制,規(guī)范各崗位的工作時(shí)限和質(zhì)量要求,將提高采購(gòu)效率的目標(biāo)要求落實(shí)到采購(gòu)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)崗位,從而實(shí)現(xiàn)采購(gòu)活動(dòng)規(guī)范運(yùn)行、順暢高效,為科研提供方便快捷的服務(wù)。

6 績(jī)效考評(píng)控制

對(duì)科研物資集中采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行績(jī)效考評(píng)是內(nèi)控制度建設(shè)中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié),但是目前很多單位對(duì)這一控制環(huán)節(jié)的建設(shè)重視不夠。首先要對(duì)科研物資采購(gòu)活動(dòng)設(shè)置科學(xué)的考核指標(biāo)體系,績(jī)效考評(píng)體系通常包括群眾滿意度評(píng)價(jià)、科研經(jīng)費(fèi)使用效益、科研物資質(zhì)量和后續(xù)服務(wù)等方面,對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中各職能部門和全體員工的業(yè)績(jī)進(jìn)行定期考核和客觀評(píng)價(jià),并將考評(píng)結(jié)果作為確定干部晉升職務(wù)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分等的依據(jù)。績(jī)效考評(píng)控制通常由人力資源部門負(fù)責(zé)實(shí)施。

7 結(jié)束語(yǔ)

科研物資集中采購(gòu)的內(nèi)控制度建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。完善的內(nèi)控制度建設(shè)對(duì)于提高科研經(jīng)費(fèi)使用效益是非常必要的,但是由于內(nèi)控制度自身固有的局限性和成本效益的考慮,它的監(jiān)督不可能面面俱到,特別是對(duì)集體串通舞弊等行為常常無(wú)能為力,因此實(shí)施內(nèi)部控制建設(shè)必須與政治思想建設(shè)緊密結(jié)合,雙管齊下,用內(nèi)控制度約束人,用思想教育感染人,使采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)人員自覺抵制各種不良習(xí)氣的侵襲,真正做到內(nèi)強(qiáng)素質(zhì),外樹形象,有效防范各種風(fēng)險(xiǎn),保證采購(gòu)工作順利開展。

[1] 全國(guó)會(huì)計(jì)專業(yè)技術(shù)資格考試領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室.高級(jí)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)科目考試大綱(2008年)[M].北京:經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社,2008:116-136.

[2] 佟勝海.正確處理現(xiàn)代軍事采購(gòu)的若干重大關(guān)系[J].后勤學(xué)術(shù),2006,(8):48-51.

R82

B

1009-0754(2010)03-0253-02

2010-05-07)

(本文編輯:林永麗)

200433 上海,海軍醫(yī)學(xué)研究所管理處