劉玉金

福建省龍巖市農(nóng)業(yè)學(xué)校，福建龍巖 364000

電子文件管理的初探

劉玉金

福建省龍巖市農(nóng)業(yè)學(xué)校，福建龍巖 364000

電子文件是信息化發(fā)展的產(chǎn)物，在形成、整理、收集和利用等環(huán)節(jié)都有被修改和丟失的可能，因此，加強(qiáng)電子文件的管理工作就顯得十分重要。本文將對(duì)電子文件如何進(jìn)行科學(xué)有效的管理進(jìn)行了探討。

電子文件；管理；措施

電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤(pán)片、磁盤(pán)和光盤(pán)等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。電子文件的特定性決定了其管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案也有很大的差別，下面談?wù)勲娮游募芾怼?/p>

1 構(gòu)建統(tǒng)一的電子文件管理的基礎(chǔ)框架

在新的時(shí)期，加強(qiáng)法制建設(shè)，依法管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理法制體系。相應(yīng)的法律法規(guī)是電子文件管理的一個(gè)重要前提，目前電子文件管理不善，同沒(méi)有一個(gè)電子文件法規(guī)有著重要關(guān)系。因此，一檔案行政管理部門(mén)應(yīng)會(huì)同政府信息產(chǎn)業(yè)部門(mén)聯(lián)合制定電子文件管理法，確認(rèn)電子文件的法律地位，明確檔案行政管理部門(mén)和政府信息產(chǎn)業(yè)部門(mén)的職責(zé)，統(tǒng)一電子文件的軟硬件設(shè)施，依法管理電子文件；二檔案行政管理部門(mén)應(yīng)逐步制定和完善電子文件全過(guò)程管理制度，做到有章可循，使電子文件的管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化；三為了承擔(dān)不久將要面臨的指導(dǎo)電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案管理任務(wù)，各級(jí)檔案行政管理部門(mén)應(yīng)增設(shè)相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，行使監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)電子文件歸檔及電子檔案管理的職權(quán)。

2 做好電子檔案利用時(shí)的保密工作

電子檔案在利用中的保密與安全是十分重要的。由于電子檔案利用方式與所依賴技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜性。同紙質(zhì)檔案相比，電子檔案利用過(guò)程中的保密性與安全性更加難以控制。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理，就顯得特別重要。從信息安全的角度出發(fā)，在電子檔案的利用中，可采取兩項(xiàng)措施：審核使用權(quán)限；劃分密級(jí)層次。

3 完善電子文件管理運(yùn)行模式

電子文件與紙質(zhì)文件相比，所涉及的問(wèn)題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門(mén)是難以完成的。因此，應(yīng)當(dāng)采取電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)“三位一體”的電子文件管理運(yùn)行模式，各部門(mén)各司其職、各揚(yáng)所長(zhǎng)。電子文件形成部門(mén)熟悉業(yè)務(wù)，了解電子文件歷史聯(lián)系，對(duì)于鑒定電子文件的價(jià)值富有“話語(yǔ)權(quán)”，是電子文件歸檔管理工作的主要責(zé)任者；檔案部門(mén)既掌握電子文件歸檔的原則、方法，又了解全局情況，歌謠效地發(fā)揮統(tǒng)籌全局、把好關(guān)口的作用；而計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)一方面作為電子文件的形成者；另一方面又作為設(shè)計(jì)與維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門(mén)，雙重功能集于一身，是電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的組織者與實(shí)施者。這種“三位一體”的電子文件管理運(yùn)行模式，可以有效保證電子文件歸檔管理工作的質(zhì)量。

4 檔案管理工作提前介入

電子文件檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，對(duì)于電子文件與電子檔案管理系統(tǒng)而言，它和所有檔案輔助管理軟件有著根本的區(qū)別，它承擔(dān)了電子文件與電子檔案從接收、鑒定、保管、利用等全部工作，不僅要具有電子檔案的管理功能，而且還具有相當(dāng)于實(shí)體檔案庫(kù)房的保管存儲(chǔ)功能。把原來(lái)紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中的許多后控制手段提到了最前端，盡可能把文件各個(gè)階段的管理要求放在設(shè)計(jì)階段予以考慮，以功能合理的電子文件、電子檔案管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。

5 建立動(dòng)態(tài)的跟蹤監(jiān)控系統(tǒng)

電子文件的管理應(yīng)當(dāng)從每份電子文件產(chǎn)生之初起，建立起一個(gè)與各部門(mén)緊密相連的系統(tǒng),對(duì)每份文件的形成、接受、利用進(jìn)行跟蹤控制，以防止文件的丟失。這個(gè)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)以檔案管理部門(mén)為核心，電子文件管理者給予各種文件類型以代碼，任何部門(mén)未經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，不能擅自建立新的文件系統(tǒng),從而保證各類文件的產(chǎn)生均在檔案管理部門(mén)的監(jiān)控之下，以確保檔案管理者具備文件的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力。

6 提高檔案管理人員的素質(zhì)

電子文件管理要求檔案人員必須加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，全面提高理論水平，熟悉電腦操作。

檔案人員通常只是熟悉檔案業(yè)務(wù)，對(duì)于電腦操作并不熟悉。而電子文件管理就要求人員必須熟知電腦基本操作、相應(yīng)軟件運(yùn)動(dòng)等知識(shí)。因此，在進(jìn)行電子文件管理工作中檔案人員會(huì)感到知識(shí)缺乏，導(dǎo)致困難，工作效率不高，可以說(shuō)，電子文件對(duì)檔案人員提出了更高要求。具體來(lái)說(shuō)，就是檔案人員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，全面提高理論水平，熟悉電腦，了解相應(yīng)軟件的有關(guān)知識(shí)。對(duì)于檔案人員來(lái)說(shuō)，僅有單一的檔案專業(yè)知識(shí)已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，社會(huì)發(fā)展要求檔案工作者必須是知識(shí)全面的復(fù)合型人才，只有這樣，才能使檔案工作真正融入到社會(huì)的建設(shè)和發(fā)展中去，檔案工作才能真正體現(xiàn)其價(jià)值所在。

7 加強(qiáng)電子文件的利用

檔案工作的根本目的在于利用，首先，必須建立起一整套科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、合理的電子檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，使電子檔案在產(chǎn)生、運(yùn)行、管理過(guò)程中有法可依，有章可循，保障其工作順利開(kāi)展；其次，要把好數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量關(guān)。在數(shù)據(jù)管理方面應(yīng)建立健全數(shù)據(jù)質(zhì)量管理體系，根據(jù)本單位的實(shí)際情況，制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)質(zhì)量考核指標(biāo)，責(zé)任到人，并定期檢查，常抓不懈；第三，要做到館室共建，應(yīng)將計(jì)算機(jī)錄入工作分散到該立檔單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)。由內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸檔文件的計(jì)算機(jī)錄入，檔案室在接收歸檔文件的同時(shí)接收電子目錄，并獎(jiǎng)其合并為本單位的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)將重要的文件原文掃描，進(jìn)而向檔案館移交電子目錄，形成檔案館的電子檔案目錄中心。對(duì)于檔案館來(lái)說(shuō)，其主要是負(fù)責(zé)對(duì)各立檔單位電子檔案目錄庫(kù)的形成、積累、保管、整理的指導(dǎo)和監(jiān)督；接收和轉(zhuǎn)換各檔案室移交的電子檔案目錄，形成目錄數(shù)據(jù)庫(kù)；第四，充分利用信息安全技術(shù)，切實(shí)保障檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的安全，如配置防病毒卡和查殺系統(tǒng)并且要不斷升級(jí)；設(shè)置密碼、密鑰、防火墻、身份驗(yàn)證、防寫(xiě)保護(hù)等等，確保電子檔案的安全。因此，檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識(shí)更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。可以肯定，加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策。

總之，在信息社會(huì)之中，電子文件是信息記錄的主要形式。網(wǎng)絡(luò)之中的電子文件數(shù)量十分巨大，需要人們加以科學(xué)地管理，才能便于人們的利用。

[1] 王蘋(píng).淺談電子文件歸檔管理[J].航空標(biāo)準(zhǔn)化與質(zhì)量，2010（1）：55-58.

[2] 于英香.我國(guó)電子文件管理研究的三次轉(zhuǎn)折[J].檔案學(xué)通訊，2010（1）：29-33.

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1674-6708（2010）18-0042-02