呂晨燕，馮建軍

（玉林市衛(wèi)生學(xué)校，廣西玉林 537000）

玉林市衛(wèi)生學(xué)校電子檔案管理的現(xiàn)狀與分析

呂晨燕，馮建軍

（玉林市衛(wèi)生學(xué)校，廣西玉林 537000）

分析了玉林市衛(wèi)生學(xué)校電子檔案管理的現(xiàn)狀，查找電子檔案管理中存在的問題，提出如何提高電子檔案管理的對策。

電子檔案；管理現(xiàn)狀；對策

近十年來，隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，我校的辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化也日趨完善，許多日常的辦公和教學(xué)管理工作可以直接在計算機和校園網(wǎng)絡(luò)上完成，辦公和教學(xué)管理文件從起草到完成幾乎可以不使用紙和筆了，因此就產(chǎn)生了大量的電子文件。我校的電子文件檔案隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展也經(jīng)歷了一個從無到有的過程，所以對電子文件進行規(guī)范化的管理就成了我校檔案管理工作中的一項重要工作。

1 我校電子檔案管理的基本情況

2001年12月，我校與玉林廣電網(wǎng)絡(luò)信息有限公司共同建成了玉林市衛(wèi)生學(xué)校校園局域網(wǎng)絡(luò)，整個網(wǎng)絡(luò)與學(xué)校的全部科室和職工住宅區(qū)相連。其中，行政辦公和教學(xué)管理網(wǎng)絡(luò)終端有89個，涵蓋了學(xué)校內(nèi)部行政辦公、教學(xué)管理、后勤管理和圖書管理等所有的部門和科室。

2004年8月，通過我校電教中心工作人員的共同努力，在校園網(wǎng)絡(luò)上建成了文件傳輸協(xié)議——FTP。我校校園網(wǎng)FTP的主要功能和作用就是使全校所有行政辦公和教學(xué)管理用戶都能連接到計算機房的服務(wù)器主機上，校園網(wǎng)用戶可以查看到服務(wù)器主機上的文件，然后把文件從遠(yuǎn)程計算機拷到本地計算機上，或把本地計算機中的文件上傳到服務(wù)器主機上。我校校園網(wǎng)FTP現(xiàn)在的主要電子文件包括：行政辦公信息、新生入學(xué)信息、學(xué)生成績和多媒體教學(xué)文檔等。我校的校園網(wǎng)FTP按學(xué)校行政管理屬性劃分，全校所有的部門、科室和個人按不同層次和等級分別建立相應(yīng)的專門文件夾。通過校園網(wǎng)FTP，我校所有的電子文件得以廣泛應(yīng)用，達到了資源共享的目標(biāo)，從而大大提高了我校的辦公和教學(xué)管理工作效率，為逐步減少紙質(zhì)文件和進一步加強電子文件的歸檔打下了一個堅實的基礎(chǔ)。

2005年6月，我校注冊了學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)域名“WWW.YLSWX. CN”，在這個外部網(wǎng)絡(luò)上，我校一共開辟了“校園資訊、黨建工作、學(xué)校概況、專業(yè)設(shè)置、教學(xué)工作、教學(xué)科研、學(xué)生管理、招生、就業(yè)與創(chuàng)業(yè)、校園文化、學(xué)生園地、后勤保障、附屬醫(yī)院”等13個欄目。外部網(wǎng)絡(luò)在廣泛宣傳學(xué)校的基礎(chǔ)上，也為充分發(fā)揮電子文件的上傳、下載、查詢和使用提供了一個非常好的平臺。

總的來說，通過校園網(wǎng)的內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)兩個平臺，我校電子檔案管理工作的規(guī)范化已經(jīng)邁出了堅實的一步。

2 我校在電子檔案管理方面存在的問題

2.1 歸檔程序不明確，存儲載體不安全

電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項工作。但是，目前我校有少部分部門和科室對電子文件的歸檔程序不明確，存儲載體也存在安全問題。如許多教師都是把應(yīng)歸檔文件（如學(xué)生成績、考試試卷和備課教案等）簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會遭到破壞，甚至丟失。

2.2 專業(yè)人才缺乏

電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，我校從事檔案工作的專業(yè)人員相對偏少，許多部門和科室還缺乏專業(yè)的技術(shù)人員（基本上是兼職人員）。我校有些部門和科室雖然引進了現(xiàn)代先進的計算機設(shè)備，但因缺乏專業(yè)人員而未能讓其充分發(fā)揮作用。

2.3 影響電子檔案管理工作開展的人為因素

傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對象，自從計算機應(yīng)用于檔案管理后，電子文件以其自身獨特的優(yōu)勢正在逐步取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，檔案工作人員理應(yīng)去認(rèn)識它、接受它。然而，我校一些部門和科室的行政人員和教師對檔案信息化建設(shè)的意義認(rèn)識不足，不接受新生事物，總是按老一套方法來對待工作，這就給電子檔案的管理工作帶來了一定影響。

3 提高我校電子檔案管理水平的對策

把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并使其得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續(xù)，這是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。

3.1 加強電子文件的收集、積累工作

對于電子檔案來說，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)中的第一個環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了對電子文件的收集不同于紙質(zhì)文件，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)文件，因此應(yīng)加強電子文件的收集、積累工作。

3.2 嚴(yán)格電子文件的歸檔管理

電子文件的歸檔應(yīng)符合下列要求：首先，從歸檔時間上看，學(xué)校的電子檔案一般應(yīng)以一個學(xué)期為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復(fù)查閱和利用。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門異地保管。第三，歸檔電子文件的格式應(yīng)為通用標(biāo)準(zhǔn)，如教師上傳個人信息和論文等文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，上傳學(xué)生成績宜采用電子表格文件類型，上傳圖像文件宜采用JPG格式等。

3.3 加強電子文件軟、硬件設(shè)施管理

在軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設(shè)備，對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料用通用格式的光盤存儲。電教部門要及時對服務(wù)器修補安全漏洞，切實做好校園網(wǎng)FTP的維護工作，保證通過校園網(wǎng)FTP電子檔案上傳、下載的安全。

在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，同時強化防磁設(shè)施的完善和維護，有條件的應(yīng)及時采購專用的服務(wù)器主機，并把專用服務(wù)器主機放置在檔案室保存和保管，從而確保電子檔案信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。

3.4 重視和加快電子檔案管理人員的培養(yǎng)

電子檔案管理是一個新生事物，從事電子檔案管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識和計算機信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。就目前我校的實際情況來說，一是要重視吸納電教中心專業(yè)型的人員到電子檔案管理隊伍中來，對他們進行短期專業(yè)培訓(xùn)后，他們就基本能夠達到電子檔案管理工作的要求。二是加大教育投入，抽調(diào)一批熱愛檔案管理工作的人員，特別是校辦室、黨辦室、教務(wù)科、學(xué)生科、圖書館等部門的專職工作人員，對他們系統(tǒng)地進行檔案管理基礎(chǔ)知識、電子計算機知識、數(shù)字通信技術(shù)強化等方面培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，以解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。三是要求所有的行政管理和教學(xué)人員都要掌握通過校園網(wǎng)上傳和下載電子文件的技能，并在此基礎(chǔ)上逐步要求減少紙質(zhì)文件的使用。

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