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一校多館實(shí)體文獻(xiàn)OPA C館藏信息的補(bǔ)正與維護(hù)

2010-06-28 09:46:46賈麗俠周東曉劉珍珠
關(guān)鍵詞:校區(qū)流通館藏

賈麗俠,周東曉,劉珍珠

(西北農(nóng)林科技大學(xué),楊凌 712100)

目前,我國(guó)大學(xué)圖書(shū)館一校多館制與多校區(qū)辦學(xué)相伴而生,同一城市區(qū)域的幾個(gè)校區(qū)圖書(shū)館之間普遍實(shí)行了一體化管理模式及“通借通還”管理制度,形成了開(kāi)放式超市型圖書(shū)館服務(wù)新格局[1]。圖書(shū)館OPAC(Online Public Access Catalog)提供人機(jī)交互式查詢?cè)L問(wèn),使讀者可以輕松地查詢到書(shū)刊圖表等實(shí)體文獻(xiàn)的館藏信息,繼而到相應(yīng)的館藏地借出或就地閱覽文獻(xiàn)。但是,在大學(xué)圖書(shū)館開(kāi)架借閱模式下,實(shí)體文獻(xiàn)的館藏狀態(tài)呈動(dòng)態(tài)變化,實(shí)體文獻(xiàn)“可借”卻不一定能“借出”,給圖書(shū)館流通服務(wù)工作帶來(lái)負(fù)面影響。

1 實(shí)體文獻(xiàn)OPAC館藏信息的失真現(xiàn)象

大學(xué)圖書(shū)館開(kāi)架借閱模式的實(shí)現(xiàn),使讀者館內(nèi)在讀的自由度增大,實(shí)體文獻(xiàn)“不在架”的情形復(fù)雜多樣,文獻(xiàn)的館藏狀態(tài)呈動(dòng)態(tài)變化。OPAC系統(tǒng)中的文獻(xiàn)館藏信息源自原館藏地,文獻(xiàn)虛擬館藏狀態(tài)普遍設(shè)有“借出”、“可借”、“閱覽”、“預(yù)約到館”幾種基本形式,文獻(xiàn)的當(dāng)前借閱狀態(tài)設(shè)有“借出”與“在館”兩種存在方式。很多大學(xué)的新老校區(qū)圖書(shū)館之間、合并大學(xué)的圖書(shū)總館與分館之間、各校區(qū)內(nèi)A、B平行館之間,在“通借通還”的流通環(huán)節(jié)中實(shí)體文獻(xiàn)在異地還回時(shí)的物流配送、上架周期、信息對(duì)接過(guò)程的存在,使實(shí)體文獻(xiàn)“在館”狀態(tài)更加模糊不清,用戶通過(guò)OPAC檢索出的實(shí)體文獻(xiàn)“在館”、“可借”而無(wú)法“借出”,“在館”、“閱覽”而“不在架”的現(xiàn)象,表現(xiàn)為圖書(shū)館OPAC館藏信息失真[2],反映出傳統(tǒng)圖書(shū)館向現(xiàn)代圖書(shū)館轉(zhuǎn)型階段管理系統(tǒng)存在的問(wèn)題和不足。

2 實(shí)體文獻(xiàn)館藏狀態(tài)與OPAC館藏信息的關(guān)系

2.1 實(shí)體文獻(xiàn)的館藏狀態(tài)是OPAC館藏信息的基礎(chǔ)

實(shí)體文獻(xiàn)作為一種物理狀態(tài)存在,一般指紙質(zhì)印刷型文獻(xiàn)如圖書(shū)、期刊、圖表,以及磁介質(zhì)、光介質(zhì)文獻(xiàn),如磁盤(pán)、磁帶、錄像帶、光盤(pán)、縮微制品等具有空間物理特征的文獻(xiàn)[3]。實(shí)體文獻(xiàn)OPAC信息是建立在實(shí)體文獻(xiàn)館藏狀態(tài)基礎(chǔ)之上,為方便用戶利用互聯(lián)網(wǎng)檢索而經(jīng)過(guò)加工、整理、傳遞而形成的網(wǎng)絡(luò)信息。因此,實(shí)體文獻(xiàn)館藏狀態(tài)是OPAC館藏信息的基礎(chǔ),OPAC館藏信息應(yīng)與實(shí)體文獻(xiàn)館藏狀態(tài)信息相一致。

一般來(lái)講,采購(gòu)進(jìn)館的文獻(xiàn)不能直接流通,必須經(jīng)過(guò)加工分類以后才能進(jìn)入正常的借閱程序。從圖書(shū)分類學(xué)來(lái)講,經(jīng)過(guò)加工以后,每一種實(shí)體文獻(xiàn)在排架時(shí)都有一個(gè)惟一確定的位置。但作為知識(shí)的載體,它具有可使用和可利用性,讀者對(duì)文獻(xiàn)查找和選擇過(guò)程中的個(gè)人行為,如:在館閱覽,圖書(shū)館館員在文獻(xiàn)管理中的,如:上架、修復(fù)和文獻(xiàn)在流通過(guò)程的異地還回等動(dòng)態(tài)環(huán)節(jié),又使實(shí)體文獻(xiàn)作為一個(gè)被動(dòng)的運(yùn)動(dòng)個(gè)體,由靜態(tài)變?yōu)閯?dòng)態(tài),發(fā)生位移,進(jìn)而實(shí)體文獻(xiàn)的OPAC館藏信息也隨之發(fā)生變化。因此,從本質(zhì)上講,實(shí)體文獻(xiàn)的館藏信息是一個(gè)隨實(shí)體館藏狀態(tài)變化的動(dòng)態(tài)信息,其動(dòng)態(tài)變化見(jiàn)圖1。

2.2 實(shí)體文獻(xiàn)OPAC信息依賴于實(shí)體文獻(xiàn)館藏狀態(tài)

信息的搜集過(guò)程應(yīng)遵循目的性、系統(tǒng)性、時(shí)效性、可靠性原則[4],信息資源只有經(jīng)過(guò)細(xì)、深、精加工,才能獲得確鑿、翔實(shí)的信息。在實(shí)體文獻(xiàn)館藏狀態(tài)和OPAC系統(tǒng)實(shí)體文獻(xiàn)的館藏信息兩者之間:實(shí)體文獻(xiàn)館藏狀態(tài)是OPAC館藏信息的基礎(chǔ);OPAC館藏信息應(yīng)是實(shí)體文獻(xiàn)館藏狀態(tài)的直接反映,是以實(shí)體館藏為基礎(chǔ)而獲得的,它只有依賴于實(shí)體文獻(xiàn),隨著實(shí)體文獻(xiàn)狀態(tài)的變化進(jìn)行更新,才能與實(shí)體館藏信息取得同步,并確保其可靠、真實(shí)和有效。在多校區(qū)大學(xué)圖書(shū)館開(kāi)架借閱模式下,書(shū)刊破損時(shí)的修復(fù)、剔舊,異地還回文獻(xiàn)的短期滯架等各種原因都會(huì)引起實(shí)體文獻(xiàn)館藏狀態(tài)的變化,使“在館”文獻(xiàn)“不在架”,導(dǎo)致實(shí)體文獻(xiàn)不“可借”、不“可閱”,這時(shí),OPAC館藏信息中的“在館”、“可借”、“閱覽”狀態(tài)就需要及時(shí)更新,否則用戶檢索出的信息便是偽信息,缺乏實(shí)用價(jià)值。

3 實(shí)體文獻(xiàn)OPAC館藏信息的影響因素

3.1 人為因素對(duì)文獻(xiàn)可借信息的影響

人為因素來(lái)自讀者和工作人員兩個(gè)方面。表現(xiàn)在,有的大學(xué)為了避免亂架而配備了代書(shū)板,但首次到館的讀者不懂得使用方法,有些讀者不習(xí)慣或忘記使用代書(shū)板,在全開(kāi)架借閱庫(kù)(室)隨意選取書(shū)刊,未選中的書(shū)刊隨意插放,導(dǎo)致書(shū)刊亂架現(xiàn)象[5]。工作人員疏于職守,文獻(xiàn)上架不及時(shí),整架不到位,OPAC信息采集、更新不及時(shí),影響了實(shí)體文獻(xiàn)聯(lián)機(jī)檢索結(jié)果的真實(shí)性。再者,大學(xué)圖書(shū)館在館藏布局上由傳統(tǒng)書(shū)庫(kù)變成了借閱庫(kù)(區(qū))以后,許多讀者選擇在館查閱文獻(xiàn),一些讀者持書(shū)待借,個(gè)別讀者將書(shū)刊肆意亂放或長(zhǎng)期置于存包柜,影響他人借閱。此外,圖書(shū)館的丟書(shū)現(xiàn)象,OPAC數(shù)據(jù)惡意篡改現(xiàn)象也會(huì)導(dǎo)致可借信息失真。

3.2 一校多館帶來(lái)的影響

合并辦學(xué)后的大學(xué)圖書(shū)館由各校區(qū)圖書(shū)館組成,而大學(xué)擴(kuò)招后的新校區(qū)也建設(shè)有新型圖書(shū)館,形成了一校多館制大學(xué)圖書(shū)館新格局。為實(shí)現(xiàn)一校多館文獻(xiàn)資源的共享,方便讀者跨校區(qū)借閱文獻(xiàn),大學(xué)圖書(shū)館又普遍實(shí)行了“通借通還”的工作制度。在新老校區(qū)圖書(shū)館之間、合并大學(xué)的圖書(shū)總館與分館之間、各校區(qū)平行館之間,這種流通形式主要實(shí)現(xiàn)了“通還”和借閱證的通用[6],讀者可以跨校區(qū)歸還文獻(xiàn)和借閱,但是,館藏地為A館的某文獻(xiàn)如果被讀者歸還在B館,該文獻(xiàn)在B館不能直接借出。同時(shí),文獻(xiàn)在物流配送期間“在館”而“不在架”,讀者在原館藏地A館仍無(wú)法借出,實(shí)體文獻(xiàn)OPAC館藏信息與實(shí)體文獻(xiàn)狀態(tài)不同步,導(dǎo)致可借信息失真。

圖1 實(shí)體文獻(xiàn)館藏信息動(dòng)態(tài)變化示意圖

3.3 圖書(shū)館集成管理模塊應(yīng)用上的缺憾

圖書(shū)館集成管理系統(tǒng)多采用多媒體技術(shù),在海量存儲(chǔ)管理、個(gè)性化和自動(dòng)化服務(wù)等方面都有一定的突破。以匯文集成管理系統(tǒng)為例,借閱模塊主要包括了流通借還、流通管理、流通委托、流通閱覽等模塊,還包括對(duì)書(shū)刊的入藏、剔舊、修補(bǔ)、調(diào)撥、清點(diǎn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理的典藏模塊等。一些大學(xué)圖書(shū)館在借閱業(yè)務(wù)中僅限于常規(guī)的流通借還、流通管理、流通閱覽模塊的開(kāi)通使用,其它模塊處于閑置狀態(tài),在處理書(shū)刊污損、修復(fù)、剔舊以及加工賠償新書(shū)等工作,以及對(duì)異地還回的實(shí)體文獻(xiàn)進(jìn)行物流配送的過(guò)程未納入系統(tǒng)管理,造成管理模塊應(yīng)用上的缺撼。這種系統(tǒng)業(yè)務(wù)支持功能的欠缺,也是引起可借信息失真的原因之一。

4 實(shí)體文獻(xiàn)OPAC信息的保真措施

4.1 利用圖書(shū)館的教育資源,培養(yǎng)讀者的良好習(xí)慣

圖書(shū)館作為大學(xué)教育的第二課堂,入館教育在內(nèi)容上不應(yīng)拘泥于對(duì)圖書(shū)館的建筑布局、館藏分布的簡(jiǎn)單介紹,在保證提供系統(tǒng)、全面、高標(biāo)準(zhǔn)的專業(yè)文獻(xiàn)的同時(shí),要兼顧人文素質(zhì)教育文獻(xiàn)的推介,使讀者通過(guò)廣泛的閱讀,學(xué)習(xí)樹(shù)立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀,養(yǎng)成良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣和行為,形成“人人為我,我為人人”的風(fēng)尚。如舉行學(xué)術(shù)講座、書(shū)目導(dǎo)讀、書(shū)刊展覽、圖書(shū)修復(fù)、調(diào)查問(wèn)卷等互動(dòng)活動(dòng)[7],教育和引導(dǎo)大學(xué)生自覺(jué)遵守圖書(shū)館的管理制度,杜絕開(kāi)架借閱中的不良行為,維持圖書(shū)館良好的學(xué)習(xí)秩序。

4.2 加強(qiáng)館員的職業(yè)技術(shù)修養(yǎng),增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

制訂切實(shí)可行的業(yè)務(wù)操作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),從制度上保證服務(wù)人員的服務(wù)過(guò)程和服務(wù)效果,有利于培養(yǎng)館員良好的職業(yè)習(xí)慣,提高服務(wù)人員的道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、創(chuàng)新素質(zhì)和工作技能。首先,要求工作人員對(duì)讀者的亂架行為及其它不良行為及時(shí)進(jìn)行教育、糾正,堅(jiān)持經(jīng)常性理架,做到書(shū)架整齊有序[8]。其次,要做好已還圖書(shū)的及時(shí)上架、圖書(shū)館借閱場(chǎng)所的巡查與書(shū)刊歸位工作。再次,要定期進(jìn)行實(shí)體文獻(xiàn)的清點(diǎn)盤(pán)查工作,及時(shí)報(bào)送待處理的污損圖書(shū)、待復(fù)架的修補(bǔ)圖書(shū)、未能及時(shí)處理的剔舊圖書(shū)、待加工的賠償新書(shū)以及遺失圖書(shū)的信息,以補(bǔ)正OPAC館藏信息。

4.3 定制OPAC聯(lián)機(jī)管理模式,及時(shí)更新館藏信息

對(duì)OPAC模塊功能的強(qiáng)化,可以利用VB編程定制一個(gè)適合多校區(qū)圖書(shū)館的OPAC聯(lián)機(jī)管理模式[9],自制WWW瀏覽器,設(shè)定館內(nèi)終端機(jī)安全權(quán)限,細(xì)化文獻(xiàn)館藏狀態(tài)信息及檢索功能,完善自助服務(wù),盡可能為讀者提供翔實(shí)的文獻(xiàn)借閱信息。其次,要發(fā)揮圖書(shū)館集成管理系統(tǒng)強(qiáng)大的業(yè)務(wù)支持功能,全方位開(kāi)展各種支撐業(yè)務(wù),開(kāi)通包括典藏模塊、委托借閱模塊,及時(shí)采集實(shí)體文獻(xiàn)的剔舊、修補(bǔ)、配送等數(shù)據(jù),發(fā)布預(yù)約到書(shū)列表等。再次,系統(tǒng)管理員應(yīng)定期檢查系統(tǒng)運(yùn)行情況,及時(shí)更新OPAC信息,修正文獻(xiàn)借閱狀態(tài),維護(hù)虛擬館藏信息安全和館藏信息的真實(shí)性。

4.4 健全一校多館流通機(jī)制,提高借還服務(wù)質(zhì)量

各校區(qū)圖書(shū)館異地歸還文獻(xiàn),依照物流配送的方式,定期或不定期地將文獻(xiàn)運(yùn)回原館藏地后再行流通,但在配送周期內(nèi)文獻(xiàn)“在館”而不“在架”,在文獻(xiàn)復(fù)本量不足的情況下影響讀者的正常借閱。解決的辦法:一是設(shè)立異地館藏文獻(xiàn)中轉(zhuǎn)書(shū)架,將文獻(xiàn)的館藏地與各校區(qū)流通館員的操作號(hào)碼對(duì)接,讀者可根據(jù)OPAC系統(tǒng)提示獲得文獻(xiàn)異地還回信息,通過(guò)委托借閱的方式在中轉(zhuǎn)站點(diǎn)借出文獻(xiàn)。二是配備專門(mén)物流管理人員、運(yùn)輸工具,建立相應(yīng)工作制度,制定切實(shí)可行的工作流程,確定配送周期,保障異地還回文獻(xiàn)能夠及時(shí)送達(dá)原館藏地。

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[5]劉冬玲.克服高校圖書(shū)館全開(kāi)架書(shū)庫(kù)圖書(shū)亂架現(xiàn)象之我見(jiàn)[J].圖書(shū)情報(bào)研究,2006,(9):156-157.

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