韓 松
(中國(guó)三冶集團(tuán)有限公司資金部,遼寧 鞍山 114039)
施工企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用與發(fā)展
韓 松
(中國(guó)三冶集團(tuán)有限公司資金部,遼寧 鞍山 114039)
施工企業(yè)財(cái)務(wù)電算化的產(chǎn)生和發(fā)展,是我們國(guó)家企業(yè)為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展,實(shí)行現(xiàn)代化企業(yè)管理以及會(huì)計(jì)自身改革和發(fā)展的客觀需要,是時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物。會(huì)計(jì)電算化在施工企業(yè)的財(cái)務(wù)管理中起到了不容替代的作用。
施工企業(yè);會(huì)計(jì)電算化;管理
隨著我國(guó)基建工程項(xiàng)目規(guī)模的不斷擴(kuò)大,施工企業(yè)財(cái)會(huì)部門核算和反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)日益增多和復(fù)雜,為了提高經(jīng)濟(jì)效益。加強(qiáng)施工企業(yè)財(cái)務(wù)管理,實(shí)現(xiàn)施工企業(yè)會(huì)計(jì)電算化已成為會(huì)計(jì)核算的重要手段。
1.會(huì)計(jì)電算化促進(jìn)會(huì)計(jì)職能的轉(zhuǎn)變,促使財(cái)務(wù)管理水平提高。在手工條件下,廣大財(cái)會(huì)人員被繁重的手工記賬、報(bào)賬工作所包圍,沒(méi)有更多的時(shí)間和精力更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)參與管理、決策的職能。會(huì)計(jì)電算化的出現(xiàn),幫助財(cái)會(huì)人員徹底擺脫了繁瑣的手工操作。不僅提高了會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量,減輕了會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,而且由于電腦運(yùn)行的速度快,因而大大提高了會(huì)計(jì)信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性,使財(cái)會(huì)人員有時(shí)間、有精力、有條件參與企業(yè)管理與決策。
2.施工企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的出現(xiàn)是企業(yè)管理現(xiàn)代化和會(huì)計(jì)自身改革和發(fā)展的客觀需要,是時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物。實(shí)踐證明,會(huì)計(jì)電算化在企業(yè)財(cái)務(wù)實(shí)際工作中所發(fā)揮的作用,是不容忽視的。建立和完善會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理體系,是促進(jìn)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化向深層次發(fā)展,使財(cái)務(wù)管理工作更趨科學(xué)化、合理化的重要保障。施工企業(yè)完善會(huì)計(jì)電算化管理功能最終所要達(dá)到的目的就是,充分利用計(jì)算機(jī)快速提供信息的能力,提高會(huì)計(jì)信息加工的效率,為管理和決策提供高效的服務(wù)。
1.對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化工作重視程度不夠。目前全國(guó)大型國(guó)企施工單位基本實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化,但有些小規(guī)模的施工企業(yè),目前會(huì)計(jì)電算化開(kāi)展的程度非常低,對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作的重視程度不夠。部分領(lǐng)導(dǎo)在思想上還存在問(wèn)題,重視對(duì)硬件的投資而忽視對(duì)軟件的投入。
2.數(shù)據(jù)保密性和安全性差,存在許多安全隱患。目前,施工企業(yè)會(huì)計(jì)電算化面臨以下風(fēng)險(xiǎn):一是實(shí)際操作中存在風(fēng)險(xiǎn)。主要表現(xiàn)在制定措施不全或缺乏有效監(jiān)督,導(dǎo)致玩忽職守的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。二是計(jì)算機(jī)維護(hù)過(guò)程中存在風(fēng)險(xiǎn)。如缺乏必要的防病毒意識(shí)和措施,對(duì)利用計(jì)算機(jī)犯罪知之甚少,缺乏相應(yīng)的安全防范措施。三是會(huì)計(jì)檔案形成和保管過(guò)程中存在風(fēng)險(xiǎn)。如沒(méi)有及時(shí)備份或備份數(shù)據(jù)沒(méi)有定期檢查,憑證、賬簿沒(méi)有及時(shí)打印等。
3.缺乏綜合性的財(cái)會(huì)專業(yè)人才。目前,不少單位的電算化人員知識(shí)老化,學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)電算化知識(shí)積極性不高。會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用對(duì)會(huì)計(jì)人員提出了更高的要求。它要求會(huì)計(jì)人員掌握一定會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí),相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí),財(cái)務(wù)軟件的使用技術(shù)、保養(yǎng)和維護(hù)、管理等多方面的專業(yè)知識(shí)。目前,雖然很多單位啟用經(jīng)驗(yàn)豐富的財(cái)會(huì)人員,但他們中的不少人員均只經(jīng)過(guò)短期培訓(xùn),不能靈活運(yùn)用軟件滿足工作需要,遇到超出范圍的問(wèn)題,只能找軟件的維護(hù)人員,而維護(hù)人員又基本是計(jì)算機(jī)專業(yè)出身,對(duì)財(cái)務(wù)知識(shí)知之較少,雙方不能很好地配合。即使一部分人通過(guò)會(huì)計(jì)電算化的考試,也僅掌握了計(jì)算機(jī)的基本應(yīng)用,不能靈活運(yùn)用軟件處理數(shù)據(jù),進(jìn)行財(cái)務(wù)信息的加工和分析。
4.會(huì)計(jì)電算化管理制度缺失。會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)核算、管理方法等產(chǎn)生了一系列的影響,必須建立健全相應(yīng)的管理制度體系,以確保會(huì)計(jì)電算化的正常運(yùn)作。這個(gè)管理制度體系一般包括人員管理制度、操作管理制度、數(shù)據(jù)管理制度、系統(tǒng)維護(hù)制度和崗位責(zé)任制度等。同時(shí),許多企業(yè)未建立專門的會(huì)計(jì)電算化機(jī)房,未制定相應(yīng)的上機(jī)操作制度,使會(huì)計(jì)電算化的管理混亂。
1.提高認(rèn)識(shí),高度重視。各單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算化要有充分的認(rèn)識(shí),使會(huì)計(jì)電算化在企業(yè)管理工作中發(fā)揮重要作用。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是一項(xiàng)需要長(zhǎng)期的不斷投入和支持的軟件工程,并不是有錢、有軟件就行了,而是要在符合企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行規(guī)律的條件下,有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的直接參與,全單位各部門的充分配合,整項(xiàng)工程才能夠得以順利地進(jìn)行。
2.進(jìn)一步完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng),將其作為企業(yè)管理信息系統(tǒng)的核心子系統(tǒng)。首先,根據(jù)當(dāng)前工作的要求,重點(diǎn)解決會(huì)計(jì)電算化的主核算系統(tǒng)與工程預(yù)算、工程計(jì)劃、物資管理和施工生產(chǎn)等部門管理充分結(jié)合起來(lái)的問(wèn)題。例如,中國(guó)三冶集團(tuán)有限公司通過(guò)NC系統(tǒng)建立一個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),各二級(jí)公司、工程項(xiàng)目經(jīng)理部都納入這個(gè)平臺(tái)進(jìn)行核算,一方輸入憑證、相關(guān)聯(lián)方協(xié)同憑證,保障相關(guān)業(yè)務(wù)同時(shí)記賬,集團(tuán)內(nèi)部之間消除了未達(dá)賬項(xiàng),而且上級(jí)財(cái)務(wù)部門通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)直接看到下級(jí)單位賬目處理情況,及時(shí)掌握各單位財(cái)務(wù)核算狀態(tài),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題馬上處理。
3.完善會(huì)計(jì)電算化各項(xiàng)管理規(guī)章制度。建立內(nèi)部使用管理規(guī)章制度,保證系統(tǒng)的安全、可靠、準(zhǔn)確。一是加強(qiáng)操作程序控制。操作規(guī)程應(yīng)明確職責(zé)、操作程序和注意事項(xiàng),并形成一套電算化系統(tǒng)文件。設(shè)專業(yè)人員管理集團(tuán)公司NC系統(tǒng)服務(wù)器,及時(shí)處理在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的硬件故障,及時(shí)維護(hù),保證軟件系統(tǒng)的正常運(yùn)行。二是原始數(shù)據(jù)輸入稽核控制。設(shè)定工作人員的權(quán)限,每個(gè)人有不同用戶名和密碼。會(huì)計(jì)人員根據(jù)自己的職責(zé)記賬、審核后才能生成電子記賬憑證。三是加強(qiáng)操作人員授權(quán)控制。會(huì)計(jì)軟件正式投入使用后,對(duì)各類人員制定崗位責(zé)任制度,建立健全授權(quán)規(guī)章,實(shí)現(xiàn)職權(quán)分離,避免失控及舞弊現(xiàn)象發(fā)生。四是監(jiān)控與操作進(jìn)行分離,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部的有效制約。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下處理會(huì)計(jì)信息,在內(nèi)部可設(shè)會(huì)計(jì)操作與信息監(jiān)控兩個(gè)崗位,對(duì)每一筆業(yè)務(wù)同時(shí)進(jìn)行多方備份。當(dāng)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí),其操作與數(shù)據(jù)也被同步記錄在監(jiān)控人員的機(jī)器上,由監(jiān)控人員進(jìn)行即時(shí)或定期審查,一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致,即刻進(jìn)行深入調(diào)查。這就明確了崗位劃分,實(shí)現(xiàn)了有效制約。五是加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全控制是指采用各種方法保護(hù)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)程序,以防數(shù)據(jù)泄密、更改或破壞。由于會(huì)計(jì)的“無(wú)紙化”,數(shù)據(jù)修改無(wú)痕跡,應(yīng)完善上機(jī)操作日志,防止會(huì)計(jì)人員濫用職權(quán),造成損失。
4.加強(qiáng)安全保密制度的建設(shè)和執(zhí)行,實(shí)行必要的內(nèi)部控制。實(shí)行用戶權(quán)限分級(jí)授權(quán)管理,建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會(huì)計(jì)信息崗位責(zé)任,建立健全對(duì)病毒、電腦黑客的安全防范措施。從電算化軟件的設(shè)計(jì)入手,增加軟件本身的限制功能,強(qiáng)化審計(jì)線索制,建立進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的權(quán)限制,增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范能力。
5.加強(qiáng)培訓(xùn),提高財(cái)務(wù)人員素質(zhì)。電算化系統(tǒng)在運(yùn)行前就要對(duì)使用該系統(tǒng)有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn),提高其對(duì)系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)和理解,減少系統(tǒng)運(yùn)行后的差錯(cuò)。外購(gòu)的商品化軟件應(yīng)要求軟件制作公司提供足夠的培訓(xùn)時(shí)間。系統(tǒng)運(yùn)行前對(duì)有關(guān)人員的培訓(xùn),不應(yīng)僅局限于系統(tǒng)的操作,還應(yīng)包括系統(tǒng)投入運(yùn)行后新的內(nèi)部控制制度、新的憑證流轉(zhuǎn)程序及高質(zhì)量的會(huì)計(jì)信息進(jìn)一步利用和分析的前景等。
〔責(zé)任編輯:李 霞〕
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1002-2341(2010)06-0110-02
2010-11-11
韓松(1971-),男,遼寧遼陽(yáng)人,資金部科長(zhǎng)、會(huì)計(jì)師,從事財(cái)務(wù)核算理論研究。